Ya sabemos que colaboras. Ya hemos pasado por eso. Puede que te sientas seguro de que tus actividades para romper el hielo y tus sesiones de lluvias de ideas en la sala de conferencias cumplen con todos los requisitos (¡y, sí, son un comienzo!). Pero la verdad es que la colaboración efectiva es un proceso continuo que no se trata tanto de una mayor actividad, sino de un mayor impacto. Es un conjunto de habilidades individuales y organizacionales que exige estrategia y creatividad. Y debe adaptarse a medida que cambien las necesidades del negocio.

El perfil de los empleados cambió drásticamente en los últimos años, pero la forma en que los equipos colaboran en gran medida no. Muchos están trabajando con procesos obsoletos que los están ralentizando y, por supuesto, eso evita el crecimiento. La colaboración debe tratarse con el mismo rigor y la misma intención que cualquier iniciativa de negocio a gran escala, y si no perfeccionas y mejoras continuamente las técnicas de colaboración de tu equipo, no lo estás haciendo bien.

Estamos contentos de anunciar una nueva serie de artículos que te ayudarán a repensar tus herramientas obsoletas y encontrar mejores soluciones para aprovechar la sinergia colaborativa de tu equipo. Es hora de abandonar las ideologías anticuadas del ayer y darle la bienvenida a una nueva era de colaboración estratégica y con impacto. Y nosotros seremos tu guía.

El tema de hoy: la monotonía sin fin que son las presentaciones de PowerPoint

¿Sabías que PowerPoint acaba de celebrar su cumpleaños número 35? Y, más allá de los cambios estéticos, la funcionalidad básica del software no ha cambiado demasiado. De alguna manera, PowerPoint ha permanecido prácticamente intacto en el espacio para compartir presentaciones, a pesar de que probablemente sea uno de los primeros programas que aprendiste en la clase de computación de la escuela primaria. Pero, mientras que tú has avanzado desde entonces, PowerPoint no lo ha hecho.

PowerPoint es el ejemplo perfecto de un software de tu pila tecnológica que quizás ni siquiera cuestiones. Y no nos malinterpretes: tiene su lugar. Pero solo porque lo has estado usando tanto tiempo, ¿es realmente la mejor herramienta para hacer el trabajo?

¿Por qué PowerPoint es tan malo?

Buena pregunta. Si bien PowerPoint en sí mismo no es malo, resulta que, en realidad, a menudo hay varios problemas en la forma en que se utiliza. Tradicionalmente, un miembro del equipo puede recurrir a PowerPoint por una de dos razones: presentar ideas o compartir información. Tampoco estamos convencidos de que sea la mejor herramienta para eso. Aquí te explicamos por qué:

1. No es interactivo

Las presentaciones de PowerPoint a menudo se usan para hacer presentaciones de negocios o guiar debates, pero la charla es solo unidireccional. Se centra totalmente en el presentador. Claro que puedes dejar comentarios en la propia presentación de diapositivas, pero en realidad no hay una gran forma, dentro de la plataforma, de captar comentarios de forma colaborativa y elaborar un plan de medidas para ir hacia adelante. O bien tienes que recoger las opiniones verbalmente, con la consiguiente pérdida de información que no se puede consultar con precisión más adelante, o bien tienes que tomar notas, lo que requiere herramientas adicionales que aíslan aún más la información.

Por lo tanto, sí, los PowerPoints pueden ser útiles para compartir conocimientos, pero no para facilitar y documentar debates reales que impulsen una toma de decisiones fundamentadas más adelante.

2. Lleva mucho tiempo

Las presentaciones de PowerPoint usan una estructura muy específica y te implican más trabajo. Es poco probable que tengas entregables que se transfieran fácilmente a una diapositiva. Eso significa que, después de haber recopilado los datos y la información que vas a presentar, tienes todo un paso adicional para crear cada diapositiva individualmente desde cero. Pierdes tiempo e impacto en el contenido por no usar materiales que ya se hayan creado.

3. Es aburrido

O puede ser aburrido. El formato PowerPoint puede parecer bastante estático, sobre todo cuando el creador no está familiarizado con el armado de presentaciones o no es especialmente hábil en ello. Incluso las presentaciones más dinámicas no ofrecen tanta flexibilidad. En el mejor de los casos, pueden tener algo de color e imágenes, pero, en el peor, son un lienzo aburrido que a menudo se lee palabra por palabra. Y cuando estás tratando de lograr que tu equipo piense ideas y conclusiones brillantes, ir y volver de las diapositivas no te llevará demasiado lejos.

4. Diluye la información

Las presentaciones de PowerPoint siempre se han tratado más del atractivo visual que de la transferencia de información. Es por eso que tus puntos de datos importantes se reducen a aspectos destacados con viñetas, que por lo general se diluyen o se cortan en el proceso. Debido a eso, un presentador necesita guiarte a través de las diapositivas para que entiendas todo su contexto y significado, o, de lo contrario, te pierdes fácilmente información clave que afectaría la toma de decisiones y el intercambio de comentarios.

O, en algunos casos, podría ocurrir algo aún peor. Richard Feynman, físico de CalTech, reconoció que el pensamiento "en viñetas" contribuyó al desastre del Challenger de 1986. Según Feynman, "el gran problema era que la dirección de la NASA no escuchaba realmente a los ingenieros, y dividir los problemas en viñetas les ayudaba a hacerlo". Varios años después, el comandante militar H. R. McMaster prohibió PowerPoint en Irak, cuando se dio cuenta de que promovía mensajes demasiado imprecisos para estar seguros en medio de misiones críticas. El mensaje es claro: cuando los datos importantes (incluso los que salvan vidas) se reducen a simples viñetas, es probable que elimines información valiosa, o incluso crítica.

PowerPoint vs. Lucid: por qué Lucid es el líder en los lugares de trabajo modernos

Es hora de romper con PowerPoint y probar algo más inteligente. No somos nosotros, PowerPoint. Eres tú.

Lucid tiene varias herramientas que harán que tus presentaciones estén más impulsadas por datos y sean más eficientes, impactantes y colaborativas. En resumen, cumple con todos los requisitos que PowerPoint no.

1. Reduce el trabajo innecesario

Crear una presentación de diapositivas no tiene que ser un paso separado. Usa el modo de presentación en Lucidchart o Lucidspark para utilizar la información que ya recopilaste y presentarla con tan solo unos clics adicionales.

El modo de presentación agrupa intuitivamente la información en diapositivas separadas. Por lo tanto, en lugar de iniciar una presentación desde cero, solo deberás confirmar los contenedores de diapositivas (haciendo ajustes según sea necesario) y ¡listo! Ahorra tiempo y esfuerzo aprovechando el trabajo que ya has hecho.

2. Transmite contexto inherentemente

Todos hemos experimentado la frustrante realidad de tratar de interpretar una presentación de PowerPoint enviada sin el contexto adecuado. Tal vez te perdiste una reunión y estás intentando ponerte al día o quieres conocer un nuevo producto o proceso. Puede ser difícil —o casi imposible— obtener valor de las presentaciones de diapositivas cuando las ves sin que alguien te brinde un contexto o una explicación.

Eso es cosa del pasado. Lucidspark y Lucidchart facilitan la transmisión de contexto, por lo que pueden usarse solos.

Mientras que el modo de presentación es mejor para presentar de forma asincrónica con un facilitador, los marcos son perfectos para compartir diapositivas con los miembros del equipo y que las revisen individualmente cuando puedan, sin perder contexto ni valor.

Después de crear un tablero de Lucidspark, dibuja un marco alrededor de la información que te gustaría incluir en una presentación. Ponle un título al marco, aplícale estilo y agrega los detalles que quieras. No trates de reinventar la rueda: crear diapositivas realmente debería ser tan simple como arrastrar el mouse. 

Una vez que tengas marcos alrededor del contenido que te gustaría presentar, agrega una ruta para guiar a tu público de marco a marco. Incluso puedes crear varias rutas en el mismo tablero de Lucidspark, para que diferentes públicos vean tu contenido exactamente como lo deseas. Adapta las presentaciones a la perfección en función de las partes interesadas para aumentar la aceptación y ahorrar tiempo abordando sus necesidades de forma directa. Para terminar el proceso, comparte el enlace de la ruta específica o recorre una en tiempo real durante una reunión.

Por supuesto, cuanto más grande (y más detallado) sea tu tablero, más complejo será navegar por él. Si a un miembro del equipo se le envió un enlace sin contexto, es natural que sienta abrumado, sin estar seguro de cómo encontrar lo que busca. Ahí es donde la tabla de contenido entra en juego. Para acceder a un marco en particular, simplemente utiliza esa función para ver todos los marcos que creaste e ir rápidamente al que deseas.

3. Promueve sesiones interesantes y colaborativas

Según un estudio reciente de Harvard, el 90 % de las personas han realizado otras tareas durante las reuniones virtuales. ¿Por qué? Cuando se facilitan de forma incorrecta, tienden a ser ineficaces, unidireccionales y aburridísimas. Los diversos elementos interactivos de Lucid facilitan la participación activa de los participantes, la recopilación rápida de comentarios y la seguridad de que todas las voces se escuchen. Las sesiones de votación son un buen punto de partida.

Las sesiones de votación en Lucidspark impulsan la participación y te brindan una forma de saber más sobre tus participantes para que puedas adaptar el material a ellos durante una presentación. Por ejemplo, tal vez quieras averiguar cuánto saben ya sobre un tema para poder dedicar el máximo tiempo al material más novedoso, o te gustaría medir su interés en la presentación, de modo que puedas hacer cambios para fomentar una mayor participación. Las sesiones de votación pueden ayudarte a saber cómo va la reunión, de modo que puedas cambiar de dirección si es necesario para facilitar el éxito.

Hay algunos tipos diferentes de votación dependiendo de tu caso de uso. Utiliza el voto privado para votar de forma anónima y asegurarte de que recibirás opiniones verdaderas. Esto es especialmente útil si buscas contexto sobre algo en lo que prevés que tu equipo estará dividido o si hay personalidades más indefinidas. Prueba la votación para seleccionar con el fin de mantener a los usuarios enfocados en un tema específico cuando necesites profundizar en una categoría en particular, o elige la votación persistente para que los resultados se muestren en tu tablero de Lucidspark incluso después de que la votación haya terminado, de modo que los resultados puedan impulsar el debate y la toma de decisiones durante el resto de la reunión.

Además, con los emoji y las reacciones con GIPHY, los participantes pueden dejar opiniones sinceras sobre ideas y comentarios de forma auténtica e informal. De esa manera, el debate está abierto a una reflexión más honesta y genuina.

4. Aprovecha el trabajo que ya has hecho

PowerPoint requiere que recopiles contenido y datos, los edites en viñetas y luego crees diapositivas individuales. Los documentos de Lucid, sin embargo, aprovechan el trabajo que ya has hecho, lo que reduce el trabajo innecesario y te ahorra tiempo. 

Importa conjuntos de datos desde documentos de Google Sheets, hojas de cálculo de Excel y archivos CSV hacia Lucidchart y úsalos para crear presentaciones con información basada en datos. Incluso puedes aprovechar nuestras funciones de automatización para que tus datos se actualicen en tiempo real, de modo que siempre tengas la información más actualizada al alcance de la mano. Esto reduce los pasos adicionales para actualizar o hacer ediciones en tu presentación de diapositivas más adelante, porque siempre tendrás la versión más relevante lista para presentar. Además, puedes vincular fácilmente recursos adicionales (videos incrustados, hipervínculos, diagramas, etc.) para que tu información no se diluya como sucede a menudo con PowerPoint.

5. Se puede usar por sí solo: no se requiere una reunión adicional

Nuestras integraciones hacen que compartir tu trabajo sea más fácil que nunca. Aporta más contexto al trabajo remoto de nuevas maneras con nuestras integraciones de CloudApp y Loom. Graba, inserta y reproduce videos directamente en los tableros de Lucidspark. No necesitas programar otra reunión: déjales a los miembros de tu equipo claridad, dirección e información para interpretar mejor el material a través de un breve video instructivo. CloudApp y Loom te ayudarán a convertir tu presentación en algo fácil de usar después, por lo que conserva su valor cuando se comparte con los miembros del equipo que la ven por primera vez.

Y mientras que compartir presentaciones de PowerPoint puede ser complicado en el mejor de los casos, los documentos de Lucid se comparten fácilmente a través de invitaciones de Google Calendar. Basta con adjuntar a la invitación un enlace al tablero de Lucidspark para que los asistentes puedan informarse antes de asistir o presentarse dispuestos a dar lo mejor de sí mismos en un gran espacio de trabajo asincrónico.
 

Unas breves palabras para los fieles de PowerPoint

Quizá comprendas los puntos débiles que tiene e incluso reconozcas que puede ser anticuado, pero sigues sintiendo que no puedes romper del todo con PowerPoint. Lo entendemos. Tanto si tu organización está especialmente dedicada a Microsoft Office y no ves que eso vaya a cambiar pronto, como si tienes ciertos casos de uso para los que te gusta utilizar ese software, igual te beneficiarás al incorporar Lucid a tu flujo de trabajo.

En solo unos segundos, puedes insertar un diagrama de Lucidchart estático o dinámico directamente en tu presentación de PowerPoint para transmitir datos más completos. Crea, edita y comparte elementos visuales directamente en tu presentación, o crea diagramas colaborativos en Microsoft Teams.

Tú has crecido, y también debería hacerlo tu tecnología

Las presentaciones de PowerPoint funcionan bien para un caso de uso muy concreto, pero es probable que las estés utilizando de formas para las que no fueron concebidas. Y la colaboración (y eficiencia) de tu equipo están sufriendo en el proceso. Ha llegado el momento de dejar de usar el mismo software de presentación de diapositivas que llevas utilizando desde la escuela primaria y enfocar tu pila tecnológica de forma intencionada para asegurarte de que estás usando la solución adecuada para cada trabajo. 

Prueba Lucid. Nuestras numerosas integraciones, innumerables funciones y cientos de plantillas te ofrecen un sinfín de oportunidades para alinear a tu equipo, de modo que puedas capacitar a los miembros y asegurarte de que obtienes lo mejor de ellos. Y con las actualizaciones continuas y nuevas posibilidades, abordarás los proyectos con confianza, sabiendo que siempre estás obteniendo lo mejor que hay.