Même avant la pandémie, essayer de faire en sorte qu’une salle pleine de monde participe activement à une réunion n’était pas une mince affaire : comme le constatent près de 80 % des entreprises, une ou deux personnes animent la majorité des discussions.
Si les réunions virtuelles ont permis de rassembler les équipes hybrides et délocalisées, elles ne peuvent pas encore recréer complètement les boucles de retour centrées sur le langage corporel en temps réel, qu’offre la collaboration en personne. De nombreux dirigeants s’interrogent encore sur le nombre de personnes s’adonnant à d’autres tâches en parallèle des réunions et sur l’impact de ce comportement sur les performances.
Sans les indices contextuels que fournit le présentiel, les responsables ont plus de mal à évaluer avec précision le degré d’engagement de leurs collaborateurs pendant les réunions et à déterminer l’influence de cette implication variable sur la cohésion de l’équipe dans son ensemble.
Un manque d’engagement et de coordination pendant les réunions peut conduire à des problèmes à long terme :
- Si un ou plusieurs collaborateurs se détournent régulièrement de vos réunions virtuelles, ils risquent de miner le moral de l’équipe et de créer de la méfiance, car les autres auront l’impression de faire des efforts démesurés pour contribuer aux séances de travail.
- Les membres de l’équipe qui préfèrent collaborer de manière atypique ou moins expressive peuvent être considérés à tort comme n’ayant pas un bon esprit de groupe et même se voir exclus des activités communes.
- Les entreprises passent à côté des opinions et des idées stratégiques de personnes ayant des expériences diverses lorsque ces dernières ne s’impliquent pas dans les réunions, ce qui crée des angles morts qui rendent votre activité vulnérable face à la concurrence.
- En outre, les responsables ou les animateurs perdent du temps à répéter les informations ou le contexte.
Si vous avez l’impression que les réunions hybrides génèrent des distractions qui empêchent votre équipe d’exploiter son plein potentiel créatif ou stratégique, ces techniques pourront vous aider.
Impliquer davantage l’ensemble de votre équipe dans la prise de décision.
De nombreux responsables s’imaginent qu’ils font une faveur à leur équipe en ne l’impliquant pas dans certaines décisions stratégiques globales qui la concernent pourtant. Ils prennent ces décisions seuls, préférant utiliser les réunions pour informer les collaborateurs des mesures déjà adoptées. Cette pratique procède souvent d’une bonne intention ou d’un souci d’« efficacité », le but étant d’épargner aux collaborateurs une charge mentale supplémentaire qui s’ajoute à leur travail quotidien.
Mais cette stratégie peut avoir l’effet inverse de celui espéré : les membres de l’équipe peuvent avoir l’impression que leurs idées et leurs points de vue ne sont pas pris en compte lors des réunions, ce qui conduira à contribuer toujours moins efficacement et sincèrement à l’idéation.
Les collaborateurs peuvent aussi avoir recours à ce que Bryan Stallings, évangéliste en chef chez Lucid, appelle la « dissidence au bureau », c’est-à-dire exprimer leur désaccord et leur ressentiment à l’égard des décisions sous la forme de commérages en coulisse avec leurs collègues. Ces complaintes et frustrations peuvent vite ne plus se limiter à des échanges post-réunion et envahir directement les sessions, ce qui détruit complètement la concentration et l’unité de l’équipe.
