¿Cómo utilizar un plan de comunicación para la administración de proyectos?
Una vez que tengas tu plan de comunicación organizado, debes darle un buen uso. Debes distribuirlo a todos los integrantes de tu equipo y a todas las partes interesadas involucrados.
Aquí es donde realmente sucede la magia: además de mantener a todos informados sobre el estado del proyecto, los integrantes de tu equipo y partes interesadas ya no tendrán la necesidad de consultarte la información actualizada.
Gracias a tu plan de comunicación para la administración de proyectos, si tu director de Tecnología sabe que recibirá un mensaje por Slack con un enlace para la minuta de la reunión después de cada sesión semanal de seguimiento, no revisará su correo electrónico constantemente ni recurrirá a ti para estar al tanto. En lugar de que los integrantes de tu equipo trabajen en aislamiento, se sentirán más motivados porque sabrán que no están solos en el proyecto y que están cumpliendo los objetivos.
Además, es alentador recibir comunicaciones actualizadas constantes, porque intensifica el ímpetu del proyecto y los integrantes de tu equipo siempre tendrán en mente la ajustada fecha de entrega.
Elabora una plantilla con los aspectos importantes
Si bien un plan de comunicación es fundamental para que tu proyecto tenga éxito, no te distraigas con la necesidad de comunicar cada detalle. Hay una gran diferencia entre la claridad y las nimiedades. Si comunicas demasiada información muy seguido, lo más probable es que la ignoren.
Tus correos deben ser precisos y deben tener un objetivo. Otra sugerencia es que elabores una plantilla que especifique claramente los aspectos más importantes del proyecto. Así, si sientes la tentación de dejarte llevar por comunicación que podría, o no, ser valiosa para tus partes interesadas, el plan mantendrá tu enfoque en las cosas importantes.
Unifica el proceso
Si esta es la primera vez que incluyes un plan de comunicaciones para la administración de proyectos en tu proyecto, es posible que sea difícil lograr que todos entiendan lo importante que es. Y si la primera vez no sale tan bien como esperabas, debes aprender de tus errores y volver a intentarlo. Te darás cuenta de que, si practicas lo suficiente, la comunicación hará que los proyectos sean más fluidos, habrá menos estrés y te ayudará a entregar más proyectos a tiempo. Eso, por sí mismo, hace que valga la pena el esfuerzo que requiere la elaboración un plan de comunicación.
Mantén tu plan actualizado
Ninguna empresa está exenta de que surjan cambios imprevistos al alcance de sus proyectos, por lo que habrá ocasiones en las que incluso las empresas mejor organizadas se enfrentarán a cambios en los proyectos y, por ende, en el plan de comunicación. Si es necesario hacer un cambio, consulta la descripción general de tu proyecto y vuelve a alinear tu plan de comunicación con el proyecto revisado. Un plan de comunicación será tu brújula cuando empiecen a surgir problemas.
Incluye la información confidencial
En ocasiones, no saber a quién enviarle determinado tipo de información puede implicar un riesgo de seguridad. Cuando elabores tu plan de comunicación, debes incluir un procedimiento para resolver esta situación si se llegara a presentar. Te recomendamos elaborar un diagrama de flujo que muestre cómo compartir información confidencial.
En general, un plan de comunicación para la administración de proyectos visibiliza las expectativas del proyecto para todos los integrantes del equipo involucrados y aclara las dudas en cuanto al seguimiento. ¡Pero no te detengas allí! Hay muchos otros recursos que pueden ayudarte a administrar tus proyectos de principio a fin. Intenta hacer un diagrama de Gantt o un panel de control para dar seguimiento al avance del proyecto y que los integrantes del equipo sigan asumiendo su responsabilidad.
