Como usar o mapeamento de dependências para visualizar dependências e aumentar a agilidade da sua equipe

Se o seu trabalho já sofreu atrasos porque você precisa de algo de outra equipe e a parte dela ainda não foi concluída, então você sabe como as dependências podem ser frustrantes e perturbadoras. Se as dependências não forem eliminadas ou atenuadas, elas podem levar a gargalos, atrasos e desalinhamento, prejudicando o progresso geral da sua empresa. 

Infelizmente, é difícil resolver dependências se você não conseguir identificá-las primeiro. As equipes ágeis precisam de uma maneira clara de entender as dependências ao planejar suas iniciativas para eliminar e mitigar os impedimentos estruturais em seu fluxo de trabalho. 

O mapeamento de dependências é a prática perfeita para ajudar as equipes a entender, eliminar proativamente e, se necessário, gerenciar dependências. O objetivo principal do mapeamento de dependências é aumentar a clareza entre as equipes, fornecendo uma visualização clara de como todos os diferentes elementos de um fluxo de trabalho dependem uns dos outros. 

Continue lendo para saber como criar um mapa dinâmico de dependências e, por fim, aumentar a eficiência e a agilidade em toda a organização. 

O que é mapeamento de dependências? 

O mapeamento de dependências é uma atividade realizada para criar um mapa de dependências, que é uma representação visual dos relacionamentos, ou dependências, entre elementos de um projeto, iniciativa ou sistema. Como os vários elementos de trabalho geralmente dependem uns dos outros, as dependências podem afetar profundamente as equipes, já que elas buscam fornecer valor de alta qualidade para os clientes. Por exemplo, alguém de outra equipe pode precisar concluir a parte dele em uma iniciativa específica antes que a sua equipe possa começar a trabalhar. 

Mapear essas dependências ajuda você a ver como os elementos de trabalho estão relacionados entre si e como os impedimentos estruturais podem ocorrer dentro do seu fluxo de trabalho. Você também poderá ver os pontos exatos onde precisará colaborar com outras equipes. O mapeamento de dependências deve acontecer durante os estágios iniciais do planejamento—como durante o planejamento de big room ou planejamento sprint. 

Ao usar mapas de dependência, as equipes Agile podem determinar a melhor ação a ser tomada para abordar impedimentos estruturais. As equipes geralmente seguem este processo de três etapas ao lidar com dependências:

1. Eliminar. A primeira e melhor opção é eliminar a dependência completamente. Conforme você mapeia as dependências, pergunte se a dependência é realmente necessária em primeiro lugar. Pode ser possível dividir ainda mais o trabalho ou reestruturar as equipes para evitar que a dependência ocorra.  

2. Mitigar. Se uma dependência não puder ser eliminada, considere se ela pode ser mitigada substituindo-a por uma dependência menos impactante. Você pode implementar uma solução temporária que crie um relacionamento menos prejudicial entre elementos de trabalho? Existe uma mudança arquitetônica que pode substituir uma dependência por uma mais gerenciável?

3. Gerenciar. Após tentar eliminar e mitigar, o foco se volta para gerenciar dependências restantes que não podem ser evitadas ou substituídas. 

No entanto, você não pode eliminar, mitigar ou gerenciar o que você não entende em primeiro lugar, e é aí que entra o mapeamento de dependências. Para entender as dependências, primeiro você precisa visualizá-las.

Como ver dependências

Para ver seu fluxo de trabalho, você pode usar gráficos e diagramas como:

• Gráficos de Gantt

• Diagramas de rede

• Fluxogramas

• Cronogramas de fluxo de trabalho

• Mapas de fluxo de valor 

Depois de ver seu fluxo de trabalho, você pode mapear relacionamentos—ou dependências—entre tarefas desenhando setas para conectar elementos de trabalho que dependem uns dos outros para atingir a conclusão completa. Cada seta representa uma dependência. Você pode codificar as setas por cores e indicar a direção para mostrar qual elemento depende dos outros. 

Em alguns sistemas de registro, como ferramentas de gerenciamento de backlog, é difícil—ou até impossível—ver essas dependências. A melhor maneira é por meio do mapeamento de dependências em uma plataforma de colaboração visual.  

A boa notícia é que, com a Suíte de Colaboração Visual da Lucid, você pode mapear facilmente os dados de dependência em tempo real, sincronizando-os automaticamente com seu sistema de registro existente. Ao criar um mapa de dependências na Lucid, você não só melhora o entendimento entre a sua equipe omo ilustra a relação entre as equipes dentro da sua organização. Você pode manter um registro das dependências no seu fluxo de trabalho, atualizar seus mapas em tempo real e compartilhar facilmente suas descobertas com outras equipes.

A Lucid integra-se diretamente com o Jira e o Azure DevOps (ADO), para que você possa ver e criar dependências sem ter que se preocupar em atualizar dados manualmente. Graças à sincronização bidirecional automática da Lucid, você pode importar dependências do Jira ou ADO, ou criar novas dependências na Lucid e importá-las de volta para o Jira ou ADO. 

Os recursos de mapeamento de dependências da Lucid são altamente benéficos para as equipes porque a Lucid pode destacar as áreas em que você precisa agir. Ao ver onde as dependências podem ocorrer, você pode tomar medidas para eliminar, mitigar e, se necessário, gerenciar os impedimentos estruturais em seu fluxo de trabalho.

Benefícios do mapeamento de dependências em uma plataforma de colaboração visual

Você pode completar o mapeamento de dependências em uma parede física ou mural com notas adesivas e setas desenhadas à mão. Embora isso funcione para muitas equipes, as abordagens físicas e digitais têm seu lugar, e as plataformas de colaboração visual oferecem vantagens específicas para o mapeamento de dependências. 

Mapear dependências em uma plataforma de colaboração visual ajuda a: 

• Manter uma única fonte de verdade em todas as ferramentas. Ao usar uma plataforma visual, você poderá consolidar sua pilha de tecnologia e estabelecer um repositório de documentos—um registro do seu mapeamento de dependências—que toda a equipe pode consultar quando precisar. Ajuda ter um registro do que funcionou, do que não funcionou e ideias para melhorias. 

• Melhorar a visibilidade e o acesso. Uma plataforma visual torna a resolução de dependências mais acionável para equipes distribuídas, pois você pode compartilhar facilmente mapas de dependências entre equipes e com partes interessadas. Você também pode acessar o histórico de versões para entender como as dependências em seu fluxo de trabalho mudaram ao longo do tempo. 

• Melhorar o alinhamento e a colaboração multifuncional. Com o poder dos recursos visuais, o mapeamento de dependências em uma plataforma visual torna mais fácil do que nunca para sua equipe entender como suas tarefas se encaixam no fluxo de trabalho geral e identificar possíveis atrasos. Ao fazer o mapeamento de dependências em uma plataforma visual, você pode aumentar o alinhamento e a colaboração—não apenas dentro de sua equipe, mas em toda a sua organização. 

• Melhorar o reconhecimento de padrões e a análise em todos os níveis. Em uma plataforma visual, você pode alternar facilmente entre visualizações ao nível de equipe e organizacional para identificar dependências, desde elementos de tarefas individuais até padrões em todo o sistema. É mais fácil filtrar e procurar dependências e identificar oportunidades para melhoria estrutural.

Melhores práticas de mapeamento de dependências: seis dicas para identificar e abordar dependências

Agora que você sabe o que é mapeamento de dependências e como visualizá-las, siga estas práticas recomendadas para mapear dependências proativamente em seu fluxo de trabalho.

Priorize a resolução de dependências

Lembre-se, é importante reconhecer dependências o mais cedo possível. O mapeamento de dependências é altamente útil para os estágios iniciais do planejamento do seu projeto, para que você possa priorizar a resolução de dependências. Depois de identificar impedimentos que podem ocorrer no seu fluxo de trabalho, você pode eliminá-los ou mitigá-los. Essa prática envolve: 

• Identificação precoce de dependências que bloqueiam itens de trabalho valiosos e de alta prioridade 

• Sequenciamento de trabalho para minimizar bloqueadores

• Priorizar itens de trabalho que precisam ser feitos para desbloquear outros itens de alta prioridade

Aqui está um exemplo: se o Recurso A (que é de alta prioridade) depender da construção do Componente B primeiro, você pode: 

• Tentar eliminar a dependência. Pergunte a si mesmo: o Recurso A pode ser construído de forma diferente? 

• Se a eliminação não for possível, talvez seja necessário priorizar a construção do Componente B no início da sequência do fluxo de trabalho.

• Outra opção é dividir o Recurso A para que seja possível entregar partes valiosas dele que não dependam do Componente B.

Itens de trabalho que são considerados de “alta prioridade” dependem do contexto do seu trabalho. Para algumas equipes, recursos específicos são de alta prioridade; para outras, um item de trabalho pode ser identificado como um bloqueador para muitos outros itens, então isso precisa ser tratado primeiro. Use o mapeamento de dependências para identificar itens de trabalho de alta prioridade com antecedência e concentre-se na resolução de dependências antes do trabalho começar.

Divida o trabalho para minimizar as dependências

Dividir o trabalho em elementos menores e mais independentes ajuda a minimizar a dependência de fatores externos ou outras equipes, reduzindo o potencial de dependências. Elementos menores de trabalho também trazem mais clareza para os membros da equipe, pois eles entendem suas tarefas específicas e como essas tarefas se encaixarão no objetivo maior.

As equipes usam práticas como o mnemônico INVEST para lembrar durante o refinamento do backlog para criar itens que sejam tão pequenos e “independentes” quanto possível. Essa prática ajuda proativamente a eliminar dependências em primeiro lugar. O refinamento do backlog é uma atividade constante que envolve toda a equipe e garante que cada indivíduo esteja ciente dos itens a serem concluídos, bem como de suas funções e responsabilidades, para ajudar a impulsionar o alinhamento da equipe desde o início.

Colaborar estreitamente com outras equipes

O mapeamento de dependências bem-sucedido exige que você coordene regularmente com outras equipes. Afinal, tentar mapear dependências não funciona se você não sabe no que outras equipes estão trabalhando ou como isso impacta seu trabalho. 

A colaboração multifuncional ajuda você a se alinhar em cronogramas, compartilhar informações e lidar prontamente com bloqueadores ou atrasos. Incentive os membros da sua equipe a desenvolver habilidades multifuncionais e estabeleça canais de comunicação claros com outras equipes envolvidas em dependências.  

Com uma plataforma de colaboração visual como a Lucid, você pode reunir equipes multifuncionais em uma tela compartilhada para colaborar em tempo real ou de forma assíncrona. Você pode até mesmo convidar as partes interessadas a contribuir com informações, seja durante as reuniões ou em seu próprio tempo, para que as equipes não precisem esperar pelo feedback para prosseguir com seu trabalho.

Crie uma reserva de tempo para atrasos imprevistos 

Por mais que você tente identificar dependências com antecedência, atrasos surgem naturalmente conforme o trabalho avança.

Para levar isso em conta, inclua um tempo de buffer ao planejar um sprint para lidar com quaisquer dependências que possam ocorrer fora do controle da equipe. Dessa forma, você já terá tempo para aquelas circunstâncias imprevistas que, de outra forma, poderiam desandar ou atrasar seu projeto, permitindo que você ainda atinja as metas do sprint no prazo.

Use spikes para investigar dependências 

Para situações complexas, você pode realizar um “spike”—uma investigação técnica com limite de tempo—para entender melhor como lidar com dependências. Os spikes de dependência são atividades curtas focadas em aprendizado e redução de risco, com o objetivo final de ajudar sua equipe a tomar decisões conscientes sobre como proceder. 

Você pode usar um spike de dependência para: 

• Protótipos de maneiras diferentes de dividir o trabalho. 

• Pesquisar diferentes abordagens que possam ajudar a eliminar a dependência. 

• Investigue opções para lidar com dependências que não podem ser eliminadas. 

Os mapas de dependência são úteis durante esses spikes porque você pode usar o mapa para ver o fluxo de trabalho e orientar sua investigação.

Aprenda com as dependências para impulsionar a melhoria contínua

Um aspecto importante da mentalidade Agile é a melhoria contínua. Use o mapeamento de dependências para aprender com os impedimentos em seu fluxo de trabalho e desenvolver estratégias para resolver dependências de forma mais eficaz no futuro. 

As retrospectivas são um ótimo momento para examinar tanto as dependências individuais quanto os padrões mais amplos e de alto nível que podem orientar a melhoria da forma de trabalho da sua equipe. Pergunte à sua equipe: quais dependências você eliminou com sucesso e quais tiveram de ser gerenciadas? O que você pode mudar em suas práticas ou estrutura para reduzir ainda mais as dependências no futuro?

Ajuda documentar dependências em um espaço virtual compartilhado, porque quando você mantém um registro virtual de dependências, sua equipe pode: 

• Conferir quais dependências são difíceis de eliminar e causam atrasos ou riscos consistentemente.

• Identificar padrões de dependências recorrentes que podem sinalizar problemas estruturais mais profundos. 

• Compartilhar estratégias bem-sucedidas para dividir o trabalho e outras práticas para eliminar ou mitigar dependências.

• Acompanhar melhorias nos padrões de dependência ao longo do tempo.

Use o mapeamento de dependências para aumentar a eficiência e a agilidade 

As equipes Agile focam na melhoria contínua e na entrega de alto valor aos clientes. Para essas equipes, ajuda a identificar o que precisa ser melhorado—e o que pode causar atrasos ou entrega de baixa qualidade—em primeiro lugar. 

O mapeamento de dependências é uma ferramenta altamente útil para que as equipes identifiquem, eliminem e reduzam as dependências em seu fluxo de trabalho, para que possam minimizar atrasos e aumentar a eficiência. Use a Lucid para ver dependências para sua equipe e veja como uma plataforma de colaboração visual ajuda a melhorar a colaboração multifuncional, a comunicação e a agilidade em toda a sua organização.