El denominador común de todos los equipos exitosos, ya sea un equipo de fútbol, una banda de música o un equipo de rescate, es que están alineados. Cada miembro del equipo conoce el plan y su el rol que cumple. Además, saben que solo se necesita una persona que no esté alineada para arruinar toda una obra, un programa o una misión.
Lo mismo ocurre con los equipos en el lugar de trabajo: todos deben estar alineados para que un proyecto cumpla con su fecha límite y objetivos. Desafortunadamente, es mucho más fácil decirlo que hacerlo. En una encuesta reciente encargada por Lucid, el 41 % de los encuestados que estaban preocupados por las deficiencias de los proyectos informaron que sus equipos carecían de alineación.
Los malos traspasos en los proyectos, las frecuentes faltas de comunicación y la pérdida de tiempo se han vuelto tan comunes que muchos equipos parecen haber aceptado la desalineación como un efecto secundario inevitable de los complejos entornos de trabajo actuales.
Sin embargo, los equipos no tienen que conformarse (ni deben hacerlo) con esta forma de trabajar poco favorable.
Para entender cómo mejorar la alineación del equipo, primero hay que llegar a la raíz de los problemas. Afortunadamente, basándonos en las respuestas de nuestra encuesta reciente, descubrimos algunas de las barreras más comunes. Sigue leyendo para ver cuáles se aplican a tu equipo (y obtén consejos para superar cada una).
¿Qué es la alineación del equipo y por qué es importante?
La alineación del equipo es cuando todos los miembros de un equipo, funcional o multifuncional, entienden los objetivos, las prioridades y los planes del equipo en un momento dado.
Es importante tener en cuenta que la alineación del equipo no es lo mismo que el acuerdo del equipo. De hecho, los equipos bien alineados a menudo tienen desacuerdos, ya que es una parte clave de la innovación. La cuestión es que los equipos alineados puedan comunicar eficazmente sus opiniones disidentes, tener en cuenta las opiniones de todos y ponerse de acuerdo sobre cómo avanzarán juntos.
Beneficios de la alineación del equipo
¿Por qué vale la pena esforzarse por mejorar la alineación del equipo? Cuando los equipos están alineados, ocurre esto:
- Se reduce la falta de comunicación: los equipos alineados rara vez experimentan esa sensación de miedo, como cuando se pierde una pelota, porque los miembros no entienden bien sus funciones u objetivos. Saben que no pueden confiar únicamente en la memoria, por lo que dominan los medios para comunicar y documentar la información de la forma más clara posible.
- Se cumplen los plazos de forma consistente: cuando los equipos están alineados, prácticamente no hay pérdidas de información entre los miembros a medida que el proyecto avanza por las distintas fases del flujo de trabajo. Como resultado de su eficiencia, rara vez no se cumplen los plazos.
- Aumenta la agilidad: los equipos que saben no solo lograr la alineación, sino también mantenerla, son capaces de responder con rapidez a los cambios y a los comentarios. Son expertos en compartir información y tomar decisiones, por lo que los cambios repentinos no los desorientan por completo.
Las principales barreras para la alineación del equipo (y cómo superarlas)
La alineación del equipo no es algo con lo que algunos equipos nacen y otros no. Todos los equipos pueden mejorar su alineación si tienen la intención de identificar (y eliminar) las barreras en su camino.
Estos son los mayores desafíos de alineación que los equipos experimentan hoy en día:
1. Pasar demasiado tiempo poniéndose al día
Piensa en cuánto tiempo has dedicado a explicarle un proyecto complejo a alguien, tal vez por correo electrónico o mensajería instantánea, o incluso en una reunión, y tuviste que volver a explicarlo cuando un nuevo miembro del equipo entró en el proyecto. Las palabras dejan demasiado margen para la mala interpretación y la confusión, y usar más palabras para aclarar la complejidad no es eficiente.
Sorprendentemente, la encuesta de Lucid indica que más de una cuarta parte (el 28 %) de los trabajadores carecen de una forma clara de visualizar el estado del proyecto, los miembros del equipo u otros detalles. Sin una forma sencilla de comprender rápidamente la información del proyecto, no hay duda de que los equipos pasarán demasiado tiempo poniéndose al día.
Solución: usar elementos visuales para lograr un entendimiento general
Los elementos visuales permiten a los equipos crear un lenguaje compartido que simplifica incluso los conceptos más complejos. Los encuestados estuvieron de acuerdo y el 76 % dijo que las imágenes son muy o extremadamente importantes para lograr un entendimiento general. Cuanto más rápido los equipos puedan crear y compartir estos elementos visuales, podrán alinearse con más eficiencia.
