Comment améliorer l’alignement des équipes en surmontant les plus grands obstacles

Pour maximiser l’alignement, votre SSOT doit inclure les rôles et responsabilités de l’équipe, les coordonnées, les heures de travail, la mission de votre équipe, les ressources ou modèles couramment utilisés et les calendriers du projet.

L’idée n’est pas nécessairement de remplacer vos outils existants qui servent un objectif distinct, mais de les rassembler. Par exemple, les équipes peuvent utiliser Lucid comme SSOT en intégrant des liens provenant d’autres endroits (p. ex. Figma, Microsoft, Google, etc.) dans un espace d’équipe partagé.

Le point commun de toutes les équipes performantes - qu’il s’agisse d’une équipe de football, d’un groupe de musique ou d’une unité de sauvetage - réside dans leur alignement. Chaque membre de l’équipe comprend le plan et son rôle au sein de celui-ci. De plus, chacun sait qu’il suffit d’une seule personne pour faire échouer un match, une représentation ou une mission. 

Il en va de même sur le lieu de travail : tout le monde doit être en phase pour qu’un projet puisse respecter les délais et atteindre les objectifs fixés. Malheureusement, c’est beaucoup plus facile à dire qu’à faire. Dans une enquête récente commandée par Lucid, 41 % des personnes interrogées qui s’inquiétaient des lacunes des projets ont indiqué que leurs équipes n’étaient pas suffisamment alignées. 

Les transferts de responsabilités inadaptés au sein des projets, les erreurs de communication et les pertes de temps sont devenus si courants que de nombreuses équipes semblent avoir accepté ce manque de cohérence comme un effet secondaire inévitable des environnements de travail complexes d’aujourd’hui. 

Mais les équipes n’ont pas à (et ne devraient pas) se contenter de cette méthode de travail moins qu’idéale.

Pour comprendre comment améliorer l’alignement des équipes, vous devez d’abord vous attaquer à la racine de vos problèmes. Heureusement, les réponses à notre récente enquête nous ont permis de découvrir certains des obstacles les plus courants. Poursuivez votre lecture pour découvrir ceux qui s’appliquent à votre équipe (et obtenir des conseils pour surmonter chacun d’eux). 

Qu’est-ce que l’alignement des équipes et pourquoi est-ce important ?

On parle d’alignement de l’équipe lorsque chaque membre d’une équipe, qu’elle soit fonctionnelle ou plurifonctionnelle, comprend les objectifs, les priorités et les plans du groupe à chaque instant.

Il est important de noter que l’alignement et l’entente de l’équipe sont deux notions distinctes. En effet, les équipes bien alignées ont souvent des désaccords - c’est un élément clé de l’innovation. Pour autant, elles sauront communiquer efficacement leurs opinions divergentes, prendre en compte chaque voix et se mettre d’accord sur la manière dont elles vont avancer ensemble. 

Les avantages de l’alignement des équipes

Pourquoi vaut-il la peine de faire des efforts pour améliorer l’alignement des équipes ? Lorsque les équipes sont alignées, elles peuvent :

• Réduire les erreurs de communication : les équipes alignées éprouvent rarement ce sentiment désagréable de ne pas être à la hauteur parce que certains collaborateurs ne comprennent pas leur rôle ou leurs objectifs. Ces équipes savent qu’elles ne peuvent pas se fier uniquement à leur mémoire et ont donc maîtrisé les moyens de communiquer et de documenter les informations de la manière la plus claire possible. 
• Respecter les délais systématiquement : lorsque les équipes sont alignées, il n’y a que peu ou pas de perte d’informations entre les collaborateurs entre les différentes étapes des projets. Cette efficacité permet de respecter les délais la plupart du temps. 
• Gagner en agilité : les équipes qui savent non seulement s’aligner, mais aussi maintenir cet alignement sont capables de réagir rapidement aux changements et aux retours d’informations. Elles savent partager les informations et prendre des décisions, de sorte que les changements soudains ne les déstabilisent pas. 

Les plus grands obstacles à l’alignement des équipes (et comment les surmonter)

L’alignement n’est pas inné. Toutes les équipes peuvent améliorer leur alignement si elles se montrent volontaires pour identifier (et éliminer) les obstacles qui se trouvent sur leur chemin. 

Voici les plus grands défis en matière d’alignement auxquels les équipes sont confrontées aujourd’hui :

1. Les équipes passent trop de temps à se mettre au diapason 

Pensez au temps que vous avez passé à expliquer un projet complexe à quelqu’un, que ce soit par e-mail, par messagerie instantanée ou même lors d’une réunion, avant de devoir tout recommencer lorsqu’un nouveau collaborateur se joint au projet. Les mots laissent trop de place aux erreurs d’interprétation et à la confusion, et il n’est pas efficace d’utiliser davantage de mots pour clarifier la complexité.

Étonnamment, l’enquête de Lucid montre que plus d’un quart (28 %) des travailleurs ne disposent pas d’un moyen clair de visualiser l’état d’avancement de leurs projets, les membres de leur équipe ou d’autres détails de leurs flux de travail. Sans moyen direct de comprendre rapidement les informations relatives à un projet, ils passeront sans doute trop de temps à se mettre au diapason.

Solution : utiliser des visuels pour générer une compréhension commune

Les visuels permettent aux équipes de créer un langage commun qui simplifie même les concepts les plus complexes. Les répondants à notre enquête ne disent pas le contraire, 76 % d’entre eux affirmant que les visuels sont très ou extrêmement importants pour parvenir à une compréhension commune. Plus vite les équipes peuvent créer et partager ces visuels, plus elles peuvent s’aligner efficacement.

Imaginez si, au lieu d’essayer de décrire les différentes étapes d’un processus de projet (disons, un flux de travail de marketing de contenu), vous pouviez simplement créer et partager un diagramme. Les rédacteurs, les auteurs et les designers comprendraient l’ensemble du processus de production et le rôle spécifique qu’ils y jouent en quelques minutes, ce qui laisse peu ou pas de place à l’erreur d’interprétation.

Conseil : si la création d’un diagramme vous fait un peu peur, essayez la génération automatique dans Lucidchart en saisissant l’instruction de votre choix. 

2. Les équipes s’appuient trop sur les réunions pour parvenir à l’alignement 

Utiliser les réunions comme seul point de contact pour échanger des informations sur le projet n’est pas seulement inefficace et épuisant, mais cela génère aussi d’importants trous dans la raquette pour tous ceux qui ont pu manquer la rencontre. Et même pour ceux qui ont pu y assister, beaucoup de choses peuvent changer entre deux réunions, ce qui fait que les équipes sont plus souvent désalignées qu’alignées.

Notre enquête montre d’ailleurs que 28 % des travailleurs ne sont pas certains de l’état d’avancement d’un projet à un moment donné. Je suis sûr que nous sommes tous d’accord pour dire que nous n’avons pas besoin de réunions supplémentaires, alors que peuvent faire les équipes à la place ?

Solution : tirer parti des canaux asynchrones 

La collaboration asynchrone est une compétence et une pratique dont les équipes alignées ne peuvent se passer. En travaillant ensemble de manière asynchrone, les membres des équipes peuvent réduire le nombre de réunions tout en restant continuellement informés sur les projets. 

Bien entendu, le travail asynchrone ne signifie pas qu’il suffit de supprimer des réunions et d’espérer que tout se passera bien. Il implique une vraie volonté politique et stratégique, avec les outils et les processus appropriés. L’une des choses les plus importantes que les équipes risquent de perdre en l’absence de réunions est le contexte des objectifs, des chronologies, des rôles et des processus. 

Pour que la collaboration asynchrone fonctionne, il faut s’efforcer de fournir ce contexte par d’autres moyens, tels que des visuels ou des enregistrements vidéo. Avec un logiciel de collaboration visuelle comme Lucid, les équipes peuvent laisser des commentaires et des post-its directement sur la partie du diagramme, de la chronologie ou d’un autre document visuel qui les intéresse, sans avoir à attendre une réunion.

Conseil : essayez d’intégrer Lucid à Zight ou Loom pour combiner la puissance de la collaboration visuelle avec les enregistrements vidéo afin de maîtriser les compétences de la collaboration asynchrone.

3. Les équipes utilisent trop d’outils 

Les équipes d’aujourd’hui utilisent de nombreux outils différents dans leur flux de travail : logiciel de gestion de projet, outils de vidéoconférence, courrier électronique, messagerie instantanée, et ainsi de suite. Bien que chaque outil soit précieux en soi, l’utilisation d’un trop grand arsenal a des conséquences inattendues. 32 % des personnes interrogées par Lucid affirment ainsi que le fait de jongler entre différentes applications entraîne un désalignement au sein des équipes projet.

Plus une équipe utilise d’outils, plus elle passe de temps à passer d’un outil à l’autre, à se familiariser avec de nouvelles interfaces et à chercher des informations sur les projets. 

Solution : normaliser la pile technologique de votre équipe

Commencez par rechercher des possibilités de normaliser les outils utilisés par votre équipe et le moment où ils le sont. Par exemple, vous pouvez décider que toutes les informations simples sont partagées sur un canal Slack de l’équipe, mais que les activités plus collaboratives comme le brainstorming et la planification se déroulent dans votre logiciel de collaboration visuelle. Vous pouvez créer des accords d’équipe sur la façon dont vous allez collaborer et prendre des décisions afin qu’il n’y ait pas d’ambiguïté.

Ensuite, profitez des intégrations offertes par vos outils. Cherchez des moyens de fluidifier la communication et le partage d’informations pour que votre équipe n’ait pas à passer d’un outil à l’autre pour travailler.

Conseil : avec Lucidchart pour la création de diagrammes techniques et Lucidspark pour les besoins en tableau blanc virtuel au sein d’une plateforme partagée, les équipes peuvent utiliser Lucid tout au long du flux de travail d’un projet. L’espace de travail unifié permet de passer d’un produit à l’autre de manière fluide, afin que vous puissiez tirer parti de chaque ensemble d’outils spécialisés lorsque vous en avez besoin.

4. Les équipes ne parviennent pas à trouver les informations pertinentes sur les projets 

C’est un scénario très courant : vous vous souvenez avoir vu un document important partagé lors d’une réunion, mais vous n’arrivez pas à le retrouver lorsque vous en avez besoin. Avant même de vous en rendre compte, vous avez passé presque une heure à fouiller dans des fils d’e-mails ou divers disques partagés, pour finalement exhumer le fameux document, mais dans une version obsolète. 

Lorsque des informations sont partagées sur différents canaux - Slack, e-mail, réunions, Google Docs, fichiers Figma ou autre - il est difficile de savoir où chercher les ressources pertinentes sur le projet. En effet, un tiers des répondants à l’enquête de Lucid ont déclaré ne pas savoir où aller pour obtenir des ressources sur les projets. Cette confusion n’est pas seulement frustrante, elle génère aussi une perte de temps considérable. Mais la bonne nouvelle, c’est qu’elle n’a rien d’une fatalité.

Solution : créer une source unique de vérité

Si votre équipe utilise plus de deux outils dans son travail quotidien, vous pourriez bénéficier d’une source unique de vérité (SSOT). L’objectif de votre SSOT est de centraliser toutes les ressources et communications du projet, afin que votre équipe sache toujours où chercher les informations les plus récentes. 

Conseil : dans Lucid, vous pouvez désormais créer un pôle d’équipe qui servira de point central pour coordonner vos travaux. Vous pouvez y épingler votre espace d’équipe et y centraliser toutes les informations et ressources de vos projets.

5. Les équipes n’ont pas de visibilité sur les priorités 

Il n’y a rien de pire qu’une réunion ou un atelier collaboratif qui se termine par des étapes peu claires, mais c’est malheureusement ce qui se passe trop souvent. D’après notre enquête, il arrive régulièrement à 29 % des travailleurs de ne pas comprendre clairement les prochaines étapes après un brainstorming ou le lancement d’un projet.

Lorsque les équipes ne sont pas alignées en termes de rôles et de chronologies, elles risquent de ne pas respecter les délais, de travailler en double ou d’avoir besoin de réunions supplémentaires pour clarifier ce qui aurait dû l’être dès le départ.

Solution : documenter les décisions

Chaque fois qu’une décision est prise lors d’une réunion, veillez à la consigner dans un espace partagé, tel que votre SSOT. Pour créer naturellement cette documentation, vous pouvez pratiquer la collaboration axée sur le numérique, c’est-à-dire utiliser des moyens numériques comme toile de fond de toute activité de collaboration. 

Par exemple, si une équipe utilise un logiciel de collaboration visuelle pour faire un brainstorming pendant une réunion, elle créera organiquement une archive de toutes les idées dans un espace partagé. Les collaborateurs peuvent ensuite organiser et hiérarchiser ces idées dans le même espace virtuel, pendant ou après la réunion. 

Ainsi, toute l’équipe (même les membres qui n’ont pas participé à la décision) peut se référer au document partagé et comprendre rapidement les prochaines étapes.

Conseil : avec Lucid, vous pouvez utiliser les activités visuelles pour recueillir les commentaires de tous les membres de l’équipe. Ensuite, grâce à une intégration IA avec Slack, vous pouvez synthétiser les tableaux dans les outils que votre équipe utilise le plus fréquemment. 

Améliorez l’alignement de vos équipes avec Lucid

La suite de collaboration visuelle de Lucid est spécialement conçue pour améliorer l’alignement des équipes à chaque étape de leur flux de travail, de la conception à la réalisation. En effet, 83 % des utilisateurs affirment que Lucid améliore l’alignement au sein de leurs équipes hybrides (selon une récente enquête menée auprès des utilisateurs de la plateforme).

Avec Lucid, les équipes peuvent :

• Collaborer, résoudre des problèmes et prendre des décisions ensemble sur une zone de travail partagée.
• Utiliser les fonctions intelligentes de Lucid pour créer et interpréter des visuels plus rapidement que jamais.
• Créer un pôle d’équipe pour centraliser toutes les ressources clés et la communication autour des projets.