Cómo 7 empleados de Lucid optimizan procesos con Lucid

Muchas personas se enfrentan al desafío frecuente de intentar trabajar de manera más eficiente, precisa y productiva. Sin embargo, cuando se trata de mejorar un proceso existente, como hacer un seguimiento de clientes potenciales o llevar a cabo entrevistas, ¿por dónde hay que empezar? 

Para obtener ideas, les preguntamos a nuestros compañeros de trabajo en Lucid cómo logran mejorar los procesos, y descubrimos que tienen muchas formas de usar Lucid para acelerar y mejorar su trabajo. Con Lucid, tienen todo lo que necesitan para mejorar sus procesos, desde las lluvias de ideas y la priorización de las ideas de optimización hasta el diseño de nuevos procesos. Explora las respuestas de siete empleados de Lucid para inspirarte en cuanto a cómo mejorar un proceso con Lucid. 

Mapeo del proceso de contratación e incorporación

Mejorar el proceso para la contratación de nuevos empleados puede ser un desafío, especialmente en una organización en crecimiento como Lucid. El proceso de contratación de nuevos empleados, desde la programación de entrevistas para un puesto vacante hasta la finalización de la incorporación, define la primera impresión de la cultura y los valores de una empresa. Es importante asegurarse de que los posibles candidatos y los nuevos empleados tengan una experiencia fluida, y, asimismo, que los gerentes de contratación cuenten con las habilidades adecuadas. 

Matt Dawson, director sénior de ingeniería en Lucid, utiliza Lucid para revisar y mejorar el proceso de entrevistas para el rol de ingeniero sénior. “Creé elementos visuales para explicar el proceso existente y también diseñé algunas alternativas eliminando partes de dicho proceso y agregando nuevas secciones. A medida que trabajamos para pulir el proceso, consultamos continuamente el tablero de entrevistas”, dice. 

En Lucid, visualizar un proceso existente para poder hacer un seguimiento de lo que está funcionando bien y de las áreas que se pueden mejorar es algo fácil. A medida que modificas cosas, siempre puedes volver a consultar el historial de revisiones de tu tablero para comparar versiones anteriores del proceso con la más reciente.  

Ellen Thompson, directora de aprendizaje, desarrollo e inclusión, también ha utilizado Lucid para visualizar el proceso actual para la incorporación de nuevos empleados y aplicar cambios en el flujo de trabajo con el objetivo de mejorar la experiencia de los recién llegados. “Usamos Lucid para mapear el proceso de contratación, de manera que podamos actualizar nuestro contenido y el plan de capacitación”, dice. “Esto hizo que los gerentes de contratación y los entrevistadores estuvieran mejor preparados, con las habilidades que necesitaban para transitar la contratación”.

El equipo de Thompson utilizó Lucidspark para realizar sesiones de lluvia de ideas y sesiones de colaboración, y luego Lucidchart para crear diagramas del flujo de trabajo del proceso de contratación. Thompson también desarrolló un nuevo programa de capacitación para que los empleados de Lucid aceleren su desarrollo profesional elaborando esquemas, informando sobre los datos, debatiendo sobre los objetivos de aprendizaje e identificando las dependencias. Con el uso de la función de lienzo universal para pasar fácilmente de Lucidspark a Lucidchart, fue posible contar con todo lo necesario para diseñar y documentar un nuevo proceso, desde la ideación hasta el lanzamiento.

Gestión de tareas diarias

La mejora de los procesos no siempre tiene que implicar cambiar un proceso de un flujo de trabajo o un equipo completo. A veces, centrarse en cómo mejorar la eficiencia a nivel individual marca un antes y un después. 

El uso de Lucid para gestionar las tareas diarias es un truco popular entre los empleados de la empresa. La visualización de una lista de tareas, ya sea mediante la creación de un tablero Kanban, el uso de contenedores inteligentes o la aplicación de formato condicional, facilita el seguimiento de dichas tareas y del progreso. 

“Empecé a usar Lucid para hacer un seguimiento de mis tareas diarias”, dice Anna Hanson, analista de datos I. “Analizo mis proyectos actuales y sus estados. ¡Es muy útil verlos gráficamente en lugar de completar una lista de verificación!”.

Visualizar las tareas ayuda a las personas a mantenerse concentradas y a administrar su tiempo de manera eficiente. También hace que sea más fácil priorizar lo que se debe hacer primero y planificar con anticipación para la semana. Además, en Lucid, es fácil hacer un seguimiento de tu carga de trabajo usando figuras de informes, como una barra de progreso, para ver un porcentaje de lo que se ha completado. Esto genera una sensación de logro. 

Caleb Sly, ingeniero de software sénior I, tiene varias razones para usar Lucid para llevar un registro de sus tareas: “Utilizo los contenedores inteligentes de Lucid para mi lista de tareas diarias. Me encanta la libertad que ofrece Lucid y suelo usar ese tablero como un bloc de notas”. Puedes usar Lucid de la misma manera que un cuaderno tradicional para idear con libertad, escribir notas, anotar ideas y registrar comentarios mientras mejoras la forma en que gestionas tus tareas diarias.

Eliminación de la redundancia en las reuniones

Si bien las reuniones son un aspecto necesario y colaborativo del trabajo diario, es fácil sentir que no son tan imprescindibles si no son productivas ni están bien organizadas. Y, cuando estás a cargo de varios equipos, a veces el tiempo que dedicas a las reuniones se vuelve abrumador.

Cuando Steph Brunnemann, directora sénior de experiencia de usuario, empezó a trabajar en Lucid, se puso al mando de dos equipos diferentes, lo que requirió una gran coordinación con los equipos de producto y diseño. Utilizó Lucid para mejorar el cronograma y la frecuencia de sus reuniones, y logró que fueran más eficientes para todas las personas involucradas.  

Primero, Brunnemann creó una tabla en Lucidchart para ver cuántas de sus reuniones eran semanales, mensuales y trimestrales. Luego, las codificó por colores e incluyó una leyenda para ver rápidamente qué equipos participaban en cada una.

“Me ayudó a visualizar las reuniones existentes que teníamos y así proponer una actualización que nos permitiera eliminar las redundancias y optimizar las audiencias”, dice. “Incluso pude reducir el número de horas que la gente pasaba en reuniones cada mes”. Al visualizar el proceso actual, Brunnemann logró identificar las formas en las que este podía mejorarse y pudo ahorrar tiempo y esfuerzo no solo para ella sino también para los miembros de su equipo.

Retrospectivas de sprint para mejora de procesos según la metodología Agile

La mentalidad Agile se centra en la mejora continua y, en el departamento de ingeniería de Lucid, esa mejora se considera un esfuerzo de equipo. 

Al facilitar las retrospectivas de sprint en Lucid, los equipos de ingeniería tienen un espacio central y visual para revisar los insights sobre su trabajo. Gracias a las plantillas de desarrollo según la metodología Agile que pueden usar para estas reuniones, la planificación de sprints y más, los equipos cuentan con una estructura para decidir de manera grupal hacia qué objetivos trabajar para mejorar los procesos. 

Rick Parker, gerente de ingeniería II, es un fiel creyente de que la mejora de procesos según la metodología Agile es algo impulsado por el equipo. “Los miembros del equipo ven e interactúan con sus propias percepciones de sus procesos”, dice. “Cuando esa conexión es clara, los miembros del equipo pueden conectar nuevas acciones a los puntos de dolor que los motivaron a considerar el cambio. Entonces, pueden construir sobre la creencia de que pueden gestionar sus procesos y ser responsables de ellos en conjunto”. 

Los equipos Agile de Parker optimizan la toma de decisiones colaborativa durante las retrospectivas de las siguientes maneras: 

• Emplean la integración con Jira de Lucid para crear gráficos de burndown y gráficos de velocidad, y así debatir cómo ha sido el trabajo del equipo.

• Organizan Actividades Visuales para permitir que las personas respondan a consignas sobre su opinión con respecto al sprint más reciente. 

• Crean preguntas abiertas para que las personas puedan dejar notas adhesivas donde describan sus mejores momentos, frustraciones e ideas de mejora. 

En sus retrospectivas, estos equipos incluyen una sección sobre lo que no salió bien. Los comentarios de esta sección se documentan en el tablero de Lucid, donde el equipo puede decidir en conjunto sobre los siguientes pasos para implementar un cambio factible y mejorar futuros sprints. 

Seguimiento de clientes potenciales de marketing

Los departamentos de marketing y ventas trabajan en estrecha colaboración, ya que ambos se centran en construir la marca de la empresa y fortalecer las relaciones con los clientes. Sin embargo, garantizar una colaboración fluida entre ambos puede ser un desafío. 

Chelsea Ashton, gerente de operaciones del departamento de marketing, afirma: “Necesitábamos una forma de hacer un seguimiento de cómo se envían los clientes potenciales de marketing a ventas, ya que el proceso varía considerablemente según el tipo de cliente y el equipo receptor”. Para mejorar la colaboración entre ventas y marketing, creó un diagrama de flujo en Lucid para visualizar una ruta de alto nivel de clientes potenciales y simplificar el proceso, lo que incluye información como los nombres de los líderes de ventas y otros miembros del equipo. 

Para mayor claridad, Ashton agregó carriles a su diagrama de flujo, de manera que estuviese mejor organizado y pudiese separar el proceso en fases distintas. Ashton dice que, al usar carriles “se pueden mostrar los diferentes equipos involucrados y las variaciones en el proceso, y hacer un seguimiento de la información básica de ventas para que nada se escape”.

Con Lucid, establecer una comunicación clara y compartir recursos entre departamentos es sencillo. Ashton logró optimizar el proceso de intercambio de clientes potenciales entre marketing y ventas y fortaleció así la colaboración entre los equipos. 

Utiliza Lucid para mejorar los procesos de tu organización

La mejora de procesos es una práctica esencial para potenciar la productividad y la eficiencia, pero empezar a hacerlo puede ser un desafío. Con Lucid, puedes visualizar tus procesos existentes, pensar nuevas ideas y comenzar a implementar mejoras con plantillas personalizables. 

En agosto de 2025, el Acelerador de Procesos estará disponible para cuentas de nivel corporativo, para comprar más formas de estandarizar y mejorar los procesos. Ponte en contacto con nosotros y ve cómo Lucid puede ayudarte a mejorar los procesos en tu organización, al igual que lo han hecho nuestros propios empleados de Lucid.