Superando el ruido: Un marco de trabajo para que los líderes de TI prioricen y maximicen el valor del negocio

Ante un panorama digital en constante evolución, existe la presión de estar siempre a la vanguardia tecnológica. Quedarse atrás implicaría menos eficiencia, innovación y capacidad para competir en el mercado. Si bien todos los líderes sienten la necesidad de adoptar esta mentalidad vanguardista, quizás ninguno lo haga tanto como quienes trabajan en TI.

Los líderes de TI tienen que gestionar una gran cantidad de solicitudes y tareas diariamente para ayudar a su organización a trabajar de la manera más eficiente posible. Entre interrupciones del sistema, incidentes de seguridad, solicitudes de soporte técnico, solicitudes de proyectos, mantenimiento de la tecnología y el sistema, requisitos de cumplimiento y más, es básicamente imposible que un departamento aborde cada uno de ellas, especialmente en las grandes empresas.

Aquí es donde entra la priorización.

Ante la demanda de atención de los stakeholders y departamentos, los líderes de TI deben desarrollar la habilidad de priorizar y definir qué solicitudes atender primero, cuáles son menos críticas y cuáles no merecen su tiempo en absoluto.

Entonces, ¿qué hay que priorizar exactamente? 

Los líderes de TI deben gestionar y priorizar muchas iniciativas, proyectos y tareas, como nuevas solicitudes de revisión de aplicaciones, problemas de sistema y seguridad, pruebas de software, problemas de suministro para nuevos empleados y mucho más. 

Por lo general, es fácil identificar las solicitudes más críticas, ya que son apremiantes, como cuando hackearon una computadora o el servicio de internet no funciona. Pero, cuando las solicitudes no son apremiantes, la toma de decisiones se vuelve mucho más compleja. Los líderes de TI deben aprender a tomar decisiones difíciles y hacer sacrificios conscientes con el fin de asegurar el mayor retorno de la inversión para la empresa.

Por qué la priorización es especialmente vital para los líderes de TI

Todos los líderes deben priorizar, pero esta habilidad es especialmente vital para los líderes de TI, ya que su trabajo afecta directamente a todos los demás departamentos de la empresa. Una priorización inadecuada puede causar:

1. El desperdicio de los recursos: si las tareas no se priorizan eficientemente, se desperdicia presupuesto y tiempo en iniciativas menos importantes que no ofrecen un retorno de la inversión.

2. El incumplimiento de objetivos estratégicos: sin la asistencia adecuada del equipo de TI, los departamentos (y las empresas en general) no pueden cumplir sus OKR.

3. Un aumento del riesgo: si no se priorizan adecuadamente elementos como el mantenimiento de la infraestructura y las actualizaciones de seguridad, los datos confidenciales pueden quedar expuestos a amenazas cibernéticas.

4. La interrupción de la innovación: las organizaciones necesitan recursos para innovar adecuadamente y, para ello, necesitan las herramientas adecuadas. Sin ellas, se corre el riesgo de perder oportunidades para obtener una ventaja competitiva.

5. La reducción de la productividad: sin el soporte que necesitan para trabajar bien y colaborar de manera eficiente, los equipos no pueden dar lo mejor de sí.

6. Un mayor agotamiento de los empleados: si hay problemas técnicos continuos o si las personas no sienten que tienen lo necesario para hacer bien su trabajo, pueden agotarse más fácilmente, lo que también conduce a una mayor rotación de personal.

¿Cómo identificar una priorización incorrecta?

No siempre se detecta de inmediato cuándo una organización no tiene un orden de prioridades correcto, pero siempre hay indicios. David Torgerson, vicepresidente de infraestructura y TI de Lucid, sugiere: "Si no se puede hacer referencia a un trimestre específico y saber exactamente qué se logró, se trata de una falla en la priorización". 

Si una organización lleva a cabo muchas actividades diferentes pero en realidad no logra nada que pueda vincularse a datos y métricas, esto podría representar un problema de priorización. Otros problemas incluyen perder tiempo continuamente en cosas que nunca parecen concretarse o adoptar un proyecto para el que probablemente no se tengan los recursos, como tiempo o dinero.

Cómo optimizar la priorización de tu empresa

Sabemos que la priorización es vital para el éxito de una empresa. Por ello, te compartimos estas sugerencias de Torgerson para que puedas mejorarla en tu organización.

1. Escribe

Parece bastante simple, pero la priorización adecuada comienza con un método organizado de toma de notas. Torgerson dice: "Adquiere el hábito de escribir todo. ¿Puedes tener éxito sin eso? Claro, pero ¿por qué desperdiciarías energía mental en algo que en realidad no te proporciona valor?". 

David explica que, cuando liberas tu mente de recordar tareas, puedes concentrarte mejor en las soluciones y en la priorización efectiva. No hay una única manera correcta de hacer esto; puedes elegir la herramienta que prefieras, pero su aplicación favorita es Lucid. "Solía llevar un bloc de notas físico, pero Lucid es mejor para ayudarme a mantenerme enfocado y organizado".

Lucid ofrece muchas plantillas para empezar y mantener tus listas de priorización, además de ponderar datos para tomar decisiones difíciles entre tareas. Su lienzo infinito es tan ilimitado como tus pensamientos e ideas. 

2. Haz revisiones regulares

Tu lista de prioridades no es un artefacto. Es un documento vivo que debe revisarse diariamente porque los problemas surgen constantemente, y las prioridades cambian regularmente. Las revisiones deben hacerse a nivel personal y ejecutivo.

En Lucid, se lleva a cabo una reunión de priorización multifuncional cada tres semanas. Los ejecutivos coordinan, hacen un seguimiento y se aseguran de que las estrategias comerciales se alineen con aquello para lo cual los equipos están disponibles y tienen la capacidad para enfocarse.

Las Actividades Visuales son actividades dinámicas que ayudan a los grupos a alinearse en segundos, por lo que son perfectas para este tipo de reuniones. Con solo hacer clic en un botón, se pueden categorizar y votar ideas o priorizar tareas.

3. Mantén la mente abierta

Si, al revisar tu lista de prioridades, obtienes datos que sugieren que debes cambiar de enfoque, ¡no tengas miedo de cambiar de rumbo! Debes ser lo suficientemente flexible como para saber cuándo abandonar proyectos o reasignar recursos. Mantente dispuesto a ajustar plazos, alcance o recursos. Evita la falacia del costo irrecuperable: cuando estás tan cerca de terminar un proyecto o tarea que simplemente decides finalizar por el tiempo o el dinero ya invertido, incluso si determinas que ya no es una inversión que valga la pena. 

Al mismo tiempo, tampoco debes esperar a que la situación sea perfecta para actuar. Al respecto, Torgerson dice:

"No puedes tomar una buena decisión sin buenos datos; eso se llama adivinar. Cuantos más datos tengas, mejores decisiones podrás tomar. Sin embargo, recuerda que existe un cierto grado de fracaso útil que se espera como parte de la ejecución".

Aprovecha la mayor cantidad de datos que puedas para optimizar la toma de decisiones mediante una de nuestras docenas de integraciones con las aplicaciones y el software que ya usas. 

4. Confía en las partes interesadas

Por más difícil que sea priorizar, la buena noticia es que, como líder de TI, no siempre tienes que tomar las decisiones tú. 

Torgerson dice que al final, afortunadamente, no siempre es su trabajo determinar las prioridades, como si es más importante mitigar el riesgo o impulsar las prioridades: "A veces, mi trabajo es reunir amplia evidencia de lo que es posible dentro de las limitaciones de los recursos disponibles, y luego involucrar a las partes interesadas para que tomen la decisión final".

Mantener una comunicación abierta y una colaboración continua con las partes interesadas relevantes también es vital para el proceso de priorización. Las capacidades de diagramación de Lucid son perfectas para transmitir claramente incluso los datos y sistemas más complejos, de modo que las partes interesadas puedan tomar decisiones informadas fácilmente y todos estén en sintonía con el estado actualizado de los proyectos y las iniciativas.

 

Maximiza el valor comercial con Lucid

La superabundancia de solicitudes que reciben los líderes de TI puede resultar abrumadora, y Lucid puede ayudar. Gracias a sus docenas de herramientas que incentivan la colaboración fluida, cientos de plantillas para impulsar un trabajo mejor, integraciones que aprovechan el trabajo que ya has hecho para ahorrar tiempo, y capacidades complejas de diagramación para mapear cualquier proceso o sistema, Lucid puede ayudarte a hacer más en menos tiempo, logrando que la priorización sea más sencilla.