ノイズを排除 : ビジネス価値を最大化するための IT リーダーの優先順位付けフレームワーク

絶えず進化するデジタル環境においては、常に最先端のテクノロジーを追求するプレッシャーに追われます。時代遅れになれば、効率性、イノベーション、そして市場競争力の低下を招きます。あらゆるタイプのリーダーがこうした先進的な考え方を受け入れる必要性を感じていますが、IT 業界で働くリーダーほどこれを実践している人はいないかもしれません。

IT 部門のリーダーは、組織の業務効率を最大限に高めるために、日々、膨大な数のリクエストとタスクを管理しなければなりません。システム障害、セキュリティインシデント、サービスデスクへのチケット、プロジェクトリクエスト、テクノロジーとシステムのメンテナンス、コンプライアンス要件など、特に大企業では、一部門で全てに対応することは事実上不可能です。

ここで役立つのが優先順位付けです。

競合するステークホルダーや部門からの多くの意見が飛び交う中、IT 部門のリーダーは、どのリクエストを最優先するか、どのリクエストがそれほど重要でないか、どのリクエストがまったく時間の無駄であるかを見極めるスキルを身につける必要があります。

では、具体的に何を優先する必要があるのでしょうか？

IT 部門のリーダーは、多くの施策、プロジェクト、タスクを管理し、優先順位を付ける必要があります。これには、新しいアプリケーションのレビュー依頼、システムおよびセキュリティの問題、ソフトウェアのテスト、新入社員や従業員向けの供給の問題などが含まれます。

コンピュータがハッキングされたり、インターネットがダウンしたりといった、時間的な制約がある場合、最も重要なリクエストを特定するのは容易です。しかし、時間的な制約がない場合、意思決定ははるかに複雑になります。IT 部門のリーダーは、企業にとっての ROI を最大化するために、難しい意思決定と意識的なトレードオフの術を習得する必要があります。

IT 部門のリーダーにとって優先順位付けが特に重要な理由

優先順位付けはどんなリーダーでも必要ですが、特にその仕事が社内の他のすべての部門に直接影響する IT 部門のリーダーにとっては、非常に重要なスキルとなります。不適切な優先順位付けは次のような問題につながる可能性があります。

1. リソースの無駄 : タスクの優先順位付けが非効率的だと、ROI をもたらさない重要度の低い取り組みに予算と時間が無駄に費やされてしまいます。

2. 戦略目標の不達成 : IT チームの適切なサポートがなければ、部門 (および会社全体) で OKR を達成できません。

3. リスクの増大 : インフラストラクチャのメンテナンスやセキュリティ更新などの要素が適切に優先順位付けされていないと、機密データがサイバー脅威に対して脆弱になる可能性があります。

4. イノベーションの停滞 : 組織が適切にイノベーションを起こすにはリソースが必要で、そのためには適切なツールが必要です。これらがなければ、競争優位性を獲得する機会を逃すリスクがあります。

5. 生産性の低下 : チームが円滑に作業し、効率的に共同作業するために必要なサポートがなければ、最高の成果を上げることはできません。

6. 従業員の燃え尽き症候群の悪化 : 技術的な問題が継続的に発生したり、従業員が自分の仕事をうまく遂行するために必要なものが揃っていないと感じたりする場合、従業員は燃え尽き症候群に陥りやすくなり、離職率も高くなります。

不適切な優先順位付けとは？

組織が適切に優先順位を付けていないことがすぐに表面化するとは限りませんが、兆候は常に表出します。Lucid のインフラストラクチャおよび IT 担当バイスプレジデントの David Torgerson は次のように提案しています。「特定の四半期を指し示して何を達成したかを正確に把握できないとしたら、優先順位付けが崩れているといえます。」

組織がさまざまな取り組みを行っているにもかかわらず、データや指標に結びつく実際の成果が何も出ていない場合、優先順位付けに問題がある可能性があります。また、成果が出そうにない取り組みに時間を浪費し続けたり、時間や資金といったリソースが不足する可能性のあるプロジェクトを採用したりすることも問題です。

優先順位付けを簡単にするヒント

ビジネスの成功には優先順位付けが不可欠ですが、どうすれば組織内でこれを改善できるでしょうか。Torgerson の提案を考慮してみてください。

1. 書き留める

一見シンプルに思えますが、適切な優先順位付けは、整理されたメモの取り方からスタートします。Torgerson は「すべてを書き留める習慣をつけましょう。メモを取らなくとも成功できるかといえば、否定はしません。ですが、実際に価値をもたらさないことに精神的なエネルギーを浪費する必要はないはずです」としています。

同様に、タスクを覚えることから脳を解放すると、解決策や効果的な優先順位付けに、より集中できると説明しています。これを行う方法は色々あり、好きなツールを選べますが、Torgerson は Lucid を選んでいます。「以前は紙のメモ帳を持ち歩いていましたが、Lucid の方が集中力を保ち、整理するのに優れています。」

Lucid は、優先順位リストの作成と維持に役立つ豊富なテンプレートに加え、タスク間の難しい判断を行うためのデータ評価機能も備えています。その無限キャンバスは、思考やアイデアと同じように無限の可能性を秘めています。

2. 定期的なレビューを実施する

優先順位リストは単なる資料ではなく、常に更新すべき文書です。問題は絶えず発生し、優先順位は定期的に変更されるため、毎日見直す必要があります。レビューは個人レベルと経営幹部レベルで実施する必要があります。

Lucid では、部門横断的な優先順位付け会議が3週間ごとに開催されます。経営幹部は、チームがどのようなことに参加でき、どのような能力を持ち合わせているかに基づいて経営戦略を調整し、追跡し、確実に調整します。

ビジュアルアクティビティは、数秒でグループの意思を統一するのに役立つ動的なアクティビティで、このような会議に最適です。ボタンをクリックするだけで、アイデアを分類して投票したり、タスクに優先順位を付けたりできます。

3. 心を開く

優先順位リストを見直す際に、焦点を変えるべきことを示唆するデータが得られたら、恐れずに方向転換しましょう。プロジェクトを中止すべき時やリソースを移すべき時を知るためには、十分な柔軟性が必要です。タイムライン、スコープやリソースを調整することに前向きであるべきです。プロジェクトやタスクの完了が近づいても、すでに費やした時間や費用から、もはや堅実な投資ではないと判断した場合は、サンクコストの誤謬を避けるようにしましょう。

同時に、状況が完璧になるまで行動を起こさないことも重要です。この点について、Torgerson は次のように述べています。

「良質なデータがなければ、良い意思決定はできません。これは意思決定でなく推測です。データが多ければ多いほど、より良い意思決定が可能になります。しかし、実行においては、ある程度の健全な失敗は当然のこととして想定されるべきことを忘れないでください。」

可能な限り多くのデータを活用し、既に使用しているアプリケーションやソフトウェアとの数十のインテグレーションを通じて意思決定を最適化します。

4. ステークホルダーに頼る

優先順位付けは難しいですが、幸い、IT 部門のリーダーが必ずしも自分で決定を下す必要はありません。

Torgerson は、最終的には、リスクを軽減することと優先事項を推進することのどちらが重要かを決定するのは必ずしも自分の役割ではないと述べています。「私の仕事は、時には、利用可能なリソースの制約内で何が可能かについて十分な証拠を集めることとなります。その後、ステークホルダーを巻き込んで最終決定を下します」と言います。

優先順位付けプロセスにおいても、関係するステークホルダーとのオープンなコミュニケーションと継続的なコラボレーションを維持することは不可欠です。Lucid の作図機能は複雑なデータやシステムを明確に伝えるのに最適で、ステークホルダーが十分な情報に基づいて意思決定を容易に行えるようにし、プロジェクトや施策の現状について全員が共通の認識を持つことができます。

 

Lucid でビジネス価値を最大化

IT 部門のリーダーは寄せられるリクエストの多さに圧倒されかちですが、Lucid が役立ちます。コラボレーションをシームレスにするための数十のツール、最高の仕事をすぐに始めるための何百ものテンプレート、既存の作業を活用して時間を節約するインテグレーション、あらゆるプロセスやシステムをマッピングする複雑な作図機能などを備えた Lucid は、より短時間でより多くのことを成し遂げ、優先順位付けを簡単にする上で有効です。