Comment utiliser la cartographie des dépendances pour visualiser les dépendances et améliorer l’agilité de votre équipe ?

Si vous avez déjà pris du retard à cause d’une autre équipe qui n’avait pas encore terminé sa tâche, vous savez à quel point les dépendances peuvent être source de frustrations et perturbations. En l’absence de mesures visant à les éliminer ou au moins à les atténuer, elles peuvent mener à des goulots d’étranglement, des retards, des problèmes de coordination, et entraver la progression globale de votre entreprise. 

Malheureusement, il est difficile de remédier à la question si vous ne pouvez pas identifier les dépendances potentielles dès le départ. Les équipes agile ont besoin d’un moyen clair de comprendre les dépendances lorsqu’elles planifient leurs initiatives afin d’éliminer et d’atténuer les obstacles structurels dans leur flux de travail. 

La cartographie des dépendances est la solution idéale pour aider les équipes à comprendre, à éliminer de manière proactive et, si nécessaire, à gérer les dépendances. Son objectif premier est d’améliorer la clarté au sein des équipes en fournissant une visualisation limpide des liens entre les différents éléments d’un flux de travail. 

Poursuivez votre lecture pour découvrir comment créer une carte dynamique des dépendances et, en fin de compte, améliorer l’efficacité et l’agilité de votre organisation. 

Qu’est-ce que la cartographie des dépendances ? 

La cartographie des dépendances consiste à créer une carte des dépendances, c’est-à-dire une représentation visuelle des relations, ou dépendances, entre les éléments d’un projet, d’une initiative ou d’un système. Étant donné que les divers éléments de travail dépendent souvent les uns des autres, les dépendances peuvent avoir un impact profond sur les équipes qui s’efforcent de fournir une valeur ajoutée élevée aux clients. Par exemple, un collaborateur d’une équipe peut avoir besoin de terminer son travail dans le cadre d’une initiative spécifique avant que votre équipe ne puisse commencer le sien. 

Cartographier ces dépendances vous permet de comprendre comment les éléments de travail sont liés les uns aux autres et comment des obstacles structurels peuvent survenir dans votre flux de travail. Vous serez également en mesure de voir les points exacts où vous devrez collaborer avec les autres équipes. La cartographie des dépendances doit être réalisée dès les premières étapes de la planification, par exemple lors de la planification big room ou du sprint planning. 

En utilisant des cartes de dépendances, les équipes agile peuvent déterminer la meilleure action à entreprendre pour résoudre les obstacles structurels. Les équipes décomposent généralement ce processus en trois étapes :

1. Éliminer. La première et la meilleure option est d’éliminer complètement la dépendance. Lorsque vous cartographiez les dépendances, demandez-vous si elles sont vraiment nécessaires. Il peut être possible de décomposer davantage le travail ou de restructurer les équipes afin d’empêcher la dépendance de se produire.  

2. Réduire. S’il n’est pas possible d’éliminer une dépendance, demandez-vous s’il est possible de la réduire en la remplaçant par une dépendance ayant moins d’impact. Pouvez-vous mettre en œuvre une solution temporaire qui crée une relation moindre entre les éléments de travail ? Existe-t-il une modification architecturale permettant de remplacer une dépendance par une autre plus facile à gérer ?

3. Gérer. Après avoir tenté d’éliminer et de réduire les dépendances, l’accent est mis sur la gestion des dépendances restantes qui ne peuvent être évitées ou remplacées. 

Cependant, vous ne pouvez pas éliminer, réduire ou gérer ce que vous ne comprenez pas, et c’est là que la cartographie des dépendances entre en jeu. Pour comprendre les dépendances, vous devez d’abord les visualiser.

Comment visualiser les dépendances

Pour visualiser votre flux de travail, vous pouvez utiliser des graphiques et des diagrammes tels que :

• Diagrammes de Gantt

• Diagrammes de réseau

• Logigrammes

• Chronologies de flux de travail

• Cartes de chaîne de valeur 

Une fois que vous avez visualisé votre flux de travail, vous pouvez cartographier les relations (ou dépendances) entre les tâches en dessinant des flèches pour connecter les éléments de travail dont la réalisation dépend de celle de l’autre. Chaque flèche représente une dépendance. Vous pouvez appliquer un code couleur et indiquer la direction pour montrer quel élément dépend des autres. 

Dans certains systèmes d’enregistrement, tels que les outils de gestion de backlog, il peut être difficile, voire impossible, de visualiser ces dépendances. La meilleure façon de procéder est de les cartographier sur une plateforme de collaboration visuelle.

La bonne nouvelle, c’est qu’avec la suite de collaboration visuelle de Lucid, vous pouvez facilement cartographier en temps réel les données relatives aux dépendances, qui sont automatiquement synchronisées avec votre système d’enregistrement existant. En créant une carte des dépendances dans Lucid, vous améliorez non seulement la compréhension au sein de votre équipe, mais vous illustrez également les relations entre les équipes de votre organisation. Vous pouvez conserver un enregistrement des dépendances dans votre flux de travail, mettre à jour vos cartes en temps réel et partager facilement vos découvertes avec d’autres équipes.

Lucid s’intègre directement à Jira et Azure DevOps (ADO), ce qui vous permet de visualiser et de créer des dépendances sans avoir à vous soucier de la mise à jour manuelle des données. Grâce à la synchronisation bidirectionnelle automatique de Lucid, vous pouvez soit importer des dépendances depuis Jira ou ADO, soit créer de nouvelles dépendances dans Lucid et les réimporter dans Jira ou ADO. 

Les capacités de cartographie des dépendances de Lucid sont très utiles aux équipes, car elles peuvent les aider à mettre en évidence les domaines dans lesquels elles doivent agir. En voyant où les dépendances peuvent se produire, vous pouvez alors prendre des mesures pour éliminer, réduire et, si nécessaire, gérer les obstacles structurels dans votre flux de travail.

Avantages de la cartographie des dépendances sur une plateforme de collaboration visuelle

Vous pouvez tout à fait effectuer la cartographie des dépendances sur un mur ou un tableau physique à l’aide de post-its et de flèches dessinées à la main. Mais si cela fonctionne pour de nombreuses équipes, gardez à l’esprit que les approches physiques et numériques ont chacune leur place, et que les plateformes de collaboration visuelle offrent des avantages spécifiques pour la cartographie des dépendances. 

La cartographie des dépendances sur une plateforme de collaboration visuelle permet de : 

• Maintenir une source de vérité unique pour tous les outils. En utilisant une plateforme visuelle, vous serez en mesure de consolider votre pile technologique et d’établir un référentiel de documents - un enregistrement de votre cartographie des dépendances - auquel l’ensemble de l’équipe pourra se référer en cas de besoin. Il est utile d’avoir une trace de ce qui a fonctionné, de ce qui n’a pas fonctionné et des idées d’amélioration.

• Améliorer la visibilité et l’accès. Une plateforme visuelle rend la résolution des dépendances plus exploitable pour les équipes distribuées, car vous pouvez facilement partager les cartes de dépendances entre les équipes et avec les parties prenantes. Vous pouvez également consulter l’historique des versions pour comprendre comment les dépendances de votre flux de travail ont évolué au fil du temps.

• Améliorer la coordination et la collaboration plurifonctionnelle. Grâce à la puissance des visuels, la cartographie des dépendances sur une plateforme visuelle permet plus que jamais à votre équipe de comprendre comment ses tâches s’intègrent dans le flux de travail global et d’identifier les retards potentiels. En réalisant votre cartographie des dépendances sur une plateforme visuelle, vous pouvez renforcer la coordination et la collaboration, non seulement au sein de votre équipe, mais aussi dans l’ensemble de votre organisation.

• Améliorer la reconnaissance et l’analyse des modèles à tous les niveaux. Sur une plateforme visuelle, vous pouvez facilement passer d’une vue au niveau de l’équipe à une vue au niveau de l’organisation pour identifier les dépendances, depuis les éléments de tâches individuelles jusqu’aux modèles à l’échelle du système. Il est ainsi plus facile de filtrer et de rechercher les dépendances et de repérer les possibilités d’amélioration structurelle.

Bonnes pratiques en matière de cartographie des dépendances : 6 conseils pour identifier et traiter les dépendances

Maintenant que vous savez en quoi consiste la cartographie des dépendances et comment visualiser celles-ci, voici quelques bonnes pratiques pour réaliser ce processus de manière proactive dans votre flux de travail.

Prioriser la résolution des dépendances

N’oubliez pas qu’il est important de détecter les dépendances le plus tôt possible. La cartographie des dépendances est très utile pour les premières étapes de la planification de votre projet, car elle vous permet de hiérarchiser leur résolution. Une fois que vous avez identifié les obstacles qui peuvent survenir dans votre flux de travail, vous pouvez les éliminer ou les réduire. Cette pratique implique les étapes suivantes : 

• Identification précoce des dépendances qui bloquent les éléments de travail importants et hautement prioritaires 

• Travail de séquençage pour minimiser les obstacles

• Hiérarchiser les éléments de travail qui doivent être traités pour débloquer d’autres éléments hautement prioritaires

Voici un exemple : si la fonctionnalité A (qui est de haute priorité) dépend de la création du composant B, plusieurs options s’offrent à vous : 

• Essayer d’éliminer la dépendance. Posez-vous la question suivante : la fonction A peut-elle être construite différemment ? 

• Si l’élimination n’est pas possible, vous devrez peut-être donner la priorité à la création du composant B plus tôt dans la séquence de flux de travail.

• Une autre option consiste à décomposer la fonctionnalité A afin qu’il soit possible d’en livrer les parties importantes qui ne dépendent pas du composant B.

Les éléments de travail considérés comme « hautement prioritaires » dépendent du contexte de votre travail. Pour certaines équipes, certaines fonctionnalités sont prioritaires ; pour d’autres, un élément de travail peut être identifié comme un obstacle pour de nombreux autres éléments, de sorte qu’il faut s’en occuper en premier. Utilisez la cartographie des dépendances pour identifier à l’avance les tâches prioritaires et concentrez-vous sur la résolution des dépendances avant le début du travail.

Décomposer le travail pour minimiser les dépendances

La décomposition du travail en éléments plus petits et plus indépendants permet de minimiser la dépendance à l’égard de facteurs externes ou d’autres équipes, et donc de réduire les risques. Des éléments de travail plus petits apportent également plus de clarté aux membres de l’équipe, qui comprennent leurs tâches spécifiques et la manière dont elles s’intègrent dans l’objectif global.

Les équipes utilisent des pratiques telles que le moyen mnémotechnique INVEST pour se rappeler, lors de l’affinage du backlog, de créer des éléments aussi petits et « indépendants » que possible. Cette pratique permet d’éliminer les dépendances de manière proactive. L’affinage du backlog est une activité continue qui implique l’ensemble de l’équipe et garantit que chaque individu est conscient des tâches à réaliser, ainsi que de son rôle et de ses responsabilités, afin de favoriser la coordination dès le début.

Collaborer étroitement avec les autres équipes

Pour réussir votre cartographie des dépendances, vous devez vous coordonner régulièrement avec d’autres équipes. En effet, comment cartographier les dépendances si vous ne savez pas sur quoi les autres équipes travaillent ou comment leur travail affecte le vôtre ? 

La collaboration plurifonctionnelle vous aide à respecter les délais, à partager les informations et à résoudre rapidement les blocages et retards. Encouragez les membres de votre équipe à développer des compétences transversales et établissez des canaux de communication clairs avec les autres équipes impliquées dans les dépendances.  

Avec une plateforme de collaboration visuelle comme Lucid, vous pouvez rassembler des équipes plurifonctionnelles sur une zone de travail commune pour travailler ensemble en temps réel ou de manière asynchrone. Vous pouvez également inviter les parties prenantes à donner leur avis, soit pendant les réunions, soit pendant leur temps libre, afin que les équipes n’aient pas à attendre les commentaires pour poursuivre leur travail.

Prévoir une marge de manœuvre en cas de retard imprévu 

Même si vous essayez d’identifier les dépendances à l’avance, des retards surviennent inévitablement à mesure que le travail progresse.

Prévoyez une marge de manœuvre lors de la planification d’un sprint pour tenir compte des dépendances qui pourraient survenir en dehors du contrôle de l’équipe. De cette façon, vous aurez déjà prévu du temps pour les circonstances imprévues qui pourraient faire dérailler ou retarder votre projet, et vous pourrez toujours atteindre vos objectifs de sprint à temps.

Utiliser les spikes pour étudier les dépendances 

Dans les situations complexes, vous pouvez effectuer un « spike », c’est-à-dire une enquête limitée dans le temps, pour mieux comprendre comment gérer les dépendances. Les spikes sont des activités de courte durée axées sur la découverte et la réduction des risques, dont le but ultime est d’aider votre équipe à prendre des décisions éclairées sur la marche à suivre. 

Vous pouvez utiliser un spike pour : 

• Prototyper des façons de décomposer le travail différemment. 

• Rechercher différentes approches qui pourraient aider à éliminer la dépendance. 

• Étudier les options permettant de gérer les dépendances qui ne peuvent pas être éliminées. 

Les cartes de dépendance sont utiles lors de ces spikes, car elles permettent de visualiser le flux de travail et d’orienter vos recherches.

Apprendre des dépendances pour favoriser l’amélioration continue

L’amélioration continue est un aspect majeur de l’état d’esprit agile. Utilisez la cartographie des dépendances pour tirer des leçons des obstacles dans votre flux de travail et développer des stratégies permettant de résoudre les dépendances plus efficacement à l’avenir. 

Les rétrospectives constituent un moment privilégié pour examiner les dépendances individuelles et les tendances plus larges qui peuvent contribuer à l’amélioration de la méthode de travail de votre équipe. Posez les questions suivantes à votre équipe : quelles sont les dépendances que vous avez réussi à éliminer et quelles sont celles qui ont dû être gérées ? Que pouvez-vous changer dans vos pratiques ou votre structure pour réduire davantage les dépendances à l’avenir ?

Il est utile de documenter les dépendances dans un espace virtuel partagé, car lorsque vous conservez un enregistrement virtuel des dépendances, votre équipe peut : 

• Examiner les dépendances qui sont difficiles à éliminer et qui entraînent systématiquement des retards ou des risques.

• Identifier les tendances de dépendance récurrentes qui peuvent indiquer des problèmes structurels plus profonds. 

• Partager des stratégies efficaces de décomposition du travail et d’autres pratiques visant à éliminer ou à réduire les dépendances.

• Suivre les améliorations apportées aux dépendances récurrentes au fil du temps.

Utiliser la cartographie des dépendances pour améliorer l’efficacité et l’agilité 

Les équipes agiles se concentrent sur l’amélioration continue et la fourniture d’une valeur élevée aux clients. Il leur est donc utile d’identifier ce qui doit être amélioré et ce qui peut être à l’origine de retards ou d’une mauvaise qualité de production. 

La cartographie des dépendances est un outil très précieux pour identifier, éliminer et réduire les dépendances dans les flux de travail afin de minimiser les retards et d’augmenter l’efficacité. Utilisez Lucid pour visualiser les dépendances de votre équipe et découvrez comment une plateforme de collaboration visuelle permet d’améliorer la collaboration, la communication et l’agilité entre équipes dans l’ensemble de votre organisation.