Wie 7 Lucid-Mitarbeitende Lucid für die Prozessverbesserung nutzen

Der Versuch, bei der Arbeit effizienter, genauer und produktiver zu werden, ist für viele Menschen eine Herausforderung. Doch wo fängt man überhaupt an, wenn es darum geht, einen bestehenden Prozess zu verbessern, sei es die Nachverfolgung von Leads oder die Durchführung von Interviews?

Um Ideen zu sammeln, haben wir unsere Kolleginnen und Kollegen bei Lucid gefragt, wie sie Prozessverbesserungen erreichen, und sie nutzen Lucid auf unterschiedlichste Weise, um ihre Arbeit zu beschleunigen und zu verbessern. Mit Lucid haben sie alles, was sie für die Prozessverbesserung benötigen, vom Brainstorming und dem Priorisieren von Optimierungsideen bis hin zur Gestaltung neuer Prozesse. Sehen Sie sich die Antworten von sieben Lucidites an, um Ideen zu erhalten, wie Sie einen Prozess mit Lucid verbessern können. 

Abbildung des Einstellungs- und Onboarding-Prozesses

Die Verbesserung des Ablaufs bei Neueinstellungen kann eine Herausforderung sein – insbesondere in einem wachsenden Unternehmen wie Lucid. Von der Planung von Vorstellungsgesprächen für eine offene Stelle bis hin zum Abschluss des Onboardings ist der Einstellungsprozess der erste Eindruck von der Kultur und den Werten eines Unternehmens. Es ist wichtig, potenziellen Kandidaten und neuen Mitarbeitenden einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen und gleichzeitig die einstellenden Führungskräfte mit den richtigen Fähigkeiten auszustatten. 

Matt Dawson, Senior Director of Engineering bei Lucid, nutzt Lucid, um den Interviewprozess für die Position des Senior Engineers zu überprüfen und zu verbessern. „Ich habe Visualisierungen erstellt, um den bestehenden Prozess zu erläutern“, sagt er, „und ich habe auch einige Alternativen entwickelt, indem ich Teile des bestehenden Prozesses entfernt und neue Abschnitte hinzugefügt habe. Während wir daran gearbeitet haben, den Prozess zu verfeinern, haben wir das Interview-Board kontinuierlich überprüft.“ 

In Lucid ist es einfach, einen bestehenden Prozess zu visualisieren, damit Sie den Überblick darüber behalten, was gut funktioniert und welche Bereiche verbessert werden können. Wenn Sie Änderungen vornehmen, können Sie jederzeit auf den Revisionsverlauf Ihres Boards zurückblicken, um ältere Versionen Ihres Prozesses mit den neuen zu vergleichen.  

Ellen Thompson, Director of Learning, Development and Inclusion, hat Lucid auch genutzt, um den aktuellen Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende zu visualisieren und Änderungen am Ablauf vorzunehmen, um die Erfahrung neuer Mitarbeitender zu verbessern. „Wir haben Lucid genutzt, um den Einstellungsprozess zu kartieren, damit wir unseren Inhalts- und Schulungsplan aktualisieren können“, sagt sie. „Dies hat Personalverantwortliche und Interviewer besser mit den für den Einstellungsprozess benötigten Fähigkeiten ausgestattet.“

Thompsons Team nutzte Lucidspark für Brainstorming- und Kollaborationssitzungen, dann Lucidchart, um Diagramme des Workflows des Einstellungsprozesses zu erstellen. Thompson entwickelte außerdem ein neues Schulungsprogramm für Lucidites, um ihre Karriereentwicklung zu beschleunigen, indem sie Umrisse des Programms entwarf, Daten berichtete, Lernziele besprach und Abhängigkeiten identifizierte. Durch die Nutzung der Universal Canvas-Funktion zum einfachen Wechsel zwischen Lucidspark und Lucidchart war es möglich, sich von der Ideenfindung bis zur Markteinführung alles zu holen, was sie brauchte, um einen neuen Prozess zu entwerfen und zu dokumentieren.

Verwaltung der täglichen Aufgaben

Prozessverbesserung muss nicht immer die Änderung eines Prozesses für einen gesamten Arbeitsablauf oder ein ganzes Team umfassen. Manchmal kann es einen großen Unterschied machen, sich darauf zu konzentrieren, wie die Effizienz auf individueller Ebene gesteigert werden kann. 

Die Verwendung von Lucid zur Verwaltung täglicher Aufgaben ist ein beliebter Trick für Lucidites. Die Visualisierung einer To-Do-Liste, sei es durch die Erstellung eines Kanban-Boards, die Verwendung von Smart Containers oder die Anwendung der Bedingten Formatierung, erleichtert es, den Überblick über Aufgaben zu behalten und Fortschritte zu erkennen. 

„Ich bin auf Lucid umgestiegen, um meine täglichen Aufgaben im Auge zu behalten“, sagt Anna Hanson, Data Analyst I. „Ich überprüfe meine aktuellen Projekte und deren Status – es ist so hilfreich, diese visuell zu sehen, statt eine laufende Checkliste zu haben!“

Die Visualisierung von Aufgaben hilft Menschen, ihre Zeit effektiv zu verwalten und fokussiert zu bleiben. Sie erleichtert es auch, Prioritäten zu dem zu setzen, was zuerst erledigt werden sollte, und die Woche im Voraus zu planen. Außerdem ist es in Lucid einfach, die Arbeitsbelastung durch Berichtsformen wie einen Fortschrittsbalken zu verfolgen. So sehen Sie für Abgeschlossenes einen Prozentsatz, was Ihnen ein Erfolgserlebnis vermittelt. 

Caleb Sly, Senior Software Engineer I, hat mehrere Gründe, warum er Lucid verwendet, um den Überblick über seine Aufgaben zu behalten: „Ich nutze die Smart Containers von Lucid für meine tägliche To-Do-Liste. Ich schätze die freie Form von Lucid und verwende das Board oft als Notizblock.“ Genau wie ein traditionelles Notizbuch können Sie Lucid für freie Ideenfindung nutzen, um Notizen, Ideen und Feedback festzuhalten, und gleichzeitig die Art und Weise verbessern, wie Sie Ihre täglichen Aufgaben verwalten.

Eliminierung von Meeting-Redundanzen

Besprechungen sind ein notwendiger und kollaborativer Aspekt der täglichen Arbeit. Wenn sie nicht produktiv oder effizient gestaltet sind, kann man jedoch leicht das Gefühl bekommen, sie seien nicht ganz so notwendig. Und wenn Sie für mehrere Teams verantwortlich sind, kann die Zeit, die Sie in Besprechungen verbringen, manchmal überhandnehmen.

Als Steph Brunnemann, Senior Director of User Experience, bei Lucid anfing, übernahm sie zunächst zwei verschiedene Teams, was viel Koordination mit den Produkt- und Designteams erforderte. Sie nutzte Lucid, um den Zeitplan und Rhythmus ihrer Meetings zu verbessern und fand eine Möglichkeit, sie für alle Beteiligten effizienter zu gestalten.  

Zuerst erstellte Brunnemann eine Tabelle in Lucidchart, um zu sehen, wie viele ihrer Meetings wöchentlich, monatlich und vierteljährlich stattfanden. Dann kennzeichnete sie diese Besprechungen farblich und fügte eine Legende hinzu, um schnell zu sehen, welche Teams an bestimmten Besprechungen beteiligt waren.

„Es half mir, die bestehenden Meetings zu visualisieren, um eine Änderung vorzuschlagen, die es uns ermöglichte, Redundanzen zu beseitigen und die Zielgruppen zu straffen“, sagt sie. „Ich konnte sogar die Anzahl der Stunden, die die Mitarbeitenden jeden Monat in Meetings verbrachten, reduzieren.“ Durch die Visualisierung des aktuellen Prozesses konnte Brunnemann Wege zur Verbesserung des Prozesses aufzeigen und so nicht nur für sich selbst, sondern auch für ihre Teammitglieder Zeit und Mühe sparen.

Durchführung von Sprint-Retrospektiven zur Verbesserung agiler Prozesse

Die agile Denkweise dreht sich um kontinuierliche Verbesserung, und in der technischen Abteilung von Lucid wird diese Verbesserung als Teamleistung betrachtet. 

Durch die Ermöglichung von Retrospektiven in Lucid haben technische Teams einen zentralen, visuellen Raum, um Erkenntnisse zu ihrer Arbeit zu überprüfen. Dank agiler Entwicklungsvorlagen, die sie für Retrospektiven, Sprint-Planung und mehr verwenden können, haben Teams eine Struktur, um als Gruppe zu entscheiden, was sie zur Verbesserung der Prozesse anstreben. 

Rick Parker, Engineering Manager II, ist fest davon überzeugt, dass die Verbesserung agiler Prozesse vom Team selbst vorangetrieben wird. „Sie sehen und interagieren mit ihren eigenen Wahrnehmungen ihrer Prozesse“, sagt er. „Wenn diese Verbindung klar ist, kann das Team neue Maßnahmen mit den Problemen verknüpfen, die sie dazu motiviert haben, Veränderungen in Betracht zu ziehen. Dann können sie auf ihrer Überzeugung aufbauen, dass sie ihre Prozesse selbst in die Hand nehmen und gemeinsam verwalten können.“

Die agilen Teams von Parker verbessern die kollaborative Entscheidungsfindung in Retrospektiven durch: 

• Die Verwendung der Jira-Integration von Lucid zum Erstellen von Burndown-Charts und Geschwindigkeitsdiagrammen, um zu diskutieren, wie die Arbeit des Teams verlaufen ist

• Das Hosten von Visual Activities, um den Teilnehmenden die Möglichkeit zu geben, auf Fragen zur Stimmung des letzten Sprints zu antworten 

• Das Erstellen offener Fragen, damit die Teilnehmenden Post-its hinterlassen können, die ihre Höhepunkte, Frustrationen und Verbesserungsvorschläge beschreiben 

Diese Teams fügen in ihre Retrospektiven einen Abschnitt namens „Was nicht gut gelaufen ist“ ein. Das Feedback in diesem Abschnitt wird im Lucid-Board dokumentiert, wo das Team dann gemeinsam über die nächsten Schritte für umsetzbare Änderungen zur Verbesserung zukünftiger Sprints entscheiden kann.

Verfolgung von Marketing-Leads

Die Marketing- und Vertriebsabteilungen arbeiten Hand in Hand, da sie beide die Marke eines Unternehmens stärken und die Beziehungen zu Kunden festigen möchten. Die Gewährleistung einer reibungslosen Zusammenarbeit zwischen den beiden Abteilungen kann jedoch eine Herausforderung darstellen. 

Chelsea Ashton, Marketing Operations Manager, sagt: „Wir brauchten eine Möglichkeit, den Überblick darüber zu behalten, wie Marketing-Leads an den Vertrieb gesendet werden, da dieser Prozess je nach Art des Leads und des Empfängerteams sehr unterschiedlich ist.“ Um die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Marketing zu verbessern, erstellte sie ein Flussdiagramm in Lucid, um die Lead-Weiterleitung auf hoher Ebene zu visualisieren und den Prozess klarer zu gestalten, einschließlich Informationen wie die Namen von Vertriebsleitern und anderen Teammitgliedern. 

Um noch mehr Klarheit zu schaffen, fügte Ashton ihrem Flussdiagramm Verantwortungsbereiche hinzu, um es besser zu organisieren und den Prozess in verschiedene Phasen zu unterteilen. Durch die Verwendung von Verantwortungsbereichen, sagt sie, „können wir die verschiedenen beteiligten Teams, Variationen im Prozess und grundlegende Vertriebsinformationen im Auge behalten, damit nichts durch die Maschen fällt.“

Mit Lucid ist es einfach, klare Kommunikation zu etablieren und Ressourcen zwischen den Abteilungen freizugeben. Ashton konnte den Prozess des Lead-Sharings zwischen Marketing und Team verbessern und die Zusammenarbeit zwischen den Teams stärken. 

Verwenden Sie Lucid zur Prozessverbesserung in Ihrem Unternehmen

Die Prozessverbesserung ist eine wesentliche Praxis zur Steigerung der Produktivität und Effizienz, aber der Beginn kann herausfordernd sein. Mit Lucid können Sie bestehende Prozesse visualisieren, neue brainstormen und mit anpassbaren Vorlagen die Verbesserung anstoßen. 

Ab August 2025 steht der Prozess-Accelerator für Enterprise-Konten zum Kauf bereit, mit dem Sie Prozesse noch weiter standardisieren und verbessern können. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und erfahren Sie, wie Lucid Ihnen – genau wie unseren eigenen Lucidites – helfen kann, Prozesse in Ihrem Unternehmen zu verbessern.