Je hebt als project manager een ontzettend belangrijke rol: je faciliteert het eindresultaat. En er komt zoveel bij kijken om dat eindresultaat te bereiken, van zorgen dat je team de taak goed begrijpt tot ervoor zorgen dat de deliverable op tijd klaar is. Met zoveel verantwoordelijkheden kun je je snel overweldigd voelen, vooral omdat het lijkt alsof alles van jou afhankelijk is.
Dit is precies waar je de vijf fasen van project management voor kunt gebruiken: ze verdelen een project in segmenten die structuur introduceren en stappen vereenvoudigen. Met deze vijf fasen kan je team de voortgang van het project versnellen, een project team bij elkaar brengen, voorkomen dat het budget wordt overschreden en potentiële knelpunten opsporen.
Project managers moeten deze vijf stappen van project management begrijpen om projecten in te stellen en taken maken die teams kunnen voltooien. Als de vijf fasen niet duidelijk zijn gedefinieerd, kan het project het budget overschrijden, mogelijk niet op tijd worden voltooid of kunnen de betrokkenen verschillende verwachtingen hebben over hoe het project moet worden uitgevoerd.
We nemen elk van de vijf fasen van het project management proces met je door, zodat je de meest efficiënte (en minst gestreste) project manager ooit kunt zijn.
Wat zijn de fasen van project management?
Er is geen geheim genootschap van project managers... maar als dat wel zo zou zijn, dan zou dat het Project Management Institute zijn. PMI is opgezet in 1969 en beschrijft zichzelf als een "...organisatie die in bijna elk land ter wereld actief is om carrières vooruit te helpen, organisatorisch succes te versterken en veranderaars in staat te stellen met nieuwe vaardigheden en werkwijzen hun impact te maximaliseren".
Het PMI deed een beroep op haar briljante leden om de beste methoden voor projectmanagement te standaardiseren en deze samen te voegen in een boek: A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Hoewel elk project anders is, kunnen de principes in het handboek PMBOK worden toegepast op vrijwel elk ontwikkelingsproces.
Het boek is geweldig om te lezen, maar we geven je een samenvatting van de grondbeginselen. De vijf fasen van projectmanagement zijn als volgt:
- Projectinitiatie
- Projectplanning
- Projectuitvoering
- Projectcontrole en -beheer
- Projectafsluiting
Deze vijf fasen vormen de levenscyclus van een project. De vijf bovenstaande stappen voldoen samen aan de eisen van een volledige levenscyclus, waaronder het definiëren van het werk dat moet worden uitgevoerd, welke deliverables moeten worden gegenereerd en beoordeeld, wie erbij moet worden betrokken en hoe elke fase moet worden gecontroleerd en goedgekeurd.
De 5 project management fasen uitgelegd
1. Projectinitiatie
Voordat je begint aan de project levenscyclus, moet je bepalen of dit project ook echt de moeite waard is om na te streven. Als je niet weet waarom het bedrijf dit project nodig heeft of er baat bij heeft, kun je een haalbaarheidstest doen.
Vragen die je moet stellen tijdens het begin van het project:
- Is dit project haalbaar?
- Wat is het ultieme doel?
- Welk probleem proberen we op te lossen?
- Welk resultaat proberen we te bereiken?
- Hoe meten we het succes van dit project?
- Welke stakeholders zijn erbij betrokken?
Resultaten:
- Projectcontract inclusief scope, doelstellingen en deelnemers.
- Project initiatie document (PID) waarin de omvang van het project wordt gedefinieerd, wie het zal beheren en hoe je het succes gaat meten. Dit kan ook de context, de teamgegevens en de bijdragers bevatten.
- Projectbeschrijving die de reden voor en de aanpak van een project communiceert. Vat je doelen, scope, belangrijkste deliverables, mijlpalen en tijdlijn samen.
2. Planning
Nu is het tijd om een overzicht of roadmap te ontwikkelen voor je team om te volgen en het project te voltooien. In feite is dit waar je bepaalt hoe je de doelen die je in de vorige fase hebt gedefinieerd gaat bereiken.
