Como melhorar o alinhamento da equipe ao superar as principais barreiras

Todas as equipes bem-sucedidas — seja um time de futebol, uma banda ou uma equipe de resgate — têm algo em comum: elas estão alinhadas. Cada membro sabe bem o plano e a função dentro dele; e sabem que basta um membro não estar alinhado para prejudicar o desempenho da equipe no jogo, no show ou na missão. 

O mesmo vale para as equipes no local de trabalho: todos precisam estar alinhados em prol dos prazos e metas de um projeto. Infelizmente, isso é muito mais difícil do que parece na prática. Em uma recente pesquisa encomendada pela Lucid, 41% dos entrevistados preocupados com um projeto relataram que a equipe não estava devidamente alinhada. 

A entrega inadequada de um projeto, falhas frequentes na comunicação e tempo desperdiçado ficaram tão comuns que muitas equipes parecem aceitar o desalinhamento como algo inevitável nos complexos ambientes de trabalho de hoje. 

As equipes não precisam (e não devem) se contentar com essa forma de trabalho.

Para melhorar o alinhamento da equipe, é necessário primeiro identificar a causa-raiz dos problemas. Felizmente, com base nas respostas dessa pesquisa, descobrimos as principais barreiras ao alinhamento das equipes. Continue lendo para saber quais dessas barreiras se aplicam à sua equipe (e confira dicas para superá-las).. 

O que é alinhamento da equipe? Por que ele é importante?

O alinhamento da equipe ocorre quando todos os membros de uma equipe (funcional ou multifuncional) compreendem as metas, as prioridades e os planos da equipe em um determinado momento.

Alinhamento da equipe não é o mesmo que concordância da equipe. Aliás, toda equipe alinhadas costuma ter discordâncias — parte fundamental à inovação. Acontece que as equipes alinhadas comunicam efetivamente as divergências, consideram cada sugestão e chegam a um acordo sobre como avançar em equipe. 

Vantagens do alinhamento da equipe

Por que vale a pena o esforço para melhorar o alinhamento da equipe? Quando alinhadas, as equipes:

• Reduzem as falhas na comunicação: as equipes alinhadas raramente têm a sensação de “deixar a bola cair” devido a membros não compreenderem uma função ou meta. Essas equipes sabem que não podem confiar apenas na memória e, por isso, se comunicam e documentam as informações da forma mais clara possível. 
• Cumprem os prazos: nas equipes alinhadas, há pouca ou nenhuma perda de informações entre os membros à medida que o projeto passa pelos diferentes estágios do fluxo de trabalho. Como resultado, elas raramente perdem um prazo. 
• Aumentam a agilidade: as equipes que sabem não só como alcançar, mas como manter o alinhamento, respondem rapidamente às mudanças e ao feedback. Elas são hábeis em compartilhar informações e tomar decisões, de modo que mudanças repentinas não tiram todo o foco delas. 

As principais barreiras ao alinhamento da equipe (e como superá-las)

O alinhamento da equipe não é algo que algumas têm, e outras não. Todas as equipes podem melhorar o alinhamento se quiserem identificar (e retirar) os obstáculos do caminho. 

Confira os principais desafios ao alinhamento que as equipes de hoje enfrentam:

1. As equipes passam tempo demais tentando se alinhar. 

Pense no tempo que você já gastou explicando um projeto complexo para alguém, talvez por e-mail, WhatsApp ou até em uma reunião — e ter que explicar tudo de novo quando um novo membro entra no projeto. As palavras deixam muito espaço para confusão, e usar mais palavras para esclarecer não é eficiente.

Surpreendentemente, a pesquisa da Lucid mostra que mais de um quarto (28%) dos funcionários não sabem ver o status do projeto, os membros da equipe ou outros detalhes do projeto. Sem um meio direto de entender rapidamente as informações do projeto, a equipe gasta tempo demais para entrar em sintonia.

Solução: use recursos visuais para criar um entendimento compartilhado

Com os recursos visuais, as equipes criam uma linguagem compartilhada que simplifica os conceitos mais complexos. Os entrevistados da nossa pesquisa concordam: 76% acharam que os recursos visuais são muito ou extremamente importantes para chegar ao entendimento compartilhado. Quanto mais rápido as equipes criarem e compartilharem esses recursos visuais, mais eficiente é o alinhamento.

Imagine se, em vez de tentar descrever por escrito as diversas etapas do processo de um projeto — como o fluxo de trabalho do marketing de conteúdo —, você pudesse simplesmente criar e compartilhar um diagrama visual. Dessa forma, editores, escritores e designers compreenderiam, em questão de minutos, todo o processo de produção e a função de cada um, minimizando os equívocos.

Fica a dica: se você acha que criar um diagrama parece difícil, tente gerar automaticamente um diagrama no Lucidchart — basta incluir 0 instruções. 

2. As equipes dependem muito das reuniões para chegarem ao alinhamento 

Depender exclusivamente de reuniões para atualizar o status de um projeto é ineficiente e exaustivo. Além disso, quem perdeu a reunião pode ficar perdido no projeto. Mesmo para quem participou, as informações podem ficar defasadas entre uma reunião e outra, o que deixa as equipes mais desalinhadas com a possíveis mudanças.

Nossa pesquisa mostrou que 28% dos funcionários não sabem o status do projeto em um determinado momento. Todos concordamos que não precisamos de outra reunião. Então, o que as equipes podem fazer?

Solução: usar canais assíncronos 

Colaboração assíncrona é uma prática sem a qual as equipes alinhadas não existem. Ao trabalharem juntas de forma assíncrona, as equipes reduzem o número de reuniões e se mantêm informadas sobre os projetos. 

Claro que o trabalho assíncrono não envolve apenas cancelar as reuniões e torcer pelo melhor. Isso exige capacitação intencional e estratégica, com as ferramentas e os processos certos. Sem as reuniões, uma das coisas mais importantes que as equipes podem perder é o contexto das metas, cronogramas, funções e processos. 

Para que a colaboração assíncrona funcione, dê esse contexto por outros meios, como recursos visuais e vídeos. Em um programa de colaboração visual como a Lucid, as equipes podem deixar comentários e notas adesivas diretamente no diagrama, na linha do tempo ou em outro elemento visual sobre o qual tenham dúvidas, sem precisarem esperar pela reunião.

Fica a dica: aprender bem a colaboração assíncrona, considere integrar a Lucid com o Zight ou Loom para usar a colaboração visual junto com vídeos.

3. As equipes usam ferramentas demais 

As equipes de hoje usam muitas ferramentas diferentes no fluxo de trabalho: são programas de gestão de projetos, ferramentas de videoconferência, e-mail, mensagens instantâneas... A lista é longa. Cada ferramenta é valiosa por si só, mas o uso excessivo traz consequências indesejadas. Conforme apontado por 32% dos entrevistados na pesquisa da Lucid, o uso de uma combinação de aplicativos leva ao desalinhamento nas equipes de projeto.

Quanto mais ferramentas uma equipe usa, mais tempo ela gasta alternando entre elas, aprendendo novas interfaces e gerenciando as atualizações dos projetos. 

Solução: padronize a pilha de tecnologia da sua equipe

Comece procurando oportunidades para padronizar as ferramentas que sua equipe usa e quando. É possível, por exemplo, compartilhar todas as atualizações simples em um canal da equipe no Slack; já as atividades mais colaborativas, como brainstorming e planejamento, podem ser feitas em um programa de colaboração visual. Para evitar ambiguidades, você pode estabelecer acordos em equipe sobre a colaboração e a tomada de decisões.

A seguir, use as integrações que suas ferramentas oferecem. Procure formas de agilizar a comunicação e o compartilhamento de informações, para que sua equipe não precise alternar as ferramentas para trabalhar.

Fica a dica: com o Lucidchart para diagramação técnica e o Lucidspark para quadro branco virtual em uma plataforma compartilhada, as equipes usam a Lucid em todo o fluxo de trabalho do projeto. A tela universal facilita a alternância dos produtos, para você aproveitar cada conjunto específico de ferramentas quando precisar.

4. As equipes não encontram as informações relevantes do projeto 

Você já deve ter visto um documento importante compartilhado em uma reunião, mas não o encontra quando precisa dele. Antes que você perceba, já passou quase uma hora vasculhando tópicos de e-mail ou os vários drives compartilhados e só achou uma versão antiga do documento que você precisa. 

Quando as informações são compartilhadas em diferentes canais — Slack, e-mail, reuniões, Documentos Google, arquivos Figma ou qualquer outro — é difícil saber onde encontrar os recursos relevantes ao projeto. Na pesquisa da Lucid, um terço dos entrevistados afirmou não saber onde os recursos estão. Essa confusão não só irrita como consome muito tempo. A boa notícia? Não precisa ser assim.

Solução: crie uma fonte única da verdade

Se sua equipe usa mais do que uma ferramenta no trabalho diário, você pode se beneficiar de uma fonte única da verdade (SSOT). O objetivo da SSOT é centralizar todos os recursos e comunicações do projeto em um só local, garantindo à sua equipe o acesso fácil às informações mais atualizadas. 

Para maximizar o alinhamento, o seu SSOT deve conter funções e responsabilidades da equipe, os dados para contato, os horários de trabalho, a missão da equipe, recursos ou modelos utilizados com frequência e os cronogramas do projeto.

A ideia não é necessariamente trocar suas ferramentas para propósitos específicos, mas integrá-las. Para usarem a Lucid como a única fonte da verdade (SSOT), por exemplo, as equipes podem incorporar links para outros sistemas — como Figma, Microsoft, Google e outros — em um espaço compartilhado pela equipe.

Fica a dica: na Lucid, agora é possível criar uma central da equipe para coordenar o trabalho. Lá você pode afixar o espaço da sua equipe e centralizar todas as informações e recursos dela.

5. Não há clareza quanto às prioridades 

Nada pior do que uma reunião colaborativa ou workshop que termina sem se definirem os próximos passos — mas isso acontece muito. Segundo nossa pesquisa, 29% dos funcionários frequentemente têm dificuldade em entender os próximos passos após uma sessão de brainstorming ou o início de projeto.

Quando as equipes não estão alinhadas nas funções e cronogramas, é comum ocorrerem atrasos, esforços desnecessários e mais reuniões para esclarecer o que deveria ter sido compreendido desde o início.

Solução: documente as decisões

Sempre que uma decisão for tomada em uma reunião, registre em um espaço compartilhado, como sua SSOT. Para criar essa documentação de forma natural, comece adotando a colaboração digital como padrão — ou seja, use meios digitais em qualquer atividade colaborativa. 

Se uma equipe usa, por exemplo, um programa de colaboração visual para fazer brainstorming durante a reunião, ela deve criar organicamente um registro de todas as ideias em um espaço compartilhado. Depois, eles podem organizar e priorizar essas ideias no mesmo espaço virtual durante ou após a reunião. 

Dessa forma, toda a equipe (mesmo os membros que não estiveram envolvidos na decisão) pode consultar o documento compartilhado e entender rapidamente os próximos passos

Fica a dica: na Lucid, é possível usar atividades visuais para recolher a opinião de todos os membros da equipe. Além disso, você pode fazer uma integração de IA com o Slack para resumir os murais nas ferramentas mais usadas pela equipe. 

Use a Lucid para aumentar o alinhamento da equipe

A Suíte de Colaboração Visual da Lucid tem recursos específicos para melhorar o alinhamento da equipe em todas as fases do fluxo de trabalho — da ideia à execução. Aliás, segundo uma recente pesquisa com usuários da Lucid, 83% dos entrevistados afirmam que a Lucid aumenta o alinhamento entre as equipes híbridas.

Com a Lucid, as equipes:

• colaboram, resolvem problemas e tomam decisões juntas em uma tela compartilhada.
• Usam os recursos inteligentes da Lucid para criar e interpretar recursos visuais de forma rápida e eficiente.
• Criam uma central para todos os principais recursos e comunicações do projeto.