Comment utiliser un plan de communication projet
Une fois que votre plan de communication est en place, vous devez en faire bon usage, notamment en le partageant avec tous les membres de votre équipe et toutes les parties prenantes concernées.
Et c’est là que la magie de cet outil opère : en plus de tenir tout le monde au courant de l’état d’avancement du projet, il évitera aux membres de votre équipe et parties prenantes de vous importuner pour obtenir des informations.
Si votre directeur technique sait, grâce au plan de communication projet, qu’il recevra un message Slack contenant un lien vers le compte rendu après chaque réunion de suivi hebdomadaire, il ne vérifiera pas ses e-mails ou ne se rendra pas à votre bureau pour faire le point. Plutôt que de laisser les membres de votre équipe travailler de manière tristement cloisonnée, vous leur donnerez le sentiment que les choses avancent et les motiverez en leur montrant qu’ils ne sont pas seuls sur le projet.
En outre, il est encourageant de recevoir régulièrement l’actualité du projet : cela renforce sa dynamique et permet à votre équipe de ne pas perdre l’échéance de vue.
Ne vous laissez pas submerger par les détails
Un plan de communication est certes indispensable à la réussite de votre projet, mais ne vous sentez pas obligé de communiquer chaque détail en cours de route. Clarté et exhaustivité ne font pas toujours bon ménage. Si vous communiquez trop et trop souvent, vos informations risquent d’être ignorées.
Optez pour des e-mails précis et ciblés. Vous pouvez également rédiger un modèle de message qui définit clairement les aspects les plus importants du projet. Ainsi, si la tentation vous vient de digresser, votre plan vous permettra de vous concentrer sur les points importants.
Standardisez le processus
Si c’est la première fois que vous intégrez un plan de communication dans votre projet, il peut être difficile de faire comprendre son importance à tous les intervenants. Cette première fois ne se passe pas aussi bien que vous l’aviez espéré ? Apprenez de vos erreurs et réessayez. Avec un peu de pratique, vous constaterez que vos communications facilitent le déroulement des projets, réduisent le stress et contribuent à améliorer le respect des échéances. Ces avantages justifient à eux seuls l’effort consacré à élaborer un plan de communication.
Tenez votre plan à jour
Aucune entreprise n’est à l’abri de la dérive des projets. Même les mieux organisées d’entre elles seront confrontées à des changements d’objectifs et le plan de communication devra évoluer en conséquence. Si des changements s’avèrent nécessaires, reprenez la vue d’ensemble de votre projet et adaptez votre plan de communication à sa nouvelle version. Il vous servira de boussole en cas de difficultés.
Protégez les informations sensibles
Il peut arriver que l’identification de la personne à contacter et des informations à communiquer constitue un risque de sécurité. Prévoyez cette éventualité lorsque vous élaborez votre plan de communication. Nous vous recommandons d’élaborer un logigramme indiquant comment partager des données sensibles.
En résumé, un plan de communication projet permet de visualiser les attentes du projet pour tous les membres concernés de l’équipe et rend votre initiative plus facile à suivre. Mais ne vous arrêtez pas en si bon chemin ! Il existe de nombreux autres supports visuels pour vous aider à gérer l’ensemble du cycle de vie de vos projets. Essayez un diagramme de Gantt ou un tableau de bord de plan de communication pour suivre votre avancement et responsabiliser les membres de l’équipe.
