So verbessern Sie mit Lucid die Interaktion in Meetings – ohne noch mehr Meetings anzusetzen

Schon vor der Pandemie war es ein schwieriges Unterfangen, einen Raum voller Menschen aktiv in eine Diskussion einzubinden: Fast 80 % der Unternehmen stellen fest, dass ein oder zwei Personen den Großteil der Diskussion in Meetings führen.

Virtuelle Meetings haben zwar dazu beigetragen, hybride und standortunabhängige Teams zusammenzubringen, können aber die Echtzeit-Feedbackschleifen, die auf Körpersprache basieren und die die persönliche Zusammenarbeit bietet, immer noch nicht vollständig ersetzen. Viele Führungskräfte sind nach wie vor besorgt darüber, wie viele Nebenaufgaben hinter den Kulissen von Meetings erledigt werden und welchen Einfluss das auf die Leistung hat.

Ohne diese persönlichen Anhaltspunkte, die auf die Beteiligung hinweisen, fällt es den Führungskräften schwer, genau zu beurteilen, wie aktiv ihr Team während des Meetings ist – und wie sich dies auf die Zusammenarbeit innerhalb des gesamten Teams auswirkt. 

Ein Mangel an Mitwirkung und Abstimmung während der Meetings kann zu langfristigen Problemen führen:

• Wenn sich ein oder mehrere Teammitglieder regelmäßig aus Ihren virtuellen Meetings ausklinken, kann das die Moral des Teams beeinträchtigen und Misstrauen schüren. Andere Teammitglieder haben dann das Gefühl, dass sie sich bei gemeinsamen Besprechungen übermäßig anstrengen müssen, um einen Beitrag zu leisten.
   
• Teammitglieder, die es vorziehen, auf unkonventionelle oder weniger ausdrucksstarke Weise zusammenzuarbeiten, können als schlechte Teamplayer missverstanden und dann ganz von Kooperationsmöglichkeiten ausgeschlossen werden.
   
• Unternehmen entgehen Meinungen und strategische Erkenntnisse von Menschen mit unterschiedlichen Erfahrungen, wenn diese sich nicht in Meetings einbringen. Dadurch entstehen blinde Flecken, die das Unternehmen anfällig für die Konkurrenz machen.
   
• Es kostet unnötig viel Zeit , wenn Führungskräfte oder Moderierende Zeit damit verbringen müssen, Informationen oder Zusammenhänge zu wiederholen.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass die Ablenkung durch virtuelle oder hybride Meetings Ihr Team davon abhält, sein kreatives oder strategisches Potenzial auszuschöpfen, sollten Sie einige dieser Techniken anwenden, um den Zusammenhalt Ihres Teams zu fördern.

Bringen Sie Ihr gesamtes Team dazu, sich stärker einzubringen und sich an der Entscheidungsfindung zu beteiligen

Viele Führungskräfte glauben, dass sie ihrem Team einen Gefallen tun, wenn sie es nicht in bestimmte strategische Entscheidungen auf höherer Ebene einbeziehen, die sich auf das Team auswirken, und sie einfach selbst treffen. Dies geschieht oft in guter Absicht oder zugunsten der „Effizienz“, da sie ihren Teammitgliedern eine zusätzliche mentale Belastung neben ihrer täglichen Arbeit ersparen wollen. 

Die Nichtbeteiligung von Teammitgliedern an Entscheidungen kann aber auch den gegenteiligen Effekt haben: Es kann dazu führen, dass das Team das Gefühl hat, dass seine Gedanken und Insights in den Meetings nicht geschätzt werden. Das führt wiederum zu noch weniger Austausch und ehrlicher Ideenfindung.

Oder die Teammitglieder könnten stattdessen auf das zurückgreifen, was Bryan Stallings, Chief Evangelist bei Lucid, als „Dissens am Schreibtisch“ bezeichnet: Sie drücken ihre Unzufriedenheit und ihren Unmut über Entscheidungen in Form von Klatsch und Tratsch mit anderen aus dem Team aus. Einmal in Gang gesetzt, kann es leicht passieren, dass sich diese Beschwerden und Frustrationen von einer Aktivität nach dem Meeting zu einer Aktivität während des Meetings entwickeln, die den Fokus und die Einheit des Teams völlig zunichte macht.

Bryan Stallings erklärt, wie ein Mangel an Struktur beim Äußern von Meinungsverschiedenheiten die Moral des Teams beeinträchtigen kann.

Was können Sie also tun, um dieses Problem im Keim zu ersticken?

Stellen Sie sicher, dass alle (auch Sie) ihre Rolle kennen

Oft versuchen Führungskräfte, in Meetings den „Helden“ zu spielen, weil sie ihre Rolle als Moderierende missverstehen. Ihr Ziel sollte es jedoch nicht sein, aktiv an der Entscheidungsfindung teilzunehmen, sondern ein Umfeld zu schaffen, in dem die Teilnehmenden das bestmögliche Endergebnis erzielen können (d. h. eine qualitativ hochwertige Entscheidung – ein zu testendes Experiment, eine neue Wettbewerbschance, die Entwicklung eines neuen Produktmerkmals usw.).

Das ist zwar nicht bei jeder Art von Entscheidung der Fall, aber in den meisten Fällen würden Führungskräfte viel mehr Vertrauen bei ihrem Team schaffen, indem sie einfach eine vermittelnde Rolle einnehmen und nicht als alleinige Entscheidungsträger auftreten.

Wenn die Teammitglieder ihre Rolle während eines Meetings verstehen und darauf vertrauen, dass Moderierende nicht versuchen, die Diskussion der Teilnehmenden zu überstimmen oder zu dominieren, ist es wahrscheinlicher, dass sie sich während des Meetings aktiv beteiligen.

Geben Sie Ihrem Team Raum für Meinungsverschiedenheiten

Wenn Teammitglieder nicht das Gefühl haben, dass sie bedenkenlos anderer Meinung sein oder Gegenmeinungen äußern können, werden sie sich in Meetings schnell zurückziehen. Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, mit Meinungsverschiedenheiten umzugehen, ohne in eine Negativspirale zu rutschen.

Die entsprechende Technik ist als „Ritual Dissent“ bekannt. Sie bietet einen strukturierten Rahmen, in dem Ideen aufgegriffen werden können – ohne die Gefahr, dass Feedback in einen persönlichen Angriff auf die Personen umschlägt, die eine Idee geäußert haben. 

Eine andere Methode ist ein Premortem Brainstorming. Dabei können Sie alle Möglichkeiten zusammentragen, die zum Scheitern einer Initiative führen könnten. Auf diese Weise können Sie Fallstricke proaktiv vermeiden.

Bringen Sie alle auf denselben Stand – mit visuellen Mitteln

Um das Team in Meetings stärker in die Entscheidungsfindung einzubeziehen, müssen Sie herausfinden, wie Sie die qualitative Beteiligung des Teams in umsetzbare Erkenntnisse umwandeln können, ohne dass die Teammitglieder das Gefühl haben, dass ihr Beitrag nicht richtig interpretiert oder berücksichtigt wurde (z. B. bei der Planung neuer Produkte oder der Erarbeitung des Themas für eine Marketingkampagne).

Durch die Verwendung eines Lucidspark Boards oder eines Lucidchart Dokuments für jedes Meeting können alle im Grunde genommen ihre eigenen Notizen machen. Visuelle Leinwände eignen sich hervorragend für das Brainstorming und die Ergänzung von Abstimmungen oder Emojis als Reaktion auf die Beiträge anderer. Dadurch können alle ganz einfach nachvollziehen, wie eine bestimmte Entscheidung getroffen wurde. Außerdem können Sie die Aufmerksamkeit in Meetings besser aufrechterhalten, wenn Sie mit einer visuellen Leinwand arbeiten, da die Teammitglieder genau wissen, an welcher Stelle Sie gerade sind.

Die leistungsstarken Visual Activities von Lucid bieten zudem die Möglichkeit, das Team während der Besprechungen stärker in den Entscheidungsprozess einzubinden. Sie schaffen Touchpoints, an denen die Teammitglieder ihre Meinung zu Prioritäten, Entscheidungen und laufenden Arbeiten auf visuell ansprechende Weise äußern können, sodass ein echter Konsens schneller erreicht werden kann.

Sie können Lucid auch verwenden, um die Konzentration Ihres Teams zu fördern und Ablenkungen während der Meetings zu vermeiden, indem Sie:

• Timer für kurze Ideensprints oder Abstimmungen während größerer Meetings einstellen, um Entscheidungen in kleinere und somit leichter zu bewältigende Einheiten aufzuteilen
   
• Breakout Boards für kleinere Gruppendiskussionen verwenden, damit sich ruhigere Teammitglieder abseits der Aufmerksamkeit der großen Gruppe wohler fühlen
   
• Icebreaker zu Beginn von Meetings einbauen, damit die Teilnehmenden in der Situation ankommen und eine Verbindung zu den anderen Teammitgliedern aufbauen können

Richten Sie kontextbasierte Wissensdatenbanken für Ihr Team ein

Wir alle haben schon einmal die Erfahrung gemacht, einem Projekt, einem funktionsübergreifenden Team oder einer Initiative mitten im Prozess beizutreten – und kennen das Gefühl, keinen wertvollen Beitrag in entsprechenden Meetings leisten zu können.

Wenn Sie nicht die Möglichkeit haben, sich alleine auf den neuesten Stand zu bringen, kann bereits der bloße Versuch, Schritt zu halten, eine enorme Herausforderung darstellen. Anstatt über den umfassenden Kontext zu verfügen, den Sie benötigen, um einen wertvollen Beitrag zu leisten, verbringen Sie das Meeting damit, Dokumentationen, Best Practices und Agenden aus früheren Meetings zu suchen.

Glücklicherweise lässt sich diese Quelle der Ablenkung bei Meetings leicht vermeiden.

Erstellen Sie visuelle Repositories für die wichtigsten Informationen Ihres Teams

Viele Führungskräfte haben Schwierigkeiten, ihr Team auf den gleichen Stand zu bringen, weil die gesamte Dokumentation auf verschiedene Tools und Dokumente verteilt ist und es keine zentrale Quelle gibt, auf die sich das Team verlassen kann.

Die Team Hubs von Lucid schaffen hier Abhilfe, indem sie Ihnen eine zentrale Anlaufstelle für die wichtigsten Informationen Ihres Teams bieten. Anstatt in Meetings wertvolle Zeit mit dem Versuch zu verschwenden, ein Teammitglied auf den neuesten Stand zu bringen (was dazu führt, dass die besser informierten Teammitglieder den Schwung und das Interesse an der Diskussion verlieren), erhalten Sie mit den Team Hubs einen dauerhaften Speicherort für das gesamte gesammelte Wissen, die Best Practices und die Ressourcen, die Ihr Team verwendet. So kann jedes Teammitglied selbständig und ohne Hilfe von außen in die Dokumentation einsteigen.

Wenn Sie einen Bereich für Ihr primäres Team einrichten und während jeder Besprechung von diesem Bereich aus arbeiten, können Sie Ablenkungen auf ein Minimum reduzieren. Team Spaces innerhalb von Team Hubs können dazu beitragen, dass sich die Meetings auf die Entscheidungsfindung und Problemlösung konzentrieren, anstatt auf kontextbezogene Nebenaufgaben. Und mit den Symbolen für jedes Teammitglied können Sie leicht sehen, wo sich alle befinden und die Aufmerksamkeit auf die Moderation lenken, wenn es nötig ist. Innerhalb der Team Spaces können Sie auch Folgendes integrieren:

• Ein Leitbild für das Team
• Teaminformationen wie Kernarbeitszeiten und bevorzugte Formen der Zusammenarbeit
• Platz für Icebreaker, um die Moral des Teams zu stärken
• Einen Bereich für tägliche Updates zu laufenden Projekten und mehr

Dokumentieren Sie Innovationen in Echtzeit

Ein weiterer Vorteil der Arbeit mit einer visuellen Kollaborationsplattform wie Lucid für Meetings? Sie erstellen ganz nebenbei Ihre eigene Dokumentation und Ihr eigenes Innovationsarchiv. Diese Dokumentation kann Ihrem Team helfen, während der Besprechungen in Echtzeit zu sehen, wie wirkungsvoll ihre Ideen sind, da sie mit den Erkenntnissen des gesamten Teams verbunden und verflochten sind.

Haben Sie schon einmal ein Projekt so außergewöhnlich gut durchgeführt, dass es sich in anderen Teams herumgesprochen hat, und mussten dann anderen Führungskräfte Insights bereitstellen, damit sie diese selbst für ihr Projekt anwenden können?

Ohne eine umfassende Aufzeichnung der Entscheidungsfindung – mit Informationen zu jedem Schritt des Prozesses, von der Planung über das Brainstorming und die Ausführung bis hin zur Berichterstattung – kann es leicht passieren, dass wertvolle Insights einfach untergehen. Wenn Sie mit Lucid arbeiten, wird alles auf Ihrem Board mit jeder Menge visuellem Kontext dokumentiert, sodass Sie eine Art Blaupause für Ihr Unternehmen erstellen können.

Bieten Sie Ihrem Team mehrere Möglichkeiten der Interaktion

Es ist zwar leicht anzunehmen, dass die lautesten Mitglieder Ihres Teams auch diejenigen sind, die sich am meisten einbringen, aber wir haben festgestellt, dass viele Mitarbeitende in eine von drei verschiedenen Kategorien der Zusammenarbeit fallen – und nur eine von ihnen betrachtet die mündliche Kommunikation vor Ort mit großen Gruppen als ihre bevorzugte Form der Zusammenarbeit.

Das bedeutet, dass ein Großteil der Meetings Ihr Team von vornherein abschrecken könnte, weil sie dem bevorzugten Stil der Zusammenarbeit nicht gerecht werden.

Hier finden Sie einige zusätzliche Möglichkeiten, um Interaktionen in Meetings zu fördern, die über die mündliche Diskussion hinausgehen.

Verlassen Sie den Präsentationsmodus

Legen Sie zwischen Ihrer Präsentation mehrere Pausen für Fragen ein.

Mit modernen Tools für die visuelle Zusammenarbeit, die es Ihnen ermöglichen, umfassende Diskussionen in Echtzeit zu führen, gibt es keinen Grund mehr, auf diese „veraltete Art“ der Meetingführung zurückzugreifen – andernfalls ist es keine Überraschung, dass Ihr Team sich ausklinkt.

Wenn Sie das Präsentationsformat verwenden müssen, bietet die Pfadfunktion von Lucid eine großartige Möglichkeit, Ihrem Team eine definierte Route durch die zu behandelnden Inhalte vorzugeben. Außerdem schaffen Sie so auch Raum für Zusammenarbeit und Feedback vor Ort. Sie können von Ihrem Pfad abweichen, um ein kurzes Brainstorming oder eine Abstimmung durchzuführen. Das kann direkt auf der Leinwand geschehen, auf der Sie gerade präsentieren, ohne dass Sie die Tools oder Registerkarten wechseln müssen.

Darüber hinaus können Sie während Ihrer Arbeitssitzung live Feedback von Ihrem Team einholen und spontan Anpassungen vornehmen, wenn sich das Team nicht einbezogen fühlt.

Ersetzen Sie Meetings durch asynchrone Zusammenarbeit in Lucid

Wenn sich Ihre Teammitglieder bei Meetings nur wenig einbringen, sind sie möglicherweise von „Meeting Fatigue“ betroffen und konzentrieren sich zu sehr darauf, engagiert zu wirken (d. h. vor der Kamera zu sein), ohne wirklich wertvolle Beiträge zu leisten.

Sie können dieses Problem lösen, indem Sie einfach ein Lucid Dokument asynchron verschicken und Ihr Team bitten, sich vor einem Meeting – oder anstelle dessen – darüber einzubringen.

Eine großartige Technik, um die asynchrone Zusammenarbeit in Gang zu bringen und gleichzeitig denjenigen entgegenzukommen, die lieber schriftlich als mündlich denken, ist das Brainwriting. Bei dieser Aktivität können Ihre Teammitglieder zunächst alleine ein Brainstorming durchführen und sich anschließend zusammenfinden, um die Gedanken auszutauschen und die Ideen der anderen weiterzuentwickeln.

Errichten Sie einen Parkplatz

Dominiert eine Person in Ihrem Team regelmäßig die Diskussionen? Überlegen Sie, ob Sie nicht vorher einen „Parkplatz“ einrichten sollten, damit die Diskussion nicht abschweift und auch andere zu Wort kommen können.

In Lucid können Sie auf Ihrem Board einen Rahmen als Parkplatz für Ideen einrichten, die Ihre Teammitglieder dokumentieren möchten, die aber möglicherweise nicht zum Thema gehören oder einfach mehr Zeit benötigen, als Sie im Meeting aufbringen können.

Wenn Sie merken, dass das Meeting aus dem Ruder läuft und die Teammitglieder sich zurückziehen, verweisen Sie einfach auf den Rahmen und bitten Sie darum, weitere Gedanken zu dem Thema auf dem Parkplatz abzustellen. Konzentrieren Sie sich anschließend wieder auf die eigentliche Agenda.

Fördern Sie die Interaktion in Meetings durch visuelle Zusammenarbeit

Mit Lucid können Sie Ihrem Team helfen, sich in Meetings besser einzubringen und zu konzentrieren, indem Sie eine gemeinsame Sprache – die visuelle Sprache – in Ihr Lexikon für die Zusammenarbeit aufnehmen.

Mit visueller Zusammenarbeit ist es möglich, das Team besser aufeinander abzustimmen und neue Möglichkeiten für Innovationen zu entdecken, die Sie vorher vielleicht nicht erkannt hätten.