Verwendung eines Kommunikationsplans für das Projektmanagement
Sobald Sie Ihren Kommunikationsplan aufgestellt haben, müssen Sie diesen auch in die Tat umsetzen. Sie sollten ihn an alle Mitglieder Ihres Teams und alle beteiligten Stakeholder weitergeben.
Und hier beginnt der eigentliche Zauber: Nicht nur werden alle über den Projektstatus auf dem Laufenden gehalten, Ihre Teammitglieder und Stakeholder werden Sie auch nicht mehr unnötig mit Updates belästigen.
Wenn Ihr CTO dank des Kommunikationsplans für das Projektmanagement weiß, dass er nach jedem wöchentlichen Check-in eine Slack-Nachricht mit einem Link zum Meetingprotokoll erhält, wird er nicht mehr seine E-Mails kontrollieren oder zu Ihrem Schreibtisch gehen müssen, um sich nach einem Update zu erkundigen. Ihre Teammitglieder werden sich bei ihrer Arbeit nicht mehr isoliert fühlen, sondern motivierter, weil sie wissen, dass sie nicht alleine an dem Projekt arbeiten und dass Fortschritte gemacht werden.
Außerdem ist es sehr ermutigend, regelmäßig aktuelle Informationen zu erhalten: So wird die Dynamik des Projekts gefördert und das Team behält den engen Terminplan im Kopf.
Verlieren Sie sich nicht in Details
Ein Kommunikationsplan ist zwar unerlässlich für den Erfolg Ihres Projekts, Sie sollten sich jedoch nicht in der Kommunikation jedes noch so kleinen Details verlieren. Es gibt einen großen Unterschied zwischen Klarheit und Kleinkram. Bei zu viel und zu häufiger Kommunikation besteht die Gefahr, dass man sie ignoriert.
Gehen Sie in Bezug auf Ihre E-Mails präzise und zielgerichtet vor. Sie können auch eine E-Mail-Vorlage erstellen, welche die wichtigsten Aspekte des Projekts klar definiert. Wenn Sie dann versucht sind, sich in Kommunikation zu verlieren, die für Ihre Stakeholder möglicherweise wertlos ist, sorgt der Plan dafür, dass Sie sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren.
Standardisieren Sie den Prozess
Wenn es das erste Mal ist, dass Sie für Ihr Projekt einen Projektmanagement-Kommunikationsplan erstellen, kann es schwierig sein, alle Beteiligten von dessen Bedeutung zu überzeugen. Und wenn das erste Mal nicht so reibungslos klappt, wie Sie sich das vorgestellt haben, sollten Sie aus Ihren Fehlern lernen und es erneut versuchen. Mit genügend Übung werden Sie feststellen, dass Projekte durch Kommunikation reibungsloser und stressfreier verlaufen und mehr Projekte termingerecht abgeschlossen werden können. Das allein ist schon die Mühe wert, einen Kommunikationsplan zu entwickeln.
Halten Sie Ihren Plan aktuell
Kein Unternehmen ist gegen eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs gefeit, so dass selbst in den am besten organisierten Unternehmen immer wieder Phasen auftreten, in denen sich Projekte ändern und der Kommunikationsplan entsprechend angepasst werden muss. Greifen Sie in diesem Fall auf Ihre Projektübersicht zurück und passen Sie Ihren Kommunikationsplan an das überarbeitete Projekt an. Ein Kommunikationsplan dient Ihnen bei Problemen als Polarstern.
Decken Sie vertrauliche Informationen ab
Es kann ein Sicherheitsrisiko darstellen, wenn man nicht genau weiß, wen man kontaktieren und welche Informationen man weitergeben soll. Planen Sie diese Möglichkeit bei der Ausarbeitung Ihres Kommunikationsplans mit ein. Wir empfehlen, ein Flussdiagramm für die Übermittlung vertraulicher Informationen zu entwerfen.
Im Großen und Ganzen visualisiert ein Kommunikationsplan für das Projektmanagement die Projekterwartungen für alle relevanten Teammitglieder und sorgt dafür, dass Ihr Plan leichter zu befolgen ist. Aber das ist noch nicht alles! Es gibt viele weitere visuelle Hilfsmittel, mit denen Sie Ihre Projekte von Anfang bis Ende verwalten können. Mit einem Gantt-Diagramm oder einem Dashboard können Sie beispielsweise den Projektfortschritt verfolgen und die Teammitglieder in die Pflicht nehmen. Auch eine Terminplaner-App mit Terminplaner Vorlagen kann Ihnen bei der effektiven Projekterfüllung sehr nützlich sein, da sie die Hemmschwelle der ersten Einrichtung verringern.
