Lucid の従業員 7名によるプロセス改善のための Lucid 活用方法

仕事を効率化し、正確性や生産性を高めることは、多くの人にとって共通の課題です。しかし、見込み客の追跡やインタビューの実施など、現在のプロセスを改善するとなると、いったいどこから始めればいいのでしょうか？

アイデアを得るため、プロセス改善をどのように行っているかを Lucid の同僚に尋ねてみたところ、いろいろな方法で Lucid を活用し、業務のスピードアップや改善を行っていました。Lucid には、ブレインストーミングから最適化に関するアイデアの優先順位付け、新しいプロセスの設計まで、プロセス改善に必要なものすべてがそろっています。Lucid の従業員7名からの回答をチェックして、Lucid でプロセスを改善する方法の参考にしてください。

採用とオンボーディングのプロセスを計画する

新規採用プロセスの改善は簡単ではありません。Lucid のような成長中の組織ではなおさらです。募集中のポジションに対する面接のスケジュール設定からオンボーディングの完了まで、新規採用プロセスは、会社の文化と価値観に対する第一印象を生み出します。候補者と新入社員の採用プロセスを円滑なものにしながら、採用マネージャーに適切なスキルを身につけさせることが重要です。

Lucid のエンジニアリング担当シニアディレクター、Matt Dawson は、Lucid を使ってシニアエンジニア職の面接プロセスを見直し、改善しています。「既存のプロセスを説明するためのビジュアルを作成しました。また、既存のプロセスの一部を削除し、新しい項目を追加して、いくつかの代替案も作成しました。プロセスに磨きをかけるよう取り組みながら、面接に関するホワイトボードを継続的に見直しています」と語っています。

Lucid では、既存のプロセスを簡単に視覚化できるので、うまく機能している部分と改善が必要な部分を追跡できます。また、変更を加えた際には、いつでもホワイトボードの改訂履歴を参照して、旧バージョンと新バージョンのプロセスを比較できます。

学習・開発・インクルージョン担当ディレクターの Ellen Thompson も、Lucid を使用して新入社員のオンボーディングプロセスを視覚化し、業務フローに変更を加えて新入社員の体験を向上させています。「Lucid を使用して採用プロセスを綿密に計画し、コンテンツやトレーニングの提供計画を更新できるようにしました。おかげで、採用マネージャーと面接官は、採用プロセスに対処する上で必要なスキルをうまく身につけられるようになりました」と語ります。

Thompson のチームでは、ブレインストーミングや共同作業に Lucidspark を使用し、採用プロセス業務フローのダイアグラム作成に Lucidchart を使用しました。Thompson はまた、Lucid 従業員のキャリア開発を加速させる新しいトレーニングプログラムを構築するために、プログラムのアウトライン作成し、データに関するレポートを作成して、学習目標について議論を交わし、依存関係の特定を行いました。また、ユニバーサルキャンバス機能を使用して Lucidspark と Lucidchart を簡単に切り替えることで、アイデア出しから立ち上げまで、新しいプロセスを設計し、文書化する上で必要なものすべてが手に入りました。

日々のタスクを管理する

プロセス改善に、ワークフローやチームプロセス全体の変更が必要とは限りません。個人の効率アップに重点を置くことで、大きな違いが生まれる場合もあります。

Lucid 従業員の中には、日々のタスク管理に Lucid を使用している人がたくさんいます。カンバンボードを作成したり、スマートコンテナーを使用したり、条件付き書式設定を適用したりして ToDo リストを視覚化すると、タスクの追跡や進捗の確認がしやすくなります。

「日々のタスク管理を Lucid に切り替えました。視覚的に確認できる Lucid は、現在のプロジェクトとそのステータスを把握する上で、チェックリストの何倍も役に立ちます！」とデータアナリスト I の Anna Hanson は語ります。

タスクを可視化することで、効率的に時間を管理でき、集中力を保てます。また、何を最初に行うべきか優先順位を付け、週の計画を立てやすくなります。さらに、Lucid では、進捗バーなどのレポート図形を使って作業量を簡単に追跡できるので、完了した割合をパーセンテージで確認でき、達成感を得られます。

シニアソフトウェアエンジニア I の Caleb Sly は、タスク管理に Lucid を使う理由について、「毎日の ToDo リストに Lucid のスマートコンテナーを使っています。Lucid の自由な形式が気に入っていて、ホワイトボードをメモ帳としてよく使っています」と述べています。従来のメモ帳のように、Lucid を使って自由にアイデア出しを行い、メモやアイデア、フィードバックを書き留めることで、日々のタスク管理を改善できます。

会議の重複をなくす

会議は日々の業務に必要なコラボレーションの場ですが、その会議が生産的で効率的でなければ、それほど必要性を感じられないでしょう。また、複数のチームを担当していると、会議に費やす時間が負担になることもあります。

ユーザーエクスペリエンス担当シニアディレクターの Steph Brunnemann は、Lucid 入社時に2つの異なるチームを引き継いだため、製品チームとデザインチームの両方と多くの調整をこなす必要がありました。そこで、彼女は Lucid を活用して会議のスケジュールと頻度を改善し、関係者全員にとってより効率的な会議を行う方法を見つけました。

まず、Lucidchart でテーブルを作成し、週次、月次、四半期ごとの会議の数を確認。さらに、これらの会議を色分けし、どの会議にどのチームが関わるかをすぐ確認できるよう、説明を加えしました。

「既存の会議を可視化して、重複をなくし、参加者の時間を効率化するための変更を提案できました。メンバーが毎月の会議に参加する時間も減らせました」と彼女は言います。現在のプロセスを可視化することで、Brunnemann はプロセスの改善方法を明らかにし、自分自身だけでなくチームメンバーの時間と労力も節約することができました。

アジャイルプロセス改善のためのスプリントレトロスペクティブの実施

アジャイルの考え方で重要なのは継続的な改善であり、Lucid のエンジニアリング部門では、その改善をチーム全体の取り組みと見なしています。

エンジニアリングチームでは、

Lucid でスプリントレトロスペクティブを行い、業務に関するインサイトを一か所で視覚的に確認しています。アジャイル開発テンプレートをレトロスペクティブやスプリントプランニングに使用できるおかげで、チームはプロセス改善の対象をグループで決める構造を保てています。

エンジニアリングマネージャー II の Rick Parker は、アジャイルプロセスの改善はチームで推進するものだと固く信じています。「自分たちのプロセスを自分自身の見方で捉え、それに取り組んでいます。そのつながりが明確になれば、チームは新しい行動を、変化を検討する動機となった問題点に結び付けることができます。そうすれば、自分たちのプロセスに責任を持ち、管理できるという信念に基づいてプロセスを構築できます」と彼は言います。

Parker のアジャイルチームは、レトロスペクティブ中に次のような方法で、共同で意思決定を行っています。

• Lucid の Jira インテグレーションを使用して、チームの作業の進捗を議論するためのバーンダウンチャートと速度グラフを作成しています。

• ビジュアルアクティビティを実施して、メンバーが最近のスプリントに対する感情に関するプロンプトに応答できるようにしています。

• 自由形式のプロンプトを作成して、メンバーが自分の特長、不満、改善のアイデアを記述するための付箋を残せるようにしています。

こういったチームは、レトロスペクティブに「うまくいかなかったこと」のセクションを設けています。また、このセクションに関するフィードバックを Lucid のホワイトボードに記録し、将来のスプリント改善に向けて実行可能な今後のステップを、チームで一緒に決定できるようにしています。

見込み客を追跡する

マーケティング部門と営業部門は、どちらも会社のブランド構築と顧客との関係強化に注力しているため、密接に連携しています。しかし、2 つの部門がスムーズに協力するのが難しい場合もあります。

マーケティングオペレーションマネージャーの Chelsea Ashton は次のように述べています。「見込み客が営業部門にどのように流れてくるかを追跡する方法が必要でした。そのプロセスは、見込み客の種類や迎え入れるチームによって大きく異なるためです」営業部門とマーケティング部門の連携を強化するため、Ashton は Lucid でフローチャートを作成し、見込み客のルーティングを大まかに可視化してプロセスを明確化しました。これには、営業リーダーや他のチームメンバーの名前などの情報も含まれています。

さらにプロセスを明確化するため、Ashton はフローチャートにスイムレーンを追加して、プロセスをさらに整理し、個別のフェーズに分けました。スイムレーンを使用することで、「関係するさまざまなチームやプロセスのバリエーションをはっきりさせ、基本的な販売情報を追跡できるようになり、見落としがなくなりました」と語ります。

Lucid を使うと、部門間のコミュニケーションを明確にし、リソースを簡単に共有できます。Ashton は、マーケティング部門とセールス部門の間で見込み客の共有プロセスを改善し、チーム間の協力を強化できました。

組織でのプロセス改善に Lucid を活用する

プロセスの改善は生産性向上と効率化に欠かせない取り組みですが、始めるのが難しいこともあります。Lucid を使えば、既存のプロセスを可視化し、新しいプロセスをブレインストーミングし、カスタマイズ可能なテンプレートを活用して、改善をスタートできます。

2025年8月に、プロセスアクセルがエンタープライズアカウントで購入可能となり、プロセスの標準化と改善の方法がさらに増えました。Lucid 従業員のように Lucid を組織のプロセス改善に役立てる方法について、ぜひお問い合わせください。