プロジェクト管理にコミュニケーションプランを使う方法
コミュニケーションプランが完成したら、うまく利用できるよう、チームメンバーとステークホルダー全員に配布します。
こうすることで、プロジェクトのステータスを全員が認識できるようになり、チームメンバーやステークホルダーからの無駄な問い合わせがなくなって、プランの真価が発揮されます。
プロジェクト管理コミュニケーションプランを通じて、週次の例会の後、 Slack で会議の議事録が CTO に届くことがわかっていれば、CTO がメールをわざわざチェックしたり、プロジェクトマネージャーに聞きにくることもなくなるでしょう。チームメンバーにもプロジェクトの進捗状況や他のメンバーの作業内容が伝わりやすくなり、サイロ化された状態で孤独に作業するよりもモチベーションが高まります。
また、最新情報をマネージャーから定期的に知らせてもらうことで、プロジェクトの勢いが保たれ、メンバーが厳しい締め切りを常に念頭に置きながら作業を進めやすくなります。
細部に拘りすぎない
コミュニケーションプランはプロジェクトの成功に不可欠ですが、あまり細部にこだわるのは避けましょう。わかりやすさと重箱の隅をつつくような細かさとはまったく別物です。あまりに多くの情報を発信すると、誰も耳を貸さなくなってしまうでしょう。
メールは簡潔に、目的意識を持って書くようにしましょう。プロジェクトの重要な側面を明確に示したメールテンプレートを作っておくのもよいでしょう。こうすることで、ステークホルダーにとってあまり意味がないようなコミュニケーションに時間を割くことなく、重要な内容に絞ったプランとすることができます。
プロセスを標準化する
プロジェクト管理コミュニケーションプランを初めてプロジェクトに使うときは、チームメンバーにその重要性を理解してもらうのが難しい場合もあります。最初のトライがあまり上手くいかなかったら、失敗から学び、もう一度試してみましょう。コミュニケーションの実践を積むことで、プロジェクトのスムーズな進捗、ストレスの軽減や期限通りの完了などのメリットが見えてきます。これだけでも、プランをわざわざ作成した甲斐があるというものです。
プランを最新の状態に保つ
スコープの修正や作り直しはどんなビジネスにも生じます。高度に組織化された企業でも、時にはプロジェクトの変更に際してコミュニケーションプランの調整を強いられることがあります。調整が必要となったら、プロジェクトの概要に戻り、プロジェクトの修正内容にコミュニケーションプランを合わせることで、問題が発生した場合でもプランを変わらぬ目安として参照し続けることができます。
機密情報も考慮する
連絡先や情報を提供する相手方をきちんと把握しないと、セキュリティ上のリスクが生じる場合もあります。コミュニケーションプランを作成する際にはこうしたシナリオも考慮し、機密情報の共有方法を示したフローチャートを作成することをおすすめします。
総じて、プロジェクト管理コミュニケーションプランには、関連するチームメンバー全員に対してプロジェクトに対する期待値を視覚化し、従うべきプランを分かりやすくする働きがあります。この他にも、開始から終了まで、プロジェクトの管理に役立つビジュアルにはさまざまなものがあります。ガントチャートやダッシュボードをプロジェクトの進捗追跡やチームメンバーの担当管理に使ってみましょう。