Visueel samenwerken op afstand: de nieuwe manier van hybride werken

Hoewel technologische ontwikkelingen het kantoorleven blijven transformeren, kunnen de gebruikelijke frustraties nog steeds onze creativiteit en samenwerking in de weg staan. Nog altijd zijn de meeste vergaderingen weinig productief of zelfs overbodig, wordt informatie gedeeld in statische spreadsheets of rapporten en is samenwerking vaak afhankelijk van e-mailthreads. 

Het is geen geheim dat visuals de samenwerking en productiviteit stimuleren. Visueel samenwerken kan je team helpen om het beste uit zichzelf te halen door ideeën uit te tekenen, gedachten uit te spreken, wijzigingen aan te brengen en te brainstormen zonder ruimtelijke beperkingen. Op deze manier kunnen teamleden voortbouwen op elkaars ideeën en creatiever denken. 

Ontdek hoe visueel samenwerken mensen in staat stelt om op nieuwe, productievere manieren samen te werken op afstand en hoe je deze methode kunt introduceren bij je eigen team. 

Hoe je met samenwerkingstools teams in hun kracht kunt zetten

Er is een verandering gaande in onze manier van werken, met name onze manier van samenwerken. Volgens een onderzoek van de Harvard Business Review spenderen "managers en werknemers nu ten minste 50 procent meer tijd aan samenwerking" in vergelijking met twee decennia geleden. 

Daarbij zijn teams groter en diverser dan ooit tevoren, wat volop kansen biedt om samen te werken. Teams werken echter ook steeds vaker op verschillende locaties. Daarom is het belangrijk dat projectleiders teams de benodigde hulpmiddelen geven om samenwerken op afstand mogelijk te maken vanuit huis en in hybride werksituaties.

Hieronder vind je een aantal manieren waarop samenwerkingstools teams in staat kunnen stellen om hun beste werk te leveren. 

Brainstormen en ideeën genereren

Geniale ingevingen kunnen overal en in elke hoek van het bedrijf ontstaan. Door al die ingevingen samen te brengen in sessies waarin meerdere afdelingen brainstormen en ideeën ontwikkelen, kom je vaak tot de beste, meest weloverwogen oplossing voor elk probleem. 

Je kunt creatief en collaboratief denken in je team stimuleren door vrije ideevorming te omarmen in de vorm van tekeningen uit de vrije hand en sticky notes. Met behulp van samenwerkingstools, waaronder digitale whiteboards, kun je je team tijdens deze sessies de mogelijkheid bieden om hun ideeën te delen op een manier die voor hen logisch voelt.

Sprint-planning

Visueel samenwerken kan de productiviteit van je sprints aanzienlijk verhogen. Als het hele team een duidelijk beeld heeft van de user flows, de hiaten in die flows, de oplossingen en de benchmarks die voor elke sprint vereist zijn, kun je de productiviteit een boost geven, dubbel werk voorkomen en toekomstige sprints verbeteren.

Online samenwerken, online vergaderingen en online workshops

Visuele samenwerkingstools kunnen ook de kwaliteit van je vergaderingen verbeteren, met name voor teams die thuis of op verschillende locaties werken. Door de presentatiemogelijkheden te combineren met samenwerkingstools zoals digitale whiteboards, afbeeldingen, sticky notes, idea mapping, stroomdiagrammen en andere visualisaties, kun je belangrijke informatie effectief overbrengen. Deze visualisaties geven alle aanwezigen iets om te volgen en te verwerken. Zo houd je de aandacht vast en wordt je boodschap beter begrepen. 

Procesverbetering

Door visuele. samenwerking kunnen teamleden en stakeholders snel complexe processen verduidelijken en verbeteren. Teams kunnen eerst de huidige staat van een proces in kaart brengen en vervolgens gaten, ineffectiviteiten of blokkades identificeren. Vervolgens kunne stakeholders samenwerken om een ideale staat van een proces te visualiseren. Van customer journeys in kaart brengen tot bedrijfsprocessen verbeteren, visuele samenwerking helpt om een gedeeld begrip te creëren zodat teams hun processen kunnen verbeteren.

Projectplanning

Ook bij projectplanning verhogen visualisaties de effectiviteit. Met visuals kun je de volledige scope van het project weergeven, inclusief alle spelers, vereisten en afhankelijkheden. 

Duidelijke visuals helpen alle teamleden precies te begrijpen wat hun rol in het project is, hoe hun bijdragen het eindresultaat beïnvloeden en hoe het project toewerkt naar de grotere doelen van het bedrijf. Het resultaat? Meer eigenaarschap en meer verantwoording.

Visueel samenwerken stimuleren 

Veel teams zijn verknocht aan hun oude werkwijzen, maar het is nooit te laat om je manier van communiceren en samenwerken uit te breiden met visuals. 

Help ze vertrouwd te raken met visuals

Je hoeft geen kunstenaar of ontwerper te zijn om in je werk gebruik te maken van visuals. Zelfs eenvoudige tekeningen uit de vrije hand, krabbels en simpele diagrammen kunnen enorm nuttig zijn bij het omzetten van grote ideeën in toegankelijke visuals die het hele team kan begrijpen. 

Als je team gewend is aan statischere of handmatige communicatie- en samenwerkingsmethodes, begin dan door geleidelijk aan steeds meer visuals in je communicatie te verwerken. Vervang een projectspreadsheet bijvoorbeeld door een stroomdiagram of een Google Doc door een organigram. Na verloop van tijd neemt je team dit vanzelf over en wordt visuele communicatie de normale manier om ideeën te delen. 

Creëer een oordeelvrije werkruimte voor ideevorming

Moedig je teamleden aan om hun ideeën te visualiseren en delen, en lever vooral geen kritiek op de kwaliteit van deze visuals. Het belangrijkste is dat je teamleden vertrouwd raken met de visuele samenwerkingstools. Naarmate ze die vaker gebruiken, zullen hun vaardigheden vanzelf verbeteren — net als de samenwerking. 

De impact van samenwerkingstools op de bedrijfscultuur en prestaties

Er zijn tal van samenwerkingstools die het makkelijker maken om op afstand en vanaf verschillende locaties te werken. Van berichtenplatforms als Slack en videoconferentietools als Zoom tot projectmanagementtools als Asana: nooit was het zo gemakkelijk om op afstand samen te werken. 

Door je teams te ondersteunen met de samenwerkingsctools en hulpmiddelen die ze nodig hebben om samen fantastisch werk te leveren, kun je een cultuur opbouwen die gericht is op productiviteit, creativiteit en empowerment. 

Laten we wat dieper ingaan op de tastbare voordelen van visueel samenwerken voor je bedrijfscultuur. 

Realtime samenwerking tijdens vergaderen op afstand

Sinds het begin van de COVID-19-pandemie zijn virtuele werkvergaderingen aan de orde van de dag. Zelfs nu teams terugkeren naar het kantoor, maken meetings op afstand het mogelijk om samen te werken met teamleden over de hele wereld en om personeel te werven uit een diversere talentpool. Visuele samenwerkingstools zoals digitale whiteboards en andere cloudgebaseerde visualisatietools kunnen je teams helpen om tijdens virtuele vergaderingen ideeën te vormen en in real time samen te werken. 

Eenvoudiger projectmanagement

Samenwerkingstools zijn een zegen voor effectief projectmanagement. Op berichtenplatforms kunnen teamleden gemakkelijk break-outgroepen vormen en op de hoogte blijven van ontwikkelingen omtrent het project. En dankzij cloudgebaseerde tools voor documentopslag en projectmanagement hoef je bij aanpassingen geen documenten meer heen en weer te e-mailen om de verschillende versies te beheren. 

Alles op één plek

Door samen te werken in de cloud, kun je documenten, gegevens en bronnen gemakkelijk aan elkaar koppelen en die informatie naadloos met de hele organisatie delen. Visuele samenwerkingstools zijn een handig referentiepunt en een manier om teamleden op de hoogte te houden van de overkoepelende visie, zelfs als ze een vergadering missen. 

Hybride werken en teamwork op afstand

De pandemie heeft op het gebied van werk een nieuw tijdperk ingeluid, waarin er in razendsnel tempo veel tools voor visueel (afstands)werk zijn ontwikkeld. Hoewel de dagen van opeengepakt rond een vergadertafel zitten voorlopig tot het verleden behoren, kunnen we toch van teamwerk profiteren dankzij virtuele samenwerkingstools voor teams op afstand. 

Meer afstemming en verantwoording 

Uit het oogpunt van tactiek, projectmanagement en leiderschap is het duidelijk dat visuals bevorderlijk zijn voor de manier waarop teams werken en communiceren. Samenwerkingstools en visuals kunnen teams helpen om op één lijn te blijven, te begrijpen wat hun rol is en welke invloed ze hebben op de prestaties van het bedrijf, en om zich gesteund en betrokken te voelen bij hun werk.

Visueel samenwerken stelt mensen in staat om op nieuwe en productievere manieren te werken en het beste uit zichzelf te halen door ideeën uit te tekenen, gedachten uit te spreken en te brainstormen zonder ruimtelijke beperkingen. Visuele samenwerkingstools zoals Lucidspark zijn een ideale manier om deze methode in je dagelijkse workflows te implementeren.