Como usar um plano de comunicação na gestão de projetos
Após organizar o plano de comunicação, coloque-o em prática. O plano de comunicação deve ser distribuído para todos da sua equipe e todas as partes interessadas envolvidas.
E é aí que a coisa fica interessante: além de manter todos informados sobre o andamento do projeto, os membros da equipe e as partes interessadas não incomodarão você desnecessariamente para saber das atualizações.
Se o diretor de tecnologia souber, graças ao plano de comunicação de gestão de projetos, que ele receberá uma mensagem no Slack contendo um link para as atas da reunião após cada comunicação semanal, ele não precisará acessar o e-mail ou ir até sua mesa. O membros da sua equipe deixarão de trabalhar isoladamente e se sentirão mais motivados, pois saberão que não estão trabalhando sozinhos no projeto e que estão tendo progresso.
Além disso, é um grande incentivo receber comunicações frequentes contendo atualizações: isso impulsiona o projeto e a mantém o prazo na mente da equipe.
Não se apegue aos detalhes
Embora o plano de comunicação seja importantíssimo para o sucesso do projeto, não se sinta na obrigação de comunicar todos os detalhes no processo. Há uma grande diferença entre clareza e minúcias. Se você se comunicar demais e com muita frequência, acabará sendo ignorado.
Seja claro e objetivo nos e-mails. Recomendamos também criar um modelo de e-mail que defina claramente os aspectos mais importantes do projeto. Dessa forma, se você sentir vontade de comunicar algo não necessariamente importante para as partes interessadas, o plano manterá você focado no que realmente importa.
Padronize o processo
Se esta é a primeira vez que você incorpora um plano de comunicação de gestão de projetos, não será fácil fazer com que todos entendam a importância dele. E, se a primeira vez não for como você esperava, aprenda com os erros e tente de novo. Você verá que, com mais prática, mais a comunicação facilita os projetos, alivia o estresse e faz os trabalhos serem entregues no prazo. Isso, por si só, já vale o esforço para elaborar um plano de comunicação.
Mantenha o plano atualizado
Toda empresa está sujeita ao "scope creep" (alteração descontrolada do escopo de um projeto). Portanto, até as empresas mais organizadas lidam com eventuais alterações nos projetos, e o plano de comunicação precisa acompanhar essa mudança. Se a alteração for realmente necessária, reveja a visão geral do projeto e realinhe o plano de comunicação com o projeto revisado. O plano de comunicação é como uma estrela-guia para quando os problemas surgirem.
Trate informações confidenciais com cuidado
Às vezes, não saber quem você deve contatar e quais informações deve comunicar gera um risco à segurança. Ao elaborar o plano de comunicação, considere a possibilidade dessa situação ocorrer. Recomendamos criar um fluxograma que mostre como divulgar informações confidenciais.
No geral, um plano de comunicação de gestão de projetos considera as expectativas do projeto de todos os membros relevantes da equipe, além de deixá-lo claro. Mas não pare por aí. Há muitos outros recursos visuais que para gerenciar seus projetos do início ao fim. Confira o gráfico de Gantt ou um painel para monitorar o andamento do projeto e cobrar os membros da equipe.
