Wat is een communicatieplan voor project management?
Een communicatieplan voor project management geeft aan hoe belangrijke informatie gedurende het project aan de stakeholders zal worden gecommuniceerd. Het bepaalt ook wie de informatie ontvangt, hoe deze mensen de informatie ontvangen, wanneer zij de informatie ontvangen en hoe vaak zij die informatie mogen verwachten.
Als je als projectmanager bijvoorbeeld verantwoordelijk bent voor de lancering van een nieuwe website, heb je het project waarschijnlijk al onderverdeeld in taken zoals wireframing, copywriting en codering. Maar weet je al wat je aan je stakeholders gaat vertellen in iedere fase van het project? Waarschijnlijk niet.
Wanneer je het communicatieplan voor je project opstelt, let er dan op dat het de volgende inhoud bevat:
- Het doel of de doelstellingen van het communicatieplan
- Informatie over de stakeholders en hun functies
- De soorten informatie die met stakeholders worden gedeeld
- De communicatiemethoden die gebruikt worden
- De frequentie waarmee elke stakeholder informatie wenst te ontvangen
Om terug te komen op ons voorbeeld, na het wireframen, kan je communicatieplan aangeven dat je een update moet geven aan je CTO per e-mail met de wireframe als bijlage in PDF-formaat.
Waarom is een communicatieplan voor projectmanagement communicatie belangrijk?
Slechte communicatie draagt bij tot het mislukken van projecten, en kan dus een groot financieel verlies betekenen voor de onderneming. Aan de andere kant van het spectrum communiceren goed functionerende bedrijven vaker en doeltreffender dan hun slecht presterende concurrenten.
Een communicatieplan voor project management zal je project in goede banen leiden omdat het:
- schriftelijke documentatie bevat waar het team naar kan verwijzen
- verwachtingen schetst over wanneer stakeholders updates zullen ontvangen
- de stakeholders meer inzicht geeft in het project en de status ervan
- stakeholders de mogelijkheid biedt om feedback te geven, wat het team kan helpen om problemen vroegtijdig op te sporen en minder tijd te verspillen
- de productiviteit tijdens vergaderingen verhoogt of ze helemaal vergaderingen zelfs overbodig maakt
Als je je project dus succesvol en op tijd wilt voltooien, zorg er dan voor dat je weet hoe je een effectief communicatieplan opstelt.
Een communicatieplan voor project management maken
Op basis van de hierboven besproken voordelen, zijn wij er zeker van dat je staat te popelen om je eigen communicatieplan voor projectmanagement op te stellen. Volg deze stappen om aan de slag te gaan.
1. Kies een opmaak
Kies een platform waar je gemakkelijk feedback over je communicatieplan kunt verzamelen, en het plan kunt delen of opslaan zodat je team en stakeholders het kunnen raadplegen.
Veel projectmanagers maken hun communicatieplan in een Word-document of een spreadsheet, op basis van een sjabloon voor een communicatieplan. Je kunt echter ook kiezen voor een visuelere optie, zoals een tijdlijn of een stroomdiagram. Zo kun je duidelijk uitleggen hoe vaak je moet communiceren of welke methode je het beste kunt gebruiken, afhankelijk van de stakeholder.
