3. 実行
実行段階は最も重要であると思われがちですが、実行以前に適切な計画がなければ、時間とエネルギーを大幅に浪費することになりかねません。この前の段階で策定したプロジェクト計画がプロジェクトを完了するための指針となります。
実行段階では、チームを管理し、スケジュールを監視し、予算と時間の範囲内でプロジェクトを遂行します。優れたプロジェクトマネージャーは、ステークホルダーの関与についてもバランスをとり、開始段階で定めた成果に向けてプロジェクトの各ステップを確実に進めます。
4. 監視・コントロール
プロジェクトが動き出したら、プロジェクトマネージャーは進捗状況を把握し、発生した課題に対処しつつ、プロジェクトを想定通りに完成させていきます。この段階は、プロジェクトの実行状況をプロジェクト計画とプロジェクト成果に照らし合わせて鋭く分析する指標を中心に展開していきます。予算の検討やコストの見直し、従属プロセスがスケジュール通りに進んでいるかを確認するのはすべてこの段階での重要な要素です。
プロジェクトのプロセス評価は KPI (重要業績評価指標) で行います。プロジェクトの成果物、時間、資金、エネルギーの使用に関する意思決定のための重要な情報となり、ワークフローの更新の必要性を判断する上で役立ちます。
5. 終結
大きなプロジェクトの終了時には、プロジェクトが予算内、期限内に収まったかどうかが最優先の考慮事項になります。また、プロジェクトを成功裏に終えるには、プロジェクトマネージャーがデューデリジェンスを行い、すべてのプロセスが完了し、余材の配送のキャンセルやレンタル機器の返却など、追加のリソースを無駄にしていないかどうかを確認する必要があります。
PMBOK に記載されておりプロジェクトの終結におけるもう1つの重要なポイントは、プロジェクトの強みと弱みを評価することです。どのプロセスがうまくいったか？どの部分に改善が必要で、今後どのように最適化するかなどを検討します。
こうした評価から得られる情報があってこそ、ワークフローの効果を高めることができます。優秀なプロジェクトマネージャーはさらに一歩進み、重要なチームメンバーを特定し、業績に応じて表彰することもあります。一見ささいなことに思えますが、大きな成果をもたらします。誰もが自分の努力や貢献を評価されることを望んでおり、彼らを公の場で表彰するということは、今後のチームのモチベーションアップにもつながります。
一般的な PMBOK プロジェクトの段階の詳細を確認し、チームがより効率的にプロジェクトを完了する方法を学びましょう。
PMBOK の知識エリア
5つのプロセス群に加え、PMBOK 第6版ではプロセスを以下の10の知識エリアに整理しています。
1. プロジェクト統合マネジメント - プロジェクト全体をまとめるタスクが含まれ、プロジェクトを成功させるための手順や要件が分解されています。
2. プロジェクト スコープ マネジメント - プロジェクトマネージャーがプロジェクト完了に必要な作業と成果物を定義するのに役立ちます。
3. プロジェクト スケジュール マネジメント - リソースの効率化が含まれます。プロジェクトマネージャーは、プロジェクト全体を計画通りに進めるため、チームメンバーが従属タスクを時間通りに完了するのを確保する必要があります。
4. プロジェクト コスト マネジメント - プロジェクトの各ステップのコストの予測から始まり、問題に対応するための予算や予測しうる障害の補償も含まれます。しかし、最も重要な目的は既定の予算内に収めることです。
5. プロジェクト品質マネジメント - プロジェクトの各ステップで品質基準を確立し、成果物の質の低下を防ぎます。
6. プロジェクト資源マネジメント - 適切なチームメンバーの起用や適切なチームメンバーの配置、場合によっては、新しいタスクを実行するためのメンバーのトレーニングが含まれます。
7. プロジェクト コミュニケーション マネジメント - コミュニケーション計画を設定し、必要なコミュニケーションラインを維持することが含まれます。
8. プロジェクト リスク マネジメント - 潜在的なリスクを評価して準備し、プロジェクトの途中で計画が変更された場合も含め、プロジェクトのすべての段階で実施する必要があります。
9. プロジェクト調達マネジメント - 人員の採用、資材の購入、請負業者との作業明細書の作成などすべての計画と実行を管理することを意味します。
10. プロジェクト ステークホルダー マネジメント - ステークホルダーの特定から、プロジェクトでの役割と望ましい成果を評価し、ステークホルダーと関係者全員の間に明確な期待を設定することまですべてが含まれます。
概要は以下の画像をご覧ください。
