3. Uitvoeren
De meeste mensen beschouwen de uitvoeringsfase als de belangrijkste, terwijl de uitvoering eigenlijk veel tijd en energie kost zonder een goede planning. Het projectplan dat je in de voorgaande fase hebt opgesteld, helpt je om het project te voltooien.
De uitvoering bestaat uit het aansturen van teams, het monitoren van tijdlijnen en binnen het budget en het tijdsbestek blijven. De beste projectmanagers zorgen ook voor een evenwichtige betrokkenheid van de stakeholders, door ervoor te zorgen dat elke stap van het project bijdraagt tot de beoogde resultaten van de initiatiefase.
4. Monitoren en beheren
Zodra het project van start is gegaan, moeten projectmanagers de voortgang bijhouden en alle uitdagingen die zich voordoen oplossen om het project volgens plan te voltooien. In deze fase staan de statistieken centraal: een nauwkeurige analyse van de projectuitvoering ten opzichte van de projectplanning en de projectresultaten is de leidraad. Het is in deze fase ook belangrijk om rekening te houden met het budget, de kosten opnieuw te evalueren en ervoor te zorgen dat de afhankelijke processen op schema liggen.
Projectprocessen worden gemeten aan de hand van KPI's (Key Performance Indicators), die projectmanagers belangrijke informatie bieden over de projectresultaten en de besteding van tijd, geld en energie, en hen helpen te bepalen of workflows moeten worden aangepast.
5. Afsluiten
Bij de afsluiting van een groot project zijn de belangrijkste overwegingen of het project binnen het budget en op tijd is afgerond. Een succesvolle projectafsluiting houdt ook in dat de projectmanager de nodige zorgvuldigheid in acht neemt om ervoor te zorgen dat alle processen beëindigd zijn en er geen extra middelen verspild worden, zoals zendingen van overtollig materiaal annuleren of gehuurde apparatuur terugbrengen.
Een ander essentieel onderdeel van projectafsluiting volgens het PMBOK, is het beoordelen van de sterke en zwakke punten van het project: welke processen werkten goed? Welke punten kunnen beter, en hoe zullen deze in de toekomst worden geoptimaliseerd?
De antwoorden op deze vragen zijn essentieel om efficiëntere workflows te creëren. De beste projectmanagers gaan nog een stap verder door de belangrijkste teamleden te identificeren en zelfs prijzen uit te reiken voor hun prestaties. Deze kleine stap heeft veel voordelen: iedereen wil zich gewaardeerd voelen voor zijn of haar harde werk en bijdrage, en publieke erkenning kan een waardevolle motivatie zijn voor toekomstige teams.
Meer informatie over de algemene PMBOK-projectfasen en hoe je team projecten efficiënter kan afronden.
PMBOK knowledge areas
Naast de vijf procesgroepen, verdeelt de zesde editie van de PMBOK de processen in tien kennisgebieden:
1. Integratiemanagement omvat taken die het hele project bij elkaar houden, waarbij de stappen en vereisten voor een succesvolle voltooiing van het project worden onderverdeeld.
2. Scopemanagement helpt projectmanagers het werk en de te leveren resultaten te definiëren die nodig zullen zijn om het project te voltooien.
3. Tijdmanagement impliceert een efficiënt gebruik van middelen. Projectmanagers moeten ervoor zorgen dat teamleden hun afhankelijke taken op tijd afronden, zodat het hele project op schema blijft.
4. Kostenmanagement begint met een kostenraming voor elke stap van een project en zelfs met budgettering voor ongelukken of compensaties voor voorspelbare obstakels. Maar de belangrijkste doelstelling is binnen een bepaald budget te blijven.
5. Kwaliteitsmanagement beschermt tegen ondermaatse resultaten door kwaliteitsnormen vast te stellen bij elke stap van het project.
6. Resource management kan bestaan uit het in dienst nemen van de juiste teamleden, het toewijzen van de juiste teamleden en soms ook uit het trainen van teamleden zodat ze nieuwe taken kunnen uitvoeren.
7. Communicatiemanagement gaat over het opstellen van een communicatieplan en het onderhouden van de nodige communicatiekanalen.
8. Risicomanagement omvat de beoordeling van en voorbereiding op potentiële risico's en moet in elke fase van het project worden uitgevoerd, ook wanneer/als de plannen halverwege het project veranderen.
9. Inkoopmanagement betekent het beheren van alle plannen en de uitvoering van het in dienst nemen van medewerkers, het aankopen van materialen, het opstellen van werkomschrijvingen met aannemers enz.
10. Stakeholdermanagement heeft betrekking op alles: van het bepalen van de stakeholders tot het beoordelen van de functie en het gewenste resultaat van het project, en het stellen van duidelijke verwachtingen tussen de stakeholders en al het betrokken personeel.
Bekijk de onderstaande afbeelding voor een volledig overzicht.
