Contrairement aux idées reçues, la collaboration numérique ne sert pas seulement à réunir des équipes dispersées.

Bien entendu, le télétravail l’a imposée. Et pour de nombreuses organisations, la première expérience de collaboration numérique n’a d’ailleurs pas été un choix. Avec la pandémie, elles ont dû trouver une solution pour compenser la fin de la collaboration en personne. Dans ce qui a été vécu comme une transition du jour au lendemain, les entreprises se sont empressées d’adopter de nouveaux outils numériques afin d’aider leur personnel par tous les moyens possibles.

Sans surprise, ces tentatives de collaboration numérique désordonnées ont connu des degrés de réussite variables, poussant certaines organisations à remettre en question l’efficacité de ce type d’approche.

Mais si c’est la seule impression que vous en avez, nous avons une bonne nouvelle à vous annoncer•: la collaboration numérique va bien au-delà de l’achat de quelques outils informatiques. Lorsqu’elle est mise en œuvre de manière cohérente avec les stratégies, la culture et les produits adéquats, la collaboration numérique permet de renforcer l’efficacité et l’engagement des équipes.

Cette approche intentionnelle, que nous appellerons la collaboration axée sur le numérique, est une philosophie nécessaire pour améliorer le partage des connaissances, la cohésion et la productivité de toutes les équipes, et pas seulement celles qui travaillent à distance.

À quoi ressemble la collaboration axée sur le numérique et comment les organisations peuvent-elles tirer pleinement parti de cette stratégie de travail moderne ? Voyons cela de plus près.

Qu’est-ce que la collaboration axée sur le numérique ?

La collaboration axée sur le numérique est une stratégie de collaboration professionnelle intentionnelle qui donne la priorité aux moyens numériques pour communiquer, partager, trouver des idées, résoudre des problèmes, concevoir et construire, en présentiel ou de manière virtuelle à travers le monde.•

Pour clarifier ce concept, examinons ce qu’il n’est pas. La collaboration axée sur le numérique n’est pas :

• une forme de collaboration réservée aux équipes à distance
• le déploiement passif de quelques outils numériques
• un remplacement de la collaboration en personne

Au contraire, il est préférable de considérer la collaboration numérique comme une philosophie qui guide la façon dont votre personnel travaille ensemble au quotidien. Elle vise à compléter les conversations en direct par des artefacts numériques qui fournissent un contexte riche, assurent la cohésion des équipes et optimisent la prise de décision.

La clé ? Une mise en œuvre intentionnelle.

Lorsque la collaboration numérique n’est pas déployée correctement, par exemple si une organisation fournit quelques outils sans communiquer de directives à l’échelle de l’entreprise, les équipes peuvent avoir du mal à trouver les informations dont elles ont besoin, les réunions hybrides risquent de ne pas convenir à tous les participants et les collaborateurs perdront du temps à simplement se mettre en phase.

« Il faut considérer la collaboration axée sur le numérique comme une philosophie qui guide la façon dont votre personnel travaille ensemble au quotidien. Elle vise à compléter les conversations en direct par des artefacts numériques qui fournissent un contexte riche, assurent la cohésion des équipes et renforcent la prise de décision. »

Pourquoi les organisations devraient-elles privilégier la collaboration axée sur le numérique ?

Que vos employés retournent au bureau ou qu’ils travaillent tous depuis chez eux, la collaboration axée sur le numérique offre les avantages suivants•:

• Elle favorise l’équité en matière de collaboration. Il n’est pas rare que les télétravailleurs se sentent exclus de conversations ou d’informations importantes partagées par leurs collègues sur site. En fournissant un espace virtuel commun comme cadre pour toutes les activités d’équipe, la collaboration axée sur le numérique donne à l’ensemble des employés le même accès aux informations et les mêmes possibilités de contribuer.•

• Elle permet de renforcer la transparence et la cohésion. En collaborant numériquement, les organisations créent automatiquement une documentation précieuse lorsqu’elles cherchent des idées, communiquent, planifient et conçoivent des projets. Toute personne au sein de l’entreprise peut consulter ces documents numériques chaque fois qu’elle en a besoin, et les nouveaux employés peuvent se familiariser rapidement avec les informations importantes.•

• Elle permet aux équipes d’être plus productives. Les équipes qui utilisent des outils de collaboration numérique pour consigner les idées, les décisions et les mesures à prendre pendant les réunions sont plus productives, mais également en mesure de maintenir leur élan en continuant à collaborer de manière asynchrone dans le même espace numérique après la séance.•

• Elle renforce la prise de décision et l’innovation. Bien entendu, la collaboration axée sur le numérique offre des fonctionnalités puissantes dont les équipes ne pourraient pas profiter autrement•: automatisation et IA, visualisation des données, capacités d’organisation avancées et intégrations puissantes. Ces options aident les équipes à comprendre les idées complexes, les commentaires, les processus et les systèmes, et leur permettent ainsi de prendre des décisions éclairées sur tous les sujets, de l’embauche à la conception de produits.

• Elle améliore l’engagement des employés. Les attentes des employés ont évolué parallèlement à leur environnement de travail. La collaboration axée sur le numérique y répond en fournissant aux travailleurs les outils et les stratégies qui leur permettent d’être plus efficaces. Ce critère est si important pour les employés que 54•% d’entre eux changeraient d’emploi pour avoir accès à de meilleurs outils.•

Comment mettre en œuvre une stratégie de collaboration axée sur le numérique

La pandémie nous a montré ce qui se produit lorsque les organisations n’ont pas le temps de déployer correctement une collaboration axée sur le numérique. Mais comment faut-il réellement procéder pour la mettre en œuvre efficacement ?

Nous avons interrogé les dirigeants qui ont travaillé pour faire de la collaboration numérique une réalité chez Lucid, GitBook, Slack, Avocor et Dropbox. Voici leurs recommandations.

Établissez votre objectif et partagez-le largement

Avant de prendre des décisions stratégiques en matière de technologies ou de politiques, vous devez d’abord être clair sur votre objectif.

«•Quelle est la raison d’être d’une collaboration axée sur le numérique•? S’agit-il de stimuler la naissance de nouvelles idées, de renforcer la cohésion de l’entreprise, de gagner en efficacité organisationnelle•? Commencez par là.•

—Jeff Rosenbaugh, directeur principal des services professionnels, Lucid

Essayez de cadrer votre objectif dans le contexte de vos objectifs métier. Peut-être que votre entreprise vise à augmenter sa productivité ou à innover avec de nouvelles fonctionnalités produit. Réfléchissez à la façon dont la collaboration axée sur le numérique vous aidera à atteindre ces objectifs.

Déterminer votre objectif est la partie la plus facile. Mais comment faire pour que les collaborateurs de toute l’organisation y adhèrent•? Vous devez lier cet objectif à leur travail, en leur présentant clairement l’impact qu’il aura sur eux. Posez-vous les questions suivantes :

• Comment ce changement profite-t-il non seulement à l’organisation, mais aussi aux employés ? Vous pouvez leur dire que la collaboration numérique les aidera à trouver plus facilement des informations, rendra leurs réunions plus équitables, ou même augmentera la flexibilité de leur travail.

• Quel problème résout-elle ? Réfléchissez aux remarques que vous avez reçues ou aux problèmes que vous avez constatés et que la collaboration axée sur le numérique permet de résoudre. Par exemple, si vous avez entendu dire que les équipes s’épuisent à force de réunions, expliquez comment la collaboration axée sur le numérique favorise le travail asynchrone.

• Quels sont les risques si nous ne faisons rien ? S’il faut éviter de susciter la peur, créer un sentiment d’urgence peut aider les employés à agir. Ne pas mettre en œuvre une collaboration axée sur le numérique risque de mettre votre entreprise en retrait par rapport à la concurrence et de réduire la croissance globale du chiffre d’affaires.

Une stratégie de collaboration axée sur le numérique représente probablement un changement important pour votre organisation. Par conséquent, vous devez prendre le temps de communiquer clairement l’objectif et les avantages visés pour obtenir l’adhésion de tous. Partagez fréquemment votre vision de la collaboration axée sur le numérique, que ce soit lors de réunions de travail, de communications à l’échelle de l’entreprise ou sur d’autres canaux.

Intégrez la priorité au numérique dans votre culture

L’humain est une créature d’habitudes. Par exemple, les employés qui retournent au bureau peuvent instinctivement revenir à leurs habitudes antérieures à la pandémie, comme le fait de n’utiliser qu’un tableau blanc physique pour prendre des notes pendant les réunions. Par conséquent, ils se priveront de précieux documents numériques pour consigner leurs idées et leurs décisions, et risqueront d’exclure leurs collègues qui travaillent à distance.

Pour véritablement ancrer la collaboration axée sur le numérique dans votre culture, vous devez aider votre personnel à comprendre comment mettre le numérique en pratique.

« La culture ne concerne pas seulement les valeurs que nous défendons, mais aussi la manière dont nous les incarnons dans nos activités quotidiennes. Une culture qui ne parvient pas à s’adapter aux nouvelles méthodes de travail - qui ne soutient pas la flexibilité, la collaboration et l’inclusion - est une culture qui aura du mal à réussir dans le monde professionnel moderne. »

—Jeff Boggess, directeur du marketing produit, Avocor

Commencez par identifier les domaines les plus accessibles où la collaboration numérique pourrait avoir le plus d’impact, par exemple :

• Réunions récurrentes. Lorsque vous rencontrez régulièrement le même groupe de personnes, une approche numérique peut aider l’équipe à enregistrer des notes partagées, à harmoniser les éléments d’action et à aider les collaborateurs qui n’ont pas pu participer à rester informés. Utilisez une solution numérique, par exemple un document Google ou un tableau Lucidspark, comme principal outil de communication avant, pendant et après la réunion.
• Commentaires et réactions. « Privilégiez les réunions ou les activités au cours desquelles les participants partagent des livrables, examinent les progrès réalisés, font part de leurs commentaires sur les résultats et planifient les actions suivantes », explique Christopher Bailey, consultant principal en services professionnels chez Lucid. Par exemple, en adoptant une approche numérique pour les cérémonies agiles, telles que les revues de sprint, les parties prenantes peuvent facilement faire part de leurs commentaires et de leurs idées, et vous disposerez d’un document numérique vous permettant de consulter leurs contributions à tout moment.
• Brainstorming et planification. Vous pouvez réfléchir sur un tableau blanc physique, essayer de prendre une photo de vos post-its et élaborer manuellement un plan d’action. Ou bien vous pouvez faire un brainstorming sur une zone de travail numérique, synthétiser votre réflexion en quelques clics et transformer automatiquement vos idées en éléments d’action. Cette dernière approche, qui privilégie le numérique, est beaucoup plus inclusive, efficace et réalisable.

Pour aider réellement les équipes à adopter ce comportement, les cadres peuvent montrer l’exemple et étant les premiers à ajouter un format numérique à leurs réunions ou autres activités de collaboration.

Dites à votre équipe : « Nous allons expérimenter, nous allons apprendre. Cela risque d’être un peu compliqué au début, mais nous trouverons une solution ensemble. Cela permet d’alléger la pression qui pèse sur les gens, car vous actez que toute l’équipe apprend ensemble. »

—Dan Lawyer, chef de produit, Lucid

Pour renforcer la culture numérique, M. Rosenbaugh suggère de s’appuyer sur des devises telles que « Toutes les réunions dans Lucidspark » ou « Tous les processus documentés dans Lucidchart ». Pour de nombreuses équipes, il est utile de documenter ces bonnes pratiques établies collectivement dans une charte d’équipe. Une charte d’équipe formalise un peu la collaboration et élimine toute ambiguïté.

« La création de chartes à l’échelle de l’équipe est essentielle pour permettre aux collaborateurs de prendre la bonne décision et de clarifier leurs attentes. En incluant des éléments tels que les outils qu’ils utilisent en fonction des tâches, le moment où ils travaillent de manière asynchrone ou synchrone, et les attentes en matière de temps de réponse, vous contribuerez grandement à garantir une compréhension partagée des méthodes de travail. »

—Christina Janzer, Vice-présidente principale chargée de la recherche et de l’analyse, Slack

Plus vous créez de clarté autour des bonnes pratiques, plus l’organisation est susceptible de prioriser le numérique. Par exemple, lors de la mise en œuvre de son modèle Virtual First en 2020, Dropbox a reçu des commentaires de la part de ses employés, qui souhaitaient plus de directives concernant la communication asynchrone. Pour y répondre, Dropbox a créé des lignes directrices pratiques et concises appelées « Virtual First Quick Tips », avec des liens vers sa boîte à outils Virtual First, son podcast et bien plus encore.

Dès que les différentes équipes réussissent à mettre en place des formats numériques, partagez ces premiers succès avec l’ensemble de l’organisation. Les équipes s’inspireront les unes des autres et, à terme, ces pratiques deviendront une seconde nature.

Standardisez votre pile technologique

La collaboration axée sur le numérique n’est tout simplement pas possible sans les bons outils. Mais une pile technologique née de la pandémie ne suffira probablement pas. Il est maintenant temps d’examiner de près vos investissements existants.

Demandez-vous :

• Est-il possible de remplacer plusieurs outils par un seul ?
• Quels outils permettront aux équipes techniques et non techniques de travailler ensemble ?
• Comment puis-je faire en sorte que les équipes restent en contact lors des réunions et de manière asynchrone ?
• Quels sont les défis ou les lacunes non traités par nos outils existants ?

« Nous constatons que la partie la plus difficile de la collaboration au sein d’une équipe distribuée est la gestion de la manière dont les organisations utilisent leurs connaissances internes. Les équipes ont du mal à maintenir les connaissances de leur entreprise précises, à jour et utiles. De nombreux outils ne fournissent tout simplement pas les flux de travail nécessaires pour lutter contre ce problème avant qu’il ne soit trop tard. »

—Addison Shultz, responsable des relations développeurs, GitBook

Vous avez besoin d’un peu d’aide pour démarrer ? Voici quelques outils de collaboration numérique indispensables :

• Outils de communication : choisissez un outil unique pour faciliter la communication numérique au sein de votre organisation, tel que Slack, Google Workspace ou Microsoft 365. Bien que ces canaux de communication ne doivent pas être les seuls utilisés, ils constituent un excellent moyen pour les équipes de partager des informations concises, de poser des questions et d’établir des liens.

• Collaboration visuelle : comme le dit M. Lawyer, « le langage humain est imprécis » et nous ne pouvons tout simplement pas nous fier uniquement au texte pour une collaboration numérique efficace. Avec des visuels, vous pouvez clairement montrer les liens entre des idées complexes, des plans, des systèmes et bien plus encore, ce qui accélère la compréhension. De plus, l’utilisation de logiciels de collaboration visuelle, notamment le tableau blanc virtuel et les diagrammes, permet de créer automatiquement des artefacts numériques qui servent de schéma directeur pour l’entreprise et améliorent la transparence.

• Logiciel de gestion de projet : quel que soit l’endroit où les équipes travaillent, le suivi des projets dans un outil numérique basé sur le cloud (comme Asana, monday.com, Jira, Smartsheet et d’autres) aidera tout le monde à rester en phase. Jackpot si votre logiciel de gestion de projet s’intègre à votre plateforme de collaboration visuelle !

• Logiciel d’enregistrement vidéo : l’un des grands avantages de la collaboration numérique réside dans sa capacité à réduire le nombre de réunions en transférant certaines activités vers des formats numériques asynchrones. Des outils d’enregistrement vidéo tels que Loom ou Zight permettent aux utilisateurs d’enregistrer des vidéos (souvent en association avec d’autres outils numériques) pour expliquer des sujets, fournir des mises à jour ou donner des instructions sur un projet. Et contrairement à la réunion éphémère, les collaborateurs peuvent consulter cette vidéo à tout moment.

• Outils de gestion des documents : trouver des moyens numériques pour partager et centraliser la documentation de votre organisation permet à toutes les équipes d’innover plus rapidement. Des solutions comme Dropbox peuvent aider les équipes axées sur le numérique à stocker et à partager facilement les informations importantes. Lorsque vous choisirez une solution, vous devrez également tenir compte des différents cas d’utilisation et besoins de vos collaborateurs. Par exemple, les équipes d’ingénieurs peuvent bénéficier d’un outil de gestion technique tel que GitBook.

• Écrans tactiles interactifs : Pour les équipes en personne ou hybrides, l’installation d’écrans tactiles interactifs (tels que le Google Board 65 d’Avocor) dans les bureaux combine le meilleur des expériences physiques et numériques. Et lorsque ces écrans tactiles sont intégrés à un logiciel de collaboration visuelle, tous les participants peuvent contribuer de la même manière au tableau blanc. « Les écrans tactiles interactifs ne sont pas uniquement destinés aux présentations, explique M. Boggess. Ils constituent une zone de travail pour le brainstorming collectif, la résolution de problèmes et les réunions nécessitant une prise de décision. »

Créez une source unique de vérité

Quel que soit l’endroit où travaillent vos équipes, une base numérique ou une source unique de vérité (SSOT) est une nécessité pour maintenir leur cohésion.

Votre source unique de vérité doit contenir les ressources les plus utilisées par votre équipe, les objectifs et les chronologies propres à chaque projet, ainsi que les progrès accomplis dans la réalisation de ces derniers. Il peut également s’agir d’un espace idéal pour partager des informations ou des mises à jour, afin que votre équipe sache toujours où se rendre pour obtenir les dernières actualités.

Prenons un exemple : imaginons que votre équipe ait récemment fait un brainstorming autour du lancement prochain d’un produit. Comme vous pratiquez la collaboration axée sur le numérique, elle s’est appuyée sur un tableau blanc virtuel pour partager des idées et les classer par ordre de priorité. Certains collaborateurs n’ont pas pu assister à la réunion, mais vous avez créé un lien vers le brainstorming dans votre SSOT, afin qu’ils sachent où le trouver. Ils peuvent facilement consulter le document, réagir de manière asynchrone et rester informés.

Pour tirer le meilleur parti de votre SSOT, nous vous recommandons de la rendre visuelle, dynamique, interactive et étroitement intégrée au reste de votre pile technologique.

Rendre possible la collaboration axée sur le numérique avec Lucid

Lucid est la seule solution de collaboration visuelle qui combine la puissance des diagrammes intelligents avec la flexibilité du tableau blanc virtuel pour aider toutes les équipes (en personne, à distance ou hybrides) à bâtir l’avenir plus rapidement.

Lucid est un ingrédient clé de la collaboration axée sur le numérique :

• Expériences de collaboration de bout en bout éliminant les transferts inefficaces et centralisant le contexte du projet•
• Plus de 100 intégrations pour rationaliser l’expérience numérique
• Fonctionnalités intelligentes, telles que la liaison de données, l’IA et les activités visuelles, pour aider les équipes à se concentrer sur des tâches collaboratives à forte valeur ajoutée
• Bibliothèques de modèles étendues pour aider à démarrer le travail et à créer une documentation cohérente