Colaboración digital renovada: un nuevo enfoque para alinear equipos

Crea una fuente única de información

Independientemente de dónde trabajen tus equipos, es necesario contar con una base de operaciones digital o una fuente única de información (SSOT) para mantener a los equipos alineados.

La fuente única de información debe incluir los recursos más utilizados de tu equipo, los objetivos y plazos específicos del proyecto, y el progreso hacia esos objetivos. Este también puede ser un gran lugar para compartir anuncios o actualizaciones a fin de que tu equipo siempre sepa exactamente dónde ir para obtener lo último y lo mejor.

Por ejemplo: supongamos que hace poco, tu equipo hizo una lluvia de ideas para un lanzamiento que se aproxima. Debido a que estuvieron implementando la colaboración principalmente digital, el equipo usó una pizarra virtual para compartir ideas y clasificarlas según su prioridad. No todos los miembros del equipo pudieron asistir a la reunión, pero los vinculaste a la lluvia de ideas en la SSOT, de modo que el equipo sepa dónde encontrarla. Pueden acceder fácilmente al documento, reaccionar de forma asincrónica y mantenerse al tanto.

Para aprovechar al máximo tu SSOT, te recomendamos que sea visual, dinámica, interactiva y estrechamente integrada al resto de tu pila de tecnología.

A diferencia de la creencia popular, la colaboración digital no es solo una forma de conectar equipos dispersos. 

Sin dudas, fue una necesidad que surgió a partir del trabajo remoto. Y para muchas organizaciones, su primera experiencia con la colaboración digital no fue por elección, sino por necesidad, cuando la pandemia puso un abrupto fin a la colaboración presencial. En lo que pareció una transición de la noche a la mañana, las organizaciones rápidamente adoptaron nuevas herramientas digitales para que su personal trabajara de la forma que pudiera.

Como era de esperar, estos caóticos esfuerzos de colaboración digital tuvieron diversos grados de éxito, y algunas organizaciones terminaron cuestionándose la eficacia de la colaboración digital. 

No obstante, si esta es tu única impresión de la colaboración digital, tenemos buenas noticias: la colaboración digital es mucho más que la compra de algunas herramientas digitales. Cuando se implementa de manera holística con las estrategias, la cultura y las herramientas adecuadas, la colaboración digital hace que los equipos sean más eficientes y participativos.

Este enfoque intencional, que llamaremos colaboración principalmente digital (“digital-first”), es una filosofía necesaria para mejorar el intercambio de conocimientos, la alineación y la productividad para todos los equipos, no solo los remotos. 

¿Qué implica la colaboración principalmente digital y cómo pueden las organizaciones aprovechar todo el valor de esta estrategia moderna en el lugar de trabajo? Vamos a verlo.

¿Qué es la colaboración principalmente digital?

La colaboración principalmente digital es una estrategia intencional de colaboración en el lugar de trabajo que prioriza los métodos digitales para comunicarse, compartir, idear, resolver problemas, diseñar y crear, sin importar si los empleados trabajan juntos de forma presencial o virtual en todo el mundo. 

Para aclarar qué es la colaboración principalmente digital, analicemos lo que no es. La colaboración principalmente digital no es:

• La colaboración solo para equipos remotos 
• La incorporación pasiva de algunas herramientas digitales
• Un reemplazo de la colaboración presencial

En realidad, conviene pensar en la colaboración principalmente digital como una filosofía que sirva de base para la forma en que el personal opera y trabaja en conjunto a diario. Su objetivo es complementar las conversaciones en persona con artefactos digitales que brinden un contexto completo, mantengan a los equipos alineados y mejoren la toma de decisiones.

La clave es la implementación intencional. 

Cuando la colaboración digital no se implementa de forma adecuada (por ejemplo, una organización proporciona algunas herramientas, pero no comunica los estándares de toda la organización), puede que los equipos tengan dificultades a la hora de encontrar la información que necesitan, que las reuniones híbridas no se ajusten a todos los participantes y que los equipos pierdan tiempo intentando estar en sintonía. 

“La colaboración principalmente digital se debe considerar mejor como una filosofía para guiar cómo opera y trabaja tu fuerza laboral diariamente. Su objetivo es complementar las conversaciones en persona con artefactos digitales que brinden un contexto completo, mantengan a los equipos alineados y mejoren la toma de decisiones”.

¿Por qué deberían las organizaciones implementar la colaboración principalmente digital? 

Ya sea que tus empleados vuelvan a la oficina o que trabajes con un equipo de forma remota, la colaboración principalmente digital ofrece las siguientes ventajas:

• Fomenta la equidad en la colaboración. No es extraño que los empleados remotos se sientan excluidos de conversaciones cruciales o de la información que comparten los colegas que trabajan de forma presencial. A través de un espacio virtual compartido como base para todas las actividades de colaboración, la colaboración principalmente digital proporciona a todos los empleados el mismo acceso a la información y la misma oportunidad de contribuir. 

• Esto genera una mayor transparencia y alineación. Mediante la colaboración digital, las organizaciones crean de forma natural documentación valiosa a medida que idean, comunican, planifican y diseñan. Cualquier persona de la organización puede consultar estos registros digitales cuando lo necesite, y los nuevos empleados pueden ponerse al día rápidamente con la información importante. 

• Ayuda a que los equipos sean más productivos. Cuando los equipos utilizan herramientas de colaboración digital para registrar ideas, decisiones y acciones durante las reuniones, no solo estas serán más productivas, sino que también se podrá mantener la motivación después de las reuniones para seguir colaborando de forma asincrónica en el mismo espacio digital después de la reunión. 

• Mejora la toma de decisiones y la innovación. Por supuesto que la colaboración principalmente digital ofrece funciones importantes que los equipos no podrían aprovechar de otro modo: automatización e IA, visualización de datos, capacidades sólidas de organización e integraciones potentes. Estas funciones ayudan a los equipos a comprender ideas, comentarios, procesos y sistemas complejos para que puedan tomar decisiones fundamentadas sobre cualquier cosa, desde la contratación hasta el diseño de productos.

• Aumenta la participación de los empleados. Las expectativas de los empleados han evolucionado junto con el lugar de trabajo. La colaboración principalmente digital satisface estas expectativas, ya que proporciona a los empleados las herramientas y estrategias para hacer su trabajo de forma más eficiente. Este factor es tan importante para los empleados que el 54 % de los trabajadores de empresas cambiarían de trabajo con tal de tener acceso a mejores herramientas que les permitieran ser más eficientes. 

Cómo implementar una estrategia de colaboración principalmente digital

La pandemia nos ha mostrado lo que sucede cuando las organizaciones no tienen tiempo para implementar de forma adecuada la colaboración principalmente digital, pero ¿qué se necesita para implementarla de manera eficaz? 

Les preguntamos a los líderes que pusieron en marcha la colaboración principalmente digital en Lucid, GitBook, Slack, Avocor y Dropbox. Estas son sus recomendaciones.

Establece tu objetivo y compártelo con todos

Antes de tomar decisiones estratégicas sobre tecnología o políticas, primero debes tener claro tu objetivo. 

“¿Cuál es el motivo de la colaboración principalmente digital? ¿Sirve para mejorar nuevas ideas, unificar el negocio, ser más eficientes como organización? Empieza por ahí”. 

Jeff Rosenbaugh, director sénior de servicios profesionales, Lucid

Intenta enmarcar tu meta en el contexto de tus objetivos comerciales. Tal vez tu negocio tiene la meta de aumentar la productividad o innovar nuevas características del producto. Evalúa cómo la colaboración principalmente digital te ayuda a alcanzar esos objetivos. 

Determinar tu objetivo es la parte fácil, pero ¿cómo puedes lograr que las personas de la organización lo adopten? Tendrás que relacionarlo con su trabajo y demostrarles su impacto de forma clara. Piensa en lo siguiente:

• ¿Cómo beneficia este cambio no solo a la organización, sino también a las personas? Puedes transmitirles que la colaboración digital los ayudará a encontrar información más fácilmente, hará que sus experiencias en las reuniones sean más equitativas o incluso aumentará la flexibilidad en su forma de trabajar. 

• ¿Qué problema resuelve? Piensa en comentarios que hayas recibido o problemas que hayas observado y que la colaboración digital pueda resolver. Por ejemplo, si escuchaste que los equipos están agotados de tener tantas reuniones, comunica cómo la colaboración principalmente digital fomenta el trabajo asincrónico. 

• ¿Cuáles son los riesgos si no hacemos nada? Si bien es conveniente causar miedo, generar una sensación de urgencia puede ayudar a las personas a actuar. No implementar la colaboración principalmente digital puede alejar a tu empresa de la competencia y reducir el aumento general de los ingresos. 

Es probable que una estrategia de colaboración principalmente digital represente un gran cambio para tu organización, y tomarse el tiempo desde el principio para comunicar claramente el objetivo y los beneficios ayudará a que todos se sumen. Comparte tu visión de colaboración principalmente digital con frecuencia, en reuniones prácticas, comunicaciones en toda la empresa y otros canales disponibles.

Integra el enfoque principalmente digital a tu cultura 

La naturaleza humana adopta los hábitos conocidos por defecto. Por ejemplo, puede que los empleados que regresan a la oficina retomen de forma instintiva las rutinas de la oficina previas a la pandemia, como usar solo una pizarra física para tomar notas durante las reuniones. Por lo tanto, se perderán registros digitales valiosos de sus ideas y decisiones, y correrán el riesgo de excluir a sus compañeros de equipo remoto.

Para arraigar de verdad la colaboración principalmente digital en tu cultura, debes ayudar a tus empleados a entender cómo ponerla en práctica. 

“La cultura no se trata solo de los valores que adoptamos, sino de cómo los implementamos en nuestras operaciones cotidianas. Una cultura que no se adapte a las nuevas formas de trabajar y no contribuya a la flexibilidad, la colaboración y la inclusión, tendrá dificultades para triunfar en el panorama empresarial moderno”.

Jeff Boggess, director de marketing de producto, Avocor

Empieza por identificar los lugares más accesibles en los que la colaboración digital podría tener un mayor impacto. Por ejemplo:

• Reuniones recurrentes. Cuando te reúnes regularmente con el mismo grupo de personas, un enfoque principalmente digital puede ayudar a que el grupo capture notas compartidas, a que todos se mantengan alineados respecto de los puntos de acción y a que los miembros del equipo que no asistieron a la reunión estén al tanto. Utiliza una solución digital (tal vez un Google Docs o un tablero Lucidspark) como punto de contacto principal antes y después de la reunión, y durante ella.
• Revisiones y comentarios. “Busca reuniones o actividades en las que la gente comparta los productos finales, revise el progreso, deje comentarios sobre los resultados y planifique seguimientos”, explica Christopher Bailey, consultor principal de servicios profesionales de Lucid. Por ejemplo, al adoptar un enfoque principalmente digital en las ceremonias de Agile, como las revisiones de sprints, las partes interesadas pueden dejar sus comentarios e ideas de forma sencilla, y tendrás un registro digital donde podrás consultar sus aportes en cualquier momento.
• Lluvia de ideas y planes. Podrías idear en un tablero físico, intentar tomar una foto de tus notas adhesivas y elaborar de forma manual un plan de acción. O bien, podrías hacer una lluvia de ideas en un lienzo digital, resumirla en algunos clics y transformar de forma automática tus notas adhesivas en elementos de acción. Este último enfoque, el principalmente digital, es mucho más inclusivo, eficaz y práctico. 

Para ayudar a los equipos a adoptar este comportamiento, los directivos pueden predicar con el ejemplo y ser los primeros en añadir un formato digital a sus reuniones u otras actividades de colaboración. 

“Dile a tu equipo: 'Vamos a experimentar, vamos a aprender. Y puede que al principio sea un poco caótico, pero lo resolveremos juntos'. Eso libera a la gente de mucha presión porque ahora todos en el equipo están aprendiendo juntos”.

Dan Lawyer, director de producto, Lucid

Para ayudar a reforzar una cultura principalmente digital, Rosenbaugh recomienda apoyarse en mantras como “¡Todas las reuniones en Lucidspark!” o “¡Cada proceso documentado en Lucidchart!”. Para muchos equipos, es beneficioso documentar estas prácticas recomendadas que se establecen de forma colectiva en un acuerdo de equipo. Un acuerdo de equipo brinda un grado de formalidad a la manera en que trabaja un equipo y elimina la ambigüedad.

“Crear acuerdos de equipos es fundamental para que los equipos puedan tomar la decisión correcta para ellos y aclarar las expectativas. Incluir aspectos como qué herramientas utilizan para determinadas tareas, cuándo trabajan de forma asincrónica y sincrónica, y cuál es la expectativa de tiempo de respuesta, contribuirá en gran medida a garantizar que todo el mundo esté en sintonía respecto del desarrollo del trabajo”.

Christina Janzer, vicepresidenta sénior de investigación y análisis, Slack

Cuanto más claras sean las prácticas recomendadas, más probabilidades habrá de que la organización adopte el enfoque principalmente digital. Por ejemplo, desde que Dropbox implementó su modelo Virtual First en 2020, recibieron comentarios de los empleados sobre la necesidad de contar con más pautas relacionadas con la comunicación asincrónica. Para ayudar en este aspecto, Dropbox creó unas pautas prácticas y fáciles de asimilar llamadas “Consejos rápidos de Virtual First”, que incluían enlaces a su kit de herramientas Virtual First, pódcast y mucho más.

A medida que diferentes equipos alcanzan el éxito en los formatos principalmente digitales, comparte estas primeras victorias en toda la organización. Los equipos se inspirarán unos a otros y, al final, estas prácticas se convertirán en algo natural. 

Estandariza tu pila tecnológica

La colaboración principalmente digital no es posible sin las herramientas adecuadas. Sin embargo, es posible que una pila tecnológica impulsada por la pandemia no sea suficiente. Es momento de examinar de cerca tus inversiones existentes. 

Pregúntate lo siguiente:

• ¿Existe la posibilidad de reemplazar varias herramientas por una sola? 
• ¿Qué herramientas permitirán que los equipos técnicos y no técnicos trabajen juntos? 
• ¿Cómo puedo mantener a los equipos conectados tanto en reuniones como de forma asincrónica?
• ¿Qué desafíos o brechas dejan nuestras herramientas existentes?

“Descubrimos que la parte más difícil de colaborar como equipo distribuido es administrar la forma en que las organizaciones utilizan su conocimiento interno; es decir, los equipos se esfuerzan por que el conocimiento sea preciso y útil, y se mantenga actualizado. Muchas herramientas no proporcionan los flujos de trabajo necesarios para abordar este problema antes de que sea demasiado tarde”.

Addison Shultz, líder de relaciones de desarrolladores, GitBook

¿Necesitas ayuda para empezar? A continuación, incluimos algunas herramientas de colaboración digital imprescindibles: 

• Herramientas de comunicación: elige una herramienta coherente para facilitar la comunicación digital en toda tu organización, como Slack, Google Workspace o Microsoft 365. Si bien estas no deberían ser el único canal de comunicación, son una excelente manera de que los equipos compartan actualizaciones breves, hagan preguntas y se comuniquen.

• Colaboración visual: como dice Lawyer, “el lenguaje humano es poco preciso”. No podemos confiar únicamente en el texto para una colaboración digital eficaz. Con imágenes, puedes mostrar claramente las conexiones entre ideas, planes, sistemas complejos y más, lo cual acelera la comprensión. Además, el uso de software de colaboración visual, lo que incluye diagramas y tableros virtuales, proporciona artefactos digitales naturales que sirven como modelo del negocio para aumentar la transparencia. 

• Software de administración de proyectos: más allá de dónde trabajen los equipos, realizar un seguimiento de los proyectos en una herramienta digital basada en la nube (como Asana, monday.com, Jira, Smartsheet y otras) ayudará a que todos se mantengan alineados. Mejor aun si tu software de administración de proyectos se conecta a tu plataforma de colaboración visual. 

• Software de grabación de video: uno de los grandes beneficios de la colaboración digital es que puedes cambiar algunas actividades a formatos digitales asincrónicos a fin de reducir la cantidad de reuniones. Las herramientas de grabación de video como Loom o Zight permiten a los usuarios grabar videos (a menudo junto con otras herramientas digitales) para explicar temas, proporcionar actualizaciones o repasar las instrucciones del proyecto. Y a diferencia de una reunión efímera, los compañeros de equipo pueden consultar este video cuando lo necesiten. 

• Herramientas de administración de documentación: encontrar formas digitales de compartir y centralizar la documentación de la organización ayuda a todos los equipos a innovar más rápido. Soluciones como Dropbox pueden ayudar a los equipos principalmente digitales a almacenar y compartir información importante de manera sencilla. También es conveniente evaluar los diferentes casos de uso y necesidades de los equipos a la hora de elegir una solución. Por ejemplo, puede que a los equipos de ingeniería les resulte útil una herramienta de administración técnica como GitBook.

• Pantallas táctiles interactivas: para equipos presenciales o híbridos, la instalación de pantallas táctiles interactivas (como Google Board 65 de Avocor) en las oficinas combina lo mejor de las experiencias físicas y digitales. Y cuando estas pantallas táctiles se integran a software de colaboración visual, todos los participantes pueden contribuir por igual en la pizarra. “Las pantallas táctiles interactivas no solo sirven para presentaciones”, explicó Boggess. “Son un lienzo para la lluvia de ideas colectiva, la resolución de problemas y las reuniones que requieren una toma de decisiones”.

Alcanza una colaboración principalmente digital con Lucid

Lucid es la única solución de colaboración visual que combina el poder de los diagramas inteligentes con la flexibilidad de la pizarra virtual para ayudar a todos los equipos (ya sea de forma presencial, remota o híbrida) a construir el futuro más rápido. 

Lucid es un ingrediente clave para la colaboración digital por los siguientes motivos:

• Promueve experiencias integrales de colaboración, elimina las entregas ineficaces y centraliza el contexto del proyecto. 
• Tiene más de 100 integraciones para optimizar la experiencia digital.
• Aprovecha las capacidades inteligentes, como la vinculación de datos, la IA y las actividades visuales, a fin de ayudar a los equipos a centrarse en tareas colaborativas de alto valor.
• Ofrece amplias bibliotecas de plantillas para ayudar a poner en marcha el trabajo y crear documentación coherente.