O termo "colaboração" é tão banalizado que muitos provavelmente o empregam sem realmente entender o que significa.

Mas isso não faz dele um princípio menos importante para as equipes modernas – significa apenas que um pouco de trabalho é necessário para fazer uma limpeza linguística e determinar quais ações realmente causarão impacto para sua equipe em comparação a tarefas corriqueiras que não são de fato eficazes.

Muitas ferramentas prometem ajudar com a colaboração, por isso é fácil adotar uma solução sem saber se ela é a melhor para você ou sua equipe. Ou então, outras pessoas continuam usando o que sempre usaram simplesmente porque sempre foi assim. Ou ainda, talvez você use qualquer ferramenta que esteja prontamente disponível, nunca questionando se há uma maneira melhor de realizar sua tarefa.

Estamos desafiando essa norma em nossa série que ajudará você a parar e pensar sobre as ferramentas que usa e encontrar soluções melhores para aproveitar a sinergia colaborativa da sua equipe. Se você acabou de chegar, não deixe de conferir nosso último artigo, que detalhou as armadilhas das apresentações em PowerPoint.

Tópico de hoje: planilhas

As planilhas existem há várias décadas e foram originalmente criadas como uma alternativa à contabilidade manual. Elas ainda são ótimas opções para você inserir e analisar grandes quantidades de dados, mas também se expandiram para atender a outros casos de uso. Mas isso nem sempre funciona.

O problema é que quase todo mundo tem planilhas à disposição, então é só o que muitas pessoas pensam em (ou sabem) usar. Como disse Nathan Rawlins, CFO da Lucid, "Se tudo o que você tem à disposição é uma planilha, vai precisar de uma reunião longa e chata para cada interação."

Então por que as planilhas não estão dando conta do recado

Como já mencionamos, as planilhas têm o seu valor: elas são boas para o caso de uso específico de trabalhar com dados. Muitos também tentam usá-las em apresentações como um auxílio visual complexo projetado na parede da sala de reuniões ou como um meio de colaboração em equipe, com vários membros da equipe trabalhando de forma ineficiente em um único documento. 

A verdade? Só porque as planilhas são uma ferramenta com a qual todos estão familiarizados não significa que elas sejam a melhor opção para o trabalho. Saiba por quê:

1. Elas são difíceis de usar

Todos sabem que trabalhar com planilhas é notoriamente difícil. 

Até mesmo tarefas simples ficam difíceis sem o devido treinamento. Alguns recursos sugerem um mínimo de 20 a 24 horas para aprender o Microsoft Excel (e até três meses para domínio intermediário ou avançado). Há literalmente centenas de workshops e cursos de universidades que ensinam os princípios e as funções das planilhas, e, a menos que você tenha um alto nível de proficiência, não será possível otimizar a funcionalidade de qualquer programa de planilha.

Depois de (e se) você passar por tudo isso, ainda tem que dedicar mais tempo para criar a planilha em si. E com mais de 500 fórmulas e milhares de linhas e colunas (e tantas oportunidades para cometer um erro), é preciso uma quantidade considerável tanto de requinte quanto de paciência para criar uma planilha que todos considerariam útil.

Em tempos em que a economia de tempo é tudo, você realmente tem a disponibilidade de fazer um curso universitário para começar a usar um programa ultrapassado? E levará ainda mais tempo para manipular o programa para um caso de uso que ultrapasse a utilização prevista dele. 

2. Olhar para elas é bem cansativo

As planilhas são ótimas para registrar dados, mas não são ótimas para explicar os dados e ajudar as equipes a tomar decisões com base neles. Ter que decifrar uma planilha complexa é frustrante e difícil. Sem contexto, isso é quase impossível. 

E sejamos francos: planilhas são chatas. Claro, você pode alterar as cores das linhas e do texto, mas não é o suficiente para tornar qualquer planilha de fato interessante. Isso representa um desafio para qualquer pessoa em um mundo em ritmo acelerado, mas ainda mais para aprendizes visuais que não fazem um trabalho de excelência apenas com números.

3. Elas ficam isoladas

O que acontece em uma planilha, fica na planilha.

Você pode compartilhar o link para um planilha em outros documentos, mas as planilhas não integram bem com outros programas além dessa função básica. A menos que você queira imprimir sua planilha ou anexá-la como um documento em um e-mail, não há uma maneira ideal de mover todos os seus dados e suas fórmulas para outro programa. Sendo assim, eles muitas vezes ficam lá para sempre. Isso significa que eles também são dificilmente atualizados, especialmente quando uma planilha está repleta de dados complexos. Tudo isso equivale a muito tempo manual gasto com digitação de números e repetição de trabalho.

Além disso, usar planilhas em reuniões é algo terrível. Como tudo o que você pode fazer é compartilhar a tela e ter uma pessoa para fazer as atualizações. Não há uma maneira ideal de coletar informações e ideias pelo programa. 

4. Não são adequadas para uso das equipes

As planilhas não apenas ficam isoladas de outros programas; elas também separam você dos membros da equipe. Elas funcionam bem o suficiente para indivíduos, mas qualquer equipe que já tenha tentado promover a colaboração usando uma delas sabe o quão complicado e ineficiente a tarefa é.

Há uma longa lista de recursos importantes para a colaboração eficaz que a maioria das planilhas não oferece. Muitas não permitem que vários colaboradores contribuam no documento de uma só vez, e mesmo aquelas que permitem, possuem recursos de controle de alterações ruins. Isso torna difícil ver o que todo mundo está fazendo e manter os limites para que o trabalho de um não afete negativamente o trabalho dos outros. Fica fácil substituir acidentalmente o trabalho importante de outra pessoa, e a maioria dos programas não oferece o controle de alterações para restaurar dados perdidos.

Resumindo? As planilhas são altamente propensas a erros. E você deve pensar duas vezes antes de confiar a elas seu trabalho mais importante.

Por exemplo, você ouviu falar sobre o operador financeiro conhecido como The London Whale que perdeu US$ 6,2 bilhões da JPMorgan & Chase Co. em 2012? A empresa informou que uma das principais causas do desastre havia sido um erro em uma planilha de Excel preenchida manualmente com as funções copiar e colar.  

Ou pense no período econômico dos EUA de 2007 a 2009, que já foi rotulado como "Depressão do Excel", pois uma de suas causas foi uma equipe de economistas que tiraram conclusões imprecisas de um erro de codificação de planilha. 

Além disso, como as planilhas não são otimizadas para comunicação interna, você precisa contar com outro programa (Slack, e-mail, etc.) para fazer perguntas ou comunicar as alterações necessárias. Não há como estabelecer dependências ou definir alertas.

Por que a Lucid faz o trabalho melhor

Se você usa planilhas há anos, é provável que nenhuma alternativa tenha passado por sua cabeça. Mas as ferramentas e os recursos dinâmicos do Lucidchart fazem dele uma escolha muito melhor para a colaboração em equipe e apresentação de dados. Ele preenche todas as lacunas deixadas pelas planilhas. Saiba por quê:

1. É inovador

As planilhas não mudaram muito desde os anos 70. Mas a menos que você ainda esteja usando calças boca de sino e poliéster, provavelmente é hora de encontrar algo mais moderno aos quais confiar seus dados e trabalhos mais importantes. 

Os recursos de diagramação inteligente do Lucidchart ajudam a entender os dados de uma forma que as planilhas não podem, acelerando a tomada de decisões e impulsionando a inovação. Crie facilmente mapas de processos e fluxos de usuário, amplie a infraestrutura de nuvem, planeje e organize equipes do Scrum e mapeie fluxos de dados usando uma linguagem visual comum que impulsiona a comunicação e ajuda você a compreender ideias complexas rapidamente.

A Lucid está sempre se expandindo para incluir mais recursos e ofertas que maximizam sua produtividade. Por exemplo, anunciamos recentemente o lançamento da IA colaborativa para acelerar o trabalho de geração de ideias, planejamento e desenvolvimento. E sempre há mais novidades. Trabalhe com confiança, sabendo que você tem as soluções mais inovadoras disponíveis ao seu alcance.

2. É colaborativo

Os recursos colaborativos são a especialidade da Lucid. O verdadeiro oposto de uma planilha estática e engessada, a Lucid oferece um espaço de trabalho flexível que facilita o compartilhamento de ideias, a realização de perguntas e a colaboração em tempo real, como se você estivesse na sala de reuniões (mas ainda melhor, porque você pode ficar de pijamas, se quiser).

Use notas adesivas, desenhos à mão livre, cursores identificados por cores e uma variedade de formas e linhas em uma tela infinita para geração de ideias e criações ilimitadas. Use emojis e atividades de votação para ver as reações e saber as opiniões das pessoas em tempo real, temporizadores integrados para cronometrar discussões e manter o planejamento e murais simultâneos para facilitar o trabalho de grupos menores para sincronizações e reuniões mais fluidas. Agrupe contribuições por temas e tendências, faça votação de ideias e crie fluxos de trabalho e documentação para o projeto. E isso é apenas o começo.

Além disso, milhares de modelos e muitas integrações com seus aplicativos favoritos facilitam a fase inicial de uso.

3. É intuitivo

Você não precisa gastar horas para aprender sobre o programa e suas fórmulas e, em seguida, ter que inserir dados manualmente — a Lucid aproveita o trabalho que você já fez para que você possa investir seu tempo em atividades de alto impacto que estão afetando diretamente seus resultados, como resolver problemas ou interpretar dados para tomar decisões.

Sobreposição de dados, ou anexar dados aos diagramas, e os recursos de substituição de dados simplificam a fusão, a transferência e a atualização de dados entre diagramas para que você possa ver o desempenho de processos, sistemas e muito mais. Contêineres inteligentes (não muito diferentes das tabelas dinâmicas ou da filtragem em uma planilha, mas muito mais fáceis de usar) permitem que você agrupe conjuntos de dados vinculados ao seu diagrama por atributos exclusivos, em vez de vasculhar uma planilha para encontrar as informações relevantes.Formas dinâmicas permitem que você adicione valores e fórmulas para calcular ou exibir informações, como progresso, porcentagens e classificações.

Você também pode vincular seus documentos da Lucid a dados existentes para atualizações em tempo real e ficar sempre trabalhando com as informações mais atualizadas, fazendo de seu documento uma fonte de informações confiável para sua equipe. 

4. É cativante 

Se você quiser que um membro da sua equipe tenha interesse em um projeto, uma tarefa ou uma apresentação, você precisa se esforçar para não ser chato. Com centenas de cores, imagens, emojis, símbolos, GIFs e muito mais à sua disposição, a Lucid pode ser tudo, menos chata.

Acreditamos que a colaboração é melhor quando é visual, e temos os números para comprovar isso. De acordo com nossa pesquisa, 30% das pessoas que trabalham com informações acham que os recursos visuais são a chave para o aumento do alinhamento e a conclusão mais rápida da tarefa. E 69% acreditam que os recursos visuais são extremamente importantes para a colaboração.  

Uma observação para os entusiastas de planilhas

Se você usou planilhas a vida toda e, principalmente, se é um daqueles que dedicou horas para dominar o programa, talvez hesite em pensar em algo diferente. Mas você pode deixar as planilhas para o trabalho para os quais elas foram criadas e ainda usar uma solução mais adequada para tarefas que exijam uma colaboração mais profunda. 

Mesmo assim você se beneficiará da incorporação da Lucid em seu fluxo de trabalho. Adicione diagramas, fluxogramas, quadros brancos e muito mais aos seus dados sem sair da planilha. Dê vida aos seus dados com recursos visuais para proporcionar mais clareza e contexto. 

Ou vincule planilhas em seus documentos da Lucid como uma miniatura que você pode facilmente consultar, expandir e editar. Você pode até mesmo importar linhas do Planilhas Google como Lucid Cards no Lucidspark, que você pode marcar, reunir, classificar, organizar, atribuir e fazer muito mais

Lucid: muito superior às planilhas

As planilhas funcionam muito bem para um caso de uso muito específico, mas há uma boa chance de você estar usando-as de uma forma que elas simplesmente não funcionam - e sua produtividade e eficiência estão sendo prejudicadas no processo. Para ser realmente competitivo no mundo moderno, você deve abordar suas pilhas de tecnologia de forma intencional, garantindo que está usando a solução certa para o trabalho. 

Considere a Lucid como uma alternativa. Nossa diversidade de integrações, recursos e modelos oferecem infinitas oportunidades para aumentar a produtividade e ampliar a clareza, para que você possa realmente fazer o seu melhor trabalho, de forma mais rápida.