Cómo mejorar la alineación del equipo superando las mayores barreras

Para maximizar la alineación, tu SSOT debe incluir los roles y las responsabilidades del equipo, información de contacto, horarios de trabajo, la misión de tu equipo, recursos o plantillas de uso común y plazos del proyecto.

La idea no es necesariamente reemplazar tus herramientas existentes que sirven para un propósito distinto, sino unirlas. Por ejemplo, los equipos pueden usar Lucid como una SSOT incrustando enlaces de otros lugares, como Figma, Microsoft, Google u otros, en un Espacio para Equipos compartido.

El denominador común de todos los equipos exitosos, ya sea un equipo de fútbol, una banda de música o un equipo de rescate, es que están alineados. Cada miembro del equipo conoce el plan y su el rol que cumple. Además, saben que solo se necesita una persona que no esté alineada para arruinar toda una obra, un programa o una misión. 

Lo mismo ocurre con los equipos en el lugar de trabajo: todos deben estar alineados para que un proyecto cumpla con su fecha límite y objetivos. Desafortunadamente, es mucho más fácil decirlo que hacerlo. En una encuesta reciente encargada por Lucid, el 41 % de los encuestados que estaban preocupados por las deficiencias de los proyectos informaron que sus equipos carecían de alineación. 

Los malos traspasos en los proyectos, las frecuentes faltas de comunicación y la pérdida de tiempo se han vuelto tan comunes que muchos equipos parecen haber aceptado la desalineación como un efecto secundario inevitable de los complejos entornos de trabajo actuales. 

Sin embargo, los equipos no tienen que conformarse (ni deben hacerlo) con esta forma de trabajar poco favorable.

Para entender cómo mejorar la alineación del equipo, primero hay que llegar a la raíz de los problemas. Afortunadamente, basándonos en las respuestas de nuestra encuesta reciente, descubrimos algunas de las barreras más comunes. Sigue leyendo para ver cuáles se aplican a tu equipo (y obtén consejos para superar cada una). 

¿Qué es la alineación del equipo y por qué es importante?

La alineación del equipo es cuando todos los miembros de un equipo, funcional o multifuncional, entienden los objetivos, las prioridades y los planes del equipo en un momento dado.

Es importante tener en cuenta que la alineación del equipo no es lo mismo que el acuerdo del equipo. De hecho, los equipos bien alineados a menudo tienen desacuerdos, ya que es una parte clave de la innovación. La cuestión es que los equipos alineados puedan comunicar eficazmente sus opiniones disidentes, tener en cuenta las opiniones de todos y ponerse de acuerdo sobre cómo avanzarán juntos. 

Beneficios de la alineación del equipo

¿Por qué vale la pena esforzarse por mejorar la alineación del equipo? Cuando los equipos están alineados, ocurre esto:

• Se reduce la falta de comunicación: los equipos alineados rara vez experimentan esa sensación de miedo, como cuando se pierde una pelota, porque los miembros no entienden bien sus funciones u objetivos. Saben que no pueden confiar únicamente en la memoria, por lo que dominan los medios para comunicar y documentar la información de la forma más clara posible. 
• Se cumplen los plazos de forma consistente: cuando los equipos están alineados, prácticamente no hay pérdidas de información entre los miembros a medida que el proyecto avanza por las distintas fases del flujo de trabajo. Como resultado de su eficiencia, rara vez no se cumplen los plazos. 
• Aumenta la agilidad: los equipos que saben no solo lograr la alineación, sino también mantenerla, son capaces de responder con rapidez a los cambios y a los comentarios. Son expertos en compartir información y tomar decisiones, por lo que los cambios repentinos no los desorientan por completo. 

Las principales barreras para la alineación del equipo (y cómo superarlas)

La alineación del equipo no es algo con lo que algunos equipos nacen y otros no. Todos los equipos pueden mejorar su alineación si tienen la intención de identificar (y eliminar) las barreras en su camino. 

Estos son los mayores desafíos de alineación que los equipos experimentan hoy en día:

1. Pasar demasiado tiempo poniéndose al día 

Piensa en cuánto tiempo has dedicado a explicarle un proyecto complejo a alguien, tal vez por correo electrónico o mensajería instantánea, o incluso en una reunión, y tuviste que volver a explicarlo cuando un nuevo miembro del equipo entró en el proyecto. Las palabras dejan demasiado margen para la mala interpretación y la confusión, y usar más palabras para aclarar la complejidad no es eficiente.

Sorprendentemente, la encuesta de Lucid indica que más de una cuarta parte (el 28 %) de los trabajadores carecen de una forma clara de visualizar el estado del proyecto, los miembros del equipo u otros detalles. Sin una forma sencilla de comprender rápidamente la información del proyecto, no hay duda de que los equipos pasarán demasiado tiempo poniéndose al día.

Solución: usar elementos visuales para lograr un entendimiento general

Los elementos visuales permiten a los equipos crear un lenguaje compartido que simplifica incluso los conceptos más complejos. Los encuestados estuvieron de acuerdo y el 76 % dijo que las imágenes son muy o extremadamente importantes para lograr un entendimiento general. Cuanto más rápido los equipos puedan crear y compartir estos elementos visuales, podrán alinearse con más eficiencia.

Imagina que, en lugar de tratar de escribir las distintas etapas del proceso de un proyecto, por ejemplo, un flujo de trabajo de marketing de contenido, simplemente pudieras crear y compartir un diagrama. Los editores, escritores y diseñadores podrían comprender todo el proceso de producción y su parte específica en cuestión de minutos, lo que dejaría poco o ningún margen para malas interpretaciones.

Consejo pro: Si crear un diagrama te parece intimidante, prueba generar un diagrama automáticamente en Lucidchart escribiendo una instrucción de tu elección. 

2. Depender demasiado de las reuniones para alcanzar la alineación 

Emplear las reuniones como único punto de contacto para las actualizaciones del proyecto no solo es ineficaz y agotador, sino que también deja grandes lagunas de conocimiento para cualquiera que haya faltado. Además, incluso para los que pudieron asistir, muchas cosas pueden cambiar entre una reunión y otra, lo que hace que equipos estén aún más desalineados.

De hecho, nuestra encuesta muestra que el 28 % de los trabajadores no están seguros del estado de un proyecto en un momento dado. Seguro que todos estamos de acuerdo en que no necesitamos otra reunión, así que ¿qué pueden hacer los equipos en su lugar?

Solución: Pueden aprovechar los canales asincrónicos 

La colaboración asincrónica es una habilidad y una práctica sin la que los equipos alineados no pueden vivir. Si trabajan juntos de forma asincrónica, pueden reducir la cantidad de reuniones y mantenerse continuamente informados sobre los proyectos. 

Por supuesto, el trabajo asincrónico no significa simplemente cancelar las reuniones y esperar que todo se resuelva. Requiere una implementación intencionada y estratégica, con las herramientas y procesos adecuados. Una de las cosas más importantes que los equipos corren el riesgo de perder sin reuniones es el contexto en torno a objetivos, plazos, funciones y procesos. 

Para que la colaboración asincrónica funcione, céntrate en proporcionar ese contexto a través de otros medios, como elementos visuales o grabaciones de video. Con un software de colaboración visual como Lucid, es posible dejar comentarios y notas adhesivas directamente en una parte, la línea de tiempo u otro elemento visual del diagrama sobre el que se tenga alguna duda, sin necesidad de esperar a una reunión.

Consejo pro: Intenta integrar Lucid con Zight o Loom para combinar el poder de la colaboración visual con grabaciones de video para dominar la habilidad de colaborar de forma asincrónica.

3. Usar demasiadas herramientas 

Hoy en día, los equipos emplean muchas herramientas diferentes en su flujo de trabajo: software de gestión de proyectos, herramientas de videoconferencia, correo electrónico, mensajería instantánea... y la lista continúa. Si bien cada herramienta es valiosa por sí sola, existen consecuencias no deseadas de usar demasiadas. El 32 % de los encuestados de Lucid dice que el uso de una combinación de aplicaciones conduce a la desalineación en los equipos de proyecto.

Cuantas más herramientas usa un equipo, más tiempo pasa alternando entre ellas, aprendiendo nuevas interfaces y buscando actualizaciones de proyectos. 

Solución: estandarizar la pila tecnológica del equipo

Empieza por buscar oportunidades para estandarizar las herramientas que emplea tu equipo y cuándo las usa. Por ejemplo, puedes decidir que todas las actualizaciones simples se compartan en un canal de Slack del equipo, pero las actividades más colaborativas, como la lluvia de ideas y la planificación, se lleven a cabo en tu software de colaboración visual. Puedes crear acuerdos de equipo sobre cómo colaborarán y tomarán decisiones para que no haya ambigüedades.

A continuación, aprovecha las integraciones que ofrecen tus herramientas. Busca formas de optimizar la comunicación y el intercambio de información para que tu equipo no tenga que cambiar entre herramientas para trabajar.

Consejo pro: Con Lucidchart para la diagramación técnica y Lucidspark para el tablero virtual en una plataforma compartida, los equipos pueden usar Lucid en todo el flujo de trabajo del proyecto. El lienzo universal facilita el cambio entre productos sin problemas, para que aproveches cada conjunto de herramientas específicas cuando lo necesites.

4. No encontrar la información relevante del proyecto 

Es una situación habitual: recuerdas haber visto un documento importante compartido en una reunión, pero no puedes encontrarlo cuando lo necesitas. Sin darte cuenta, pasaste casi una hora buscando en cadenas de correo electrónico o en varias unidades compartidas, solo para encontrar una versión antigua del documento que necesitas. 

Cuando la información se comparte a través de diferentes canales (Slack, correo electrónico, reuniones, Google Docs, archivos de Figma o cualquier otra cosa), es difícil saber a dónde acudir para obtener los recursos relevantes del proyecto. De hecho, un tercio de los encuestados por Lucid dijeron que no saben a dónde ir para obtener los recursos del proyecto. Esta confusión no solo es frustrante, sino que también supone una pérdida de tiempo considerable. ¿La buena noticia? No tiene por qué ser así.

Solución: Crear una fuente única de información

Si tu equipo emplea más de un par de herramientas en su trabajo diario, podrías beneficiarte con una fuente única de información (SSOT). El objetivo de tu SSOT debe ser centralizar todos los recursos y las comunicaciones del proyecto en un solo lugar para que tu equipo siempre sepa dónde buscar la información más actualizada. 

Consejo: En Lucid, ahora puedes crear un centro de equipo con todo lo necesario para coordinar el trabajo. Aquí, puedes anclar tu Espacio para Equipos y centralizar toda la información y los recursos.

5. Falta de claridad sobre las prioridades 

No hay nada peor que una reunión colaborativa o un taller que no termina con ningún paso a seguir claro, pero es algo que muchas veces ocurre. Según nuestra encuesta, el 29 % de los trabajadores dicen que a menudo carecen de una comprensión clara de los próximos pasos después de una lluvia de ideas o el inicio del proyecto.

Cuando los equipos no están alineados sobre los roles y plazos, pueden atrasarse, duplicar el trabajo o necesitar más reuniones para aclarar lo que debería haber sido claro en primer lugar.

Solución: Documentar las decisiones

Siempre que se tome una decisión en una reunión, asegúrate de registrarla en un espacio compartido, como tu SSOT. Para crear esta documentación de forma natural, puedes poner en práctica la colaboración digital, es decir, emplear medios digitales como trasfondo para cualquier actividad colaborativa. 

Por ejemplo, si un equipo usa un software de colaboración visual para generar ideas durante una reunión, crearán orgánicamente un registro de todas las ideas en un espacio compartido. Luego, pueden organizar y priorizar esas ideas en el mismo espacio virtual, ya sea durante la reunión o después. 

De esta manera, todo el equipo (incluso los miembros que no participaron en la decisión) puede consultar el documento compartido y comprender rápidamente los siguientes pasos.

Consejo pro: Con Lucid, puedes usar las Actividades Visuales para capturar los aportes de todos los miembros del equipo. Luego, a través de una integración de IA con Slack, puedes resumir los tableros en las herramientas que tu equipo usa con más frecuencia. 

Aumenta la alineación del equipo con Lucid

La suite de colaboración visual de Lucid está diseñada específicamente con funciones para mejorar la alineación del equipo en cada etapa del flujo de trabajo, desde la idea hasta la realidad. De hecho, el 83 % de los usuarios dicen que aumenta la alineación entre sus equipos híbridos (según una encuesta reciente de usuarios de Lucid).

Con Lucid, los equipos pueden:

• Colaborar, resolver problemas y tomar decisiones juntos en un lienzo compartido.
• Emplear las funciones inteligentes de Lucid para crear e interpretar imágenes más rápido que nunca.
• Crear un centro de equipo para reunir todos los recursos y la comunicación clave del proyecto.