BambooHR

Vid ett strategiskt planeringsmöte på BambooHR är ledningsgruppen vanligtvis samlad i ett konferensrum som har förvandlats till ett strategirum: whiteboards med text på varje ledig kvadratcentimeter, lådor med fikabröd och kaffekoppar, klisterlappar och markörer spridda över bordet. Men eftersom hela teamet nu arbetar på distans på grund av covid-19 visste företagets CEO Brad Rencher att planeringsmötet för treårsstrategin skulle se helt annorlunda ut den här gången. Problemet var att bestämma hur årets möte borde se ut.

”Jag var verkligen orolig för vår uppdatering av treårsstrategin. Hur får man människor att öppna sig för allt som är möjligt och anamma en ’varför inte?’-attityd till verksamheten? Jag var orolig för att vi skulle sitta och trötta ut oss på Zoom i fem timmar och att det till slut skulle kännas som en begravning.” 

När han försökte hitta sätt att bevara samordningen och engagemanget trots att teamet inte skulle sitta i samma rum blev Brad introducerad till Lucidspark, systerprodukten till Lucidchart som är den diagramlösning som företaget använder. Han bestämde sig för att använda arbetsytan i Lucidspark under strategimötet, i hopp om att en virtuell whiteboard åtminstone delvis skulle efterlikna en personlig upplevelse. 

Inte nog med att Lucidspark hjälpte BambooHR att efterlikna upplevelsen – den blev faktiskt ännu bättre. Faktum är att mötet gick så bra att hela ledningsgruppen var enig om att de hellre använder Lucidspark än PowerPoint eller en fysisk whiteboard även när de kan träffas i samma rum igen. Den virtuella whiteboardtavlan återupplivade den dynamik och det samarbete som annars ofta saknas under distansmöten, vilket gjorde att teamet kunde samordna sig och skapa nya idéer.

Ökat engagemang

Brad hade varit orolig för hur produktiviteten och engagemanget skulle komma att bli under Zoom-samtalet, men tack vare Lucidspark fick man samma energi och fokus som under personliga möten – om inte mer. Brad berättar:

”Lucid-teamet hade en fantastisk idé om hur man kan använda en virtuell whiteboard – hur man skapa engagemang på samma sätt som man gör i ett konferensrum där man får ett den där aha-upplevelsen och någon kliver fram till whiteboarden och skriver ner den, och alla utropar: ’Där har vi det!’”

Teamet konfigurerade sin arbetsyta genom att definiera de olika strategipelare som de behövde diskutera, till exempel kunder, produkter och konkurrenter. Därefter började de brainstorma mål för varje område, och varje gruppmedlem lade till sina egna klisterlappar på arbetsytan. Brad beskriver hur roligt han tyckte det var att se teamets engagemang när klisterlappar och färger började flyga kors och tvärs över den oändliga arbetsytan.

Kraften i Lucidspark utnyttjades till fullo när allas idéer fanns på tavlan och diskussionen tog vid. 

”När jag hörde hur dialogen utgick från det sammanhang som hade kommit från varje person och som nu fanns med på arbetsytan så visste jag att mötet skulle bli lyckat. Folk började förklara sina idéer och koppla dem till andra på arbetsytan i realtid. När jag såg det samspelet tänkte jag: ’Okej, det här ordnar sig.’”

Enligt Brad är det inte funktionerna och finesserna hos en produkt som är viktigast. Det viktigaste är istället det samtal och den aktivitet som funktionerna bidrar till att skapa i ett virtuellt rum. För teamet på BambooHR bidrog Lucidspark-funktionerna till aha-upplevelser som kommer att lägga grunden till de kommande tre årens framgång.

Underlätta framtidens distansarbete

Lucidspark gjorde det enkelt för Brad och teamet att facilitera ett effektivt arbetspass. Även om produkten var helt ny för alla så tog det bara några sekunder för en användare att gå från att öppna Lucidspark till att utföra en första åtgärd. Det fanns praktiskt taget ingen inlärningskurva, vilket gjorde att teamet direkt kunde fokusera på mötets innehåll.

Den oändliga arbetsytan gav oändliga möjligheter till nya idéer och kopplingar. Teamet gillade att alla kunde ha sin egen arbetsyta, men funktionerna för att styra uppmärksamheten gav Brad möjlighet att när som helst enkelt samla gruppen kring ett specifikt område på arbetsytan. 

Med hjälp av färgkodning efter medarbetare fick varje deltagare i gruppen en unik färg så att alla kunde se vem som lade till vad. ”Färgkodningen hjälpte oss verkligen att samarbeta. Jag kunde se var allas tankearbete låg på arbetsytan. Som CEO vill jag se var folk jobbar, och vad de fokuserar på.” 

Lucidspark bidrog till att skapa och styra diskussionen under mötet. Brad beskriver sitt team som en ”passionerad grupp som gillar att prata”, och menar att timern var särskilt användbar för att upptäcka när teamet la för mycket tid på ett visst ämne och behövde gå vidare. 

Men framför allt fick man med den virtuella whiteboarden ett interaktivt sätt att samla hela sammanhanget på ett ställe – något som kommer att vara avgörande för framtidens distansarbete.

”Som facilitator för ett gruppmöte vill du ha ett program där det går att lägga till sammanhang. Vi har använt whiteboards och presentationer i flera år. Med det nya sättet att arbeta kommer det att alltid finnas personer som deltar i möten på distans. Det måste finnas produkter som kan skapa sammanhang och samordna diskussioner. Även när vi jobbar på kontoret vill vi ha en skärm som projicerar arbetsytan i Lucidspark för att bättre kunna skapa sammanhang och ge en gemensam bild av det vi diskuterar. Jag tror att Lucidspark har kommit en bra bit på väg när det gäller att vara en kraftfull produkt för framtidens arbete.” 

Samordna och gå vidare tillsammans

Oavsett hur produktiv en brainstorm är kan den inte leda till handling om teamet inte är överens om de idéer som uppstår. BambooHR har 19 000 kunder som förväntar sig att de ska visa vägen för hur team hanteras i framtiden – det var mycket som stod på spel. Teamet upptäckte att Lucidsparks funktion för omröstning var nyckeln till den samordning som behövdes för att gå vidare.  

Efter brainstormen organiserade teamet sina klisterlappar efter teman. Därefter röstade de om de återstående idéerna. Brad beskriver upplevelsen: ”Det var roligt att rösta. Det ledde också till att våra tankar samordnades i högre grad än när vi gör det personligen.”

Genom omröstningen kunde teamet tydligt identifiera och komma överens om sina bästa idéer, för att därefter kunna ta nästa steg för att förverkliga dem. Brad var faktiskt så nöjd med mötets resultat att han skickade ett sms till Lucids CEO: ”Du hjälpte mig att vinna vårt strategimöte i dag.” 

Teamet på BambooHR kommer att fortsätta använda Lucidspark som en del av arbetsflödet, och Brad har redan planer på att använda programvaran för strategisk planering för ett flera timmar långt OKR-planeringsmöte under 2021. En enda, fyra timmar lång strategisession gjorde Lucidspark till en nyckelprodukt för BambooHR-teamet när de blickar framåt mot arbetslivets framtid.

”Vi har alla haft telefonkonferenser med avstängda kameror. Du pratar med en tom skärm, och det funkar inte så bra. När man håller strategisessioner som tar flera timmar är det viktigt att jag som CEO kan sammanfatta allas tankar och känslor så att vi kan fatta det bästa beslutet. Vi har testat andra produkter för onlinesamarbete, men Lucidspark – med funktioner som färgkodning och omröstningar i ett och samma program med en flexibel arbetsyta – lyfte vårt möte till en ny nivå. Nu är det upp till oss att omvandla strategin till en verksamhet som kommer att blomstra under de kommande tre åren. Jag är väldigt tacksam över att vi fick testköra Lucidspark för att få ett produktivt möte.”