Entgegen der landläufigen Meinung ist die digitale Kollaboration nicht nur eine Möglichkeit, verteilte Teams zu verbinden. 

Natürlich hat die Remote-Arbeit dies sicherlich erforderlich gemacht. Und für viele Unternehmen war die erste Erfahrung mit digitaler Kollaboration nicht freiwillig, sondern eine Notwendigkeit, als die Pandemie der persönlichen Kollaboration vor Ort ein jähes Ende bereitete. Wie von heute auf morgen stürzten sich die Unternehmen auf die neuen digitalen Tools, um ihre Mitarbeitenden auf jede erdenkliche Weise zu unterstützen.

Es überrascht nicht, dass diese planlosen Bemühungen um digitale Kollaboration unterschiedlich erfolgreich waren, sodass einige Unternehmen die Wirksamkeit der digitalen Kollaboration insgesamt in Frage stellen. 

Aber wenn dies Ihr einziger Eindruck von digitaler Kollaboration ist, haben wir gute Neuigkeiten: Digitale Kollaboration ist weit mehr als nur die Anschaffung einiger digitaler Tools. Wenn sie ganzheitlich mit den richtigen Strategien, der richtigen Kultur und den richtigen Tools gefördert wird, führt die digitale Kollaboration zu effizienteren und engagierteren Teams.

Dieser bewusste Ansatz, den wir als Digital-First-Kollaboration bezeichnen, ist eine notwendige Philosophie, um den Wissensaustausch, die Abstimmung und die Produktivität für alle Teams zu verbessern, nicht nur für Remote-Teams. 

Wie sieht die Digital-First-Kollaboration aus und wie können Unternehmen den vollen Nutzen dieser modernen Arbeitsplatzstrategie erkennen? Wir zeigen es Ihnen.

Was ist Digital-First-Kollaboration?

Digital-First-Kollaboration ist eine bewusste Strategie für die Kollaboration am Arbeitsplatz, die digitale Methoden zur Kommunikation, zum Teilen, zur Ideenfindung, zur Problemlösung, zum Entwerfen und Entwickeln priorisiert – unabhängig davon, ob die Mitarbeitenden persönlich oder virtuell auf der ganzen Welt zusammenarbeiten. 

Um zu klären, was Digital-First-Kollaboration ist, schauen wir uns zuerst an, was sie nicht ist. Digital-First-Kollaboration ist kein(e):

• Kollaboration nur für Remote-Teams 
• Passive Einführung einiger weniger digitaler Tools
• Ersatz für die persönliche Kollaboration

Vielmehr sollte man sich die Digital-First-Kollaboration am besten als eine Philosophie vorstellen, die die tägliche Arbeitsweise und Kollaboration Ihrer Mitarbeitenden bestimmt. Sie soll lebendige Konversationen durch digitale Artefakte ergänzen, die einen reichhaltigen Kontext bieten, Teams auf dem Laufenden halten und die Entscheidungsfindung verbessern.

Der Schlüssel? Gezielte Befähigung. 

Wenn die digitale Kollaboration nicht ausreichend ermöglicht wird (z. B. wenn ein Unternehmen einige Tools bereitstellt, aber keine unternehmensweiten Standards kommuniziert), können Probleme auftreten. Möglicherweise haben Teams Schwierigkeiten, die benötigten Informationen zu finden, oder hybride Meetings sind nicht für alle Teilnehmenden geeignet und die Teams verschwenden Zeit, alle auf denselben Stand zu kommen. 

„Die Digital-First-Kollaboration ist am besten als eine Philosophie zu verstehen, die die tägliche Arbeitsweise und Kollaboration Ihrer Mitarbeitenden bestimmt. Sie soll lebendige Gespräche durch digitale Artefakte ergänzen, die einen reichhaltigen Kontext bieten, Teams auf dem Laufenden halten und die Entscheidungsfindung verbessern.“

Warum sollten Unternehmen die Digital-First-Kollaboration praktizieren? 

Unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeitenden ins Büro zurückkehren oder ob Sie mit einer komplett dezentralisierten Belegschaft arbeiten, bietet die Digital-First-Kollaboration die folgenden Vorteile:

• Sie fördert die gleichberechtigte Kollaboration. Es ist nicht ungewöhnlich, dass sich Mitarbeitende, die an entfernten Standorten arbeiten, von wichtigen Gesprächen oder Informationen ausgeschlossen fühlen, die ihre Kollegen und Kolleginnen vor Ort austauschen. Durch die Bereitstellung eines gemeinsamen virtuellen Raums für alle kollaborativen Aktivitäten bietet die Digital-First-Kollaboration allen Mitarbeitenden den gleichen Zugang zu Informationen und die gleiche Möglichkeit, einen Beitrag zu leisten. 

• Dies führt zu mehr Transparenz und Abstimmung. Durch die digitale Zusammenarbeit erstellen Unternehmen auf natürliche Weise wertvolle Dokumentationen, wenn sie Ideen entwickeln, kommunizieren, planen und entwerfen. Alle im Unternehmen können bei Bedarf auf diese digitalen Unterlagen zugreifen, und neue Mitarbeitende können sich schnell mit wichtigen Informationen vertraut machen. 

• Sie hilft Teams, produktiver zu sein. Wenn Teams digitale Kollaboration-Tools verwenden, um Ideen, Entscheidungen und Handlungen während der Besprechungen festzuhalten, werden diese nicht nur produktiver, sondern sie können auch die Dynamik nach den Besprechungen beibehalten, indem sie danach asynchron im selben digitalen Raum weiter zusammenarbeiten. 

• Sie verbessert die Entscheidungsfindung und die Innovation. Natürlich bietet die Digital-First-Kollaboration leistungsstarke Funktionen, die Teams sonst nicht nutzen könnten: Automatisierung und KI, Datenvisualisierung, robuste Organisationsfunktionen und leistungsstarke Integrationen. Diese Funktionen helfen Teams, komplexe Ideen, Rückmeldungen, Prozesse und Systeme zu verstehen, sodass sie fundierte Entscheidungen treffen können – von der Einstellung von Mitarbeitenden bis hin zum Produktdesign.

• Sie fördert das Engagement der Mitarbeitenden. Die Erwartungen der Mitarbeitenden haben sich mit der Entwicklung des Arbeitsplatzes weiterentwickelt. Die Digital-First-Kollaboration erfüllt diese Erwartungen, indem sie den Mitarbeitenden die Tools und Strategien an die Hand gibt, mit denen sie ihre Arbeit effizienter erledigen können. Dieser Faktor ist für die Mitarbeitenden so wichtig, dass 54 % der Mitarbeitenden in Unternehmen ihren Arbeitsplatz wechseln würden, wenn sie Zugang zu besseren Tools hätten, die sie effektiver machen. 

So implementieren Sie eine Digital-First-Kollaborationsstrategie

Die Pandemie hat uns gezeigt, was passiert, wenn Unternehmen keine Zeit haben, die digitale Kollaboration richtig zu ermöglichen – aber was braucht es tatsächlich, um sie effektiv umzusetzen? 

Wir haben die Führungskräfte gefragt, die sich bei Lucid, GitBook, Slack, Avocor und Dropbox für die Umsetzung der Digital-First-Kollaboration eingesetzt haben. Hier sind ihre Empfehlungen.

Legen Sie Ihr Ziel fest – und teilen Sie es auf breiter Basis

Bevor Sie strategische Entscheidungen in Bezug auf Technologie oder Richtlinien treffen, müssen Sie sich zunächst über Ihr Ziel im Klaren sein. 

„Was ist der Grund für die Digital-First-Kollaboration? Geht es darum, neue Ideen zu fördern, das Unternehmen zusammenzuhalten, als Organisation effektiver zu sein? Fangen Sie dort an.“ 

– Jeff Rosenbaugh, Senior Director of Professional Services, Lucid

Versuchen Sie, Ihr Ziel in den Kontext Ihrer Geschäftsziele zu stellen. Vielleicht will Ihr Unternehmen die Produktivität steigern oder neue Produktfunktionen entwickeln. Überlegen Sie, wie die Digital-First-Kollaboration Ihnen hilft, diese Ziele zu erreichen. 

Ihr Ziel zu bestimmen ist der einfache Teil. Aber wie bringen Sie die einzelnen Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen dazu, sich daran zu beteiligen? Sie sollten das Ziel mit ihrer Arbeit verknüpfen und ihnen ein klares Bild der Auswirkungen vermitteln. Überlegen Sie:

• Inwiefern kommt diese Veränderung nicht nur dem Unternehmen, sondern auch den Mitarbeitenden zugute? Sie können mitteilen, dass die digitale Kollaboration ihnen helfen wird, Informationen leichter zu finden, ihre Besprechungen gerechter oder sogar ihre Arbeitsweise flexibler zu gestalten. 

• Welches Problem wird dadurch gelöst? Denken Sie an Rückmeldungen, die Sie erhalten haben, oder an Probleme, die Ihnen aufgefallen sind und die durch die digitale Kollaboration gelöst werden. Wenn Sie z. B. gehört haben, dass Teams durch zu viele Meetings ausgebrannt sind, sollten Sie mitteilen, wie die Digital-First-Kollaboration asynchrones Arbeiten fördert. 

• Was sind die Risiken, wenn wir nichts tun? Auch wenn Sie keine Angst schüren wollen, kann das Gefühl der Dringlichkeit dazu beitragen, dass die Mitarbeitenden aktiv werden. Die Nichtimplementierung der Digital-First-Kollaboration kann Ihr Unternehmen gegenüber der Konkurrenz zurückwerfen und das allgemeine Umsatzwachstum verringern. 

Eine Strategie für die digitale Kollaboration stellt wahrscheinlich eine große Veränderung für Ihr Unternehmen dar. Wenn Sie sich im Vorfeld die Zeit nehmen, das Ziel und die Vorteile klar zu kommunizieren, können Sie alle Beteiligten an Bord holen. Teilen Sie Ihre Vision für die digitale Kollaboration häufig mit – in Besprechungen mit allen Mitarbeitenden, in der unternehmensweiten Kommunikation und über andere Kanäle.

Integrieren Sie Digital-First in Ihre Unternehmenskultur 

Es liegt in der Natur des Menschen, in vertraute Gewohnheiten zurückzufallen. Zum Beispiel könnten Mitarbeitende, die ins Büro zurückkehren, instinktiv zu den Routinen vor der Pandemie im Büro zurückkehren, wie etwa nur ein physisches Whiteboard zu verwenden, um während der Besprechungen Notizen zu machen. Folglich verpassen sie wertvolle digitale Aufzeichnungen ihrer Ideen und Entscheidungen und laufen Gefahr, ihre Remote-Teammitglieder auszuschließen.

Um die Digital-First-Kollaboration wirklich in Ihrer Unternehmenskultur zu verankern, müssen Sie Ihren Mitarbeitenden dabei helfen zu verstehen, wie sie Digital-First in der Praxis umsetzen können. 

„Bei der Unternehmenskultur geht es nicht nur um die Werte, für die wir eintreten, sondern auch darum, wie sie im Alltag gelebt werden. Mit einer Unternehmenskultur, die nicht an die neuen Arbeitsweisen angepasst ist, die Flexibilität, Kollaboration und Integration nicht unterstützt, werden Sie es schwer haben, in der modernen Unternehmenslandschaft erfolgreich zu sein.“

-Jeff Boggess, Direktor für Produktmarketing, Avocor

Beginnen Sie damit, die am leichtesten zugänglichen Orte zu identifizieren, an denen die digitale Kollaboration die größte Wirkung entfalten könnte, wie z. B.:

• Wiederkehrende Besprechungen. Wenn Sie sich regelmäßig mit der gleichen Gruppe von Personen treffen, kann ein Digital-First-Ansatz der Gruppe helfen, gemeinsame Notizen zu erfassen, sodass alle und insbesondere Teammitglieder, die das Treffen verpasst haben, auf dem neuesten Stand sind. Verwenden Sie eine digitale Lösung – wie ein Google Doc oder ein Lucidspark-Board – als primären Kontaktpunkt, während und nach der Besprechung.
• Bewertungen und Feedback. „Suchen Sie nach Meetings oder Aktivitäten, bei denen die Teilnehmenden Ergebnisse austauschen, den Fortschritt überprüfen, Feedback zu den Ergebnissen abgeben und Folgemaßnahmen planen“, so Christopher Bailey, Principal Professional Services Consultant bei Lucid. Wenn Sie beispielsweise bei agilen Prozessen wie Sprint-Reviews einen Digital-First-Ansatz verfolgen, können Ihre Stakeholder ganz einfach Feedback und Ideen einbringen, und Sie haben eine digitale Aufzeichnung, um jederzeit auf ihre Beiträge verweisen zu können.
• Brainstormings und Pläne. Sie könnten Ihre Ideen auf einem physischen Whiteboard entwickeln, versuchen, ein Foto von Ihren Notizen zu machen und manuell einen Aktionsplan erstellen. Oder Sie können ein Brainstorming auf einer digitalen Arbeitsfläche durchführen, Ihr Brainstorming mit ein paar Klicks zusammenfassen und Ihre Post its automatisch in Aktionspunkte umwandeln. Der letztere, Digital-First-Ansatz ist viel umfassender, effizienter und umsetzbarer. 

Um Teams dabei zu helfen, dieses Verhalten zu übernehmen, können Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen und als Erste ihre Meetings oder andere kollaborative Aktivitäten digital gestalten. 

„Sagen Sie Ihrem Team: ,Wir werden experimentieren, wir werden lernen. Am Anfang wird es vielleicht etwas chaotisch sein, aber wir werden es gemeinsam schaffen. Das nimmt eine Menge Druck von den Leuten, weil das gesamte Team jetzt gemeinsam lernt.'“

-Dan Lawyer, leitender Produktmanager, Lucid

Um die Digital-First-Kultur zu stärken, schlägt Rosenbaugh vor, sich auf Mantras wie „Jedes Meeting in Lucidspark!“ oder „Jeder Prozess wird in Lucidchart dokumentiert!“ zu stützen. Für viele Teams ist es von Vorteil, diese bewährten Verfahren, die sie gemeinsam festlegen, in einer Teamvereinbarung zu dokumentieren. Eine Teamvereinbarung verleiht der Art und Weise, wie ein Team zusammenarbeitet, ein gewisses Maß an Formalität und beseitigt Unklarheiten.

„Die Erstellung von Vereinbarungen auf Teamebene ist wichtig, damit die Teams die für sie richtige Entscheidung treffen und die Erwartungen klären können. Wenn Sie beispielsweise angeben, welche Tools sie für welche Aufgaben verwenden, wann sie asynchron und wann sie synchron arbeiten und welche Reaktionszeiten erwartet werden, können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten wissen, wie die Arbeit abläuft.“

-Christina Janzer, SVP für Forschung und Analyse, Slack

Je mehr Klarheit Sie über bewährte Praktiken schaffen können, desto wahrscheinlicher ist es, dass das Unternehmen Digital-First einführt. Dropbox zum Beispiel hat seit der Einführung seines Virtual-First-Modells im Jahr 2020 das Feedback der Mitarbeitenden erhalten, dass sie mehr Richtlinien für die asynchrone Kommunikation benötigen. Deshalb hat Dropbox einen umsetzbaren, leicht verständlichen Leitfaden mit dem Namen „Virtual First Quicktipps“ erstellt, der Links zu einem Virtual-First-Toolkit, Podcast und mehr enthält.

Wenn verschiedene Teams mit digitalen Formaten erfolgreich sind, sollten Sie diese ersten Erfolge im gesamten Unternehmen teilen. Die Teams werden sich gegenseitig inspirieren, und schließlich werden diese Praktiken zur selbstverständlichen Gewohnheit werden. 

Standardisieren Sie Ihren Tech-Stack

Digital-First-Kollaboration ist ohne die richtigen Tools einfach nicht möglich. Aber ein pandemiebedingter Tech-Stack wird wahrscheinlich nicht ausreichen. Jetzt ist es an der Zeit, Ihre bestehenden Investitionen genau unter die Lupe zu nehmen. 

Fragen Sie sich:

• Besteht die Möglichkeit, mehrere Tools durch ein einziges Tool zu ersetzen? 
• Welche Tools ermöglichen die Zusammenarbeit technischer und nicht-technischer Teams? 
• Wie kann ich die Verbindung von Teams sowohl in Meetings als auch asynchron aufrechterhalten?
• Welche Herausforderungen oder Lücken bleiben durch unsere vorhandenen Tools bestehen?

„Wir sind der Meinung, dass der schwierigste Teil der Zusammenarbeit in einem verteilten Team darin besteht, die Art und Weise zu verwalten, wie Organisationen ihr internes Wissen nutzen. Das heißt, die Teams haben Schwierigkeiten, ihr Unternehmenswissen genau, aktuell und nützlich zu halten. Viele Tools bieten einfach nicht die notwendigen Workflows, um dieses Problem zu bekämpfen, bevor es zu spät ist.“

–Addison Shultz, Leiterin Entwicklerbeziehungen, GitBook

Brauchen Sie ein wenig Hilfe beim Einstieg? Hier sind ein paar unverzichtbare Tools für die digitale Kollaboration: 

• Kommunikationstools: Wählen Sie ein einheitliches Tool wie Slack, Google Workspace oder Microsoft 365, um die digitale Kommunikation in Ihrem Unternehmen zu erleichtern. Diese Tools sollten zwar nicht Ihr einziger Kommunikationskanal sein, bieten Teams jedoch eine hervorragende Möglichkeit, kurze Updates auszutauschen, Fragen zu stellen und sich zu vernetzen.

• Visuelle Kollaboration: Wie Lawyer sagt: „Die menschliche Sprache ist unpräzise.“ Für eine effektive digitale Kollaboration können wir uns einfach nicht allein auf Text verlassen. Mit visuellen Elementen können Sie die Zusammenhänge zwischen komplexen Ideen, Plänen, Systemen und mehr deutlich darstellen und so das Verständnis beschleunigen. Darüber hinaus führt die Verwendung von Software für die visuelle Zusammenarbeit – einschließlich virtuellen Whiteboards und Diagrammerstellung – zu natürlichen digitalen Artefakten, die als Blueprint für das Unternehmen dienen und so die Transparenz erhöhen. 

• Projektmanagement-Software: Ganz gleich, wo Teams arbeiten, die Verfolgung von Projekten in einem cloudbasierten, digitalen Tool (wie Asana, monday.com, Jira, Smartsheet und anderen) hilft allen, auf dem Laufenden zu bleiben. Besonders hilfreich ist es, wenn Ihre Projektmanagement-Software mit Ihrer visuellen Kollaborationsplattform verbunden ist! 

• Software zur Videoaufzeichnung: Einer der großen Vorteile der digitalen Kollaboration besteht darin, dass Sie die Anzahl der Meetings reduzieren können, indem Sie einige Aktivitäten in asynchrone digitale Formate übertragen. Videoaufzeichnungstools wie Loom oder Zight ermöglichen es Nutzenden, Videos aufzunehmen (oft in Verbindung mit anderen digitalen Tools), um Themen zu erklären, Updates bereitzustellen oder Projektanweisungen durchzugehen. Und anders als bei flüchtigen Meetings können Teammitglieder bei Bedarf jederzeit auf dieses Video zugreifen. 

• Tools zur Dokumentationsverwaltung: Wenn Sie digitale Wege finden, um die Dokumentation Ihres Unternehmens zu teilen und zu zentralisieren, können alle Teams schneller Innovationen entwickeln. Lösungen wie Dropbox können Digital-First-Teams dabei helfen, wichtige Informationen einfach zu speichern und zu teilen. Bei der Auswahl einer Lösung sollten Sie auch die unterschiedlichen Anwendungsfälle und Bedürfnisse der einzelnen Teams berücksichtigen. Beispielsweise können Entwicklungsteams von einem technischen Verwaltungstool wie GitBook profitieren.

• Interaktive Touchscreens: Für Teams, die persönlich oder in hybriden Teams arbeiten, kombinieren interaktive Touchscreens (wie das Google Board 65 von Avocor) in Büros das Beste aus physischen und digitalen Erfahrungen. Und wenn diese Touchscreens in eine Software zur visuellen Kollaboration integriert sind, können alle Teilnehmenden gleichermaßen zum Whiteboard beitragen. „Interaktive Touchscreens sind nicht nur für Präsentationen gedacht“, erklärt Boggess. „Sie sind eine Arbeitsfläche für gemeinsames Brainstorming, das Lösen von Problemen sowie Besprechungen, bei denen Entscheidungen getroffen werden müssen.“

Schaffen Sie eine Single Source of Truth

Unabhängig davon, wo Ihre Teams arbeiten, ist eine digitale Homebase oder eine Single Source of Truth (SSOT) notwendig, um die Teams auf demselben Stand zu halten.

Ihre Single Source of Truth sollte die von Ihrem Team am häufigsten genutzten Ressourcen, projektspezifische Ziele und Zeitpläne sowie den Fortschritt bei der Erreichung dieser Ziele enthalten. Hier können Sie auch Ankündigungen oder Aktualisierungen veröffentlichen, damit Ihr Team immer genau weiß, wo es die neuesten Informationen findet.

Ein Beispiel: Nehmen wir an, Ihr Team hat vor kurzem ein Brainstorming über Ideen für eine bevorstehende Markteinführung durchgeführt. Da Sie die Digital-First-Kollaboration praktizieren, hat das Team ein virtuelles Whiteboard verwendet, um Ideen auszutauschen und sie nach Priorität zu kategorisieren. Nicht alle Teammitglieder konnten an der Besprechung teilnehmen, aber Sie haben das Brainstorming in der SSOT verlinkt, damit diese Teammitglieder wissen, wo es zu finden ist. Sie können einfach auf das Dokument zugreifen, asynchron reagieren und auf dem Laufenden bleiben.

Um das Beste aus Ihrer SSOT herauszuholen, empfehlen wir Ihnen, sie visuell, dynamisch und interaktiv zu gestalten und eng mit dem Rest Ihres technischen Systems zu integrieren.

Ermöglichen Sie die Digital-First-Kollaboration mit Lucid

Lucid ist die einzige visuelle Kollaborationslösung, die die Leistungsfähigkeit intelligenter Diagramme mit der Flexibilität von virtuellen Whiteboards kombiniert. Damit können alle Teams – persönlich, remote oder hybrid – dazu beitragen, zukünftige Prozesse schneller zu gestalten. 

Lucid ist ein wichtiger Bestandteil der Digital-First-Kollaboration, weil es:

• Eine durchgängige Kollaboration fördert, wodurch ineffektive Übergaben vermieden und der Projektkontext zentralisiert wird. 
• Über 100 Integrationen verfügt, um das digitale Erlebnis zu optimieren.
• Intelligente Funktionen wie Datenverknüpfung, KI und Visual Activities bietet, um Teams zu helfen, sich auf wichtige gemeinsame Aufgaben zu konzentrieren.
• Umfangreiche Vorlagenbibliotheken enthält, um Ihnen den Einstieg in die Arbeit zu erleichtern und eine konsistente Dokumentation zu erstellen.