リモート勤務が広がったこの一年。1日に5回 (それ以上？) の Zoom ミーティングに参加しながらカメラとミュートボタンを駆使し、同僚が話すのを邪魔しないよう懸命に耳を傾け、話し合いに参加するというような状況がそこここで見られました。

こうした状況は士気の高い従業員にとっても手ごわいものですが、その他大半の従業員にとっては、リモート勤務でもオフィス勤務でも、生産性を向上させるために少しばかりサポートが必要となります。バーチャルコミュニケーションツールを用意することで、離れて勤務する従業員が場所を問わず、より効果的に共同で作業できるようになります。最近の調査によると、チームで共同作業をすることで、パフォーマンスが5倍も改善する傾向があるとのことです。

バーチャルコミュニケーションが企業の成功に不可欠な理由、DX(デジタルトランスフォーメーション)における主要ポイントの1つとすべき理由、さらに企業が継続的にデジタルトランスフォーメーションを達成するために役立つコラボレーションテクノロジーについて見ていきます。

DXにコミュニケーションテクノロジーが必要な理由

コロナ禍の発生で、勤務場所の分散がこれまでになく進みました。すでにリモートワークを導入していた企業はこうした移行を素直に受け入れられましたが、従来のアナログなプロセスを中心としていた企業は、流れに追いつき、生き残るために必死の努力を強いられました。しかし、コロナ禍以前の2019年の時点ですでに、デジタルトランスフォーメーションのリスクはビジネスリーダー最大の懸念事項となっていたのです。

こうした変化の多くからは、新たな機会も生まれました。良くも悪くも9時から5時までのオフィス勤務という働き方の縛りが外れ、勤務場所に限定されず人材の活用を進められるようになりました。さらに、単発のプロジェクトで専門知識を持つ契約社員やフリーランサーを採用する企業も増えています。企業がこうした人材面や勤務形態のシフトを進め、デジタルトランスフォーメーションを推進し、柔軟な働き方へと移行するにつれ、バーチャルコミュニケーションテクノロジー (メッセージングプラットフォーム、クラウドベースのビジュアルコラボレーションツール、ビデオ会議など) が生産性向上に欠かせないツールとして存在感を強めています。

DXを目指す企業がバーチャルコミュニケーションを積極的に導入すべき理由

分散して働く従業員の間では、自然発生的なコミュニケーションやコラボレーションが難しくなります。バーチャルコミュニケーションテクノロジーが重要な理由はここにあります。デジタルオフィスではちょっと集まって話し合ったり、給湯室で雑談したりする機会はなくなりますが、バーチャルコミュニケーションツールを使えば、勤務場所にかかわらず従業員が効果的にコラボレーションできるようになります。

デジタルを活用したコラボレーション主体のワークプロセスの導入にはこんなメリットもあります。

手直しを削減

メールは詳細の確認や記録には便利ですが、コラボレーションには適していません。添付ファイルをやり取りすると人的ミスも生じやすくなり、バージョン管理がしにくくなります。また、重要なステークホルダーからのフィードバックや意見もメールのどこかに紛れてしまいやすくなります。ビジュアルを使ったバーチャルコミュニケーションツールなら、リアルタイムでプロジェクトで共同作業ができ、全員が共通認識を持てる上に、不要な編集や無限に続くメールのやり取りを減らすことができます。

コミュニケーション改善でチームの関係を強化

メールなど、手作業に依るところの多いコラボレーション方法では、誤解や不満が生まれやすくなります。メッセージングアプリを使ったバーチャルコミュニケーションでは、チームメンバーが質問や解決策を迅速に伝えられ、また、ビデオ会議ツールを使えば仲間意識を高める対面での交流を再現することができます。オンラインホワイトボードのようなビジュアルコミュニケーションツールも、長時間の会議や長文のメール作成なしで簡単にコンセプトを伝えるのに役立ちます。

柔軟性とイノベーションを向上

物理的なオフィスの縛りを離れることにはさまざまなメリットがあり、働く場所を変えることで創造性やインスピレーションが飛躍的に高まるとされています。また、勤務場所を選べることで従業員のやる気が88%高まったとする調査結果もあります。柔軟性の高いリモートワークとバーチャルコミュニケーションで、ジェンダーギャップの解消、多彩な出自や役割を持つ人材の参画推進などの側面も強化できます。こうしたメリットは単に観念的なものではなく、考え方や経験の多様性を確保することで、ビジネスに対しても実証可能なメリットが大いに期待できます。

タスクや作業負荷の管理に便利

バーチャルコミュニケーションツールには、直接的なコミュニケーションツール以外にもさまざまなものがあります。クラウドベースのファイル管理ツールを使えば、チームメンバー全員が場所や時間にかかわらず各自の仕事に必要なファイルリソースにアクセスでき、スケジュール管理ツールはタイムゾーンを越えた会議のスケジュール設定をスムーズにします。

オペレーションを効率化

主要なステークホルダーが不在のため隔週のクリエイティブレビューのスケジュールの調整を終始迫られるといった場合でも、ビデオセッションを録画し、関連するファイル、メモやコメントを追加して Slack チャンネルで共有すれば、アクセスもしやすく、事後の参照もスムーズになります。

会議の頻度を低減

会議室を「こんな内容ならメールや Slack のチャットで済んだのに」と思いながら退出したことはありませんか？バーチャルコミュニケーションツールを使えば部門の壁を超えてスピーディでシームレスなコミュニケーションが実現し、時間のかかる不要な会議の回数を減らすことができます。

繰り返し行われる無駄な会議に参加する時間が減れば、メンバーがより有意義な仕事に集中できるようになります。

検討すべきバーチャルコミュニケーションツール

バーチャルコミュニケーションツールは、デジタルワークプレイスの実現やリモートチームに最適なだけでなく、あらゆる職場のコラボレーション向上に役立ちます。

プロジェクト管理、ビデオ会議、チャット、ファイルやスケジュール管理などのツールは、規模や業種を問わず、あらゆるチームに有効です。クリエイティブな職種であれば、Lucidspark などのオンラインホワイトボードアプリケーションを使って柔軟でアジャイルな働き方を実現し、組織全体からのアイデアを受け入れることができるでしょう。

バーチャルコミュニケーションツールがチームにもたらすメリット

バーチャルコミュニケーションを取り入れる際には、その効果を最大限に発揮できるよう仕事の進め方を確立することも重要となります。

定期的な例会

リモート勤務主体のチームでは、職場の文化やチームメンバーとのつながりが希薄になりがちなため、管理職による定期的な状況確認と一対一のミーティングがこれまで以上に重要になってきます。また、オフィスで顔を合わせてお喋りしたり、ランチ休憩に出る機会がない状況で仲間意識を高める方法を探すのも大切です。

バーチャルコミュニケーションツールがあれば、チームや個人との定期的なミーティングを簡単に設定し、継続することができます。チームミーティングの場合には、事前に議題を配布しておき、全員が準備を整えて参加できるようにします。チームミーティングでも個人ミーティングでも、本題に入る前に数分ほど雑談の時間をとり、リラックスして情報交換し、近頃の成功や不満など、近況を共有できるようにしましょう。

文書の共有

バーチャルプロジェクト管理、ファイル共有やオンラインホワイトボードツールを使えば、重要なリソース、文書やモックアップを簡単に共有でき、場所やタイムゾーンに関係なく誰もが常に最新の情報を活用することができます。クラウドベースのファイル共有では権限に絡む問題を排除でき、便利ですが、文書の命名、保管や共有に関してガイドラインを予め決めておくようにしましょう。例えば、マスターテンプレートをロックした状態に保ち、命名規則を作っておくことで、バージョン管理を維持しながらシームレスなコラボレーションを実現できます。

バーチャルブレインストーミングの開催

デジタルトランスフォーメーションやバーチャルコミュニケーションは、ビジネスの改善や生産性の向上にとどまらず、チームの仲間意識を高め、イノベーションを促進する上でも役立ちます。新しいアイデアを出し合い、社内全体でお互いをよく知るために複数部門や部署間のバーチャルブレインストーミングの場を設けたり、仕事を忘れてバーチャルなハッピーアワーやゲームイベント、映画鑑賞会などを開催するなど、活用方法はさまざまです。

長年にわたり、デジタルトランスフォーメーションではプロセスに重点が置かれ、コミュニケーションやコラボレーションはそれほど重視されていませんでした。今では、多くの企業がデジタルな働き方に移行する中で、優先順位が変わりつつあります。業務が複雑化する中、DX戦略にバーチャルコミュニケーションを活用することで、チーム間の溝を埋め、効率的、創造的、革新的、そして生産的な仕事の実現に必要なツールをチームに提供することができます。