コラボレーションツールとビジュアルで新たな働き方を実現

テクノロジーの力でオフィスの進化は続いていますが、創造性を阻み、効果的なコラボレーションの妨げとなる要因は変わらず存在しています。会議はその大半が非生産的で長たらしく、情報の共有には静的なスプレッドシートやレポートが使われており、コラボレーションがメール主体といった状況です。

コラボレーションツールやビジュアルがコラボレーションを強化し、生産性を高めることはよく知られていますが、アイデアを描き出し、考えを発言し、変更を行い、自由に発想できるスペースを設けることでチームの力を最大限に引き出す上でも効果的です。コラボレーションツールやビジュアルをコラボレーションに取り入れることで、メンバーがお互いのアイデアを活かし、より創造的に考えられるようになります。

コラボレーションツールやビジュアルを使ったコラボレーションで新しく、生産性の高い働き方を実現する方法、さらにチームでこうした方法を取り入れるためのヒントを紹介します。

コラボレーションツールの使い方とチームを強化する方法

私たちの働き方、とりわけ、グループで働く方法は変化しつつあります。Harvard Business Review のある調査によれば、過去20年間に「管理職や従業員がコラボレーションに費やす時間は50%以上も増加」しています。 

また、チーム自体の規模もかつてなく大きくなり、多様化が進み、これがコラボレーションの機会の増加につながっていますが、反面、メンバーが分散して働くことが多くなり、プロジェクトリーダーにはリモートやハイブリッドの環境で効果的にコラボレーションできるツールの手配が求められています。

コラボレーションツールの活用でチームが最高の仕事を実現するためには、こんな方法があります。

ブレインストーミングとアイデアの検討

天才的なひらめきは、場所を構わず、ビジネスのあらゆる場面で生まれます。こうしたひらめきを組織横断的なブレインストーミングやアイデア出しのセッションで集めることで、考え抜かれ、あらゆる課題に対する最高の解決策が出てくることが多くなります。

フリーハンド描画や付箋で自由な発想を促せば、グループでより創造的に思考を羽ばたかせることができます。デジタルホワイトボードなどのコラボレーションツールも、こうしたセッションの進行やアイデアを分かりやすく伝える上で便利です。

テレワークのスプリント計画作成

視覚的なコラボレーションは、スプリントの計画の生産性を高める上でも有効です。チーム全体がユーザーフロー、フロー内のギャップ、修正や各スプリントに必要なベンチマークを明確なビジョンとして共有できていれば、チームの生産性も高まり、重複作業をなくして今後のスプリント改善につなげていけます。

オンラインミーティングとワークショップ

ビジュアルコラボレーションツールは、特にリモート勤務やメンバーが分散して働いているチームのミーティングの質を高めるのに役立ちます。プレゼンテーションモードをデジタルホワイトボードなどのコラボレーションツール、グラフィック、付箋、アイデアマッピング、フローチャート、その他のビジュアルと組み合わせて重要な情報を伝えれば、ミーティングの参加者全員が内容を理解しやすくなり、注意力や理解度が向上します。

プロセス改善

ビジュアルコラボレーションを通じて、チームメンバーや関係者は複雑なプロセスを迅速に明確化し、改善することができます。チームはまずプロセスの現在の状態を視覚化し、ギャップ、非効率性、または障害を確認できます。その後、ステークホルダーが協力して、プロセスの理想的な状態を視覚化できます。カスタマージャーニーのマッピングからビジネスプロセスの最適化まで、チームが可能な限り効率的にプロセスを改善できるよう、共通の理解を生み出すのに役立ちます。

プロジェクト計画

コラボレーションツールやビジュアルの活用は効果的なプロジェクト計画にも役立ちます。個々のプレイヤー、要件、依存関係など、プロジェクトの全容をビジュアルで伝えることができます。

分かりやすいビジュアルを提示することで、チームメンバーの一人ひとりがプロジェクトスコープのどの部分に自分の担当範囲が該当するか、各自の作業がプロジェクトの成果に及ぼす影響、ビジネス面での目標とプロジェクトとの関連を正確に理解でき、それぞれが主体性と責任感をもってプロジェクトに取り組めるようになります。

コラボレーションツールやビジュアルで従業員にコラボレーションの活用を促す方法

旧来の仕事の進め方から離れられないチームも多いですが、コラボレーションツールやビジュアルをコミュニケーションやコラボレーションに組み込むのはいつでも可能です。決して遅すぎることはありません。

コラボレーションツール・ビジュアルを使うのに慣れてもらう

アーティストやデザイナーでなくても、仕事でビジュアルを活用することはできます。簡単な手書きや落書き、基本的な図を取り入れるだけでも、大きなアイデアをチーム全員が理解できるシンプルなビジュアルへと変えることができます。

静的で手作業の多い方法でのコミュニケーションやコラボレーションを使ってきたチームの場合には、従来のコミュニケーション手段にゆっくりと段階的にビジュアルを取り入れていくのがよいでしょう。プロジェクトのスプレッドシートをフローチャートに、Googleドキュメントを組織図に置き換えるなどの方法で進めていけば、そのうちにビジュアルの活用が浸透し、チームのコミュニケーションやアイデア共有の方法として定着するはずです。

批判を心配せずにアイデアを出し合えるワークスペースを作る

ビジュアルでアイデアを共有するようチームメンバーに推奨する際には、ビジュアル自体の質にはこだわらないのが大切です。メンバーが抵抗なくビジュアルコラボレーションツールを使えるようになることを重視しましょう。使い慣れてくれば、活用率も上がり、コラボレーションの強化につながるはずです。

コラボレーションツールが企業文化やチーム、業績に及ぼす影響

メンバーが各所に分散したリモート勤務のチームに役立つコラボレーションツールにはさまざまなものがあります。Slack などのメッセージングプラットフォーム、Zoom のようなビデオ会議ツール、Asana などのプロジェクト管理ツールなど、多数のツールをテレワークやコラボレーションの支援に活用することができます。

メンバーが支えられ、一緒にすばらしい仕事を実現するために必要なツールとリソースを提供することで、生産性、創造性と個人の力の活用に注力した文化を築くことができます。

ビジュアルでのコラボレーションが企業文化にもたらす具体的な効果をもう少し詳しく見てみましょう。

リモート会議のためのリアルタイムコラボレーション

コロナ禍発生以降、バーチャルミーティングは日常業務の一部として定着しました。オフィスでの通常勤務に戻ったとしても、リモートミーティングは勤務や生活の場所にかかわらずコラボレーションを強化し、多様な人材を引きつける上で便利なツールであり続けるでしょう。デジタルホワイトボードやその他のクラウドベースのビジュアルコラボレーションツールは、オンライン会議中にリアルタイムでアイデアを出し合ったり、コラボレーションを行うのに最適です。

プロジェクト管理を簡素化

コラボレーションツールは、効果的なプロジェクト管理にも大いに役立ちます。メッセージングプラットフォームを使えばブレイクアウトグループの作成やプロジェクトの進捗状況の把握も手軽にでき、クラウド文書ストレージやプロジェクト管理ツールなら修正のためのメールでの文書のやり取りが不要になり、バージョン管理もしやすくなります。

すべてを一か所に統合

クラウドベースのコラボレーションなら、文書、データやリソースを簡単に接続し、その情報を組織全体でシームレスに共有することができます。ミーティングに出られないことがあっても、ビジュアルコラボレーションツールを参照に使えば、全体的なビジョンに向かってチームの方向性を常に一致させることができます。

ハイブリッド勤務やリモート勤務でチームワークを促進

コロナ禍により、新たな働き方の時代が到来し、さまざまなリモート/ビジュアルコラボレーションツールの開発が急速に進みました。参加者全員が会議室に集まるのは難しくなったとしても、バーチャルコラボレーションツールを使えば、リモート勤務のチームでかつてのようなチームワークを再現することもできます。

共通認識を醸成して責任感を強化

戦術、プロジェクト管理や経営といったさまざまな観点からも、ビジュアルがチームの働き方とコミュニケーションのあり方の改善に役立つのは明白です。コラボレーションツールやビジュアルを活用することで、チーム全体がプロジェクトの方向性について一致し、各自の役割と業績に及ぼす影響を理解し、自発的にそれぞれの業務に取り組めるようになります。

ビジュアルをコラボレーションに取り入れることで、アイデアを描き出し、考えを発言し、変更を行い、自由に発想できるスペースを設け、生産的な新しい働き方を実現し、チームの力を最大限に引き出せるようになります。日々のワークフローにこうした取り組みを組み入れるには、Lucidspark のようなビジュアルコラボレーションツールが最適です。