Reinvenção da colaboração digital: alinhamento eficaz de equipes.

Estabeleça uma fonte única da verdade

Independentemente de onde suas equipes estejam trabalhando, uma base digital ou fonte única da verdade (single source of truth, SSOT) é uma necessidade para manter as equipes alinhadas.

A fonte única da verdade deve conter os recursos mais utilizados pela sua equipe, bem como as metas e os cronogramas específicos do projeto. Além disso, é um ótimo local para compartilhar anúncios ou atualizações, garantindo que sua equipe sempre saiba exatamente onde encontrar as informações mais recentes e relevantes.

Vamos considerar um exemplo: sua equipe recentemente realizou uma sessão de brainstorming para planejar um lançamento. Como você tem praticado a colaboração digital, a equipe utilizou um quadro branco digital para compartilhar ideias e categorizá-las por prioridade. No entanto, nem todos os membros da equipe puderam participar da reunião presencial, mas você criou um link para a sessão em um local centralizado (SSOT), para que esses membros saibam onde encontrá-lo. Eles têm acesso fácil ao documento e podem responder a qualquer momento, mantendo-se atualizados.

Para maximizar o uso de sua SSOT, torne-a visualmente atraente, dinâmica, interativa e completamente integrada com as demais tecnologias que você utiliza.

Ao contrário do que se pensa, a colaboração digital não é apenas uma maneira de conectar equipes dispersas. 

Certamente, o trabalho remoto se tornou uma exigência. Para muitas organizações, a adoção da colaboração digital não foi por escolha, mas por necessidade, quando a pandemia interrompeu abruptamente o trabalho presencial. No que pareceu ser uma transição quase que imediata, as organizações se apressaram para adotar novas ferramentas digitais e manter as equipes produtivas de todas as formas possíveis.

Não é de estranhar que as tentativas aleatórias de colaboração digital tenham tido resultados variados, levando algumas organizações a questionar seriamente da a eficácia da nova tendência. 

Mas se essa é sua única impressão da colaboração digital, prepare-se para uma excelente notícia: a colaboração digital não se resume a adquirir ferramentas tecnológicas. Quando habilitada de forma integrada com as estratégias, a cultura e as ferramentas certas, a colaboração digital leva a equipes mais eficientes e engajadas.

Essa abordagem intencional, que chamaremos de colaboração digital priorizada, é uma filosofia necessária para aprimorar o compartilhamento de informações, o alinhamento e a produtividade de todas as equipes, tanto para equipes remotas quanto para as presenciais. 

Como funciona a colaboração digital priorizada e como as organizações podem aproveitar ao máximo esta estratégia moderna do local de trabalho? Vamos analisar.

O que é colaboração digital priorizada?

A colaboração digital priorizada é uma estratégia intencional de colaboração no local de trabalho que dá preferência a ferramentas online para comunicação, compartilhamento de ideias, resolução de problemas e desenvolvimento de projetos, independentemente de os funcionários estarem trabalhando de forma presencial ou remota, em diferentes partes do mundo. 

Para esclarecer o que é a colaboração digital priorizada, vamos começar examinando o que ela não é. Colaboração digital priorizada não é:

• Colaboração apenas para equipes remotas 
• A introdução passiva de algumas ferramentas digitais
• Um substituto para a colaboração presencial

Em vez disso, a colaboração digital priorizada é mais bem compreendida como uma filosofia que orienta a maneira como sua força de trabalho opera e trabalha em conjunto diariamente. O objetivo é enriquecer as discussões presenciais com recursos digitais que oferecem um contexto detalhado, mantêm as equipes alinhadas e aprimoram o processo de decisão.

O segredo? Implementação intencional. 

Quando a colaboração digital não é devidamente implementada (por exemplo, uma organização fornece algumas ferramentas, mas não consegue comunicar padrões para toda a organização), as equipes podem enfrentar dificuldades para encontrar as informações de que precisam, as reuniões híbridas podem falhar em incluir todos os participantes, e tempo valioso pode ser perdido tentando sincronizar entendimentos. 

“A colaboração digital priorizada é mais bem compreendida como uma filosofia que orienta a maneira como sua força de trabalho opera e trabalha em conjunto diariamente. O objetivo é enriquecer as discussões presenciais com recursos digitais que oferecem um contexto detalhado, mantêm as equipes alinhadas e aprimoram o processo de decisão.”

Por que as organizações devem adotar a colaboração digital priorizada? 

Seja para funcionários retornando ao escritório ou trabalhando de forma totalmente remota, a colaboração digital oferece os seguintes benefícios:

• Promove colaboração igualitária. Não é incomum que funcionários remotos se sintam excluídos de conversas e informações importantes que são trocadas entre colegas no escritório. Ao criar um espaço virtual comum que facilita o acesso a todas as atividades colaborativas, a colaboração digital permite que todos os funcionários contribuam de forma equitativa. 

• Isso leva a maior transparência e alinhamento. Ao colaborar digitalmente, organizações naturalmente geram documentação valiosa durante a fase de brainstorming, comunicação, planejamento e projeto. Qualquer pessoa na organização pode consultar esses registros digitais sempre que necessário, e os novos funcionários podem obter informações importantes rapidamente. 

• Ajuda as equipes a serem mais produtivas. Ao utilizar ferramentas digitais para documentar ideias, decisões e tarefas durante as reuniões, as equipes não só tornam essas reuniões mais eficientes, mas também mantêm a produtividade pós-reunião, colaborando assincronamente no mesmo ambiente digital. 

• Melhora a tomada de decisões e a inovação. Naturalmente, a colaboração digital oferece recursos poderosos que as equipes não seriam capazes de aproveitar de outra forma: automação e IA, visualização de dados, recursos organizacionais robustos e integrações poderosas. Esses recursos ajudam as equipes a entender ideias, feedback, processos e sistemas complexos para que possam tomar decisões informadas sobre qualquer coisa, desde a contratação até o design do produto.

• Aumenta o envolvimento dos funcionários. As expectativas dos funcionários evoluíram à medida que o local de trabalho evoluiu. A colaboração digital priorizada atende a essas expectativas, fornecendo aos funcionários as ferramentas e estratégias para realizarem o trabalho com mais eficiência. Esse fator é tão importante para os funcionários que 54% dos funcionários das empresas mudariam de emprego para terem acesso a melhores ferramentas que os tornassem mais eficazes. 

Como implementar uma estratégia de colaboração digital priorizada

A pandemia revelou as consequências de as organizações não terem tempo para se prepararem adequadamente para a colaboração digital. Mas, o que é preciso para implementá-la com sucesso? 

Perguntamos aos líderes que se esforçaram para tornar a colaboração digital uma realidade nas empresas Lucid, GitBook, Slack, Avocor e Dropbox. Aqui estão as recomendações deles.

Defina sua meta – e compartilhe-a amplamente

Antes de tomar qualquer decisão estratégica sobre tecnologia ou políticas, é essencial definir claramente sua meta. 

“Qual é o propósito da colaboração digital priorizada? É para aprimorar novas ideias, integrar negócios ou aumentar a eficiência organizacional? Comece por aí". 

—Jeff Rosenbaugh, diretor sênior de serviços profissionais, Lucid

Tente alinhar sua meta aos objetivos de negócios da sua empresa. Talvez sua empresa pretenda aumentar a produtividade ou inovar com recursos de produtos. Reflita sobre como a colaboração digital pode contribuir para alcançar esses objetivos. 

Determinar seu objetivo é a parte fácil. Mas como você faz para que todos na organização se comprometam? Você vai querer conectar isso às funções diárias deles, destacando claramente como isso os afeta. Considere:

• como é que essa mudança beneficia não só a organização, mas também as pessoas? Você pode afirmar que a colaboração digital os ajudará a encontrar informações com mais facilidade, tornará suas experiências de reunião mais equitativas ou até mesmo aumentará a flexibilidade na forma como trabalham. 

• Quais problemas isso resolve? Pense no feedback que você recebeu ou nos problemas que você percebeu e que a colaboração digital aborda. Por exemplo, se perceber que as equipes estão sobrecarregadas com muitas reuniões, explique como a colaboração digital facilita o o trabalho assíncrono. 

• Quais são os riscos se não fizermos nada? Embora você não queira gerar medo, criar um senso de urgência pode incentivar as pessoas a agirem. Não implementar a colaboração digital pode colocar sua empresa em desvantagem competitiva e prejudicar o crescimento da receita. 

Uma estratégia de colaboração que prioriza o digital provavelmente representa uma grande mudança para a sua organização, e dedicar algum tempo para comunicar claramente a meta e os benefícios ajudará a conseguir a adesão de todos. Compartilhe a sua visão da colaboração digital priorizada com frequência - em reuniões de equipe, comunicados corporativos e outros canais.

Integre o digital priorizado à sua cultura 

Os seres humanos tendem naturalmente a seguir rotinas conhecidas. Por exemplo, os funcionários que voltam ao escritório, podem instintivamente retomar práticas pré-pandemia, como fazer anotações em quadros brancos tradicionais durante reuniões. Esse hábito pode resultar na perda de registros digitais importantes de suas ideias e decisões e na exclusão de seus colegas de equipe que trabalham remotamente.

Para integrar efetivamente a colaboração digital na cultura da sua empresa, você precisa orientar seus funcionários sobre como colocá-la em prática. 

“A cultura envolve não só os valores que defendemos, mas também a forma como os aplicamos em nossas operações diárias. Uma cultura que não consegue se adaptar às novas formas de trabalhar — que não apoia a flexibilidade, a colaboração e a inclusão — terá dificuldades para ter sucesso no cenário empresarial moderno.”

—Jeff Boggess, diretor de marketing de produto, Avocor

Comece identificando os locais mais acessíveis onde a colaboração digital poderia causar maior impacto, como:

• Reuniões recorrentes. Ao se encontrar regularmente com um mesmo grupo de pessoas, o uso de ferramentas digitais pode ser eficaz para registrar anotações compartilhadas, garantir que todos estejam cientes das tarefas a realizar e para manter informados os membros da equipe que podem ter perdido a reunião. Use uma solução digital (talvez um Google Doc ou um mural do Lucidspark) como seu principal ponto de contato antes, durante e depois da reunião.
• Críticas e feedback. “Busque reuniões ou atividades nas quais as pessoas possam compartilhar resultados, revisar o progresso, dar feedback sobre os resultados e planejar acompanhamentos”, disse Christopher Bailey, principal consultor de serviços profissionais da Lucid. Por exemplo, ao adotar uma abordagem digital para cerimônias Agile, como revisões de sprint, as partes interessadas podem oferecer feedback e ideias de forma eficiente, deixando um registro digital acessível para consulta futura de suas contribuições.
• Brainstormings e planos. Você pode desenhar suas ideias em um quadro branco, fotografar as notas adesivas e criar um plano de ação manualmente. Ou você pode fazer um brainstorming em uma tela digital, resumir seu brainstorming com apenas alguns cliques e transformar automaticamente suas notas adesivas em itens de ação. Esta última abordagem, que prioriza o digital, é muito mais inclusiva, eficiente e prática. 

Para encorajar equipes efetivamente a adotar comportamentos digitais, executivos devem liderar pelo exemplo e ser os primeiros a integrar formatos digitais em suas próprias reuniões ou outras atividades colaborativas. 

“Diga à sua equipe: 'Vamos experimentar, vamos aprender. Pode ser um pouco complicado no começo, mas vamos resolver isso juntos. Isso alivia muito a pressão sobre as pessoas porque todos da equipe agora estão aprendendo juntos.'”

—Dan Lawyer, diretor de produtos, Lucid

Para ajudar a reforçar uma cultura que prioriza o digital, Rosenbaugh sugere recorrer a mantras como “Todas as reuniões no Lucidspark!” ou “Todos os processos documentados no Lucidchart!” Para muitas equipes, é benéfico documentar essas práticas recomendadas que elas estabelecem coletivamente em um acordo de equipe.

“Estabelecer acordos dentro da equipe é crucial para assegurar decisões corretas e definir expectativas claras. Incluir as ferramentas específicas usadas para tarefas distintas, definir quando é apropriado trabalhar de forma assíncrona ou síncrona e estabelecer expectativas claras quanto ao tempo de resposta, contribuirá muito para alinhar a equipe quanto aos processos de trabalho".

—Christina Janzer, vice-presidente sênior de pesquisa e análise, Slack

Quanto mais clara for a comunicação sobre as melhores práticas, maior será a chance de a organização priorizar a adoção de meios digitais. Por exemplo, desde que o Dropbox implementou seu modelo Virtual First em 2020, eles receberam feedback dos funcionários sobre a necessidade de mais orientações sobre como realmente se comunicar de forma assíncrona. Para ajudar, o Dropbox criou diretrizes práticas e digeríveis chamadas “Virtual First Quick Tips” com links para seu Virtual First Toolkit, podcast e muito mais.

À medida que as equipes alcançam sucesso com abordagens digitais prioritárias, divulgue essas vitórias por toda a organização. Isso motivará as equipes a aprenderem juntas e, com o tempo, essas estratégias se tornarão naturais. 

Padronize sua pilha tecnológica

A colaboração digital eficaz não é possível sem as ferramentas apropriadas. No entanto, o acúmulo de tecnologias adotadas durante a pandemia pode não ser suficiente. É essencial reavaliar seus investimentos atuais em tecnologia. 

Pergunte a si mesmo:

• Existe uma oportunidade de substituir várias ferramentas por uma única ferramenta? 
• Quais ferramentas permitirão que equipes técnicas e não técnicas trabalhem juntas? 
• Como posso garantir que as equipes estejam conectadas em reuniões e também de maneira assíncrona?
• Quais são os desafios ou as deficiências das nossas ferramentas atuais?

“Descobrimos que a parte mais difícil da colaboração como uma equipe distribuída é gerenciar a maneira como as organizações usam o conhecimento interno – ou seja, as equipes lutam para manter o conhecimento da empresa preciso, atualizado e útil. Muitas ferramentas simplesmente não fornecem os fluxos de trabalho necessários para combater esse problema antes que seja tarde demais.”

—Addison Shultz, líder de relações com desenvolvedores, GitBook

Precisa de uma ajudinha para começar? Aqui estão algumas ferramentas essenciais para colaboração digital: 

• Ferramentas de comunicação: escolha uma ferramenta consistente para facilitar a comunicação digital em sua organização, como Slack, Google Workspace ou Microsoft 365. Embora não devam ser seu único canal de comunicação, são uma ótima maneira para as equipes compartilharem pequenas atualizações, fazer perguntas e ficarem conectadas.

• Colaboração visual: de acordo com Lawyer: “A linguagem humana é imprecisa”. Simplesmente não podemos confiar apenas no texto para uma colaboração digital eficaz. Com recursos visuais, você pode mostrar claramente as conexões entre ideias, planos, sistemas complexos e muito mais, acelerando a compreensão. Além disso, o uso de softwares de colaboração visual, como quadros brancos digitais e ferramentas de diagramação, cria modelos digitais que melhoram a transparência do negócio. 

• Software de gerenciamento de projetos: não importa onde as equipes estejam trabalhando, acompanhar os projetos em uma ferramenta digital que roda na nuvem (como Asana, monday.com, Jira, Smartsheet e outras) ajudará todos a permanecerem alinhados. Será um bônus se o seu software de gerenciamento de projetos se integrar à sua plataforma de colaboração visual 

• Software de gravação de vídeo: um dos grandes benefícios da colaboração digital é que você pode reduzir o número de reuniões fazendo a transição de algumas atividades para formatos digitais assíncronos. Ferramentas de gravação de vídeo como Loom ou Zight permitem que os usuários gravem vídeos (muitas vezes em conjunto com outras ferramentas digitais) para explicar tópicos, fornecer atualizações ou percorrer instruções do projeto. Ao contrário da reunião tradicional com começo, meio e fim, o vídeo permite que os colegas de equipe o acessem e consultem a qualquer momento conforme necessário. 

• Ferramentas de gerenciamento de documentação: encontrar formas digitais de compartilhar e centralizar a documentação da sua organização ajuda todas as equipes a inovar com mais rapidez. Soluções como o Dropbox podem ajudar as equipes que priorizam o digital a armazenar e compartilhar facilmente informações importantes. Você também deve considerar os diferentes casos de uso e necessidades das equipes ao escolher uma solução. Por exemplo, as equipes de engenharia podem se beneficiar de uma ferramenta de gerenciamento técnico como o GitBook.

• Telas sensíveis ao toque interativas: para equipes presenciais ou híbridas, a configuração de telas sensíveis ao toque interativas (como o Google Board 65 da Avocor) em escritórios combina o melhor das experiências físicas e digitais. E quando essas telas sensíveis ao toque são integradas ao software de colaboração visual, todos os participantes podem contribuir igualmente para a elaboração do quadro branco. “As telas sensíveis ao toque interativas não servem apenas para apresentações”, disse Boggess. “Servem como uma tela para brainstorming coletivo, resolução de problemas e reuniões que exigem tomada de decisões.”

Facilite a colaboração digital com a Lucid

A Lucid é a única solução de colaboração visual que combina o poder da diagramação inteligente com a flexibilidade do quadro branco digital para ajudar todas as equipes — presenciais, remotas ou híbridas — a construir o futuro mais rapidamente. 

A Lucid é essencial para a colaboração em ambientes digitais porque:

• Promove experiências de colaboração de ponta a ponta, eliminando transferências ineficazes e centralizando o contexto do projeto. 
• Possui mais de 100 integrações para agilizar a experiência digital.
• Utiliza recursos inteligentes, como vinculação de dados, IA e atividades visuais, para permitir que equipes foquem em tarefas colaborativas valiosas.
• Oferece uma ampla biblioteca de modelos para ajudar a iniciar o trabalho e criar documentação consistente.