Priorisierung statt Aufgabenchaos: Ein Rahmenkonzept für IT-Führungskräfte zur Maximierung des Geschäftswerts

In einer sich ständig weiterentwickelnden digitalen Landschaft ist der Druck groß, immer auf dem neuesten Stand der Technologie zu sein. Ein Rückstand würde weniger Effizienz, Innovation und Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt bedeuten. Auch wenn Führungskräfte in allen Bereichen gefordert sind, sich zukunftsorientiert aufzustellen, spüren IT-Verantwortliche diesen Druck wohl am stärksten.

Führungskräfte in der IT müssen täglich eine Vielzahl von Anfragen und Aufgaben bewältigen, um die Effizienz ihres Unternehmens bestmöglich zu steigern. Zwischen Systemausfällen, Sicherheitsvorfällen, Service-Desk-Tickets, Projektanfragen, Technologie- und Systemwartung, Compliance-Anforderungen und vielem mehr ist es insbesondere in großen Unternehmen nahezu unmöglich, dass eine einzige Abteilung alle diese Aufgaben bewältigt.

Hier kommt die Priorisierung ins Spiel.

Angesichts der Vielzahl an Anforderungen aus unterschiedlichen Bereichen müssen IT-Führungskräfte klar priorisieren: Was ist sofort relevant, was kann warten – und was ist schlicht nicht relevant.

Was genau sollte also priorisiert werden? 

IT-Verantwortliche stehen vor der Herausforderung, zahlreiche Initiativen, Projekte und Aufgaben gleichzeitig zu managen und sinnvoll zu priorisieren. Dazu gehören Anfragen zur Überprüfung neuer Anwendungen, System- und Sicherheitsprobleme, Softwaretests, Beschaffungsprobleme für neue Mitarbeitende und vieles mehr. 

Die Identifizierung der wichtigsten Anfragen ist oft einfach, wenn sie zeitkritisch sind, wie zum Beispiel bei einem gehackten Computer oder einem Internetausfall. Aber wenn Anfragen nicht zeitkritisch sind, wird die Entscheidungsfindung viel komplexer. IT-Verantwortliche müssen schwierige Entscheidungen treffen und bewusste Kompromisse eingehen, um den größten ROI für ihr Unternehmen zu erzielen.

Warum Priorisierung für IT-Verantwortliche besonders wichtig ist

Alle Führungskräfte müssen priorisieren, aber für IT-Verantwortliche ist diese Fähigkeit besonders wichtig, da ihre Arbeit direkten Einfluss auf jede andere Abteilung im Unternehmen hat. Eine falsche Priorisierung kann fatale Folgen haben:

1. Verschwendete Ressourcen: Durch eine ineffiziente Priorisierung von Aufgaben werden Budget und Zeit für weniger wichtige Initiativen verschwendet, die keinen ROI bieten.

2. Verfehlte strategische Ziele: Ohne den richtigen Support des IT-Teams sind Abteilungen (und ganze Unternehmen) nicht in der Lage, ihre OKRs zu erfüllen.

3. Erhöhtes Risiko: Wenn Aufgaben wie die Infrastrukturwartung und Sicherheitsupdates nicht angemessen priorisiert werden, können sensible Daten anfällig für Cyberbedrohungen werden.

4. Ausgebremste Innovation: Unternehmen benötigen Ressourcen und die richtigen Tools, um wirklich innovativ zu sein. Ohne sie besteht die Gefahr, Chancen für Wettbewerbsvorteile zu verpassen.

5. Reduzierte Produktivität: Ohne die nötige Unterstützung für eine gute und effiziente Zusammenarbeit können Teams nicht das Beste aus sich herausholen.

6. Höheres Burnout-Risiko bei Mitarbeitenden: Wenn es ständig technische Probleme gibt oder Einzelpersonen das Gefühl haben, dass ihnen die notwendigen Mittel fehlen, um ihre Arbeit gut zu erledigen, können sie leichter ein Burnout entwickeln, was auch zu einer höheren Fluktuation führt.

Woran erkenne ich eine ineffektive Priorisierung?

Eine mangelhafte Priorisierung in Unternehmen ist nicht immer sofort offensichtlich, aber es gibt Anzeichen. David Torgerson, VP für Infrastruktur und IT bei Lucid, schlägt vor: „Wenn Sie nicht auf ein bestimmtes Quartal verweisen können und genau wissen, was Sie erreicht haben, haben Sie ein Problem mit der Priorisierung.“ 

Wenn ein Unternehmen viele verschiedene Dinge umsetzt, aber nichts erreicht, was mit Daten und Metriken in Verbindung gebracht werden kann, könnte dies auf ein Problem bei der Priorisierung hindeuten. Weitere Probleme sind die ständige Verschwendung von Zeit für Dinge, die nie verwirklicht werden, oder die Übernahme eines Projekts, für das wahrscheinlich keine Ressourcen wie Zeit oder Geld vorhanden sind.

Tipps für eine einfachere Priorisierung

Wir wissen, dass die Priorisierung für den Erfolg eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist. Aber wie kann sie in Ihrem Unternehmen verbessert werden? Lesen Sie sich diese Vorschläge von Torgerson durch.

1. Aufschreiben

Es mag simpel klingen, aber die richtige Priorisierung beginnt mit organisierten Notizen. Torgerson sagt: „Gewöhnen Sie sich daran, alles aufzuschreiben. Können Sie ohne diesen Tipp erfolgreich sein? Sicher – aber warum sollten Sie Ihre mentale Energie für etwas verschwenden, das Ihnen eigentlich keinen Mehrwert bietet?“ 

David erklärt, dass Sie sich besser auf Lösungen und eine effektive Priorisierung konzentrieren können, wenn sich Ihr Gehirn nicht ständig an Aufgaben erinnern muss Es gibt nicht den einen richtigen Weg, dies zu tun – Sie können jedes beliebige Tool verwenden, aber seine bevorzugte App ist Lucid. „Früher habe ich immer einen Notizblock mit mir herumgetragen, aber Lucid hilft mir besser, konzentriert und organisiert zu bleiben.“

Lucid bietet zahlreiche Vorlagen, um Priorisierungslisten zu erstellen und zu verwalten, sowie Daten zu vergleichen, um schwierige Entscheidungen zwischen Aufgaben zu treffen. Der unendliche Arbeitsbereich ist so grenzenlos wie Ihre Gedanken und Ideen. 

2. Regelmäßige Überprüfungen durchführen

Ihre Prioritätenliste ist kein Artefakt. Sie ist ein dynamisches Dokument, das täglich überprüft werden sollte, da ständig Probleme auftreten und sich Prioritäten regelmäßig ändern. Überprüfungen sollten sowohl auf persönlicher als auch auf Führungsebene erfolgen.

Bei Lucid findet alle drei Wochen ein funktionsübergreifendes Meeting zur Priorisierung von Aufgaben statt. Führungskräfte koordinieren, verfolgen und stellen sicher, dass die Geschäftsstrategien mit den verfügbaren Ressourcen und den Fähigkeiten der Teams übereinstimmen.

Visual Activities sind dynamische Aktivitäten, die Gruppen helfen, sich in Sekundenschnelle zu koordinieren. Sie eignen sich daher perfekt für diese Art von Besprechungen. Mit einem Klick können Sie Ideen kategorisieren, darüber abstimmen oder Aufgaben priorisieren.

3. Aufgeschlossen bleiben

Wenn Sie Daten erhalten, die darauf hindeuten, dass Sie Ihren Fokus ändern sollten, während Sie Ihre Prioritätenliste überprüfen, scheuen Sie sich nicht, einen Kurswechsel vorzunehmen! Sie müssen flexibel genug bleiben, um zu erkennen, wann Projekte abgebrochen oder Ressourcen umverteilt werden sollten. Seien Sie bereit, Zeitpläne, Umfang oder Ressourcen anzupassen. Vermeiden Sie den Denkfehler, an Projekten festzuhalten, nur weil bereits viel Zeit oder Geld investiert wurde. Wenn Sie zum Beispiel ganz nah an der Fertigstellung eines Projekts oder einer Aufgabe sind, und sich nur aufgrund der bereits investierten Zeit oder des Geldes entscheiden, es abzuschließen, selbst wenn Sie feststellen, dass es keine lohnende Investition mehr ist. 

Gleichzeitig sollten Sie auch nicht darauf warten, dass eine Situation perfekt ist, bevor Sie handeln. Dazu sagt Torgerson:

„Ohne gute Daten kann man keine fundierte Entscheidung treffen – das wäre raten. Je mehr Daten Sie haben, desto fundiertere Entscheidungen können Sie treffen. Denken Sie jedoch daran, dass ein gewisses Maß an gesundem Scheitern auch einfach dazugehört.“

Nutzen Sie so viele Daten wie möglich, um die Entscheidungsfindung durch eine unserer zahlreichen Integrationen mit den Anwendungen und der Software, die Sie bereits verwenden, zu optimieren. 

4. Auf Stakeholder verlassen

So schwierig die Priorisierung auch ist, die gute Nachricht ist, dass Sie als IT-Verantwortlicher nicht immer selbst Entscheidungen treffen müssen. 

Torgerson gibt an, dass es am Ende glücklicherweise nicht immer seine Aufgabe ist, zwischen Prioritäten zu entscheiden, wie etwa ob es wichtiger ist, Risiken zu minimieren oder Prioritäten umzusetzen. Er sagt: „Manchmal besteht meine Aufgabe darin, ausreichende Belege dafür zu sammeln, was innerhalb der Grenzen der verfügbaren Ressourcen möglich ist, und dann ziehe ich die Stakeholder hinzu, um die endgültige Entscheidung zu treffen.“

Die offene Kommunikation und kontinuierliche Zusammenarbeit mit den relevanten Stakeholdern ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung für den Prozess der Priorisierung. Die Diagrammfunktionen von Lucid eignen sich perfekt, um selbst die komplexesten Daten und Systeme klar zu vermitteln, sodass die Stakeholder fundierte Entscheidungen treffen können und alle über den aktuellen Stand von Projekten und Initiativen informiert sind.

 

Maximieren Sie den Geschäftswert mit Lucid

Die Vielzahl an Anfragen, die IT-Verantwortliche erhalten, kann überwältigend sein, aber Lucid kann Abhilfe schaffen. Mit Dutzenden von Tools für eine nahtlose Zusammenarbeit, Hunderten von Vorlagen, mit denen Sie direkt loslegen können, Integrationen, die bereits geleistete Arbeit nutzen, um Zeit zu sparen, und komplexen Diagrammfunktionen, um jeden Prozess oder jedes System abzubilden, kann Lucid Ihnen helfen, mehr in kürzerer Zeit zu erledigen und die Priorisierung zu vereinfachen.