Cómo usar el mapeo de dependencias para visualizarlas y aumentar la agilidad de tu equipo

Si tu trabajo alguna vez se retrasó porque necesitabas algo de otro equipo y su parte aún no estaba terminada, sabes lo frustrantes y perjudiciales que pueden ser las dependencias. Si las dependencias no se eliminan o mitigan, pueden generar cuellos de botella, retrasos y desorganización, lo que dificulta el progreso general de tu empresa. 

Lamentablemente, es difícil resolver las dependencias si primero no se identifica cuáles podrían ser. Los equipos ágiles necesitan una forma clara de comprender las dependencias a medida que planifican sus iniciativas para eliminar y mitigar los impedimentos estructurales en su flujo de trabajo. 

El mapeo de dependencias es la práctica perfecta para ayudar a los equipos a entender, eliminar de forma proactiva y, si es necesario, gestionar las dependencias. El objetivo principal del mapeo de dependencias es mejorar la claridad entre los equipos; para ello, proporciona una visualización clara de cómo los diferentes elementos de un flujo de trabajo se relacionan entre sí. 

Sigue leyendo para descubrir cómo crear un mapa de dependencias dinámico y, al final, aumentar la eficiencia y la agilidad en toda tu organización. 

¿Qué es el mapeo de dependencias? 

El mapeo de dependencias es una actividad realizada para crear un mapa de dependencias, que es una representación visual de las relaciones, o dependencias, entre los elementos de un proyecto, iniciativa o sistema. Dado que varios elementos de trabajo a menudo dependen unos de otros, las dependencias pueden afectar a los equipos en gran medida, ya que el objetivo es ofrecer un valor de alta calidad a los clientes. Por ejemplo, es posible que alguien de otro equipo deba completar su parte para una iniciativa específica antes de que tu equipo pueda comenzar su trabajo. 

El mapeo de estas dependencias te ayuda a ver cómo se relacionan los elementos de trabajo entre sí y cómo pueden producirse impedimentos estructurales dentro del flujo de trabajo. También podrás ver los puntos exactos en los que tendrás que colaborar con otros equipos. El mapeo de dependencias debe producirse durante las fases iniciales de la planificación, como en la planificación de salas grandes o la planificación de sprints. 

Mediante el uso de mapas de dependencias, los equipos ágiles pueden determinar cuál es la mejor medida para abordar los impedimentos estructurales. Los equipos suelen seguir este proceso de tres pasos a la hora de abordar las dependencias:

1. Eliminar. La primera y mejor opción es eliminar la dependencia por completo. Al mapear las dependencias, pregúntate si la dependencia es realmente necesaria. Quizá sea posible dividir más el trabajo o reestructurar los equipos para evitar que se produzca la dependencia.  

2. Mitigar. Si no se puede eliminar una dependencia, analiza si se puede mitigar sustituyéndola por otra que tenga un menor impacto. ¿Puedes aplicar una solución temporal que cree una relación de menor impacto entre los elementos de trabajo? ¿Hay algún cambio estructural que pueda sustituir una dependencia por otra más fácil de manejar?

3. Gestionar. Tras intentar eliminarlas y mitigarlas, la atención se centra en gestionar las dependencias restantes que no se pueden evitar ni sustituir. 

Sin embargo, no puedes eliminar, mitigar ni administrar lo que no entiendes. Aquí entra en juego el mapeo de dependencias. Para entender las dependencias, primero debes visualizarlas.

Cómo visualizar las dependencias

Para visualizar tu flujo de trabajo, puedes usar gráficos y diagramas como los siguientes:

• Diagramas de Gantt

• Diagramas de red

• Diagramas de flujo

• Líneas de tiempo de flujo de trabajo

• Mapas de flujo de valor 

Una vez que visualizaste tu flujo de trabajo, puedes mapear las relaciones (o dependencias) entre las tareas dibujando flechas para conectar los elementos de trabajo que dependen unos de otros hasta llegar al resultado final. Cada flecha representa una dependencia. Puedes codificar las flechas por colores e indicar la dirección para mostrar qué elemento depende de los demás. 

En algunos sistemas de registro, como las herramientas de gestión de trabajos pendientes, puede ser difícil, o incluso imposible, visualizar estas dependencias. La mejor manera de visualizarlas es a través del mapeo de dependencias en una plataforma de colaboración visual.  

La buena noticia es que, en la Suite de colaboración visual de Lucid, puedes mapear fácilmente los datos de dependencias en tiempo real que se sincronizan automáticamente con tu sistema de registro existente. Al crear un mapa de dependencias en Lucid, no solo mejoras la comprensión de tu equipo, sino que también ilustras la relación entre los equipos de tu organización. Puedes llevar un registro de las dependencias en tu flujo de trabajo, actualizar tus mapas en tiempo real y compartir fácilmente tus descubrimientos con otros equipos.

Lucid se integra directamente a Jira y Azure DevOps (ADO), por lo que puedes visualizar y crear dependencias sin necesidad de preocuparte por actualizar los datos manualmente. Gracias a la sincronización bidireccional automática de Lucid, puedes importar dependencias de Jira o ADO, o crear nuevas dependencias en Lucid e importarlas de nuevo a Jira o ADO. 

Las capacidades de mapeo de dependencias de Lucid son muy útiles para los equipos porque Lucid puede ayudarte a resaltar las áreas en las que necesitas tomar medidas. Al ver dónde pueden producirse las dependencias, puedes tomar medidas para eliminarlas, mitigarlas y, si es necesario, gestionar los impedimentos estructurales en tu flujo de trabajo.

Beneficios del mapeo de dependencias en una plataforma de colaboración visual

Puedes completar el mapeo de dependencias en una pared o tablero físico con notas adhesivas y flechas dibujadas a mano. Si bien esto funciona para muchos equipos, cada método, ya sea físico o digital, cumple su función, y las plataformas de colaboración visual ofrecen ventajas específicas para el mapeo de dependencias. 

Mapear las dependencias en una plataforma de colaboración visual ayuda a lo siguiente: 

• Mantener una fuente única de información en todas las herramientas. Al usar una plataforma visual, podrás consolidar tu pila tecnológica y establecer un repositorio de documentos (un registro de tu mapeo de dependencias) que todo el equipo podrá consultar cuando lo necesite. Permite tener un registro de lo que funcionó, lo que no y las ideas de mejora. 

• Mejora la visibilidad y el acceso. Una plataforma visual hace que la resolución de dependencias sea más práctica para los equipos distribuidos, ya que puedes compartir los mapas de dependencias fácilmente entre los equipos y con las partes interesadas. También puedes acceder al historial de versiones para comprender cómo cambiaron con el tiempo las dependencias en tu flujo de trabajo. 

• Mejora la alineación y la colaboración multifuncional. Con el poder de las imágenes, gracias al mapeo de dependencias en una plataforma visual, es más fácil que nunca para tu equipo comprender cómo encajan sus tareas en el flujo de trabajo global e identificar posibles retrasos. Al realizar el mapeo de dependencias en una plataforma visual, puedes aumentar la alineación y la colaboración, no solo en tu equipo, sino en toda la organización. 

• Mejora el reconocimiento de patrones y el análisis en todos los niveles. En una plataforma visual, puedes alternar fácilmente entre las vistas a nivel de equipo y a nivel de organización para identificar las dependencias, desde los elementos individuales de la tarea hasta los patrones de todo el sistema. Es más fácil filtrar y buscar dependencias y detectar oportunidades de mejora estructural.

Prácticas recomendadas de mapeo de dependencias: seis consejos para identificar y abordar las dependencias

Ahora que sabes qué es el mapeo de dependencias y cómo visualizarlas, sigue estas prácticas recomendadas para mapear dependencias de forma proactiva en tu flujo de trabajo.

Prioriza la resolución de dependencias

Recuerda que es importante detectar las dependencias lo antes posible. El mapeo de dependencias es muy útil en las fases iniciales de la planificación de tu proyecto, de modo que puedas priorizar la resolución de dependencias. Una vez que identifiques los impedimentos que pueden surgir en tu flujo de trabajo, puedes eliminarlos o mitigarlos. Esta práctica implica lo siguiente: 

• La identificación temprana de las dependencias que bloquean elementos de trabajo valiosos y de prioridad alta 

• La secuenciación del trabajo para minimizar los obstáculos

• El establecimiento de prioridades de los elementos de trabajo que deben realizarse para desbloquear otros elementos de prioridad alta.

Por ejemplo: si la Función A (que es de prioridad alta) depende de que se cree primero el Componente B, podrías: 

• Intentar eliminar la dependencia. Deberás preguntarte lo siguiente: ¿Se puede crear la Función A de otra forma? 

• Si no es posible eliminarla, puede que tengas que priorizar la creación del Componente B antes en la secuencia del flujo de trabajo.

• Otra opción es dividir la Función A para que se puedan realizar partes valiosas de ella que no dependan del Componente B.

Los elementos de trabajo que se consideran de “prioridad alta” dependen del contexto de tu trabajo. Para algunos equipos, determinadas funciones son de prioridad alta; para otros, un elemento de trabajo puede identificarse como un obstáculo para muchos otros elementos, por lo que es necesario ocuparse de eso primero. Usa el mapeo de dependencias para identificar con anticipación los elementos de trabajo de prioridad alta y céntrate en la resolución de dependencias antes de empezar a trabajar.

Divide el trabajo para minimizar las dependencias

Dividir el trabajo en elementos más pequeños e independientes ayuda a minimizar la dependencia de factores externos u otros equipos, lo que reduce la posibilidad de que surjan dependencias. Tener elementos de trabajo más pequeños también aporta más claridad a los miembros del equipo, ya que comprenden sus tareas específicas y cómo esas tareas forman parte del objetivo más amplio.

Durante el perfeccionamiento de trabajo pendiente, los equipos usan prácticas como la regla mnemotécnica INVEST para acordarse de crear elementos que sean lo más pequeños e “independientes” posible. Esta práctica ayuda proactivamente a eliminar las dependencias primero. El perfeccionamiento de trabajo pendiente es una actividad constante que involucra a todo el equipo y garantiza que cada persona esté al tanto de los elementos que deben completarse, así como de sus roles y responsabilidades, para ayudar a impulsar la alineación del equipo desde el principio.

Colabora estrechamente con otros equipos

Para lograr un mapeo de dependencias correcto, es necesaria la coordinación frecuente con otros equipos. Después de todo, el mapeo de dependencias no funciona si no sabes en qué están trabajando otros equipos o cómo eso afecta tu trabajo. 

La colaboración multifuncional te ayuda a establecer plazos, compartir información y abordar rápidamente obstáculos o retrasos. Promueve que los miembros del equipo desarrollen habilidades multifuncionales y establezcan canales de comunicación claros con otros equipos involucrados en las dependencias.  

Con una plataforma de colaboración visual como Lucid, puedes reunir equipos multifuncionales en un lienzo compartido para que colaboren en tiempo real o de forma asincrónica. Incluso puedes invitar a las partes interesadas a que compartan sus opiniones, ya sea durante las reuniones o cuando prefieran, de modo que los equipos no tengan que esperar a recibir comentarios para seguir adelante con su trabajo.

Crea un búfer para retrasos imprevistos 

Por mucho que intentes identificar las dependencias con antelación, los retrasos surgen de manera natural a medida que avanza el trabajo.

Para tener esto en cuenta, incluye el tiempo de búfer cuando planifiques un sprint a fin de abordar las dependencias que puedan ocurrir y el equipo no pueda controlar. De esta manera, ya tendrás tiempo acumulado para esas circunstancias imprevistas que, de otro modo, afectarían o retrasarían tu proyecto, y podrás cumplir tus objetivos de sprint a tiempo.

Usa picos para investigar dependencias 

Para situaciones complejas, puedes llevar a cabo un “pico”, es decir, una investigación con una duración máxima, para entender mejor cómo manejar las dependencias. Los picos de dependencia son actividades breves centradas en el aprendizaje y la reducción de riesgos con el objetivo final de ayudar a tu equipo a tomar decisiones informadas sobre cómo proceder. 

Puedes usar un pico de dependencia para lo siguiente: 

• Hacer prototipos de formas de dividir el trabajo de manera diferente. 

• Investigar diferentes métodos que podrían ayudar a eliminar la dependencia. 

• Investigar opciones para manejar las dependencias que no se pueden eliminar. 

Los mapas de dependencia son útiles durante estos picos porque puedes usar tu mapa para visualizar el flujo de trabajo y guiar tu investigación.

Aprende de las dependencias para impulsar la mejora continua

Un aspecto importante de la mentalidad ágil es la mejora continua. Utiliza el mapeo de dependencias para aprender de los impedimentos de tu flujo de trabajo y elaborar estrategias para resolver las dependencias de forma más eficaz en el futuro. 

Las reuniones retrospectivas son un buen momento para examinar tanto las dependencias individuales como los patrones más amplios y de alto nivel que pueden servir de base para mejorar la forma de trabajo del equipo. Pregúntale a tu equipo: ¿Qué dependencias eliminaron con éxito y cuáles tuvieron que gestionar? ¿Qué pueden cambiar en las prácticas o estructura para reducir aun más las dependencias en el futuro?

Es útil documentar las dependencias en un espacio virtual compartido porque cuando tienes un registro virtual de las dependencias, tu equipo puede hacer lo siguiente: 

• Revisar qué dependencias son difíciles de eliminar y causan sistemáticamente retrasos o riesgos.

• Identificar patrones de dependencias recurrentes que puedan indicar problemas estructurales más complejos. 

• Compartir estrategias de éxito para dividir el trabajo y otras prácticas a fin de eliminar o mitigar las dependencias.

• Realizar un seguimiento de las mejoras en los patrones de dependencia con el tiempo.

Usa el mapeo de dependencias para aumentar la eficiencia y la agilidad 

Los equipos ágiles se centran en la mejora continua y en ofrecer un alto valor a los clientes. Para estos equipos, resulta útil identificar primero qué es lo que se debe mejorar y qué puede provocar demoras o resultados de baja calidad. 

El mapeo de dependencias es una herramienta muy útil para que los equipos identifiquen, eliminen y mitiguen las dependencias en su flujo de trabajo y que, de este modo, puedan minimizar los retrasos y aumentar la eficiencia. Usa Lucid para visualizar las dependencias de tu equipo y descubre cómo una plataforma de colaboración visual ayuda a mejorar la colaboración, la comunicación y la agilidad multifuncional en toda la organización.