BambooHR

Por lo general, en una sesión de planificación estratégica de BambooHR, el equipo ejecutivo se reúne en una sala de conferencias devenida en una sala de crisis: pizarras con garabatos en cada espacio libre, cajas de donas y tazas de café, notas adhesivas y marcadores desparramados sobre la mesa. Sin embargo, con todo el equipo trabajando de forma remota debido a la COVID-19, el director ejecutivo, Brad Rencher, sabía que su reunión de planificación estratégica a tres años sería muy diferente. El problema era determinar cómo debería ser la sesión de este año. 

"Estaba muy preocupado por la actualización de nuestra estrategia a tres años. ¿Cómo iba a lograr que las personas estuviesen abiertas a las nuevas posibilidades y adoptaran el '¿por qué no?' como filosofía de negocios? Estaba preocupado de que fuéramos a reunirnos por Zoom durante cinco horas con poca energía y de que la gente pensara que todo se había acabado". 

En su lucha por determinar cómo seguir impulsando la alineación y el compromiso sin estar en la misma sala, Brad conoció Lucidspark, el producto hermano de la solución de diagramación de la empresa, Lucidchart. Decidió elegir Lucidspark como el espacio de trabajo para su reunión estratégica, con la esperanza de que una pizarra virtual pudiera, al menos, intentar replicar la experiencia presencial. 

Lucidspark no solo ayudó a BambooHR a replicar esa experiencia, sino que la mejoró. De hecho, la reunión salió tan bien que todo el equipo ejecutivo estuvo de acuerdo en que preferían usar Lucidspark en lugar de un PowerPoint o una pizarra física, incluso cuando pudiesen reunirse en la misma sala nuevamente. La pizarra virtual trajo de vuelta la emoción y la colaboración que a menudo faltan en el mundo actual del trabajo remoto, lo que permitió al equipo alinearse y dar vida a nuevas ideas.

Impulsar el compromiso

Aunque Brad se había preocupado por la productividad y el compromiso durante la reunión de Zoom, Lucidspark permitió generar la misma energía y concentración que las reuniones presenciales, si no más. Brad explica:

"El equipo de Lucid tuvo una gran idea sobre cómo impulsar la pizarra virtual y cómo impulsar la participación de la misma forma en que lo haces en una sala de conferencias, donde tienes ese momento de claridad y alguien salta a la pizarra, escribe y todos exclaman, '¡Eso es!'".

El equipo preparó su lienzo. Para ello, definió los diferentes pilares de la estrategia que necesitaban debatir, como los clientes, el producto y la competencia. Luego, comenzaron a pensar en objetivos para cada área, y cada miembro del equipo agregó sus propias notas adhesivas en la pizarra. Brad describió lo divertido que fue ver a su equipo participar activamente mientras las notas adhesivas y los colores comenzaban a llenar el lienzo infinito.

El poder de Lucidspark se puso de manifiesto cuando las ideas de todos los participantes estuvieron en la pizarra y comenzó el debate. 

"Sabía que esta reunión iba a ser un éxito cuando escuché que el diálogo comenzaba sobre la base del contexto que había surgido de la mente de cada persona y que ahora estaba presente en la pizarra. Los participantes empezaron a aclarar sus ideas y conectarlas con otras en el lienzo en tiempo real. Cuando vi esa interacción, pensé: 'Está bien. Estamos bien'".

Según Brad, las características y las funciones de un producto no deben ser lo principal. Lo principal debe ser la conversación y la actividad que esas funciones ayudan a crear dentro de una sala virtual. Para el equipo de BambooHR, las funciones de Lucidspark crearon momentos de ideación que sentarán las bases para sus próximos tres años de éxitos.

Facilitar el futuro del trabajo remoto

Lucidspark les facilitó a Brad y a su equipo la realización de una sesión de trabajo eficaz. Aunque nadie estaba familiarizado con el producto, los usuarios lograron pasar de abrir Lucidspark a realizar su primera acción en tan solo unos segundos. Casi no hubo curva de aprendizaje, lo que permitió al equipo llegar a la parte más importante de la reunión de inmediato. 

El lienzo infinito proporcionó infinitas posibilidades de nuevas ideas y conexiones. El equipo estuvo muy contento de que todos pudieran tener su propio espacio de trabajo, pero, con las funciones de gestión de la atención, Brad tenía la oportunidad de volver a reunir al grupo fácilmente en un área específica de la pizarra en el momento que quisiese. 

Mediante el uso de la función de colores para los colaboradores, cada participante del grupo recibió un color único para que los demás pudieran ver lo que agregaba. "La codificación por colores realmente nos ayudó a alinearnos. Podía ver qué mentalidad tenía cada uno en la pizarra. Como director ejecutivo, me interesa ver en qué están trabajando las personas y en qué están pensando". 

Lucidspark ayudó a impulsar y dirigir el debate en la reunión. Después de describir a su equipo como un "grupo apasionado al que le gusta hablar", Brad consideró que el temporizador fue especialmente útil para darse cuenta de cuándo el equipo estaba pasando demasiado tiempo debatiendo sobre un asunto en particular y necesitaba pasar a otro. 

Sin embargo, lo más importante fue que la pizarra virtual proporcionó una forma interactiva de reunir todo el contexto en un solo lugar, una capacidad clave para el futuro aparente del trabajo remoto. 

"Como facilitador de una reunión de grupo, quieres una aplicación en la que se pueda añadir contexto. Hace años que utilizamos pizarras y diapositivas. En el trabajo del futuro, las personas continuarán participando en reuniones remotas. Es necesario que haya productos que actúen como ese facilitador del contexto y alineador del debate. Incluso si estuviéramos en la oficina, querríamos una pantalla que proyecte Lucidspark y querríamos usarla como espacio de trabajo para mostrar el contexto y lograr una alineación respecto de lo que estuviéramos analizando. Creo que Lucidspark ha logrado un buen comienzo en términos de ser un producto poderoso para el futuro del trabajo". 

Crear alineación para avanzar

Independientemente de lo productiva que sea una lluvia de ideas, esta no puede conducir a la acción si el equipo no se alinea con las ideas obtenidas. BambooHR tiene 19 000 clientes que buscan orientación sobre el futuro de la gestión de los equipos. En esta sesión estratégica había mucho en juego. El equipo descubrió que la función de votación de Lucidspark era clave para impulsar la alineación que necesitaban para avanzar.  

Después de una lluvia de ideas, el equipo organizó sus notas adhesivas por temas. Luego, se votaron las ideas resultantes. Brad describe la experiencia: "Votar fue divertido. También impulsó una mejor alineación de lo que estábamos pensando en comparación con lo que sucede en persona".

Mediante la votación, el equipo logró identificar y definir claramente las ideas ganadoras con el fin de determinar los pasos a seguir para volverlas realidad. De hecho, Brad quedó tan contento con los resultados de la reunión que después envió un mensaje de texto al director ejecutivo de Lucid: "Me ayudó a llevar adelante nuestra reunión estratégica de hoy con éxito". 

El equipo de BambooHR planea seguir usando Lucidspark en su flujo de trabajo, y Brad ya planea utilizar el software de planificación estratégica para una reunión de planificación de OKR de varias horas en 2021. En una sola sesión estratégica de cuatro horas, Lucidspark se convirtió en un producto imprescindible para que el equipo de BambooHR planifique el futuro de su trabajo.

"Todos participamos de llamadas virtuales en las que las cámaras estaban apagadas y hablábamos con una pantalla en blanco, y no resultaron bien. Cuando se llevan a cabo sesiones estratégicas de varias horas, es clave que uno, como director ejecutivo, pueda ver el contexto de los pensamientos y sentimientos de todos para poder tomar la mejor decisión. Probamos otros productos para la colaboración en línea, pero la naturaleza dinámica de Lucidspark, con funciones como la codificación con colores y la votación incluidas en una sola aplicación, en un solo lienzo y con toda flexibilidad, verdaderamente permitió que nuestro equipo llegara a otra dimensión. Ahora nos toca a nosotros convertir esa estrategia en un negocio que prospere en los próximos tres años. Estoy muy agradecido de que hayamos podido probar Lucidspark para tener una reunión productiva".