Um guia com as etapas de planejamento de projetos

Para muitas equipes de gestão de projetos, o planejamento de projetos pode se tornar um grande tormento. Sem uma estrutura adequada, será muito difícil alinhar sua equipe, documentar tudo com eficiência, gerenciar as capacidades de cada um e centralizar o contexto.

As tecnologias atuais também apresentam alguns desafios únicos no processo como um todo. Hoje em dia, praticamente todas as equipes possuem um componente virtual em seu processo de planejamento (e muitos são totalmente digitais); e, consequentemente, os líderes de projetos precisam otimizar suas abordagens. Como obter a opinião das partes interessadas? Onde a equipe encontrará as informações do projeto de que precisam? Qual software deve ser usado para reunir as pessoas certas?

Conversamos com dois gerentes de projeto experientes aqui na Lucid — Bounta Nomichith (gerente de programas) e Alyssa Craig (gerente sênior, gestão de programas) — para saber mais sobre esses processos. Este guia oferece um passo a passo completo de como planejar um projeto.

O que é um plano de projeto?

Um plano de projeto é um roadmap abrangente que descreve as tarefas, os cronogramas, a distribuição de recursos e os esforços necessários para atingir os objetivos do projeto dentro de parâmetros definidos. Se o seu plano de projeto estiver completo, ele deverá fornecer respostas para as seguintes perguntas: 

• Quais são as principais entregas?
• Quais são os prazos dos objetivos do projeto?
• Como a equipe atingirá esses objetivos dentro dos prazos especificados?
• Quem faz parte da equipe do projeto e quais suas funções?
• Quais partes interessadas precisam fornecer feedback, e em quais momentos devem emitir suas opiniões?

Você pode complementar seu plano de projeto com outros documentos, como um escopo de projeto, um plano de comunicação ou uma avaliação de risco. 

É importante saber que um plano de projeto é diferente de um resumo de projeto. Nomichith explica a diferença: "Um resumo de projeto é um resumo conciso e de visão geral do plano de projeto compartilhado por equipes com as partes interessadas. Um resumo inclui apenas informações essenciais do projeto. Por outro lado, o plano de projeto inclui informações detalhadas sobre todos os elementos do projeto."

E nem todos os planos de projeto são iguais. Segundo Craig: “Um plano de projeto completo deve ser específico e objetivo. Ele não pressupõe que quem lê sabe todo o histórico e o contexto. As informações que a equipe precisa receber são fornecidas desde o início (como especificações ou orientações importantes). As equipes devem sentir-se empoderadas e amparadas pelo plano, além de acessá-lo durante todo o projeto.

Um plano de projeto mal executado é vago, deixa a equipe insegura sobre seu propósito e provoca muitas conversas paralelas — ou simplesmente gera uma sensação de frustração generalizada. Ele não oferece informações úteis e é abandonado logo no início.”

Desafios comuns do planejamento de projetos

Em uma organização, gerentes de projetos devem agir como enxadristas experientes. São responsáveis por liderar suas equipes e obter grandes conquistas (neste caso, a conclusão do projeto). O processo estratégico envolve posicionar as peças no tabuleiro, garantir que elas sejam movidas da forma certa e guiá-las ao longo do caminho (o que muitas vezes significa intervir se algo sair do controle).

Como você pode imaginar, os gerentes de projetos enfrentam muitos desafios complexos durante esse processo, incluindo:

• Ajudar equipes a compreender a visão do projeto.
• Elaborar uma documentação prática e precisa.
• Gerenciar capacidades em projetos maiores ou mais complexos.
• Administrar conflitos e feedback.
• Manter as partes interessadas atualizadas da melhor forma possível.
• Centralizar contexto e informações.

Entretanto, ao usar ferramentas tradicionais e limitadas de planejamento de projetos, desafios como esses acabam ficando mais difíceis. A aplicação dessas ferramentas é difícil, o que atrapalha a visualização de informações. Os programas de gestão de projetos não são flexíveis ou interativos o suficiente para proporcionar uma colaboração integrada. 

Para ajudar você a solucionar essas dificuldades, criamos um guia passo a passo para todo o processo (incluindo dicas para escolher as ferramentas certas).                                                                                        

Como criar um plano de projeto: guia com as etapas de um projeto

Veja agora como criar um plano de projeto. O planejamento de projetos é algo complexo e repleto de sutilezas. Estamos aqui para ajudar você durante todo o processo de elaboração do plano. Ao seguir o guia passo a passo, fique à vontade para acompanhar nosso modelo de tela de planejamento de projetos.

1. Escolha uma plataforma para o planejamento do projeto

Para criar um plano de projeto de qualidade, você precisa das ferramentas certas para sustentar sua visão. Não há nada pior do que ter uma pilha de tecnologia que não atende às necessidades das suas equipes, impactando negativamente o andamento e a conquista de metas e objetivos importantes. 

Para evitar estes obstáculos, escolha uma plataforma de planejamento de projetos flexível, dimensionável e que incentiva a interação, que ajudará você a centralizar a comunicação relacionada ao projeto.

Um software de colaboração visual é altamente recomendado para solucionar a variedade de desafios enfrentados por gerentes de projetos para encontrar a plataforma de planejamento certa. Com um software de colaboração visual, você gera mais colaboração, otimiza a comunicação com as partes interessadas e incentiva um envolvimento direto com o plano do projeto. 

A melhor parte? A plataforma de colaboração visual da Lucid é integrada ao software de gestão de projetos que você já utiliza (como Asana, Jira, Smartsheet e outros).

Recursos visuais ajudam na compreensão de informações complexas e fornecem aos facilitadores ferramentas úteis para comunicar os planos de projetos com mais eficiência. Essas plataformas oferecem integração com seu software de gestão de projetos.

2. Defina os detalhes do projeto

Depois de escolher qual plataforma de planejamento de projeto usar, defina os detalhes do seu projeto, como:

• Metas e objetivos
• Público
• Entregas
• Membros da equipe do projeto
• Partes interessadas
• Ferramentas e sistemas (se necessário)

Metas do projeto

Para determinar as metas e os objetivos do projeto, faça as seguintes perguntas: 

• Qual é o objetivo principal?
• Qual problema você está tentando solucionar?
• Por que o projeto é importante?
• O que isso tem a ver com o plano estratégico?
• Qual a relação com outras prioridades, diretrizes e metas?
• Como isso afetará nossa posição competitiva?

Público do projeto

Agora determine quem será o público do projeto. O objetivo é gerar material de vendas para um perfil específico? É o lançamento de um recurso novo que atenderá uma parcela do seu público? 

Fazer perguntas como as encontradas abaixo pode ajudar você a explicar o projeto melhor para os membros da equipe que estão iniciando as tarefas: 

• Para quem é o projeto?
• Existe um perfil específico, etapa do funil ou público-alvo já determinado?
• Temos dados sobre este público?

Entregas do projeto

Todo plano de projeto precisa de uma descrição detalhada das entregas do projeto. Ao incluir os membros de sua equipe e as partes interessadas no plano do projeto, eles vão querer saber do que se trata. O que eles precisam criar? 

Na maioria das vezes, gerentes de projetos trabalham com outras pessoas para definir as entregas, com as partes interessadas, que podem solicitar entregas específicas. Se isso não ocorrer, recomendamos obter a opinião de sua equipe com base nos outros detalhes do plano do projeto. 

Se estiver usando o modelo de tela de planejamento de projetos, também poderá incluir outros requisitos, expectativas e comunicações do projeto na seção de entregas do mural.

Equipe do projeto e partes interessadas

A próxima etapa é incluir informações sobre a equipe do projeto e as partes interessadas que fornecerão suas opiniões e/ou aprovações. Certifique-se de que as funções e responsabilidades de todos estão bem delineadas e listadas no plano do projeto. 

3. Defina as métricas de sucesso

Ao definir métricas de sucesso, a sua equipe de projeto e as partes interessadas estarão muito bem orientadas perante o labirinto complexo de projetos grandes e multifuncionais. As métricas são consideradas marcos muito importantes não somente para avaliar o andamento, mas também para alinhar as ações com os objetivos gerais da empresa. É muito importante manter sua equipe informada sobre o andamento e a trajetória do projeto — basta definir métricas de sucesso. 

Recomendamos começar com uma proposta de solução ou uma descrição do sucesso do projeto. 

Em seguida, você pode definir os indicadores-chave de desempenho (KPIs) do projeto. Certifique-se de que os KPIs estejam claros e sejam quantificáveis. Recomendamos ter KPIs simples e fáceis de medir a curto, médio e longo prazo.

É importante notar que as métricas devem ser qualitativas e quantitativas. 

Segundo Craig: “Junto com os KPIs, também haverá medidas qualitativas de sucesso, como a melhora do trabalho em equipe e da comunicação, a redução do estresse referente a projetos similares anteriores, etc. Acredito que ambos são importantes e precisam ser implementados.”

Para Nomichith, as métricas qualitativas de sucesso que costuma usar incluem graus de criatividade, satisfação do cliente, eficiência, satisfação do funcionário e satisfação pessoal. Segundo ele, métricas quantitativas envolvem a retenção de clientes, participação de mercado e rentabilidade.

Portanto, ao estabelecer as métricas de sucesso, não deixe de incluir métricas qualitativas e quantitativas, e certifique-se de que estejam muito bem-definidas para sua equipe.

4. Determinar itens de ação

A essência de um projeto é dividir uma tarefa grande e complexa em tarefas menores e mais fáceis de administrar. Esse processo definirá os itens de ação.

Os itens de ação devem ser informativos e claros, e incluir informações sobre quem são os responsáveis, prazos, detalhes sobre as tarefas, documentos relacionados, dependências e colaboradores associados. 

Para definir os itens de ação corretamente, as entregas precisam efetivamente guiar o processo. Divida cada uma das entregas em partes menores até chegar a uma tarefa que sua equipe consiga realizar. Continue o processo até obter subtarefas atribuíveis, ou seja, até ficar claro quem será o responsável pela tarefa e quando ela precisa ser concluída.

Dica: às vezes, um projeto é muito complexo para definir os itens de ação corretamente sem a opinião da equipe do projeto. E tudo bem! Em vez de gastar tempo tentando subdividir as entregas, aguarde a reunião inicial do projeto e pergunte aos integrantes da equipe como abordariam o processo de concluir uma determinada entrega. 

5. Determine a capacidade da equipe e crie uma linha do tempo

Agora você vai usar as tarefas acionáveis para criar uma linha do tempo geral do projeto. Para tal, será necessário determinar a capacidade da sua equipe. 

Existem muitas ferramentas boas de gestão de projetos para monitorar o trabalho. No entanto, elas não oferecem os recursos visuais necessários para decisões críticas de recursos e prazos do projeto. Para esse fim, é preciso usar painéis inteligentes. 

Com uma referência visual da capacidade de sua equipe, ficará muito mais fácil elaborar a linha do tempo do projeto.

Em seguida, comece a desenvolver a linha do tempo do projeto. Ao definir os prazos de conclusão do trabalho, você visualizará marcos importantes, dependências e responsáveis por cada tarefa. Esse processo de planejamento ajudará a identificar e reduzir proativamente riscos potenciais.  Craig e Nomichitch recomendam usar uma plataforma de colaboração visual nesta etapa para definir melhor as linhas do tempo e compartilhar informações com as partes interessadas para obter opiniões importantes. 

Outro benefício de usar plataformas de colaboração visual é que elas são, como o nome sugere, altamente colaborativas. Use seu software de gestão de projetos para manter tudo organizado e sua plataforma de colaboração visual para visualizar e trabalhar em conjunto (em tempo real ou de forma assíncrona).

6. Organize uma reunião inicial do projeto

Agora que o plano do projeto está concluído, é hora de juntar sua equipe e fazer uma reunião inicial. Para começar, apresente os membros da equipe do projeto e certifique-se de que todos estejam alinhados (esta etapa é particularmente importante se sua equipe for formada por diversas áreas da empresa e os membros não costumam trabalhar juntos). Em seguida, analise os detalhes que você traçou no plano do projeto. 

Ao visualizar todas essas informações em uma tela centralizada, fica mais fácil compartilhá-las com membros da equipe e as partes interessadas do projeto. Dessa forma, todos estarão alinhados. 

Dica: recomendamos compartilhar o plano com membros da equipe e as partes interessadas antes da reunião inicial para otimizar o tempo e iniciar o projeto com conversas produtivas.

Se você aguardou até agora para obter a opinião da equipe para definir itens de ação e dividir as entregas, agora é a hora de colaborar com eles. Não encerre a reunião antes de alinhar todos os envolvidos e garantir que saibam como executar o projeto.

7. Monitore o andamento do projeto

O método que você usa para monitorar o andamento de um projeto pode ser diferente de outros gerentes de projetos. A verdade é que existe uma grande variedade de maneiras de realizar esse processo. 

Por exemplo, segundo Craig: "A maneira mais fácil de mensurar o andamento é acompanhar tarefas atrasadas ou objetivos não atingidos. Se o ritmo do projeto estiver bem-definido desde o início, qualquer tarefa que não tenha este mesmo ritmo será fácil de identificar e indicará que o projeto não atingirá a meta ou, no mínimo, corre esse risco."

Segundo Nomichith: "Tarefas concluídas não significam que o projeto ou programa foi bem-sucedido ou que já pode ser encerrado. Considero um projeto bem-sucedido se houver uma mudança na forma como a equipe trabalha, e se melhora sua eficiência ou processos. E a manutenção desse avanço é dimensionável."

O mais importante é sua equipe estabelecer, desde o início, o que caracteriza a conclusão do projeto. Ao determinar os detalhes do projeto (incluindo quais entregas precisam ser concluídas) e definir métricas de sucesso, você terá tudo o que precisa para garantir que o projeto permaneça no caminho certo.

Conversar e avaliar a situação atual com sua equipe periodicamente é uma ótima forma de entender melhor o andamento das coisas e, consequentemente, manter as partes interessadas informadas. Para tal, pode ser necessário agendar reuniões em intervalos de tempo fixos ou abrir um canal de comunicação (como no Slack) especificamente para a equipe do projeto.

Usar a linha do tempo em seu plano de projeto também é uma ferramenta importante para monitorar o andamento. Recomendamos sempre mantê-la atualizada para que sua equipe e as partes interessadas possam ver o progresso rapidamente.

Crie seu plano de projeto com a Lucid

Fazer um planejamento do projeto é algo bastante complexo. É necessário usar uma série de ferramentas para organizar a comunicação e o monitoramento necessários para o bem do empreendimento. Ao escolher uma plataforma para seu plano de projeto e unir todas essas ferramentas e documentos, considere a Lucid.  

Em média, usuários da Lucid economizam 2,4 horas por semana ao planejar seus projetos, uma economia proporcionada pelas nossas ótimas integrações com aplicativos de gestão de projetos (como Asana, Jira, ClickUp, Airtable, Smartsheet, Trello e monday.com), e pelo poder dos recursos visuais para comunicar informações complexas com facilidade. 

A Lucid permite importar informações de tarefas e outros detalhes diretamente no mural de planejamento de projetos, ajudando a organizar dados e fornecer uma fonte central de informações para sua equipe.