Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur Projektplanung

Für viele Projektmanagement-Teams kann die Projektplanung zu einer Art Fegefeuer werden. Ohne angemessene Struktur ist es sehr schwierig, das Team zu koordinieren, Dinge effektiv zu dokumentieren, Kapazitäten zu verwalten und den Kontext zu zentralisieren.

Unsere moderne Zeit bringt auch spezielle Herausforderungen in diesem Prozess mit sich. Jetzt, da fast alle Teams eine virtuelle Komponente in ihrem Planungsprozess haben (und viele vollständig digital sind), müssen die Projektmanager ihren Ansatz optimieren. Wie können Sie den Input der Stakeholder einholen? Wo findet das Team die benötigten Projektinformationen? Welche Software ist erforderlich, um die richtigen Leute zusammenzubringen?

Wir haben uns mit zwei erfahrenen Projektmanagern hier bei Lucid zusammengesetzt – Bounta Nomichith (Program Manager) und Alyssa Craig (Senior Manager, Program Management) – um Expertenwissen über diesen Prozess zu erhalten. In diesem Leitfaden geben wir Ihnen einen vollständigen Überblick über die Planung eines Projekts.

Was ist ein Projektplan?

Ein Projektplan ist eine umfassende Roadmap, die die Aufgaben, den Zeitrahmen, die Ressourcenzuweisung und den Aufwand beschreibt, die erforderlich sind, um die Projektziele innerhalb bestimmter Parameter zu erreichen. Ein ausführlicher Projektplan sollte die folgenden Fragen beantworten: 

• Was sind die wichtigsten Leistungen?
• Wann sind die Meilensteine des Projekts?
• Wie wird das Team diese Meilensteine innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens erreichen?
• Wer ist im Projektteam und welche Rollen haben sie?
• Welche Stakeholder müssen Feedback geben, und wann ist ihr Input erforderlich?

Sie können Ihren Projektplan mit anderen Dokumenten wie einem Projektauftrag, einem Kommunikationsplan oder einer Risikoanalyse ergänzen. 

Es ist wichtig zu wissen, dass sich ein Projektplan von einem Projektbriefing unterscheidet. Nomichith erklärt den Unterschied folgendermaßen: „Ein Projektbriefing ist eine kurze, übersichtliche Zusammenfassung des Projektplans, die Teams mit den Stakeholdern teilen. Ein Briefing enthält nur die wichtigsten Projektinformationen. Ein Projektplan hingegen enthält detaillierte Informationen zu allen Elementen des Projekts.“

Und nicht alle Projektpläne sind gleich. Wie Craig sagt: „Ein sorgfältig erstellter Projektplan ist genau und zielgerichtet. Nicht jeder, der ihn liest, muss alle Hintergrundinformationen oder Zusammenhänge kennen, denn diese sind von Anfang an darin enthalten. Hierzu gehören auch antizipierte Informationen, die das Team wissen muss (z. B. Spezifikationen oder erforderliche Anweisungen). Das Team fühlt sich durch den Plan gestärkt und unterstützt und nutzt ihn während des gesamten Projekts als hilfreiche Ressource.

Ein schlechter Projektplan ist vage, gibt dem Team das Gefühl, nicht zu wissen, was es erstellt oder warum es das tut, führt zu vielen Nebengesprächen oder sorgt generell für ein allgemeines Gefühl der Frustration. Er enthält nicht genügend Informationen, um nützlich zu sein, und wird nach der Erstellung nie wieder angesehen.“

Häufige Herausforderungen bei der Projektplanung

Projektmanager sind die Schachmeister einer Organisation. Sie sind dafür verantwortlich, ihr Team zum Sieg (in diesem Fall zum Projektabschluss) zu führen. Bei diesem strategischen Prozess geht es darum, die Schachfiguren zu positionieren, sicherzustellen, dass sie die richtigen Züge ausführen, und sie auf dem Weg dorthin zu begleiten und zu unterstützen (was oft bedeutet, dass sie eingreifen, wenn die Dinge entgleisen).

Wie Sie sich vorstellen können, stehen Projektmanager in diesem komplexen Prozess vor vielen Herausforderungen, darunter:

• Teams helfen, die Vision der Arbeit zu erfassen.
• Aufrechterhaltung einer effektiven Dokumentation.
• Kapazitätsverwaltung bei größeren oder komplexeren Projekten.
• Umgang mit Konflikten und Feedback.
• Sinnvolle Information der Stakeholder.
• Zentralisierung von Kontext und Informationen.

Was viele dieser Herausforderungen noch verschärft, ist die Tatsache, dass herkömmliche Projektplanungstools nur begrenzt einsetzbar sind. Die Arbeit mit ihnen ist oft komplex und es ist schwierig, Informationen auf einen Blick zu erfassen. Auch ist Projektmanagement-Software nicht flexibel oder interaktiv genug, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu ermöglichen. 

Um diese Probleme zu lösen, haben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Prozess erstellt (einschließlich Tipps für die Auswahl der richtigen Tools für den Job).                                                                                        

So erstellen Sie einen Projektplan: ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden

Jetzt schauen wir uns an, wie man einen Projektplan erstellt. Projektplanung ist komplex und differenziert. Wir möchten Ihnen die Details des gesamten Prozesses näher bringen. Sie können uns bei der Durchführung mit unserer Arbeitsflächenvorlage für die Projektplanung begleiten.

1. Wählen Sie eine Plattform für die Projektplanung.

Um einen guten Projektplan zu erstellen, benötigen Sie Tools, die Ihre Vision unterstützen. Es gibt nichts Schlimmeres als Technologie, die nicht mit den Anforderungen Ihrer Teams mithalten kann und Ihre Fortschritte bei der Erreichung wichtiger Ziele erheblich behindert. 

Für ein möglichst reibungsloses Erlebnis sollten Sie eine Projektplanungsplattform wählen, die flexibel und skalierbar ist und die Interaktion fördert, damit Sie die projektbezogene Kommunikation zentralisieren können.

Software für visuelle Kollaboration bietet eine klare Lösung für viele Probleme, mit denen Projektmanager bei der Suche nach der richtigen Plattform für ihre Planung konfrontiert sind. Mit Software für visuelle Kollaboration können Sie die Zusammenarbeit fördern, die Kommunikation mit den Stakeholdern optimieren und direkt zur Interaktion mit dem Projektplan animieren. 

Und das Beste daran? Die Plattform für visuelle Kollaboration von Lucid lässt sich mit der Projektmanagement-Software integrieren, die Sie kennen und gerne nutzen (einschließlich Asana, Jira, Smartsheet und mehr).

Bilder und Grafiken helfen dabei, komplexe Informationen zu erfassen und geben Projektleitern hilfreiche Tools an die Hand, um Projektpläne effektiv zu vermitteln. Diese Plattformen können Sie zusammen mit Ihrer Projektmanagementsoftware nutzen.

2. Definieren Sie die Projektdetails.

Sobald Sie sich für eine Projektplanungsplattform entschieden haben, sollten Sie damit beginnen, die Details Ihres Projekts festzulegen, z. B.:

• Ziele und Vorgaben
• Publikum
• Leistungen
• Mitglieder des Projektteams
• Stakeholder
• Tools und Systeme (falls erforderlich)

Projektziele

Um die Ziele und Vorgaben Ihres Projekts zu ermitteln, stellen Sie sich die folgenden Fragen: 

• Was ist das Hauptziel?
• Welches Problem möchten Sie lösen?
• Warum ist das Projekt wichtig?
• Wie bezieht sich das auf den strategischen Plan?
• Wie verhält es sich mit anderen Prioritäten, Richtungen und Zielen?
• Wie wirkt es sich auf unsere Wettbewerbsposition aus?

Zielgruppe des Projekts

Entscheiden Sie jetzt, wer die Zielgruppe des Projekts sein wird. Soll Verkaufsmaterial für eine bestimmte Persona erstellt werden? Handelt es sich um eine Veröffentlichung einer neuen Funktion, die sich an einen Teil Ihrer Zielgruppe richtet? 

Mit Fragen wie den folgenden können Sie den Teammitgliedern ein klares Bild vermitteln, wenn sie mit der Arbeit beginnen: 

• Für wen ist dieses Projekt gedacht?
• Gibt es eine bestimmte Persönlichkeit, eine bestimmte Phase des Trichters oder eine bestimmte Zielgruppe, die schon festgelegt ist?
• Sind Daten von dieser Zielgruppe vorhanden?

Projektleistungen

In einem vollständigen Projektplan darf eine Beschreibung der Leistungen des Projekts nicht fehlen. Wenn sich Ihre Teammitglieder und Stakeholder mit Ihrem Projektplan befassen, möchten sie wissen, was unter dem Strich herauskommt. Was soll eigentlich abgeliefert werden? 

In den meisten Fällen sind Projektmanager nicht die Einzigen, die Ergebnisse definieren. Ihre Stakeholder verlangen möglicherweise ebenfalls bestimmte Ergebnisse. Wenn nicht, kann es hilfreich sein, den Beitrag Ihres Teams auf der Grundlage der anderen Details im Projektplan einzuholen. 

Wenn Sie die Arbeitsflächenvorlage für die Projektplanung weiterverfolgen, können Sie auch andere Projektanforderungen, Erwartungen und die Kommunikation in den Abschnitt „Projektleistungen" des Boards aufnehmen.

Projektteam und Stakeholder

Der nächste Schritt ist die Aufnahme von Informationen zum Projektteam und den Stakeholdern, die Beiträge leisten und/oder das Projekt abzeichnen werden. Vergewissern Sie sich, dass alle Beteiligten klare Rollen und Zuständigkeiten haben und dass diese ausdrücklich im Projektplan aufgeführt sind. 

3. Legen Sie Erfolgsmetriken fest.

Die Festlegung klarer Erfolgsmetriken bietet Ihrem Projektteam und den Stakeholdern eine Orientierungshilfe in dem komplexen Labyrinth großer, funktionsübergreifender Projekte. Metriken können als wichtige Kontrollpunkte dienen, um nicht nur den Fortschritt zu beurteilen, sondern auch die Bemühungen mit den allgemeinen Unternehmenszielen in Einklang zu bringen. Anstatt Ihr Team im Unklaren über den Projektfortschritt und den Gesamtverlauf zu lassen, sollten Sie Erfolgsmetriken festlegen. 

Sie können mit einer vorgeschlagenen Lösung oder einer Beschreibung des Erfolgs für Ihr Projekt beginnen. 

Anschließend können Sie die Key-Performance-Indicators (KPIs) für das Projekt festlegen. Achten Sie darauf, dass Ihre KPIs klar und quantifizierbar sind. Sie sollten sicherstellen, dass Ihre KPIs einfach und kurz-, mittel- und langfristig leicht messbar sind.

Es ist wichtig zu erkennen, dass Erfolgsmaßstäbe sowohl qualitativer als auch quantitativer Natur sein können und sollten. 

Laut Craig: „Neben den KPIs gibt es auch qualitative Erfolgsmaßstäbe, wie z. B. eine bessere Zusammenarbeit im Team, optimierte Kommunikation, weniger Stress als bei früheren, ähnlichen Projekten usw. Ich denke, dass beides seine Berechtigung hat und nicht vergessen werden darf.“

Nomichith nannte als qualitative Erfolgsmetriken, die sie regelmäßig verwendet, unter anderem Kreativität, Kundenzufriedenheit, Effizienz, Mitarbeiterzufriedenheit und persönliche Zufriedenheit. Als quantitative Metriken nannte sie Dinge wie Kundenbindung, Marktanteil und Rentabilität.

Wenn Sie also Ihre Erfolgsmetriken festlegen, sollten Sie qualitative und quantitative Metriken in Betracht ziehen und sicherstellen, dass diese für Ihr Team klar definiert sind.

4. Legen Sie Aktionspunkte fest.

Der Kern eines Projekts besteht darin, eine große und komplexe Aufgabe in viel kleinere und besser zu bewältigende Aufgaben zu zerlegen. Dies geschieht im Prozess der Festlegung von Aktionspunkten.

Die Aktionspunkte sollten detailliert und klar ausgelegt sein, einschließlich Informationen darüber, wer für sie verantwortlich ist, die jeweilige Frist, aufgabenbezogene Details, zugehörige Dokumente, Abhängigkeiten und Teamkollegen. 

Am einfachsten ist es, sich bei der Festlegung der Aktionspunkte von den gewünschten Ergebnissen des Projekts leiten zu lassen. Zerlegen Sie die zu erbringenden Leistungen in kleinere Teile, bis Sie eine Aufgabe erhalten, nach der Ihr Team handeln kann. Führen Sie diesen Prozess so lange fort, bis Sie zuweisbare Teilaufgaben haben, also es klar ist, wer für die Aufgabe verantwortlich ist und bis wann sie erledigt werden muss.

Pro-Tipp: Manchmal ist ein Projekt zu komplex, um ohne den Input des Projektteams genaue Aktionspunkte zu bestimmen. Kein Problem. Anstatt zu viel Zeit darauf zu verwenden, die zu erbringenden Leistungen aufzuschlüsseln, sollten Sie bis zum Kickoff-Meeting des Projekts warten und die Meinung des Teams darüber einholen, wie es den Prozess der Fertigstellung eines bestimmten zu erbringenden Ergebnisses angehen würde. 

5. Bestimmen Sie die Teamkapazität und erstellen Sie einen Zeitstrahl.

Nun nehmen Sie diese umsetzbaren Aufgaben und beginnen mit der Erstellung eines Zeitstrahls für das gesamte Projekt. Dazu müssen Sie die Kapazität Ihres Teams ermitteln. 

Viele gängige Projektmanagement-Tools eignen sich hervorragend für die Nachverfolgung der Arbeit, bieten aber nicht die visuelle Berichterstattung, die für wichtige Entscheidungen über Ressourcen und Zeitplanung für ein Projekt erforderlich ist. Hierfür benötigen Sie intelligente Dashboards. 

Mithilfe einer visuellen Referenz für die Kapazität Ihres Teams wird die Erstellung des Zeitstrahls für das Projekt kinderleicht.

Als Nächstes können Sie mit der Arbeit am Zeitstrahl des Projekts beginnen. Während Sie planen, wann die Arbeit erledigt sein soll, visualisieren Sie die wichtigsten Meilensteine, Abhängigkeiten und Aufgabenverantwortlichen. Dieser Planungsprozess hilft Ihnen dabei, potenzielle Risiken proaktiv zu erkennen und zu mindern.  Craig und Nomichitch empfehlen, in diesem Schritt eine Plattform für visuelle Kollaboration zu verwenden, um den Zeitstrahl zu verdeutlichen und ihn mit Stakeholdern zu teilen. 

Ein weiterer Vorteil von Plattformen für visuelle Kollaboration ist, dass sie genau das sind – kollaborativ. Verwenden Sie Ihre Projektmanagementsoftware für die Organisation der Projektelemente, und Ihre Plattform für visuelle Kollaboration zur Visualisierung und Zusammenarbeit (in Echtzeit oder asynchron).

6. Veranstalten Sie ein Kick off Meeting für das Projekt.

Jetzt, wo der Projektplan steht, ist es an der Zeit, Ihr Team zu einem Kickoff-Meeting zusammenzubringen. Beginnen Sie damit, die Mitglieder des Projektteams vorzustellen und achten Sie darauf, dass sich alle kennenlernen (dieser Schritt ist besonders wichtig, wenn sich Ihr Team über mehrere Abteilungen erstreckt und die Mitglieder nicht regelmäßig zusammenarbeiten). Gehen Sie dann die Details durch, die Sie in Ihrem Projektplan umrissen haben. 

Wenn Sie all diese Details auf einer zentralen Arbeitsfläche visualisieren können, ist es ganz einfach, sie mit den Mitgliedern des Projektteams und den Stakeholdern zu teilen. Auf diese Weise sind alle Beteiligten auf dem gleichen Stand, um weiterzukommen. 

Pro-Tipp: Sie sollten den Plan mit den Teammitgliedern und Stakeholdern teilen, bevor sich das Team zum Kickoff trifft, damit alle direkt zu produktiven Diskussionen beitragen können.

Wenn Sie mit der Festlegung von Aktionspunkten und der Aufschlüsselung von Leistungen gewartet haben, weil Sie den Input des Teams gebraucht haben, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um diese Elemente gemeinsam zu besprechen. Bleiben Sie so lange im Kickoff-Meeting, bis sich alle Beteiligten über die Durchführung des Projekts einig sind.

7. Überwachen Sie den Fortschritt des Projekts.

Ihre Methode zur Überwachung des Projektfortschritts kann sich von der anderer Projektmanager unterscheiden. Tatsächlich gibt es nicht unbedingt nur einen Weg, um den Prozess anzugehen. 

Craig sagte zum Beispiel: „Am einfachsten lässt sich das messen, indem man überfällige Aufgaben oder verpasste Meilensteine im Auge behält. Wenn das Tempo des Projekts von Anfang an festgelegt ist, dann sind Aufgaben, die diesem Tempo nicht standhalten, leicht zu erkennen und zeigen, dass das Projekt vom Ziel abweicht oder zumindest Gefahr läuft, vom Ziel abzuweichen.“

Nomichith hingegen sagte: „Ich zähle abgeschlossene Aufgaben nicht als erfolgreiches Projekt oder gar den Abschluss eines Programms oder Projekts. Ich zähle ein erfolgreiches Projekt als eine Veränderung in der Arbeitsweise des Teams, der Effizienz oder des Prozesses – und danach ist die Aufrechterhaltung skalierbar.“

Das Wichtigste ist, dass Ihr Team im Vorfeld die Definition von „erledigt“ festlegt. Wenn Sie die Details Ihres Projekts (einschließlich der zu erbringenden Leistungen) festlegen und klare Erfolgskriterien definieren, sollten Sie über die nötigen Mittel verfügen, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.

Regelmäßige Rücksprachen mit Ihrem Team sind eine gute Möglichkeit, den Fortschritt im Blick zu haben und die Stakeholder auf dem Laufenden zu halten. Das kann bedeuten, dass Sie in regelmäßigen Abständen Besprechungen anberaumen oder einen Kommunikationskanal (z. B. in Slack) speziell für Ihr Projektteam einrichten.

Die Verwendung des Zeitstrahls in Ihrem Projektplan kann auch ein hilfreiches Instrument zur Überwachung der Fortschritte sein. Halten Sie ihn immer aktuell, damit Ihr Team und die Stakeholder stets auf einen Blick sehen können, wie die Dinge vorankommen.

Erstellen Sie Ihren Projektplan in Lucid

Projektplanung ist kompliziert. Sie erfordert verschiedene Tools zur Erleichterung der für den Erfolg erforderlichen Kommunikation und Nachverfolgung. Wenn Sie auf der Suche nach einer Plattform sind, auf der Sie Ihren Projektplan hosten und all diese Tools und Dokumente zusammenführen können, entscheiden Sie sich für Lucid.  

Im Durchschnitt sparen Lucid-Nutzende 2,4 Stunden pro Woche bei der Planung von Projekten. Diese Zeitersparnis ist auf unsere tiefgreifenden Integrationen mit Projektmanagement-Apps (wie Asana, Jira, ClickUp, Airtable, Smartsheet, Trello und monday.com) und die Kraft von Bildern zur Darstellung komplexer Informationen zurückzuführen. 

Mit Lucid können Sie Aufgabeninformationen und andere Details direkt in Ihre Projektplanungsboard einfügen, um Informationen zu zentralisieren und Ihrem Team eine einzige Informationsquelle zu bieten.