Pourquoi faire un plan de projet ?
Un plan de projet bien conçu peut faciliter la prise de décision et atténuer la part d’incertitude inhérente à la gestion de projet. Votre plan de projet constitue en quelque sorte votre roadmap vers votre succès. Il permet à vos collaborateurs de mieux comprendre toutes les étapes du projet et d’éviter les incertitudes et les confusions au cours de la phase d’exécution.
Un plan projet vous aide aussi à :
- identifier les acteurs clés ;
- s’assurer que les projets sont conformes aux objectifs de l’entreprise ;
- établir très tôt les coûts, le calendrier, la liste des livrables et les échéances ;
- identifier les ressources ;
- communiquer et collaborer avec les parties prenantes.
Un plan de projet doit être un document vivant qui comprend toutes les informations relatives au processus et qui est mis à jour à mesure que le projet évolue. Idéalement, votre plan doit être accessible à l’équipe et aux parties prenantes pour qu’elles puissent s’y référer à n’importe quel moment, afin d’assurer une collaboration et une communication sans faille. En utilisant une plateforme de collaboration visuelle basée sur le cloud comme Lucidchart, vous pouvez communiquer et visualiser tous les éléments, de la chronologie du projet aux dépendances, en passant par les transferts de responsabilités.
Comment faire un plan de projet
Le niveau de détail requis dans votre plan variera en fonction de la complexité du projet et de l’entreprise. Cependant, avant de démarrer, vous devez identifier et rencontrer les parties prenantes lors d’une réunion de lancement. À partir de là, vous saurez comment créer un plan de projet parfaitement adapté pour guider votre équipe du début à la fin.
Suivez ce modèle de plan de projet pour déterminer ce qui est nécessaire et comment étoffer au mieux chaque élément :
- Définir la portée
- Définir les objectifs
- Identifier les livrables
- Identifier les ressources
- Délimiter les rôles
- Fixer une chronologie et un calendrier
Définir la portée
La portée du projet est le stade où la partie prenante et l’équipe de projet se mettent d’accord sur l’énoncé et sur la qualité du travail. Votre portée doit être une brève description des principales caractéristiques ou fonctions, des inclusions/exclusions et des contraintes éventuelles, telles qu’un budget ou une chronologie stricte.
Parce qu’il y a tellement d’éléments évolutifs à définir dans la portée d’un projet, la visualiser peut vous aider à clarifier les détails et à mettre les parties prenantes au courant plus rapidement. Le tableau blanc virtuel et la bibliothèque de modèles de planification de projet de Lucid vous aideront à vous lancer. Par exemple, utilisez un modèle de roadmap projet ou un modèle de graphique PERT pour visualiser votre projet et cartographier les principales dépendances, contraintes et estimations de durée pour chaque tâche.
Définir vos objectifs
Fixez vos objectifs en fonction de la portée de votre projet. Vous pouvez avoir plus d’un objectif, mais chacun doit respecter les critères SMART : spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporel. En d’autres termes, vos objectifs doivent se concentrer sur ce qui est nécessaire pour atteindre le résultat final souhaité dans les délais et dans les limites du budget. Découvrez comment définir efficacement des objectifs ici.
Identifier vos livrables
Les livrables sont les résultats tangibles générés afin d’atteindre les objectifs de votre projet. Certains livrables dépendent par nature d’autres livrables. Par exemple, si votre objectif est de développer un nouveau site Web, vous devrez créer une maquette qui dépend elle-même d’un wireframe.
Vous pouvez visualiser toutes vos tâches et dépendances à l’aide d’un diagramme de Gantt pour faire avancer les projets interfonctionnels sans perdre de temps. Tracez les étapes clés de votre projet (ou toutes les étapes importantes nécessaires à la réalisation du projet en cours de route) qui vous permettront de contrôler votre progression.
Les équipes peuvent commenter directement et en temps réel votre diagramme Lucidchart pour documenter les progrès et communiquer les modifications ou les retards de certaines tâches, ou qu’elles se trouvent et à tout moment.
