Todos pasamos por lo mismo el año pasado: sin podernos despegar de nuestra quinta (o más) reunión de Zoom del día, batallando con nuestras cámaras y botones de silencio, haciendo todo lo posible por no interrumpirnos unos a otros durante las charlas con nuestros colegas y tratando de seguir atentos y colaborativos.  

Es mucho incluso para los empleados más comprometidos, pero algunos (léase la mayoría) de nosotros, ya sea que trabajemos de forma remota o en una oficina, necesitamos un poco de ayuda para aumentar nuestra productividad. Al proporcionar herramientas para la colaboración virtual, los integrantes de una fuerza laboral dispersa pueden trabajar juntos de manera más eficaz independientemente de su ubicación. Una encuesta reciente encontró que el trabajo colaborativo tiene cinco veces más probabilidades de producir un mayor rendimiento.

Veamos por qué la colaboración virtual es vital para el éxito de una empresa, por qué debe ser uno de los principales focos de la transformación digital y qué tipo de tecnología colaborativa puede ayudar a las empresas a lograr la transformación digital continua. 

¿Por qué la transformación digital necesita tecnología colaborativa?

A raíz del COVID-19, las fuerzas laborales están más dispersas que nunca. Las empresas que ya habían adoptado el trabajo remoto tomaron el cambio necesario con calma, mientras que las que seguían procesos de negocio más tradicionales y análogos tuvieron que batallar para mantener el ritmo y sobrevivir. Incluso antes del COVID, en 2019, el riesgo de la transformación digital era la principal preocupación de los ejecutivos de las empresas. 

Muchos de estos cambios también trajeron consigo nuevas oportunidades. Para bien o para mal, el trabajo ya no está sujeto a horarios de 5 a 9 en una oficina, ni el talento está limitado por ubicaciones geográficas. Incluso, un número cada vez mayor de empresas recurren a empleados contractuales y trabajadores independientes por su experiencia específica en proyectos únicos. A medida que las empresas siguen adaptándose a estos cambios relativos a los hábitos de trabajo y el personal, pasan por la transformación digital y van adoptando entornos de trabajo más flexibles, la tecnología colaborativa (plataformas de mensajería, la nube, herramientas de colaboración visual, teleconferencias, etc.) es una parte cada vez más esencial de una fuerza laboral productiva. 

¿Por qué las empresas deberían dar la bienvenida a las estrategias de colaboración virtual durante la transformación digital? 

Una fuerza laboral a distancia y dispersa no es necesariamente colaborativa, por eso es tan importante la tecnología de colaboración virtual. Aunque los lugares de trabajo digitales ya no ofrezcan la oportunidad de hacer reuniones rápidas o conversar junto al garrafón de agua, las herramientas de colaboración virtual pueden dar a los empleados la posibilidad de colaborar eficazmente dondequiera que estén. 

A continuación te presentamos otros beneficios de un lugar de trabajo colaborativo y con capacidades digitales: 

Reducción del trabajo doble

Los correos electrónicos son útiles para recapitular y documentar los detalles, pero son una forma deficiente de colaborar. Los archivos adjuntos que se envían de una a otra bandeja de entrada crean mucho espacio para errores humanos y un control deficiente de versiones, y los comentarios y aportes necesarios de las partes interesadas más cruciales pueden perderse en ese ir y venir. Las herramientas de colaboración visual y virtual facilitan la colaboración en proyectos en tiempo real, para que todos estén en sintonía, y eliminan las rondas innecesarias de ediciones y los interminables "teléfonos descompuestos". 

Mayor comunicación y fortalecimiento de las relaciones en el equipo

La posibilidad de que surjan malentendidos y frustración es mayor cuando la colaboración se relega a correos electrónicos y a formas de comunicación más manuales. La colaboración virtual a través de aplicaciones de mensajería permite a los miembros del equipo abordar rápidamente preguntas y soluciones, mientras que las herramientas de videoconferencia replican las interacciones cara a cara que crean camaradería. Las herramientas de colaboración visual, como las pizarras virtuales, también facilitan la comunicación de conceptos sin largas juntas ni extensos correos electrónicos. 

Mayor flexibilidad e innovación

Deshacerse de las limitaciones de una oficina física ha demostrado tener muchos beneficios. Se dice que la creatividad y la inspiración reciben un gran impulso cuando cambiamos nuestros lugares de trabajo. Los empleados que pueden elegir sus ubicaciones de trabajo también han reportado sentirse un 88 % más comprometidos, y la flexibilidad del trabajo a distancia y la colaboración virtual también ayudan a cerrar la brecha de género y dar cabida a personas con diferentes antecedentes y funciones. Estos beneficios no solo suenan y se ven bien. La diversidad en cuanto a manera de pensar y experiencias también tiene enormes beneficios demostrables en los negocios. 

Ayuda para administrar las tareas y la carga de trabajo

Las herramientas de colaboración virtual no se limitan a las herramientas de comunicación directa. Las herramientas de administración de archivos basados en la nube pueden ayudar a garantizar que todos los miembros de tu equipo tengan acceso a todos los recursos de archivos que necesiten para hacer bien su trabajo, en cualquier momento y desde cualquier lugar. Las herramientas de administración de horarios también pueden eliminar las conjeturas de programación de reuniones dependiendo de la zona horaria. 

Operaciones fluidas

¿Esa revisión quincenal a los creativos que se debe reprogramar casi siempre porque las partes interesadas clave están fuera de la oficina? Ahora, se puede grabar la sesión en video, junto con enlaces a cualquier archivo, nota y comentario relevantes, y compartirse a través de los canales de Slack para facilitar el acceso y la consulta futura. 

Disminución de la frecuencia de las reuniones

¿Con qué frecuencia has salido de una junta pensando: "Podríamos haberlo manejado a través de un correo electrónico rápido o una conversación por Slack"? Las herramientas de colaboración virtual permiten una comunicación rápida y fluida entre los distintos departamentos, lo que ayuda a reducir la cantidad de reuniones innecesarias y tardadas. 

Cuanto menos tiempo pasen los miembros de tu equipo en reuniones repetitivas e innecesarias, más tiempo tendrán para concentrarse en un trabajo más significativo. 

Herramientas de colaboración virtual para tener en cuenta 

Las herramientas de colaboración virtual son excelentes no solo para lugares de trabajo digitales o equipos a distancia, sino que pueden mejorar la colaboración en cualquier entorno laboral. 

Los equipos de cualquier tamaño y sector puede beneficiarse de las herramientas de gestión de proyectos, videoconferencias, chat, administración de archivos y programación. En puestos más creativos, una aplicación de pizarra virtual como Lucidspark puede dar a los equipos las capacidades para seguir procesos más flexibles y ágiles, y recibir ideas de toda la organización. 

¿Cómo beneficia los equipos las herramientas de colaboración virtual?

Cuando se recurre a la colaboración virtual, es muy importante establecer ciertos hábitos de trabajo para maximizar el impacto de dichas herramientas. 

Revisiones frecuentes

En un equipo a distancia es fácil sentirse desconectado o separado de la cultura del lugar de trabajo y de los miembros del equipo. Para los gerentes, eso significa que las revisiones frecuentes e individuales son más importantes que nunca. También es importante encontrar formas de crear camaradería cuando no se tiene la oportunidad habitual de charlar con quienes están en la oficina o salir a almorzar rápido. 

Las herramientas de colaboración virtual pueden facilitar el establecer reuniones individuales y con equipos de forma regular. Para las reuniones de equipo, asegúrate de enviar un orden del día antes de la llamada para asegurar que todos estén preparados y listos para participar. Tanto para reuniones de equipo como individuales, piensa en tomar unos minutos para romper el hielo y así permitir que todos se conecten o compartan actualizaciones sobre sus éxitos y frustraciones antes de ponerse manos a la obra. 

Compartir documentos 

La gestión de proyectos virtuales, el uso compartido de archivos y las pizarras virtuales facilitan compartir recursos, documentos y maquetas importantes para que todos puedan mantenerse al día, sin importar su ubicación o zona horaria. Aunque el uso compartido de archivos basados en la nube elimina muchos obstáculos basados en permisos, es importante establecer directrices sobre cómo nombrar, almacenar y compartir documentos. Asegúrate de que las plantillas maestras estén bloqueadas, por ejemplo, y elabora convenciones de nomenclatura para mantener el control sobre las versiones y, al mismo tiempo, permitir la colaboración fluida. 

Organización de reuniones virtuales para la lluvia de ideas

La transformación digital y la colaboración virtual no tienen que enfocarse solo en los negocios y la productividad, también pueden generar camaradería en el equipo y fomentar la innovación. Considera la posibilidad de organizar reuniones virtuales de intercambio de ideas multifuncionales y entre departamentos para aportar nuevas ideas y ayudar a las personas de toda la empresa a conocerse mejor. O bien, deja atrás todo el trabajo y organiza una hora feliz virtual, una noche de juegos o una para ver películas. 

Durante años, la transformación digital se ha centrado más en procesos de negocios y no tanto en la colaboración. Ahora, conforme más empresas adoptan la fuerza laboral digital, las prioridades están cambiando. A medida que el trabajo se vuelve más complejo, la colaboración virtual se enfoca en borrar las divisiones y dar a los equipos las herramientas que necesitan para realizar un trabajo eficiente, creativo, innovador y productivo.