Comment 7 employés de Lucid utilisent la plateforme pour améliorer des processus

Gagner en efficacité, en précision et en productivité est une injonction fréquente du monde professionnel. Mais par où commencer pour améliorer un processus existant, qu’il s’agisse de suivre des prospects ou de mener des entretiens ? 

Pour le savoir, nous avons demandé à nos collègues de Lucid comment ils procédaient pour optimiser leurs processus. Nous avons découvert qu’ils utilisent Lucid de multiples façons pour accélérer et améliorer leur travail. En effet, avec notre plateforme, ils disposent de tout ce dont ils ont besoin pour améliorer leurs processus, du brainstorming à la hiérarchisation des idées d’optimisation, en passant par la conception de nouveaux procédés. Découvrez les témoignages inspirants de sept employés de Lucid pour améliorer vos processus. 

Cartographier le processus d’embauche et d’onboarding

Améliorer le processus d’embauche peut s’avérer difficile, en particulier dans une entreprise en pleine croissance comme Lucid. De la planification des entretiens pour un poste vacant à l’onboarding complet, le processus d’embauche est la première impression que les candidats ont de la culture et des valeurs d’une entreprise. Il est important de veiller à ce que les candidats potentiels et les nouvelles recrues vivent une expérience agréable, tout en dotant les responsables des embauches des compétences adéquates. 

Matt Dawson, directeur principal de l’ingénierie chez Lucid, utilise la plateforme pour examiner et améliorer le processus d’entretien pour le poste d’ingénieur senior. « J’ai créé des visuels pour expliquer le processus existant », explique-t-il. « J’ai également proposé des alternatives en supprimant certaines parties et en ajoutant de nouvelles sections. Au fil de l’amélioration du processus, nous avons plusieurs fois réévalué l’équipe chargée des entretiens. » 

Dans Lucid, il est facile de visualiser un processus existant afin de suivre ce qui fonctionne bien et les points qui peuvent être améliorés. L’historique des révisions de votre tableau vous permet ensuite de comparer les anciennes versions de votre processus avec la nouvelle.  

Ellen Thompson, directrice de l’apprentissage, du développement et de l’inclusion, a également utilisé Lucid pour visualiser le processus actuel d’onboarding des nouveaux employés et y apporter des modifications afin d’améliorer l’expérience. « Nous avons utilisé Lucid pour cartographier le processus de recrutement afin de pouvoir mettre à jour notre contenu et notre plan de formation », explique-t-elle. « Cela a permis aux responsables du recrutement et aux examinateurs d’acquérir les compétences nécessaires pour mener à bien notre processus d’embauche. »

L’équipe d’Ellen a utilisé Lucidspark pour mener des sessions de brainstorming et de collaboration, puis Lucidchart pour créer des diagrammes illustrant le déroulement du processus de recrutement. Elle a également mis en place un nouveau programme de formation pour les employés afin d’accélérer le développement de leur carrière en rédigeant les grandes lignes du programme, en rendant compte des données, en discutant des objectifs d’apprentissage et en identifiant les dépendances. Avec l’espace de travail unifié, elle a pu passer facilement de Lucidspark à Lucidchart, et disposait de tout ce dont elle avait besoin pour concevoir et documenter un nouveau processus, de son idéation à sa mise en œuvre.

Gérer les tâches quotidiennes

L’amélioration des processus ne passe pas nécessairement par la modification d’un processus pour l’ensemble d’un flux de travail ou d’une équipe. Parfois, se concentrer sur les gains de productivité à l’échelle de l’individu peut faire toute la différence. 

Utiliser Lucid pour gérer les tâches quotidiennes est une astuce très prisée des utilisateurs de la plateforme. Visualiser une liste de tâches, que ce soit en créant un tableau Kanban, en utilisant des conteneurs intelligents ou en appliquant la mise en forme conditionnelle facilite le suivi des tâches et permet de visualiser votre progression. 

« Je suis passée à Lucid pour suivre mes tâches quotidiennes », explique Anna Hanson, analyste de données. « Je fais le point sur mes projets en cours et leur état d’avancement. C’est tellement plus pratique de les visualiser que de les consigner dans une liste ! »

La visualisation des tâches encourage une gestion efficace du temps et la concentration. Elle simplifie également la hiérarchisation des priorités et la planification de la semaine. De plus, dans Lucid, vous pouvez suivre sans difficulté votre charge de travail grâce à des formes de rapport, telles qu’une barre de progression qui vous permet de voir le pourcentage de ce qui a été accompli, ce qui procure un sentiment d’accomplissement. 

Caleb Sly, ingénieur logiciel senior, a choisi de suivre ses tâches avec Lucid pour plusieurs raisons : « J’utilise les conteneurs intelligents de Lucid pour ma liste de tâches quotidiennes. J’adore la liberté offerte par Lucid et j’utilise souvent ce tableau comme un bloc-notes. » Vous pouvez utiliser Lucid comme un cahier pour noter vos idées, vos remarques et vos commentaires afin d’améliorer la façon dont vous gérez vos tâches quotidiennes.

Éliminer les redondances dans les réunions

Si les réunions forment un aspect collaboratif incontournable du quotidien, on en vient vite à penser qu’elles ne sont pas vraiment indispensables lorsqu’elles ne sont ni productives ni rationalisées. Et si vous êtes responsable de plusieurs équipes, le temps consacré aux réunions peut vite prendre des proportions écrasantes.

Lorsque Steph Brunnemann, directrice principale de l’expérience utilisateur, a commencé à travailler chez Lucid, elle a dû coordonner à la fois les équipes produit et conception. Elle a utilisé Lucid pour améliorer le calendrier et le rythme de ses réunions, et a trouvé un moyen de les rendre plus efficaces pour toutes les personnes concernées.  

Tout d’abord, Steph a créé un tableau dans Lucidchart afin de déterminer combien de ses réunions étaient hebdomadaires, mensuelles et trimestrielles. Elle a ensuite attribué un code couleur à ces réunions et ajouté une légende permettant de voir rapidement quelles équipes participaient à certaines réunions.

« J’ai pu visualiser toutes mes réunions et proposer des changements pour éliminer les réunions superflues et convier seulement les personnes concernées », explique-t-elle. « J’ai même pu réduire le nombre d’heures consacrées aux réunions chaque mois. » En visualisant le processus actuel, Steph a pu identifier des moyens de l’améliorer, ce qui lui a permis de gagner du temps et d’économiser des efforts, non seulement pour elle-même, mais aussi pour les membres de ses équipes.

Organiser des rétrospectives de sprint pour améliorer les processus agiles

L’état d’esprit agile repose sur l’amélioration continue, et dans le service d’ingénierie de Lucid, cette amélioration est considérée comme un effort d’équipe. 

En organisant les rétrospectives de sprint dans Lucid, les équipes d’ingénierie disposent d’un espace central et visuel pour examiner les informations sur leur travail. Grâce aux modèles de méthode agile qu’elles peuvent utiliser pour les rétrospectives, le sprint planning et plus encore, elles disposent d’une structure pour décider en groupe de ce qu’elles doivent cibler pour améliorer les processus.

Rick Parker, responsable de l’ingénierie II, croit fermement que l’amélioration des processus agiles doit se faire en équipe. « Les collaborateurs partagent leur perception personnelle des processus », explique-t-il. « Lorsque le lien est clair, l’équipe est en mesure d’associer les nouvelles actions aux difficultés qui l’a motivée à envisager un changement. Les employés comprennent ainsi qu’ils peuvent s’approprier et gérer leurs processus ensemble. »

Les équipes agiles de Rick encouragent la prise de décision collaborative lors des rétrospectives : 

• en utilisant l’intégration Jira de Lucid pour créer des graphiques d’avancement et de vélocité afin de discuter du déroulement du travail de l’équipe ;

• en organisant des activités visuelles pour permettre à chaque participant de faire part de leurs impressions sur le sprint le plus récent ; 

• en créant des demandes ouvertes afin que les participants puissent laisser des post-its décrivant leurs moments forts, leurs frustrations et leurs suggestions d’amélioration. 

Ces équipes incluent une section « Ce qui ne s’est pas bien passé » dans leurs rétrospectives. Les commentaires qui y sont consignés apparaissent dans le tableau Lucid, où les collaborateurs peuvent ensuite décider ensemble des prochaines étapes à suivre pour apporter des changements concrets afin d’améliorer les prochains sprints. 

Suivi des prospects marketing

Les services marketing et commerciaux travaillent main dans la main, car ils ont tous deux pour objectif de développer l’image de marque de l’entreprise et de renforcer les relations avec les clients. Cependant, il peut être difficile pour elles de collaborer de façon fluide. 

Chelsea Ashton, responsable des opérations marketing, explique : « Nous avions besoin d’un moyen de suivre la manière dont les prospects marketing sont transmis aux ventes, car ce processus varie considérablement en fonction du type de prospect et de l’équipe qui le reçoit. » Afin d’améliorer la collaboration entre les équipes commerciales et marketing, elle a créé un logigramme dans Lucid pour visualiser le routage global des prospects et clarifier le processus, en incluant des informations telles que les noms des responsables commerciaux et des autres membres de l’équipe. 

Pour plus de clarté, Chelsea a ajouté des couloirs à son logigramme afin de mieux l’organiser et de séparer le processus en phases distinctes. Grâce à ces derniers, explique-t-elle, « nous pouvons montrer les différentes équipes impliquées, les variations dans le processus et suivre les informations de base sur les ventes afin que rien ne passe entre les mailles du filet ».

Avec Lucid, il est facile d’établir une communication claire et de partager des ressources entre les services. Chelsea a pu améliorer le processus de partage des prospects entre le marketing et les ventes, renforçant ainsi la collaboration entre les équipes. 

Utilisez Lucid pour améliorer les processus au sein de votre organisation

L’amélioration des processus est une pratique essentielle pour accroître la productivité et l’efficacité, mais il peut être difficile de se lancer. Avec Lucid, vous pouvez visualiser vos processus existants, faire du brainstorming sur de nouveaux processus et lancer des améliorations à l’aide de modèles personnalisables. 

En août 2025, l’accélérateur de processus sera disponible à l’achat pour les comptes Entreprise, offrant ainsi encore plus de possibilités pour standardiser et améliorer les flux de travail. Contactez-nous et découvrez comment Lucid peut vous aider à améliorer les processus au sein de votre organisation, tout comme nos propres collaborateurs.