Incluso antes de la pandemia, intentar mantener una sala llena de gente que estuviera activamente comprometida y participara en un debate era mucho pedir: como señala casi el 80 % de las empresas, una o dos personas acaban generando la mayor parte del debate en las reuniones.
Si bien las reuniones virtuales ayudaron a reunir equipos híbridos en distintas ubicaciones físicas, todavía no pueden recrear totalmente el ida y vuelta de comentarios en tiempo real y centrados en el lenguaje corporal que proporciona la colaboración en persona. Muchos directivos siguen preocupados por la multitarea que ocurre tras la cámara en las reuniones y por el impacto de la multitarea en el rendimiento.
Sin los indicios contextuales que indican la participación en persona, a los líderes les resulta más difícil medir con precisión el grado de participación de su equipo durante las reuniones y cómo eso afecta la alineación del equipo en su conjunto.
La falta de participación y alineación durante las reuniones puede generar problemas a largo plazo en el futuro:
- Si uno o varios miembros del equipo dejan de participar de manera regular en las reuniones virtuales, eso puede bajar el ánimo del equipo y crear desconfianza, ya que otros miembros sienten que están haciendo un esfuerzo desmesurado para contribuir durante las sesiones de colaboración.
- Las personas que prefieren colaborar de formas no tradicionales o menos expresivas pueden ser vistos erróneamente como malos colaboradores y luego ser excluidos de las oportunidades de trabajo en equipo por completo.
- Las empresas se pierden opiniones y conocimientos estratégicos de personas que tienen un conjunto diverso de experiencias cuando estas no participan en las reuniones, lo que crea puntos ciegos que dejan a la empresa vulnerable a la competencia.
- Se desaprovechan oportunidades cuando los líderes o facilitadores tienen que dedicar tiempo a repetir información o contexto.
Si crees que la distracción en las reuniones remotas e híbridas impide que tu equipo alcance su potencial creativo o estratégico, considera aplicar algunas de estas técnicas para fortalecer la cohesión.
Haz que todo tu equipo se involucre más en la toma de decisiones
Muchos líderes pueden pensar que le están haciendo un favor a los miembros de su equipo al no involucrarlos en ciertas decisiones estratégicas de gran importancia que afectarán al equipo y las toman ellos solos, y luego usan las reuniones para "avisar" sobre las decisiones que ya se tomaron. Esto a menudo se hace con buena intención o en nombre de la "eficiencia" y para evitarles a sus compañeros de equipo una carga mental adicional además del trabajo diario.
Pero no involucrar a los miembros del equipo en las decisiones puede tener el efecto contrario: puede hacer que el equipo sienta que sus opiniones y percepciones no se valoran durante las reuniones, lo que conducirá a que haya aún menos intercambio e ideación de manera honesta.
Los miembros del equipo también podrían recurrir a lo que Bryan Stallings, evangelista principal de Lucid, llama "disenso de pasillo": expresar desacuerdo y resentimiento con las decisiones en forma de chismes en voz baja. Una vez que esto comienza, puede ser fácil que este malestar y frustración pase de una charla de pasillo después de la reunión a una que posiblemente suceda durante la reunión, lo que anula por completo la concentración y la unidad del equipo.
