Como 7 funcionários da Lucid usam a Lucid para melhoria de processos

Tornar o trabalho mais eficiente, preciso e produtivo é um desafio comum. Mas, ao tentar aprimorar um processo existente — seja para rastrear leads ou conduzir entrevistas — por onde começar? 

Para inspirar novas ideias, perguntamos às pessoas da Lucid como promovem a melhoria de processos. Elas compartilharam várias formas de usar a Lucid para acelerar e aprimorar o trabalho. Com a Lucid, contam com tudo o que é necessário para otimizar processos, do brainstorm e priorização de ideias até o desenho de novos fluxos. Confira as respostas de sete integrantes da Lucid e descubra como melhorar processos com a Lucid. 

Mapeando o processo de contratação e ambientação

Aprimorar o processo de ambientação pode ser desafiador, especialmente em uma organização em crescimento como a Lucid. Desde o agendamento de entrevistas até a conclusão da integração, esse processo é o primeiro contato de uma nova pessoa contratada com a cultura e os valores da empresa. É essencial garantir uma experiência fluida para candidatos e novos integrantes, além de preparar gestores com as habilidades certas. 

Matt Dawson, diretor sênior de engenharia na Lucid, usa a Lucid para revisar e aprimorar o processo de entrevistas para cargos de engenharia sênior. “Criei diagramas para explicar o processo existente”, conta. “Também desenvolvi alternativas, removendo partes do processo atual e adicionando novas etapas. Conforme aprimoramos o processo, voltamos regularmente ao quadro de entrevistas.” 

Na Lucid, é fácil visualizar um processo existente para entender o que funciona bem e o que pode ser melhorado. Conforme as mudanças são feitas, é possível consultar o histórico de revisões do quadro e comparar versões anteriores do processo com as novas.  

Ellen Thompson, diretora de aprendizagem, desenvolvimento e inclusão, também usa a Lucid para visualizar e otimizar o processo de ambientação, aprimorando a experiência de novas contratações. “Usamos a Lucid para mapear o processo de contratação e atualizar nosso conteúdo e plano de treinamento”, explica. “Isso preparou melhor gestores e entrevistadores com as habilidades necessárias para conduzir o processo.”

A equipe de Thompson usou o Lucidspark para sessões de brainstorming e colaboração, e depois o Lucidchart para criar diagramas do fluxo de trabalho de contratação. Ela também desenvolveu um novo programa de treinamento para acelerar o desenvolvimento de novos integrantes, esboçando o programa, reportando dados, definindo objetivos de aprendizagem e identificando dependências. Com o recurso de tela universal, foi possível alternar facilmente entre o Lucidspark e o Lucidchart, mantendo tudo o que precisava em um só lugar — da ideação ao lançamento.

Gerenciamento de tarefas diárias

Melhorar processos nem sempre significa redesenhar fluxos complexos ou mudar a dinâmica de uma equipe inteira. Às vezes, basta focar em como aumentar a eficiência no dia a dia individual. 

Gerenciar tarefas diárias na Lucid é um recurso muito usado por quem trabalha na empresa. Visualizar listas de tarefas com quadros Kanban, caixas inteligentes ou formatação condicional facilita o acompanhamento das atividades e do progresso. 

“Passei a usar a Lucid para acompanhar minhas tarefas diárias”, conta Anna Hanson, analista de dados. “Mapeio meus projetos e seus status — é muito mais útil ver tudo de forma visual do que manter uma lista corrida.”

Visualizar tarefas ajuda a gerenciar o tempo e manter o foco, além de facilitar a priorização do que deve ser feito primeiro. A Lucid também permite monitorar o volume de trabalho com formas de relatório, como barras de progresso, que mostram o percentual concluído e reforçam a sensação de avanço. 

Caleb Sly, engenheiro de software sênior, explica por que usa a Lucid no acompanhamento de tarefas: “Uso as caixas inteligentes da Lucid para minha lista diária. Gosto da liberdade que a Lucid oferece e costumo usar o mural como um bloco de anotações.” Assim como um caderno tradicional, a Lucid pode ser usada para anotações livres, ideias e feedbacks enquanto se gerenciam as tarefas do dia.

Eliminando redundâncias em reuniões

Reuniões são uma parte essencial e colaborativa do trabalho, mas podem se tornar improdutivas ou redundantes quando não são bem estruturadas. Para quem lidera várias equipes, o tempo gasto nelas pode rapidamente se acumular.

Quando Steph Brunnemann, diretora sênior de experiência do usuário, começou na Lucid, ela assumiu duas equipes diferentes, o que exigia uma grande coordenação entre produto e design. Ela usou a Lucid para revisar a agenda e a frequência das reuniões, tornando-as mais eficientes para todas as pessoas envolvidas.  

Primeiro, Brunnemann criou uma tabela no Lucidchart para visualizar quantas reuniões ocorriam semanal, mensal e trimestralmente. Em seguida, aplicou cores para categorizar os encontros e adicionou uma legenda para facilitar a identificação das equipes envolvidas.

“Isso me ajudou a visualizar as reuniões existentes e propor mudanças que permitiram eliminar redundâncias e otimizar os públicos”, relata ela. “Consegui até reduzir o número de horas que as pessoas passavam em reuniões por mês.” Ao visualizar o processo atual, Brunnemann identificou formas de melhorá-lo, economizando tempo e esforço, tanto para si quanto para os membros da equipe.

Realizando retrospectivas de sprint para melhoria de processos ágeis

O mindset Ágil é centrado na melhoria contínua, e no departamento de engenharia da Lucid essa evolução acontece como um esforço coletivo da equipe. 

Ao facilitar retrospectivas de sprint na Lucid, as equipes de engenharia ganham um espaço visual central para rever aprendizados sobre o trabalho. Graças aos Modelos de Metodologia Ágil para retrospectivas, planejamento sprint e outros eventos, as equipes encontram uma estrutura para decidir em grupo o foco das melhorias de processos.

Rick Parker, gerente de engenharia II, defende que a melhoria de processos ágeis é impulsionada pela própria equipe. "Eles percebem e se engajam com a própria visão dos seus processos", afirma. “Com essa conexão clara, a equipe consegue relacionar novas ações aos pontos críticos que os motivaram a buscar mudanças. Assim, podem fortalecer a crença de que são capazes de gerir e aprimorar os processos juntos”.

Para reforçar a tomada de decisão colaborativa nas retrospectivas, as equipes ágeis de Parker: 

• Usam a integração do Jira com a Lucid para criar gráficos de burndown e de velocidade, facilitando a discussão sobre o andamento da equipe.

• Hospedam Atividades Visuais para que todos respondam aos estímulos sobre a percepção do último sprint. 

• Criam prompts abertos que permitem aos participantes deixar notas adesivas com destaques, frustrações e sugestões de melhorias. 

Essas equipes incluem uma seção “o que não funcionou bem” nas retrospectivas. O feedback dessa etapa é registrado no mural da Lucid, permitindo que a equipe decida em conjunto as próximas ações para implementar melhorias nos sprints futuros. 

Acompanhamento de leads de marketing

Os departamentos de marketing e vendas trabalham juntos para construir a marca da empresa e fortalecer o relacionamento com os clientes. No entanto, garantir uma colaboração fluida entre as duas áreas pode ser desafiador.

Chelsea Ashton, gerente de operações de marketing, comenta: “Precisávamos de uma maneira de rastrear como os leads de marketing são encaminhados para o setor de vendas, já que esse processo varia bastante conforme o tipo de lead e a equipe que o recebe.” Para aprimorar a colaboração entre vendas e marketing, ela criou um fluxograma no Lucid para visualizar o encaminhamento dos leads em alto nível e tornar o processo mais claro, incluindo dados como nomes dos líderes de vendas e outros membros da equipe.

Para aumentar ainda mais a clareza, Ashton adicionou raias de fluxo ao fluxograma, organizando o processo em fases distintas. Segundo ela, “com as raias, conseguimos mostrar as diferentes equipes envolvidas, as variações no processo e acompanhar informações básicas de vendas, garantindo que nada passe despercebido."

Com a Lucid, é fácil estabelecer comunicação clara e compartilhar recursos entre departamentos. Ashton conseguiu aprimorar o processo de encaminhamento de leads do marketing para vendas, fortalecendo a colaboração entre equipes.

Use a Lucid para melhorar processos na sua organização

A melhoria de processos é essencial para aumentar a produtividade e a eficiência, mas começar pode ser desafiador. Com a Lucid, é possível visualizar processos existentes, realizar brainstorms para novos fluxos e aprimorar continuamente o trabalho usando modelos personalizáveis. 

Em agosto de 2025, a Extensão Processos estará disponível para contas Corporativas, oferecendo ainda mais recursos para padronizar e aperfeiçoar processos. Entre em contato e descubra como a Lucid pode ajudar sua organização a melhorar processos — assim como faz internamente.