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Consertando a colaboração: armadilhas do PowerPoint

Tempo de leitura: cerca de 12 minutos

Tópicos:

  • Habilidades de colaboração
  • Colaboração visual

Tá certo, você colabora. "Já fiz isso, deixa comigo", né? Você pode ter a confiança de que seus quebra-gelos e suas sessões de brainstorming na sala de conferência seguem todas as recomendações (e sim, isso já é um começo!). Mas a verdade é que a colaboração eficaz é um processo contínuo em que importa menos o volume de atividade e mais o tamanho do impacto causado. É um conjunto de habilidades individual e organizacional que exige estratégia e criatividade. E ela deve se adaptar à medida que suas necessidades de negócios mudam.

A força de trabalho mudou drasticamente nos últimos anos, mas a forma como as equipes colaboram, em grande parte, não mudou. Muitos estão trabalhando com processos desatualizados que estão limitando o rendimento e, para ser bem sincero, impedindo o crescimento. A colaboração deve ser tratada com o mesmo rigor e empenho que qualquer iniciativa de negócios de grande escala é tratada — e se você não está continuamente refinando e melhorando as técnicas de colaboração da sua equipe, não está fazendo a coisa certa.

Temos o prazer de anunciar uma nova série de artigos que ajudarão você a olhar para seus programas desatualizados com outros olhos e encontrar melhores soluções para aproveitar a sinergia colaborativa de sua equipe. É hora de abandonar as ideologias antiquadas e conhecer uma nova era de colaboração estratégica e impactante. E nós seremos o seu guia.

Tópico de hoje: a imensa monotonia das apresentações em PowerPoint

Você sabia que o PowerPoint acabou de fazer 35 anos? Além das mudanças estéticas, a funcionalidade básica do programa não mudou muito. O PowerPoint, de certo modo, permaneceu praticamente inalterado em relação ao espaço de compartilhamento de apresentações, apesar do fato de que provavelmente é um dos primeiros programas que você aprendeu a usar nas aulas de informática lá no ensino fundamental. Mas, ao passo que você evoluiu desde então, o PowerPoint permaneceu o mesmo.

O PowerPoint é o exemplo perfeito de um programa que você talvez nem pense em tirar da sua pilha de tecnologia. E não nos leve a mal: ele tem seu valor. Mas só porque você o usa há tanto tempo, será que é realmente a melhor ferramenta para resolver a questão?

Por que o PowerPoint é tão ruim assim?

Ótima pergunta. Embora o PowerPoint em si não seja ruim, acontece que há vários problemas com a maneira como ele é frequentemente usado. Tradicionalmente, um membro da equipe pode recorrer ao PowerPoint por uma destas duas razões: lançar ideias ou compartilhar informações. Também não estamos convencidos de que seja o melhor programa para elas. Saiba por quê:

1. Não é interativo

As apresentações em PowerPoint são frequentemente usadas para fazer apresentações de negócios ou orientar discussões, mas a fala é apenas unidirecional. O foco fica sempre no apresentador. Claro, você consegue deixar comentários nos slides, mas não há de fato uma maneira ideal, dentro da plataforma, de coletar feedback de forma colaborativa e fazer um plano para os próximos passos. Você tem que coletar feedback verbalmente, o que resulta em contribuições perdidas e que não podem ser consultadas com calma futuramente; ou você tem que tomar notas, o que exige programas complementares que isolam ainda mais suas informações.

Então, sim, o PowerPoint pode ser útil para o compartilhamento de informações, mas não para viabilizar e documentar discussões reais que impulsionam a tomada de decisões fundamentadas posterior.

2. Consome o seu tempo

As apresentações do PowerPoint usam uma estrutura muito específica, que gera mais trabalho para você. É improvável que você já tenha documentações que sejam transferidas facilmente para um slide. Isso significa que, depois de coletar dados e informações para apresentar, você terá uma outra etapa que consiste em criar cada slide do zero. Você está perdendo tempo e impacto de conteúdo por não usar materiais que já estão prontos.

3. É chato

Ou, pode ser. O formato do PowerPoint pode parecer bastante estático, especialmente quando o criador não está familiarizado com a criação de apresentações, ou não é um especialista no programa. Mesmo as apresentações mais dinâmicas não oferecem tanta flexibilidade. Na melhor das hipóteses, elas podem ter algumas cores e imagens, mas, no pior cenário, elas se resumem a uma tela entediante que muitas vezes é lida palavra por palavra. E quando você está tentando ajustar sua equipe para levantar ideias e contribuições brilhantes, o efeito de transição Bumerangue não vai muito longe.

4. Dilui a informação

O foco das apresentações do PowerPoint sempre foi mais o apelo visual do que a transferência de informações. É por isso que seus pontos de dados importantes são reduzidos a listinhas, e geralmente ficam diluídos ou são cortados no processo. Sendo assim, um apresentador precisa sempre conduzir a exibição dos slides para que você compreenda completamente o contexto e significado daquela apresentação, se não você facilmente deixa passar informações importantes que afetariam a tomada de decisões e os ciclos de feedback.

Em alguns casos, algo ainda pior pode acontecer. Richard Feynman, físico da CalTech, reconheceu que o pensamento "em listinhas" contribuiu para o desastre do ônibus espacial Challenger em 1986. De acordo com Feynman, "o grande problema era que a administração da NASA não estava realmente ouvindo os engenheiros – e dividir os problemas em tópicos organizados em listinhas contribuiu para isso". Vários anos depois, o comandante H. R. McMaster baniu o PowerPoint no Iraque, quando reconheceu que o programa gerava mensagens muito vagas para serem confiáveis em meio a missões críticas. A mensagem é clara: quando dados importantes (mesmo aqueles que salvam vidas) são reduzidos a meras listas organizadas por pontinhos, você provavelmente corta informações valiosas – ou até mesmo críticas.

PowerPoint x Lucid: Por que a Lucid assume a liderança nos locais de trabalho modernos

Chegou a hora de você abandonar o PowerPoint e experimentar algo mais inteligente. A culpa não é nossa, PowerPoint, é sua.

A Lucid tem várias ferramentas que deixarão suas apresentações mais orientadas por dados, eficientes, impactantes e colaborativas. Resumindo, ele preenche todas as lacunas deixadas pelo PowerPoint.

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Em que pontos a Lucid supera o PowerPoint

1. Reduz o trabalho desnecessário

Criar uma apresentação de slides não precisa ser uma etapa separada. Use o Modo de apresentação do Lucidchart ou Lucidspark para utilizar as informações que você já coletou e apresentá-las em apenas alguns cliques adicionais.

O Modo de apresentação agrupará intuitivamente informações em slides separados. Com isso, em vez de iniciar uma apresentação do zero, você só precisará confirmar os contêineres do slide (fazendo ajustes conforme necessário) e pronto. Economize tempo e esforço aproveitando o trabalho que você já fez.

2. Transmite o contexto naturalmente

Todos já passamos pela frustrante realidade de tentar interpretar uma apresentação do PowerPoint enviada sem o devido contexto. Talvez você tenha perdido uma reunião e esteja tentando ficar a par, ou esteja tentando saber mais sobre um novo produto ou processo. Pode ser difícil — ou quase impossível — extrair algo dos slides quando você faz a análise sem que alguém forneça a você o contexto ou dê uma explicação.

Mas não precisa ser assim. O Lucidspark e o Lucidchart facilitam a transmissão do contexto, então eles se bastam.

Embora o Modo de apresentação seja o melhor para apresentações assíncronas com um mediador, os Quadros são perfeitos para compartilhar slides com membros da equipe para que os analisem individualmente, cada um no próprio ritmo, sem perder contexto ou valor.

Depois de criar um mural do Lucidspark, desenhe um quadro ao redor das informações que você gostaria de incluir em uma apresentação. Dê um título ao quadro, estilize-o e adicione os detalhes que desejar. Não complique — criar slides deve ser tão simples quanto mexer no mouse. 

Depois de definir quadros ao redor do conteúdo que você gostaria de apresentar, adicione o caminho para guiar seu público de um quadro para outro. Você pode até mesmo criar vários caminhos no mesmo mural do Lucidspark para que públicos diferentes vivenciem seu conteúdo exatamente da maneira como você gostaria. Adapte os slides às partes interessadas para aumentar a adesão e economizar tempo atendendo diretamente às suas necessidades. Conclua o processo compartilhando o link de um caminho específico, ou então percorra um caminho em tempo real durante uma reunião.

Obviamente, quanto maior (e mais detalhado) for o seu mural, mais complexa se torna a navegação. Se um membro da equipe recebeu um link sem contexto, ele pode se sentir naturalmente sobrecarregado, sem saber como encontrar o que está procurando. É aí que entra o Índice. Para acessar um quadro específico, basta utilizar o recurso para exibir todos os quadros que você criou e navegar rapidamente até o que você deseja.

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Exemplo de caminhos

3. Promove sessões interessantes e colaborativas

De acordo com um estudo recente de Harvard, 90% dos indivíduos costumam fazer outras tarefas durante reuniões virtuais. Por quê? Quando conduzidas de forma incorreta, tendem a ser ineficazes, unidirecionais ou simplesmente chatas. Os muitos elementos interativos do Lucidchart facilitam o envolvimento ativo dos participantes, coletam feedback rapidamente e garantem que todas as vozes sejam ouvidas. As sessões de votação são um ótimo ponto de partida.

As sessões de votação no Lucidspark promovem a participação e fornecem uma maneira de você aprender mais sobre seus participantes para que possa adaptar o material a eles durante suas apresentações. Por exemplo, talvez você queira descobrir o quanto os participantes já sabem sobre um tópico para que possa investir mais tempo no material mais recente, ou você gostaria de avaliar o interesse deles na apresentação para poder mudar algo e estimular ainda mais a participação. As sessões de votação podem ajudar você sentir o andamento da reunião para que possa mudar de estratégia, caso necessário, e conduzir uma reunião efetivamente.

Existem diferentes tipos de votação que você pode usar dependendo do seu caso. Use a votação privada para um processo sigiloso e garanta que terá opiniões verdadeiras. Esse tipo é bastante útil se você quiser entender uma situação em que sente que sua equipe ficará dividida, ou se tiver pessoas mais tímidas em sua equipe. Experimente a votação por seleção para manter os usuários focados em um tópico específico quando você precisar de um aprofundamento para uma categoria específica. Ou escolha a votação persistente para manter os resultados exibidos em seu mural do Lucidspark mesmo após o término da votação, para que os resultados possam conduzir a discussão e a tomada de decisões durante o resto da reunião.

Além disso, com reações de emoji e GIPHY, os participantes podem deixar um feedback sincero sobre ideias e comentários de forma autêntica e informal. Dessa forma, a discussão fica aberta para uma reflexão mais sincera e genuína.

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Exemplo de sessão de votação

4. Aproveita o trabalho que você já fez

O PowerPoint exige que você faça coleta de conteúdo e dados, edite-os em listas e, em seguida, crie cada slide. Mas os documentos da Lucid aproveitam o trabalho que você já fez, o que reduz o trabalho desnecessário e economiza tempo. 

Importe conjuntos de dados do Planilhas Google, do Excel e em CSV para o Lucidchart e use-os para criar apresentações informativas e baseadas em dados. Você pode até mesmo aproveitar nossos recursos de automação para que seus dados sejam atualizados em tempo real e ter sempre as informações mais atualizadas ao seu alcance. Isso reduz as etapas adicionais posteriores de atualizar ou editar seus slides, pois você sempre terá a versão mais relevante pronta para apresentar. Além disso, inclua facilmente recursos complementares (vídeos incorporados, links, diagramas e muito mais) para que suas informações não fiquem diluídas como acontece no PowerPoint.

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Exemplo de integração incorporada

5. Dá conta do recado: nenhuma reunião extra é necessária

Com nossas integrações, nunca foi tão fácil compartilhar um trabalho. Dê mais contexto ao trabalho remoto de formas inovadoras com nossas integrações com Zight (antigo CloudApp) e Loom. Grave, insira e reproduza vídeos diretamente em seus murais do Lucidspark. Você não precisa agendar outra reunião: em vez disso, dê aos membros de sua equipe clareza, direção e discernimento para melhor interpretar o material usando um breve vídeo explicativo. O Zight e o Loom ajudarão você a transformar sua apresentação em algo facilmente utilizável posteriormente, para que ela retenha valor mesmo quando é compartilhada com os membros da equipe que a visualizarão pela primeira vez.

E enquanto o compartilhamento de apresentações do PowerPoint possa ser, no mínimo, complicado, os documentos da Lucid são facilmente compartilhados por meio de convites do Google Agenda. Basta anexar um link do mural do Lucidspark ao convite para que os participantes possam se informar antes de entrar para a reunião, ou aparecer prontos para realizar o melhor trabalho em um grande espaço de trabalho assíncrono.
 

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Exemplo de integração de vídeo

Uma breve nota para os defensores do PowerPoint

Talvez você reconheça as fraquezas do PowerPoint e até admita que ele pode já estar um pouco ultrapassado, mas ainda não consegue se desvencilhar do programa. Nós entendemos. Mesmo que sua organização seja devota ao Microsoft Office (e você não vê perspectiva de mudança), ou que haja certos casos de uso em que prefira usar o programa, mesmo assim você se beneficiará ao incorporar a Lucid ao seu fluxo de trabalho.

Em apenas alguns segundos, você pode inserir um diagrama estático ou dinâmico do Lucidchart diretamente em sua apresentação do PowerPoint para transmitir informações mais abrangentes. Crie, edite e compartilhe imagens diretamente em seus slides. Ou crie diagramas colaborativos diretamente no Microsoft Teams.

Você evoluiu, e sua pilha de tecnologia também deve evoluir

As apresentações em PowerPoint funcionam bem para um caso de uso muito específico, mas é provável que você as esteja usando em casos para os quais não foram projetadas. E a colaboração (e a eficiência) da sua equipe é prejudicada nesse processo. É hora de abandonar aquele velho programa de apresentação de slides que você usa desde o ensino fundamental e fazer uma análise consciente de sua pilha de tecnologia para garantir que esteja usando a solução certa para cada tipo de trabalho. 

Ou você pode experimentar a Lucid. Com muitas integrações, inúmeros recursos e centenas de modelos, nossa ferramenta oferece infinitas oportunidades de alinhamento para sua equipe, para que você possa oferecer recursos de primeira aos seus colaboradores e receber deles sua maior produtividade. E com atualizações contínuas e novas ofertas, você cuidará dos projetos com confiança, sabendo que está sempre estimulando o melhor rendimento.

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Explore mais dicas para melhorar sua colaboração.

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About Lucid

A Lucid Software é uma empresa pioneira e líder em colaboração visual dedicada a ajudar as equipes a construir o futuro. Com os produtos da Lucid, Lucidchart, Lucidspark e Lucidscale, as equipes recebem suporte desde a geração da ideia até a execução do projeto e capacitação para se alinhar em torno de uma visão compartilhada, esclarecer a complexidade e colaborar visualmente, não importa onde estejam. A Lucid tem orgulho de atender às principais empresas de todo o mundo, incluindo clientes como Google, GE e NBC Universal, e 99% das empresas da Fortune 500. A Lucid faz parceria com líderes do setor, como Google, Atlassian e Microsoft. Desde a inauguração, a Lucid recebeu vários prêmios por seus produtos e negócios e pela cultura no local de trabalho. Para mais informações, acesse lucid.co.

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