Warum eine Projektskizze erstellen?
Eine sorgfältig ausgearbeitete Projektskizze kann bei Entscheidungsprozessen hilfreich sein und die mit dem Projektmanagement verbundene Unsicherheit lindern. Ihr Projektplan ist im Grunde Ihr Weg zum Erfolg. Es vermittelt den Teammitgliedern ein besseres Verständnis aller Projektschritte und kann Annahmen oder Verwirrung während der Ausführungsphase verhindern.
Eine Projektskizze hilft Ihnen außerdem dabei:
- Identifizieren Sie die Hauptakteure
- Stellen Sie sicher, dass Projekte mit den Geschäftszielen im Einklang stehen
- Legen Sie frühzeitig Kosten, Zeitplan, Liste der zu erbringenden Leistungen und Liefertermine fest
- Ressourcen ermitteln
- Kommunizieren und arbeiten Sie mit Stakeholdern zusammen
Ein Projektplan sollte ein lebendiges Dokument sein, das alle Projektprozessinformationen enthält und im Laufe der Zeit aktualisiert wird, wenn sich das Projekt weiterentwickelt. Idealerweise sollte Ihr Plan dem Team und den Stakeholdern zu jedem Zeitpunkt des Projekts als Referenz zur Verfügung stehen, um eine reibungslose Zusammenarbeit und Kommunikation zu gewährleisten. Durch die Verwendung einer cloudbasierten visuellen Kollaborationsplattform wie Lucidchart können Sie alles kommunizieren und visualisieren, von der Projektzeitleiste bis hin zu den Abhängigkeiten und Übergaben.
Einen Projektplan erstellen
Der erforderliche Detaillierungsgrad Ihres Plans hängt von der Komplexität des Projekts und des Unternehmens ab. Bevor Sie jedoch mit Ihrem Projekt beginnen, sollten Sie die Projektbeteiligten identifizieren und sich mit ihnen in einem Projekt-Kickoff-Meeting treffen. Von dort aus erfahren Sie, wie Sie einen Projektplan erstellen, der perfekt darauf zugeschnitten ist, Ihr Team vom Anfang bis zum Abschluss zu begleiten.
Befolgen Sie diesen Beispielprojektplan, um zu ermitteln, was benötigt wird und wie Sie die einzelnen Elemente am besten ausgestalten können:
- Umfang festlegen
- Definieren Sie Ziele
- Identifizieren Sie die zu erbringenden Leistungen
- Ressourcen ermitteln
- Rollen abgrenzen
- Legen Sie einen Zeitplan und einen Zeitplan fest
Umfang festlegen
Beim Projektumfang einigen sich Stakeholder und Projektteam auf eine Aussage und Qualität der Arbeit. Ihr Umfang sollte eine kurze Beschreibung sein, die die wichtigsten Features oder Funktionen, Einschlüsse/Ausschlüsse und alle Einschränkungen, wie z. B. ein striktes Budget oder einen Zeitplan, enthält.
Da in einem Projektumfang so viele bewegliche Teile definiert werden müssen, kann die Visualisierung dazu beitragen, die Details zu klären und die Beteiligten schneller auf den neuesten Stand zu bringen. Das virtuelle Whiteboard und die Bibliothek mit Projektplanungsvorlagen von Lucid erleichtern den Einstieg. Verwenden Sie beispielsweise eine Projekt Roadmap Vorlage oder eine PERT Diagrammvorlage, um Ihr Projekt zu visualisieren und wichtige Abhängigkeiten, Einschränkungen und Zeitschätzungen für jede Aufgabe abzubilden.
Definieren Sie Ziele
Legen Sie Ihre Ziele basierend auf dem Umfang des Projekts fest. Möglicherweise haben Sie mehr als ein Ziel, aber jedes sollte SMART sein: spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitbasiert. Mit anderen Worten: Ihre Ziele sollten sich auf das konzentrieren, was notwendig ist, um das gewünschte Endergebnis pünktlich und im Rahmen des Budgets zu erreichen.
Identifizieren Sie die zu erbringenden Leistungen
Die Ergebnisse sind die greifbaren Ergebnisse, die zur Erreichung Ihrer Projektziele erzielt werden. Einige Leistungen sind natürlich von anderen Leistungen abhängig. Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, eine neue Website zu entwickeln, wäre dafür ein Mockup-Ergebnis erforderlich, das von einem Wireframe-Ergebnis abhängt. Sie können alle Ihre Aufgaben und Abhängigkeiten mit einem Gantt-Diagramm visualisieren, um funktionsübergreifende Projekte ohne Unterbrechung voranzutreiben.
Sie können alle Ihre Aufgaben und Abhängigkeiten mit einem Gantt Diagramm visualisieren, um funktionsübergreifende Projekte ohne Unterbrechung voranzutreiben. Legen Sie wichtige Meilensteine des Projekts fest (alle wichtigen Schritte, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind), die als Kontrollpunkte für Ihren Fortschritt dienen.
Teams können in Echtzeit direkt in Ihrem Lucidchart Diagramm Kommentare abgeben, um Änderungen oder Verzögerungen bei bestimmten Aufgaben von überall und jederzeit zu dokumentieren.
