オンラインコラボレーションの再考 : チームの方向性を一つにする新しいアプローチ

一般的な認識とは異なり、オンラインコラボレーションは分散したチームメンバーをつなぐだけの手段ではありません。

確かに、テレワークのせいでインターネットでのコラボレーションが避けがたくなったのは事実です。また、多くの組織では、意図的な選択によるものではなく、コロナ禍で対面でのコラボレーションが突然停止したときに必要に迫られてコラボレーションツールを初めて取り入れました。まさに一夜にして、組織は従業員ができる限りの方法で業務に対応できるよう、新しいコラボレーションツールを急いで採用したのです。

こうした緊急性に迫られた行き当たりばったりのコラボレーションツールの導入の成否には大きな差があり、その有効性自体に疑問を抱く組織もあります。

コラボレーションツールに対してそのような風に感じているのなら、嬉しいことがあります。実は、コラボレーションツールは単なる購入時の達成感に留まらず、その後適切な戦略、文化、ツールを組み合わせて使うことで、より効率的で活気あるチームを実現する鍵となります。

この意図的なアプローチはオンラインファーストのコラボレーションと呼ばれ、リモートチームだけでなく、すべてのチームの知識共有、調整、生産性を向上させるために必要な哲学です。

では、そのオンラインファーストのコラボレーションとは一体どのようなもので、組織がこの現代的な職場戦略の価値を最大限に引き出すにはどうすればよいのでしょうか？早速見てみましょう。

オンラインファーストコラボレーションとは

オンラインファーストコラボレーションとは、従業員が対面で一緒に働いているか、世界中に散らばりリモートでに協業しているかに関らず、コミュニケーション、共有、アイデア出し、問題解決、設計、構築にデジタル手法を活用する意図的な職場コラボレーション戦略を指します。

オンラインファーストのコラボレーションの意味を理解するためには、まずオンラインファーストのコラボレーションに該当しない要素をあぶり出して見てみましょう。次にようなものはオンラインファーストのコラボレーションに該当しません。

• テレワークのメンバーのみが対象のコラボレーション
• いくつかのWebツールの受動的な導入
• 対面でのコラボレーションを置き換えるもの

むしろ、オンラインファーストのコラボレーションは、従業員が日々どのように業務を遂行し、協力し合うかを導く哲学と考えるのが最適です。その目的は、豊富なコンテキストを提供し、チームの連携を維持し、意思決定を改善するデジタル成果物でライブの会話を補完することです。

その鍵は、意図的な支援にあります。

コラボレーションツールが適切に導入できていない場合 (組織がいくつかのツールを提供しているものの、組織全体の標準が伝達されていない場合など)、チームが必要な情報を見つけるのに苦労したり、ハイブリッド会議ですべての参加者に対応できなかったり、共通認識がなかなか持てず時間を無駄にしたりする可能性があります。

「オンラインファーストのコラボレーションは、従業員が日々どのように業務を遂行し、協力し合うかを導く哲学と考えるのが最適です。その目的は、豊富なコンテキストを提供し、チームの連携を維持し、意思決定を改善するデジタル成果物でライブの会話を補完することです。」

組織がオンラインファーストのコラボレーションを実践すべき理由とは？

従業員がオフィス勤務に戻る場合でも、完全にテレワークが主体の場合でも、オンラインファーストのコラボレーションには次のようなメリットがあります。

• コラボレーションの公平性を促進する。テレワークの従業員が、オフィス勤務の同僚たちの共有する重要な会話や情報から疎外されていると感じることは珍しくありません。オンラインファーストのコラボレーションでは、すべてのコラボレーション活動を実現できる共有のオンライン空間を提供することで、すべての従業員に情報への平等なアクセスと貢献の機会が与えられます。

• これにより、透明性と整合性が向上します。Webで共同作業を行うことで、組織はアイデアの考案、コミュニケーション、計画や設計を行う際に、貴重な文書を自然に作成できます。組織全体の誰もが必要なときに常時これらのデジタル記録を参照でき、新入社員は重要な情報をすぐに把握できます。

• チームの生産性向上に役立ちます。チームがオンラインコラボレーションツールで会議中にアイデア、決定、アクションアイテムを記録すると、会議の生産性が向上し、加えて会議後にも同じオンラインスペースで非同期的にコラボレーションを継続して会議後もの勢いを維持できます。

• 意思決定とイノベーションが向上します。オンラインファーストのコラボレーションは、当然ながら、自動化と AI、データの視覚化、堅牢な組織機能、強力なインテグレーションなど、他の方法では不可能な強力な機能を提供します。これらの機能により、チームは複雑なアイデア、フィードバック、プロセスやシステムを理解し、採用から製品設計まであらゆることに関して情報に基づいた意思決定を行えます。

• 従業員のエンゲージメントを高めます。職場の進化に伴い、従業員の期待も変化しています。オンラインファーストのコラボレーションは、従業員に仕事をより効率的に行うためのツールと戦略を提供することでこうした期待に応えます。こうした要素は従業員にとって非常に重要であり、企業の従業員の 54% が、より効果的なツールにアクセスできる企業に転職すると述べています。

オンラインファーストのコラボレーション戦略を実装する方法

コロナ禍により、組織がオンラインファーストのコラボレーションを適切に実現する時間がないとどうなるかが明らかになりましたが、これを実際に効果的に実装するには何が必要となるでしょうか。

Lucid、GitBook、Slack、Avocor、Dropbox のオンラインコラボレーションの実現に尽力してきたリーダーたちに質問したところ、その推奨事項は次のようなものでした。

目標を設定して広く共有する

テクノロジーや制度に関する戦略的な決定を下す前に、まず目標を明確にする必要があります。

「オンラインファーストのコラボレーションを導入する理由は何でしょうか。新しいアイデアを強化するため、ビジネスを結び付けるため、それとも組織の効率性を高めるためでしょうか。そこを明確にすること始めましょう。」

—Jeff Rosenbaugh、Lucid プロフェッショナルサービス担当シニアディレクター

ビジネスの目標に沿った形で目標を設定するようにします。生産性の向上や新しい製品機能の革新など、企業によって目標は異なりますので、オンラインファーストのコラボレーションがこうした目標の達成にどう役立つかを検討します。

目標を決めるのは簡単ですが、組織内の個人個人に実際に賛同してもらうにはどうすればよいでしょうか。目標を各従業員の仕事に結び付け、一人一人への影響を明確に示す必要があります。次の点を考慮しましょう。

• この変化が組織だけでなく各個人にどんなメリットをもたらすか。コラボレーションツールによって、情報を見つけやすくなり、より公平な会議が実現でき、さらには作業方法の柔軟性が向上するなど、さまざまなメリットがもたらされると説明することができます。

• どんな問題を解決してくれるか。受け取ったフィードバックや気づいた問題に基づき、オンラインコラボレーションによって解決できる要素を考えます。例えば、会議が多すぎてチームが疲弊しているという意見がある場合は、オンラインファーストのコラボレーションで非同期での作業を推進できる可能性を伝えます。

• 何もしない場合にどんなリスクがあるか。恐怖心を煽りたくはありませんが、緊急感を醸成することで、個人が行動を起こしやすくなります。オンラインファーストのコラボレーションを実装しないと、他社との競争に遅れをとり、全体的な収益成長が阻害される可能性があります。

オンラインファーストのコラボレーション戦略は組織に大きな変化をもたらす可能性が高いものです。事前に時間をかけて目標と利点を明確に伝えることで、全員の参加を促すことができます。全員参加のミーティング、全社的なコミュニケーション、その他のチャネルで、オンラインファーストコラボレーションのビジョンを頻繁に共有するようにします。

オンラインファーストを企業文化に取り入れる

人間は、慣れた習慣に戻りやすいものです。例えば、オフィス勤務に戻った従業員は、会議中のメモを取りに物理的なホワイトボードのみを使用するなど、コロナ禍前のオフィスでのやり方に本能的に戻ってしまいがちで、結果として、アイデアや決定の貴重なデジタル記録をしそびれてしまい、テレワークのメンバーを排除するリスクが発生します。

オンラインファーストのコラボレーションを企業文化に真に根付かせるには、従業員がオンラインファーストを実践する方法を理解できるよう支援する必要があります。

「文化とはつまり、私たちが掲げる価値観だけではなく、日常業務でその価値観がどう実践されるかということを指します。新しい働き方に適応できず、柔軟性、コラボレーションやインクルージョンをサポートしない企業が現代のビジネス環境で成功するのは困難です。」

—Jeff Boggess 氏、製品マーケティングディレクター、Avocor

まず、次のように、デジタルコラボレーションの効果を最大化できる、最もアクセスしやすい要素を特定することから始めます。

• 定期的な会議。同じグループで定期的に会議を行う場合、オンラインファーストのアプローチを取れば、グループ共有メモを記録し、アクションアイテムについて全員の足並みを揃え、会議に出席できなかったチームメンバーが最新情報を把握できるようになります。会議の前、途中、後の主要なタッチポイントとして、オンラインソリューション (Word や Lucidspark ボードなど) を使用します。
• レビューとフィードバック。 「成果物を共有し、進捗状況をレビューし、結果についてフィードバックを残し、フォローアップの会議やアクティビティの機会を探します」と、Lucid の Christopher Bailey 主任プロフェッショナルサービスコンサルタントは説明します。例えば、スプリントレビューなどのアジャイルセレモニーにオンラインファーストのアプローチを採用すると、関係者は簡単にフィードバックやアイデアを残せて、いつでもメンバーのインプットを参照できるデジタル記録を確立できます。
• ブレインストーミングと計画。物理的なホワイトボードでアイデアを出し、付箋紙の写真を撮って、手動で行動計画を立てることもできます。または、デジタルキャンバスでブレインストーミングし、数回のクリックでブレインストーミングを要約し、付箋を自動的にアクションアイテムに変換することもできます。後者のオンラインファーストのアプローチは、はるかに包括的で、効率的で、実用的です。

実際にチームがこうした行動を取れるようにするには、経営幹部が模範を示し、会議やその他の共同作業にデジタル形式を先導して導入することが効果的です。

「チームに『実験としてやってみましょう。最初は少し面倒かもしれませんが、問題があれば一緒に解決していきましょう』と伝えましょう。チーム全体が一緒に学ぶ機会になるので、皆のプレッシャーが大幅に軽減されます。」

—Dan Lawyer、最高製品責任者、Lucid

オンラインファーストの文化を強化するために、Rosenbaugh は「すべての会議を Lucidspark で！」や「すべてのプロセスを Lucidchart で文書化！」などのモットーの活用を提案しています。さらに、チームでこれらのベストプラクティスを確立できたら、チーム合意書に文書化することも有益です。チーム合意書は、チームの共同作業に形式性を加え、曖昧さを排除します。

「チームレベルの合意を作成することは、チームがそれぞれにとって正しい決定を下し、期待を明確にする上で不可欠です。どのタスクにどのツールを使用するか、非同期や同期で作業をするタイミング、応答時間の期待値などを含めると、全員が仕事の進め方について同じ認識を持つのに大いに役立ちます。」

—Christina Janzer 氏、リサーチ＆アナリティクス担当 SVP、Slack

ベストプラクティスを明確にすればするほど、組織がオンラインファーストを採用する可能性が高まります。例えば、Dropbox は2020 年に「Virtual First」モデルを導入して以来、非同期でコミュニケーションをとる方法に関する具体的なガイドラインが必要だという従業員からのフィードバックを受けました。これを支援するため、Dropbox は「Virtual First Quick Tips」という実践的でわかりやすいガイドラインを作成し、 Virtual First Toolkit やポッドキャストなどへのリンクを掲載しています。

さまざまなチームがオンラインファーストの形式で成功を収めたら、そうした初期の成功を組織全体で共有します。チームが互いに刺激を受け合い、こうした実践が自然にできるようになります。

テクノロジーソフトを標準化する

オンラインファーストのコラボレーションには適切なツールが必須ですが、コロナ禍で急遽導入したテクノロジーソフトは今の需要にあっていないかもしれません。既存の投資を詳細に確認してみましょう。

こんな質問を自問してみましょう。

• 複数のツールを 1 つのツールに置き換える余地はあるか？
• 技術部門のチームと非技術部門のチームが共同作業できるようにするにはどんなツールが必要か？
• 会議と非同期コラボレーションの両方でチームのつながりを維持するには？
• 既存のツールに残る課題やギャップは？

「分散して働くチームとしてコラボレーションする上で最も難しいのは、組織が社内の知識を活用する方法を管理することだとわかりました。つまり、チームは社内の知識を正確で最新かつ有用な状態に保つことに苦労しているのです。多くのツールは、この問題が手遅れになる前に対処するために必要な解決策を提供していません。」

—Addison Shultz 氏、開発者リレーションズ リーダー、GitBook

この作業を開始するのに役立つ必須のデジタルコラボレーションツールをいくつかご紹介します。

• コミュニケーションツール : Slack、Google Workspace、Microsoft 365 など、組織全体でデジタルコミュニケーションを促進する一貫したツールを選択します。これらを唯一のコミュニケーションチャネルにする必要はありませんが、チームが簡単な更新情報を共有したり、質問したり、つながったりするのに最適な方法です。

• ビジュアルコラボレーション : Lawyer は「言語による表現は不正確です」と述べています。効果的なデジタルコラボレーションを実現するには、文章だけに頼ることはできません。ビジュアルを使用すると、複雑なアイデア、計画、システムなどのつながりを明確に示し、理解を加速できます。さらに、オンラインホワイトボード活用や作図などのビジュアルコラボレーションソフトウェアを使用すると、ビジネスの設計図として役立つデジタル成果物が自然に作成され、透明性が向上します。

• プロジェクト管理ツール : チームが作業する場所に関係なく、クラウドベースのオンラインツール (Asana、monday.com、Jira、Smartsheet など) でプロジェクトを追跡すれば、全員の足並みを揃えられます。ビジュアルコラボレーションプラットフォームに連携するプロジェクト管理ツールなら、さらに便利です。

• ビデオ録画アプリ : デジタルコラボレーションの大きな利点に、一部のアクティビティを非同期のデジタル形式に移行して会議を削減できることがあります。Loom や Zight などのビデオ録画ツールを使用すると、ユーザーは (他のデジタルツールとの組み合わせなどで) ビデオを録画して、トピックを説明したり、最新情報を提供したり、プロジェクトの手順を説明したりできます。また、一時的な会議とは異なり、チームメンバーは必要なときにいつでもこのビデオを参照できます。

• ドキュメント管理ツール : 組織の文書をデジタルで共有・一元管理する方法があれば、すべてのチームのイノベーションを加速できます。Dropbox などのソリューションは、オンラインファーストのチームが重要な情報を簡単に保存・共有するのに役立ちます。また、ソリューションを選択する際には、チーム間のさまざまなユースケースとニーズを考慮する必要があります。例えば、エンジニアリングチームには GitBook などの技術管理ツールが役立つ場合があります。

• インタラクティブなタッチスクリーン : オフィス勤務やハイブリッド勤務のチームの場合、オフィスにインタラクティブなタッチスクリーン (Avocor のGoogle Board 65 など) を設置すると、物理的な体験とデジタル体験の両方の利点を活用できます。また、これらのタッチスクリーンをビジュアルコラボレーションソフトウェアと統合すると、参加者全員がホワイトボードに平等に参加できます。「インタラクティブタッチスクリーンはプレゼンテーションのためだけのものではありません」と Boggess 氏は言います。「集団でのブレインストーミング、問題解決、意思決定が必要な会議のためのキャンバスです。」

信頼できる唯一の情報源を作成する

メンバーの勤務場所に関わらず、インターネットにおけるホームベース、つまり信頼できる唯一の情報源 (SSOT) の確立はチームの足並みを揃える上で不可欠です。

この唯一の情報源には、チームで最もよく使うリソース、プロジェクト固有の目標とタイムライン、さらにこうした目標に向けた進捗状況をまとめます。また、お知らせや最新情報を共有する場所としても最適で、チーム全員が最新かつ最高の情報を入手できる場所を常に正確に把握できるようになります。

例えば、チームが最近、次回のリリースに向けてアイデアを出し合ったとしましょう。ここまでオンラインファーストのコラボレーションを実践してきたので、チームはオンラインホワイトボードでアイデアを共有し、優先順位別に分類しました。会議に出席できなかったメンバーがいても、SSOT 内のブレインストーミングにリンクされているので、会議の内容がどこで確認できるかは明白です。文書に簡単にアクセスし、非同期でリアクションして、最新情報を把握することができます。

SSOT を最大限に活用するためには、視覚的でダイナミック、かつインタラクティブで、他の技術スタックと緊密に統合されたソリューションを選ぶことをおすすめします。

Lucid でオンラインファーストのコラボレーションを実現する

Lucid は、インテリジェントな作図の力とオンラインホワイトボードの柔軟性を組み合わせた唯一のビジュアルコラボレーションソリューションで、対面、テレワーク、ハイブリッドなどの勤務形態を問わず、あらゆるチームがより早く未来を構築できるよう支援します。

Lucid は、次のような理由から、オンラインファーストのコラボレーションに必須の要素となります。

• エンドツーエンドのコラボレーションを促進し、非効率的な引き継ぎを排除し、プロジェクトのコンテキストを一元化する。
• 100点を超えるインテグレーションを備え、オンライン上での体験の効率化に役立つ。
• データリンク、AI、ビジュアル アクティビティなどのインテリジェントな機能でチームが価値の高い共同のタスクに集中できるようになる。
• 作業の開始や一貫性のある文書の作成に役立つ広範なテンプレートライブラリを提供する。