Faire le tri : un cadre de priorisation pour les responsables informatiques afin de maximiser la valeur métier

Dans un paysage numérique en constante évolution, la pression est forte pour rester à la pointe de la technologie. Prendre du retard signifierait une baisse de l’efficacité, de l’innovation et de la capacité à être compétitif sur le marché. Si tous les types de dirigeants ressentent le besoin d’adopter cette mentalité avant-gardiste, aucun ne le fait autant que ceux qui travaillent dans le secteur informatique.

Les responsables informatiques doivent gérer quotidiennement une multitude de demandes et de tâches afin d’aider leur entreprise à fonctionner aussi efficacement que possible. Entre les pannes système, les incidents de sécurité, les tickets de support, les demandes de projet, la maintenance des technologies et des systèmes, les exigences de conformité, etc., il est pratiquement impossible pour un seul service de tout gérer, en particulier dans les grandes entreprises.

C’est là qu’intervient la hiérarchisation.

Avec autant de pression provenant des parties prenantes et des différents services, les responsables informatiques doivent développer leur capacité à hiérarchiser les demandes, à déterminer celles qui sont prioritaires, celles qui sont moins critiques et celles qui ne méritent pas qu’on s’y attarde.

Alors, quelles sont les priorités à établir ? 

Les responsables informatiques doivent gérer et hiérarchiser de nombreuses initiatives, projets et tâches. Il s’agit notamment des demandes d’examen de nouvelles applications, des problèmes liés aux systèmes et à la sécurité, des tests logiciels, des questions d’approvisionnement pour les nouveaux employés et les collaborateurs, et bien plus encore. 

Il est souvent facile d’identifier les demandes les plus critiques lorsqu’elles sont urgentes, par exemple lorsqu’un ordinateur est piraté ou que l’Internet est en panne. Mais lorsque les demandes ne sont pas urgentes, la prise de décision devient beaucoup plus complexe. Les responsables informatiques doivent apprendre à prendre des décisions difficiles et à faire des compromis éclairés afin d’obtenir le meilleur retour sur investissement possible pour l’entreprise.

Pourquoi la hiérarchisation est particulièrement vitale pour les responsables informatiques

Tous les dirigeants doivent établir des priorités, mais cette compétence est particulièrement vitale pour les responsables informatiques, car leur travail a un impact direct sur tous les autres services de l’entreprise. Une mauvaise hiérarchisation des priorités peut entraîner :

1. Gaspillage de ressources : si les tâches ne sont pas hiérarchisées de manière efficace, le budget et le temps sont gaspillés sur des initiatives moins importantes qui n’offrent pas de retour sur investissement.

2. Objectifs stratégiques manqués : sans le soutien adéquat de l’équipe informatique, les services (et les entreprises dans leur ensemble) ne sont pas en mesure d’atteindre leurs OKR.

3. Risque accru : si des éléments tels que la maintenance de l’infrastructure et les mises à jour de sécurité ne sont pas hiérarchisés de manière appropriée, les données sensibles peuvent devenir vulnérables aux cybermenaces.

4. Innovation freinée : les organisations ont besoin de ressources pour innover correctement, et pour cela, elles doivent disposer des bons outils. Sans eux, il existe un risque de passer à côté d’opportunités qui pourraient procurer un avantage concurrentiel.

5. Baisse de la productivité : sans le soutien nécessaire pour bien travailler et collaborer efficacement, les équipes ne peuvent pas donner le meilleur d’elles-mêmes.

6. Épuisement professionnel accru : si les problèmes techniques sont fréquents ou si les employés ont l’impression de ne pas disposer des outils nécessaires pour bien faire leur travail, ils peuvent plus facilement s’épuiser, ce qui entraîne également une augmentation du taux de rotation du personnel.

À quoi ressemble une mauvaise hiérarchisation des priorités ?

Il n’est pas toujours évident de déterminer immédiatement si une organisation établit correctement ses priorités, mais il existe toujours des signes. David Torgerson, vice-président de l’infrastructure et des technologies de l’information chez Lucid, suggère : « Si vous ne pouvez pas identifier un trimestre donné et savoir exactement ce que vous avez accompli, c’est que votre système de hiérarchisation des priorités est défaillant. » 

Si une organisation mène de nombreuses actions différentes sans obtenir de résultats concrets pouvant être liés à des données et à des indicateurs, cela peut signifier qu’il y a un problème au niveau de la hiérarchisation des priorités. D’autres problèmes peuvent également se poser, comme le fait de perdre continuellement du temps sur des tâches qui ne semblent jamais aboutir ou d’adopter un projet pour lequel vous ne disposez probablement pas des ressources nécessaires, qu’il s’agisse de temps ou d’argent.

Conseils pour faciliter la hiérarchisation des priorités

Nous savons que la hiérarchisation des priorités est essentielle au succès d’une entreprise. Mais comment pouvez-vous l’améliorer dans votre organisation ? Considérez ces suggestions de David Torgerson.

1. Prendre des notes

Cela semble simple, mais une bonne hiérarchisation commence par une méthode organisée de prise de notes. David déclare : « Prenez l’habitude de tout noter. Pouvez-vous réussir sans cela ? Bien sûr, mais pourquoi gaspiller votre énergie mentale sur quelque chose qui ne vous apporte aucune valeur ajoutée ? » 

David explique que lorsque vous libérez votre cerveau de la mémorisation des tâches, vous pouvez vous concentrer davantage sur les solutions et l’établissement efficace de priorités. Il n’y a pas de méthode unique pour y parvenir, vous pouvez choisir l’outil qui vous convient le mieux, mais son application préférée est Lucid. « Avant, je transportais toujours un carnet avec moi, mais Lucid m’aide davantage à rester concentré et organisé. »

Lucid propose de nombreux modèles pour créer et gérer vos listes de priorités, ainsi que pour pondérer les données afin de prendre les décisions difficiles entre les tâches. Sa zone de travail illimitée est aussi vaste que vos pensées et vos idées. 

2. Réviser régulièrement

Votre liste de priorités n’est pas figée. Il s’agit d’un document évolutif qui doit être revu quotidiennement, car des problèmes surgissent constamment et les priorités changent régulièrement. Les révisions doivent être effectuées à un niveau personnel et exécutif.

Chez Lucid, une réunion plurifonctionnelle de hiérarchisation des priorités est organisée toutes les trois semaines. Les cadres coordonnent, suivent et s’assurent que les stratégies métier correspondent aux capacités et aux disponibilités des équipes.

Les activités visuelles sont des activités dynamiques qui aident les groupes à se coordonner en quelques secondes ; elles sont donc parfaites pour ce type de réunions. D’un simple clic de bouton, vous pouvez catégoriser et soumettre des idées à un vote ou hiérarchiser des tâches.

3. Garder l’esprit ouvert

Si vous obtenez des informations qui vous suggèrent de modifier vos priorités lors de la révision de votre liste, n’hésitez pas à changer de cap ! Vous devez rester suffisamment flexible pour savoir quand abandonner certains projets ou réaffecter des ressources. Soyez prêt à ajuster la chronologie, la portée ou les ressources. Évitez le piège des coûts irrécupérables, qui consiste à décider de terminer un projet ou une tâche parce que vous y avez déjà consacré beaucoup de temps ou d’argent, même si vous estimez que ce n’est plus un investissement rentable. 

En même temps, vous ne devez pas non plus attendre qu’une situation soit parfaite avant d’agir. À ce sujet, David ajoute :

« Vous ne pouvez pas prendre une bonne décision sans disposer de données fiables, sinon vous ne faites que deviner. Plus vous disposez de données, meilleures seront vos décisions. Cependant, n’oubliez pas qu’un certain nombre d’échecs sont inévitables dans le cadre de la mise en œuvre. »

Exploitez le plus de données possible pour optimiser la prise de décisions grâce à l’une de nos nombreuses intégrations avec les applications et logiciels que vous utilisez déjà. 

4. S’appuyer sur les parties prenantes

Même si la hiérarchisation des priorités est difficile, la bonne nouvelle est qu’en tant que responsable informatique, vous n’avez pas toujours à prendre les décisions vous-même. 

David Torgerson explique qu’au final, heureusement, ce n’est pas toujours à lui de décider des priorités, par exemple s’il est plus important d’atténuer les risques ou de faire avancer certaines initiatives. Il explique : « Parfois, mon travail consiste en réalité à rassembler suffisamment d’informations sur ce qui est possible dans les limites des ressources disponibles, puis à faire appel aux parties prenantes pour prendre la décision finale. »

Le maintien d’une communication ouverte et d’une collaboration continue avec les parties prenantes concernées est également essentiel au processus de hiérarchisation. Les capacités de création de diagrammes de Lucid sont parfaites pour présenter clairement les données et les systèmes les plus complexes, afin que les parties prenantes puissent facilement prendre des décisions éclairées et que tout le monde soit en phase avec l’état actuel des projets et des initiatives.

 

Optimisez la valeur métier avec Lucid

La surabondance de demandes auxquelles sont confrontés les responsables informatiques peut sembler insurmontable, mais Lucid peut vous aider. Grâce à des dizaines d’outils qui facilitent la collaboration, des centaines de modèles pour vous aider à démarrer rapidement, des intégrations qui exploitent le travail que vous avez déjà effectué pour gagner du temps et des fonctionnalités de création de diagrammes complexes pour cartographier n’importe quel processus ou système, Lucid vous aide à en faire plus en moins de temps, tout en simplifiant la hiérarchisation des tâches.