De nombreuses équipes de gestion de projet rencontrent des difficultés importantes. Sans structure adéquate, il est difficile de mettre vos collaborateurs au diapason, de documenter les choses efficacement, de gérer les capacités et de centraliser le contexte.

En outre, les dernières avancées technologiques posent des défis inédits dans ce domaine. Maintenant que presque toutes les équipes ont introduit une composante virtuelle dans leur processus de gestion (et que beaucoup l’ont même entièrement numérisé), les chefs de projet doivent optimiser leur approche. Comment recueillir l’avis des parties prenantes ? Où l’équipe trouvera-t-elle les informations dont elle a besoin sur le projet ? Quel logiciel est nécessaire pour réunir les bonnes personnes ?

Nous avons rencontré deux chefs de projet expérimentés chez Lucid, Bounta Nomichith (chef de programme) et Alyssa Craig (responsable de la gestion des programmes), afin d’obtenir leur avis d’experts sur ce processus et vous expliquer comment gérer un projet efficacement.

Qu’est-ce qu’un plan de projet ?

Un plan de projet est une roadmap complète décrivant les tâches, les délais, les ressources et les efforts nécessaires pour atteindre les objectifs du projet dans le cadre de paramètres définis. Un plan de projet complet devrait répondre aux questions suivantes :

• Quels sont les principaux livrables ?
• Quels sont les jalons du projet ?
• Comment l’équipe atteindra-t-elle ces objectifs dans les délais impartis ?
• Qui fait partie de l’équipe du projet et quels rôles jouent-ils ?
• Quelles parties prenantes doivent fournir des commentaires, et à quel moment leur contribution est-elle requise ?

Vous pouvez compléter votre plan de projet par d’autres documents, comme une charte de projet, un plan de communication ou une évaluation des risques. 

Il est important de noter qu’un plan de projet diffère d’un résumé de projet. M. Nomichith nous explique cette différence : « Un résumé de projet est un condensé général du plan de projet que les équipes partagent avec les parties prenantes. Il contient uniquement les informations essentielles sur le projet. Un plan de projet, en revanche, contient des informations détaillées sur tous les éléments du projet. »

Attention, tous les plans de projet ne se valent pas. Comme le dit Mme Craig : « Un plan de projet complet est précis et réfléchi. Il ne présume pas que ceux qui le lisent connaissent tout le contexte et fournit toutes les informations nécessaires dès le départ. Il anticipe les éléments dont l’équipe a besoin (tels que les spécifications ou toute autre indication nécessaire). L’équipe se sent aidée et soutenue par le plan, et le considère comme une ressource précieuse tout au long du projet.

Un plan de projet mal conçu est vague, laisse l’équipe dans l’incertitude quant à ce qu’elle est en train de créer ou aux raisons qui le motivent, nécessite de nombreuses discussions en parallèle, ou suscite simplement un sentiment général de frustration. Il ne contient pas assez d’informations pour être utile et n’est jamais repris après sa rédaction. »

Défis courants en matière de gestion de projet

Les chefs de projet sont en quelque sorte des joueurs d’échecs au sein d’une organisation. Ils sont chargés de mener leur équipe à la victoire (en l’occurrence, à l’achèvement du projet). Ce processus stratégique consiste à placer ses pions, s’assurer qu’ils exécutent les bons mouvements et les guider tout au long du chemin (ce qui implique souvent d’intervenir lorsque les choses dérapent).

Comme vous pouvez l’imaginer, les chefs de projet sont confrontés à de nombreux défis dans ce processus complexe :

• Aider les équipes à appréhender la vision du projet
• Maintenir une documentation efficace
• Gérer les capacités dans le cadre de projets plus importants ou plus complexes
• Gérer les conflits et le retour d’information
• Tenir les parties prenantes informées de manière significative
• Centraliser le contexte et les informations

Le fait que les outils classiques de gestion de projet soient contraignants ne fait qu’aggraver la situation. Souvent complexes à utiliser, ils ne permettent pas de voir les informations d’un seul coup d’œil. Ces applications ne sont pas non plus assez flexibles ou interactives pour permettre une collaboration fluide.

Pour vous aider à aplanir ces difficultés, nous avons créé un guide étape par étape (avec des conseils pour choisir les bons outils pour le travail).                                                                                        

Comment créer un plan de projet : guide étape par étape

Nous allons maintenant voir comment créer un plan de projet. La gestion de projet est un processus complexe et nuancé : nous allons vous en présenter tous les détails. Au fil de votre lecture, n’hésitez pas à suivre les instructions sur notre modèle de tableau de gestion de projet.

1. Choisir une plateforme de gestion de projet

Pour créer un plan de projet efficace, vous avez besoin d’outils capables de concrétiser votre vision. Il n’y a rien de pire que les solutions technologiques inadaptées aux besoins de vos équipes, qui ralentissent considérablement votre progression vers vos buts et objectifs essentiels.

Pour éviter les obstacles, vous devrez choisir une plateforme de gestion de projet flexible, évolutive et favorisant les interactions afin de centraliser les communications relatives au projet.

Les logiciels de collaboration visuelle constituent une solution évidente aux nombreux défis auxquels sont confrontés les chefs de projet lorsqu’ils recherchent une plateforme adaptée. Avec un logiciel de collaboration visuelle, vous pouvez renforcer la collaboration, rationaliser la communication avec les parties prenantes et encourager les interactions directes avec le plan du projet.

Et le meilleur dans tout ça ? La plateforme de collaboration visuelle de Lucid s’intègre à votre logiciel de gestion de projet préféré (tel que Asana, Jira et Smartsheet, mais également bien d’autres).

Les visuels aident à synthétiser des informations complexes et fournissent aux animateurs des outils pratiques pour communiquer efficacement leur plan de projet. Ces plateformes peuvent fonctionner en tandem avec votre logiciel de gestion de projet.

2. Définir les détails du projet

Une fois que vous avez choisi votre plateforme de gestion de projet, commencez par définir les détails de votre projet :

• Buts et objectifs
• Public
• Livrables
• Membres de l’équipe projet
• Parties prenantes
• Outils et systèmes (si nécessaire)

Objectifs du projet

Pour déterminer les objectifs de votre projet, posez-vous les questions suivantes : 

• Quel est l’objectif principal ?
• Quel problème cherchez-vous à résoudre ?
• Pourquoi le projet est-il important ?
• Quel est le lien avec le plan stratégique ?
• Quel est son lien avec d’autres priorités, orientations et objectifs ?
• En quoi cela affectera-t-il notre position concurrentielle ?

Audience du projet

Déterminez maintenant quel sera le public visé par le projet. L’objectif est-il de créer des supports de vente pour un groupe spécifique ? De développer une nouvelle fonctionnalité qui s’adresse à une partie de votre audience ?

En vous posant des questions comme celles qui suivent, vous pouvez aider les membres de votre équipe à se faire une idée claire de la situation lorsqu’ils commencent à travailler :

• À qui s’adresse ce projet ?
• Existe-t-il un persona spécifique, une étape de l’entonnoir ou un public cible déjà déterminé ?
• Avons-nous des données sur ce public ?

Livrables du projet

Aucun plan de projet n’est complet sans une description des livrables du projet. Lorsque les membres de votre équipe et les parties prenantes se plongeront dans votre plan de projet, ils voudront savoir où ils vont. Que leur demande-t-on de créer ?

La plupart du temps, les chefs de projet ne sont pas les seuls à définir les livrables. Il se peut par exemple que vos parties prenantes demandent des livrables spécifiques. Si ce n’est pas le cas, il peut être utile d’obtenir l’avis de votre équipe sur la base des autres détails du plan de projet.

Si vous suivez le modèle de tableau de gestion de projet, vous pouvez également inclure d’autres exigences, attentes et communications relatives au projet dans la section des livrables.

Équipe projet et parties prenantes

L’étape suivante consiste à inclure des informations sur l’équipe projet et les parties prenantes qui apporteront leur contribution et/ou leur approbation. Veillez à ce que les rôles et les responsabilités de chacun soient clairement définis et qu’ils figurent explicitement dans le plan du projet.

3. Définir les indicateurs de réussite

Définir des indicateurs de réussite clairs permet à votre équipe projet et aux parties prenantes de s’orienter dans le labyrinthe complexe des projets transversaux de grande envergure. Les indicateurs peuvent servir de points de contrôle essentiels, non seulement pour évaluer les progrès réalisés, mais aussi pour harmoniser les efforts avec les objectifs globaux de l’entreprise. Au lieu de laisser votre équipe dans le flou concernant l’avancement d’un projet et à sa trajectoire générale, déterminez des indicateurs de réussite.

Vous pouvez commencer par une proposition de solution ou une description de la réussite de votre projet. 

Vous pouvez ensuite établir les indicateurs clés de performance (ICP) du projet. Veillez à ce que vos ICP soient clairs et quantifiables. Assurez-vous qu’ils sont simples et faciles à mesurer à court, moyen et long terme.

Il est important de reconnaître que les indicateurs de réussite peuvent et doivent être à la fois qualitatifs et quantitatifs.

Selon Mme Craig : « Outre les indicateurs clés de performance, il y a également des mesures qualitatives de réussite telles qu’une collaboration et une communication améliorées, moins de stress que dans des projets similaires antérieurs, etc. Je pense que les deux sont valables et qu’il faut en tenir compte. »

M. Nomichith a cité les indicateurs qualitatifs de réussite qu’il utilise régulièrement, notamment les niveaux de créativité, la satisfaction des clients, l’efficacité, la satisfaction des employés et la satisfaction personnelle. Il a ensuite mentionné la fidélisation de la clientèle, la part de marché et la rentabilité comme étant des indicateurs quantitatifs.

Ainsi, lorsque vous déterminez vos indicateurs de réussite, pensez à inclure des indicateurs qualitatifs et quantitatifs, et veillez à ce qu’ils soient clairement définis pour votre équipe.

4. Déterminer les éléments d’action

L’essence même d’un projet consiste à décomposer une tâche vaste et complexe en éléments beaucoup plus petits et plus faciles à gérer. C’est le processus de détermination des éléments d’action.

Les actions doivent être détaillées et claires, avec des informations sur les responsables, une échéance, des détails sur les tâches, des documents connexes, des dépendances et des collaborateurs.

La façon la plus simple de déterminer les actions à entreprendre est de laisser les livrables guider le processus. Décomposez chacun d’entre eux en éléments plus petits jusqu’à ce que vous obteniez une tâche sur laquelle votre équipe peut agir. Continuez à travailler sur ce processus jusqu’à ce que vous ayez des sous-tâches attribuables, c’est-à-dire que vous savez clairement qui sera responsable de la tâche et à quel moment elle devra être accomplie.

Conseil : parfois, un projet est trop complexe pour que l’on puisse déterminer avec précision les actions à entreprendre sans l’aide de l’équipe projet. Ce n’est pas grave ! Au lieu de passer trop de temps à essayer de décomposer les livrables, attendez la réunion de lancement de projet et recueillez les commentaires de l’équipe sur la façon dont elle aborderait le processus de réalisation de tel ou tel livrable.

5. Déterminer les capacités de l’équipe et créer un calendrier

Vous allez maintenant prendre ces tâches réalisables et commencer à créer une chronologie globale du projet. Pour ce faire, vous devez déterminer les capacités de votre équipe.

De nombreux outils de gestion de projet couramment utilisés sont parfaits pour suivre l’avancement des travaux, mais ils n’offrent pas les rapports visuels nécessaires pour prendre des décisions cruciales concernant les ressources et le calendrier d’un projet. Pour cela, vous avez besoin de tableaux de bord intelligents.

Le fait de disposer d’une référence visuelle des capacités de votre équipe facilitera l’élaboration de la chronologie du projet.

Vous pouvez ensuite commencer à travailler sur la chronologie du projet. En planifiant le moment où le travail sera effectué, vous visualiserez les principaux jalons, les dépendances et la répartition des tâches. Ce processus de planification vous aidera à identifier et à atténuer le risque de manière proactive. Mme Craig et M. Nomichith recommandent d’utiliser une plateforme de collaboration visuelle à cette étape afin de clarifier les chronologies et de les partager facilement avec les parties prenantes pour qu’elles puissent apporter leur contribution.

Un autre avantage des plateformes de collaboration visuelle est qu’elles sont justement collaboratives. Utilisez votre logiciel de gestion de projet pour organiser les choses et votre plateforme de collaboration visuelle pour visualiser et travailler ensemble (en temps réel ou de manière asynchrone).

6. Organiser une réunion de lancement de projet

Maintenant que le plan du projet est terminé, il est temps d’organiser une réunion de lancement avec votre équipe. Commencez par présenter les membres de l’équipe projet et assurez-vous que tout le monde se connaît (cette étape est particulièrement importante si votre équipe couvre plusieurs services et que ses membres ne travaillent pas régulièrement ensemble). Examinez ensuite les détails que vous avez décrits dans votre plan de projet.

Lorsque vous pouvez visualiser tous ces détails sur une zone de travail centralisée, il est facile de les partager avec les membres de l’équipe projet et les parties prenantes. Cela permettra à tout le monde de rester en phase avec le projet.

Conseil : vous devez communiquer le plan à vos collaborateurs et aux parties prenantes avant que l’équipe ne se réunisse pour le lancement, afin que tout le monde puisse contribuer directement à des discussions productives.

Si vous avez attendu pour déterminer les éléments d’action et décomposer les résultats attendus parce que vous aviez besoin de l’avis de l’équipe, le moment est venu de collaborer sur ces points. Veillez à ne pas terminer la réunion de lancement sans avoir obtenu un consensus sur la manière d’exécuter le projet.

7. Suivre l’avancement du projet

Votre méthode de suivi de l’avancement d’un projet peut différer de celle d’autres chefs de projet. En réalité, il n’y a pas véritablement de manière de faire universelle.

Par exemple, Mme Craig explique : « La façon la plus simple de mesurer l’avancement d’un projet est de faire le suivi des tâches en retard ou des jalons manqués. Si le rythme du projet est défini dès le départ, les tâches qui ne suivent pas ce rythme seront faciles à identifier et indiqueront que le projet n’est pas dans les temps, ou du moins qu’il risque de ne pas l’être. »

M. Nomichith suit une approche différente : « Je ne considère pas la réalisation de tâches ou même la clôture d’un programme ou d’un projet soit synonyme de réussite. Je considère un projet réussi comme un changement dans la façon dont l’équipe travaille, dans l’efficacité ou dans le processus - et, par la suite, dans la capacité à étendre ces améliorations. »

Le plus important est de définir dès le départ ce que votre équipe entend par « accompli ». Lorsque vous aurez déterminé les détails de votre projet (notamment les livrables) et établi des indicateurs de réussite clairs, vous devriez avoir ce qu’il faut pour vous assurer que le projet reste sur la bonne voie.

Faire le point régulièrement avec votre équipe est un excellent moyen de prendre le pouls de l’avancement du projet afin d’en informer les parties prenantes. Il peut s’agir de planifier des réunions à intervalles réguliers ou de créer un canal de communication (comme Slack) spécialement destiné à votre équipe projet.

La chronologie de votre plan de projet peut également être un outil utile pour suivre l’avancement. Tenez-la à jour pour que votre équipe et les parties prenantes puissent toujours voir d’un coup d’œil l’évolution de la situation.

Créez votre plan de projet dans Lucid

La gestion d’un projet n’est pas une mince affaire. Elle nécessite de nombreux outils pour faciliter la communication et le suivi nécessaires à sa réussite. Au moment de décider de la plateforme devant héberger votre plan de projet et réunir tous ces outils et documents, optez pour Lucid.

En moyenne, les personnes qui utilisent Lucid pour la gestion de projet économisent 2,4 heures par semaine. Ce gain de temps est dû à notre intégration approfondie avec des applications de gestion de projet (telles que Asana, Jira, ClickUp, Airtable, Smartsheet, Trello et monday.com), et à la puissance des visuels pour clarifier des informations complexes. 

Avec Lucid, vous pouvez intégrer des informations sur les tâches et d’autres détails directement dans votre tableau de gestion de projet afin de centraliser les informations et de fournir une source unique de vérité à votre équipe.