3. Exécution
La plupart des gens imaginent que la phase d’exécution est la plus importante. En réalité, bien qu’elle soit centrale, elle nécessite une planification adéquate pour éviter les pertes de temps et d’énergie. Le plan que vous avez établi lors de la phase précédente vous guidera jusqu’à l’achèvement du projet.
L’exécution implique de gérer des équipes, de contrôler les délais et de respecter le budget et le calendrier. Les chefs de projet les plus efficaces veillent également à impliquer les parties prenantes pour s’assurer que chaque étape du projet mène aux résultats annoncés lors de la phase de démarrage.
4. Suivi et maîtrise
Une fois que le projet est en marche, les responsables doivent suivre son avancement et résoudre toutes les difficultés qui se présentent pour le mener à bien conformément aux attentes. Cette phase s’articule autour d’indicateurs : son objectif central est d’analyser en détail l’exécution du projet par rapport à sa planification et à ses résultats. Elle doit notamment prendre en compte le budget, réévaluer les coûts et veiller à ce que les processus qui dépendent d’autres tâches respectent le calendrier.
Les processus du projet sont mesurés par des indicateurs clés de performance (KPI), ce qui donne aux chefs de projet des informations clés pour prendre des décisions concernant les résultats attendus et les dépenses en matière de temps, d’argent et d’énergie. Ces données les aident également à déterminer si des flux de travail doivent être revus.
5. Clôture
Lorsqu’un projet d’envergure arrive à son terme, le plus important est de savoir s’il a été réalisé dans le respect du budget et des délais. Une clôture réussie implique également que le chef de projet s’assure que tous les processus ont cessé et qu’ils ne gaspillent pas de ressources supplémentaires, par exemple en annulant les livraisons inutiles de marchandises ou en retournant les équipements loués.
Une autre partie essentielle de la clôture du projet mentionnée dans le PMBOK est l’évaluation des forces et des faiblesses du projet : quels processus ont bien fonctionné ? Quels sont les domaines à améliorer, et comment y parvenir ?
Les réponses à ces questions sont indispensables pour renforcer l’efficacité des flux de travail. Les chefs de projet les plus compétents iront encore plus loin en identifiant les collaborateurs clés et en les récompensant pour leurs performances. Ce geste apparemment anodin a un impact considérable : chacun désire être valorisé pour son travail et sa contribution, et la reconnaissance publique peut être un facteur de motivation précieux lors des projets à venir.
Découvrez plus en détail les phases du PMBOK et la manière dont votre équipe peut mener à bien ses projets de manière plus efficace.
Domaines de connaissance PMBOK
En complément des cinq groupes de processus, le PMBOK 6ème édition propose dix domaines de connaissances :
1. La gestion de l’intégration du projet comprend les tâches qui cimentent l’ensemble du projet et décompose les étapes et les exigences nécessaires à sa réussite.
2. La gestion du périmètre du projet aide les chefs de projet à définir le travail et les livrables indispensables pour mener à bien le projet.
3. La gestion de l’échéancier du projet concerne la répartition efficace des ressources. Les chefs de projet doivent s’assurer que les collaborateurs accomplissent les tâches dépendantes dans les délais impartis afin que le projet reste sur les rails.
4. La gestion des coûts du projet commence par la prévision du coût de chaque étape et peut également inclure la budgétisation des contretemps ou la compensation des obstacles prévisibles. Mais son objectif le plus important est de respecter le budget fixé.
5. La gestion de la qualité du projet permet de se prémunir contre des livrables de qualité insuffisante en établissant des normes de qualité à chaque étape du projet.
6. La gestion des ressources du projet peut inclure le recrutement et l’affectation des collaborateurs appropriés, ainsi que, dans certains cas, leur formation à de nouvelles tâches.
7. La gestion des communications du projet implique la mise en place d’un plan de communication et le maintien des lignes de communication nécessaires.
8. La gestion des risques du projet implique l’évaluation et la préparation aux risques et doit être appliquée à chaque étape du projet, notamment lorsque les plans changent en cours de route.
9. La gestion des approvisionnements du projet consiste à gérer toute la planification et l’exécution du recrutement du personnel, de l’achat de fournitures, de la création de cahiers des charges avec les sous-traitants, etc.
10. La gestion des parties prenantes du projet implique l’ensemble des processus qui s’étendent de la détermination des parties prenantes à l’évaluation du rôle et du résultat souhaité sur le projet, en passant par la définition d’attentes claires entre ces dernières et le reste des intervenants.
Reportez-vous à l’image ci-dessous pour avoir une vue d’ensemble complète.
