Eliminando o ruído: uma estrutura de priorização para líderes de TI maximizarem o valor dos negócios

Em um cenário digital em constante evolução, a pressão para permanecer na vanguarda da tecnologia é intensa. Ficar para trás significaria menos eficiência, inovação e capacidade de competir no mercado. Embora todos os perfis de líder sintam a necessidade de adotar essa mentalidade voltada para o futuro, talvez nenhum sinta isso tanto quanto quem trabalha em TI.

Os líderes de TI têm que gerenciar uma infinidade de solicitações e tarefas diariamente para ajudar suas organizações a funcionar da forma mais eficiente possível. Entre interrupções de sistema, incidentes de segurança, chamados do service desk, solicitações de projetos, manutenção de tecnologia e sistemas, requisitos de conformidade e mais, é praticamente impossível para um único departamento lidar com todas, especialmente em grandes empresas.

Apresentamos: a priorização.

Com tantas demandas de partes interessadas e departamentos concorrentes, os líderes de TI precisam ser capazes de priorizar quais solicitações devem ser atendidas primeiro, quais são menos críticas e quais não valem a pena atender.

Então o que exatamente precisa ser priorizado? 

Os líderes de TI precisam gerenciar e priorizar muitas iniciativas, projetos e tarefas. Isso abrange solicitações novas de revisão de aplicativos, problemas de sistema e segurança, testes de software, problemas com suprimentos para recém-contratados e funcionários e muito mais. 

Identificar as solicitações mais importantes geralmente é fácil quando se baseiam em tempo, como quando um computador é hackeado ou a internet cai. Mas quando as solicitações não são urgentes, a tomada de decisão fica muito mais complexa. Os líderes de TI devem aprender a tomar decisões difíceis e fazer concessões conscientes para tentar garantir o maior ROI para a empresa.

Por que a priorização é especialmente vital para líderes de TI

Todos os líderes precisam priorizar, mas essa habilidade é especialmente vital para os líderes de TI, pois seu trabalho impacta diretamente todos os outros departamentos da empresa. A priorização inadequada pode resultar em:

1. Recursos desperdiçados: se as tarefas forem priorizadas de forma ineficiente, o orçamento e o tempo serão desperdiçados em iniciativas menos importantes, que não oferecem retorno sobre o investimento (ROI).

2. Metas estratégicas não alcançadas: sem o apoio adequado da equipe de TI, departamentos (e empresas inteiras) não conseguem atingir seus objetivos e resultados-chave (OKRs).

3. Aumento do risco: se elementos como a manutenção da infraestrutura e atualizações de segurança não forem priorizados adequadamente, dados confidenciais podem ficar vulneráveis a ameaças cibernéticas.

4. Interrupção da inovação: as organizações precisam de recursos para inovar adequadamente e, para isso, precisam das ferramentas certas. Sem elas, podem-se desperdiçar oportunidades de vantagem competitiva.

5. Produtividade reduzida: sem o apoio necessário para trabalhar bem e colaborar com eficiência, os profissionais não podem trabalhar da forma ideal.

6. Maior esgotamento dos funcionários: se houver problemas técnicos contínuos ou se os indivíduos sentirem que não têm o que precisam para fazer bem o trabalho, podem se esgotar mais facilmente, o que também leva a uma maior rotatividade.

Como é uma priorização errada?

Nem sempre fica óbvio quando uma organização não está priorizando corretamente, mas sempre há sinais. David Torgerson, VP de infraestrutura e TI da Lucid, sugere: “Se você não consegue saber exatamente o que conquistou em um trimestre específico, tem um problema de priorização”. 

Se uma organização realiza muitas atividades diferentes, mas não consegue alcançar nada em termos de dados e métricas, isso pode indicar um problema de priorização. Outros problemas incluem continuamente desperdiçar tempo em coisas que parecem nunca se concretizar ou adotar um projeto para o qual provavelmente não há recursos, como tempo ou dinheiro.

Dicas para facilitar a priorização

A priorização é vital para o sucesso das empresas. Mas como você pode melhorá-la na sua organização? Avalie estas sugestões de David.

1. Anote tudo

Parece simples, mas a priorização adequada começa com anotações organizadas. "Crie o hábito de anotar tudo. Você consegue ter sucesso sem isso? Claro que sim, mas por que desperdiçar energia mental com algo que não lhe agrega valor?", questiona David. 

Ele explica que você se libera de lembrar tarefas, pode se concentrar melhor nas soluções e na priorização eficaz. Não há um jeito certo de fazer isso — você pode escolher a ferramenta que preferir — mas o aplicativo que ele escolheu foi a Lucid: “Eu costumava carregar um bloco de notas físico, mas a Lucid é melhor para me ajudar a manter o foco e a organização”.

A Lucid conta com muitos modelos para começar a fazer listas de priorização, além de ponderar os dados para tomar decisões difíceis entre as tarefas. A tela infinita da Lucid é ilimitada assim como nossos pensamentos e nossas ideias. 

2. Realize revisões regulares

Sua lista de priorização não é um artefato. É um documento vivo que você deve revisar diariamente porque os problemas surgem constantemente e as prioridades mudam regularmente. É preciso fazer revisões tanto no nível pessoal quanto executivo.

Na Lucid, as reuniões de priorização multifuncional são realizadas a cada três semanas. Nelas, os executivos coordenam, acompanham e asseguram que as estratégias de negócio estejam em sintonia com os profissionais disponíveis e sua capacidade de se dedicar a elas.

As Atividades Visuais são atividades dinâmicas que ajudam grupos a se alinharem em segundos, sendo perfeitas para esses tipos de reunião. Com um clique de botão, você pode categorizar e votar em ideias ou priorizar tarefas.

3. Mantenha a mente aberta

Se os dados sugerirem que você deve mudar o foco ao revisar sua lista de prioridades, não tenha medo de mudar de rota! Permaneça flexível o suficiente para saber quando projetos precisam ser abandonados ou os recursos devem ser modificados. Disponha-se a ajustar prazos, escopo ou recursos conforme necessário. Evite a falácia do custo irrecuperável — quando você está tão perto de concluir um projeto ou tarefa que decide seguir até o fim apenas pelo tempo ou dinheiro já investidos, mesmo que perceba que já não vale mais a pena. 

Ao mesmo tempo, não espere condições perfeitas para poder agir. Falando sobre isso, David comenta:

“Você não pode tomar boas decisões sem bons dados — isso se chamaria adivinhação. Quanto mais dados você tiver, melhores decisões poderá tomar. No entanto, lembre-se de que uma certa dose de falhas é natural e esperada durante a execução”.

Aproveite ao máximo os dados disponíveis para otimizar a tomada de decisão por meio de uma das nossas várias integrações com os aplicativos e programas que você já utiliza. 

4. Confie nas partes interessadas

Por mais difícil que seja priorizar, a boa notícia é que, como líder de TI, você nem sempre precisa tomar as decisões por conta própria. 

David comenta que, no fim das contas, e felizmente, nem sempre é ele quem precisa decidir entre prioridades, como determinar se é mais importante mitigar riscos ou impulsionar iniciativas. “Às vezes, meu trabalho é realmente coletar evidências amplas do que é possível dentro das restrições de recursos disponíveis, então eu chamo as partes interessadas para tomar a decisão final”, explica.

Manter uma comunicação aberta e a colaboração contínua com as partes interessadas pertinentes também é vital nesse processo. Os recursos de diagramação da Lucid são perfeitos para transmitir até mesmo os dados e sistemas mais complexos com clareza, para que as partes interessadas possam facilmente tomar decisões embasadas e todos estejam a par do estado atual dos projetos e iniciativas.

 

Maximize o valor dos negócios com a Lucid

A superabundância de chamados que os líderes de TI recebem pode parecer muito pesada, mas a Lucid pode ajudar. Com dezenas de ferramentas para descomplicar a colaboração, centenas de modelos para impulsionar você a trabalhar melhor, integrações que aproveitam o trabalho que você já fez para poupar tempo e funcionalidades complexas de diagramação para mapear qualquer processo ou sistema, a Lucid ajuda você a fazer mais em menos tempo e tornando a priorização mais simples.