O termo "colaboração" é tão banalizado que muitos provavelmente o empregam sem realmente entender o que significa.
Mas isso não faz dele um princípio menos importante para as equipes modernas – significa apenas que um pouco de trabalho é necessário para fazer uma limpeza linguística e determinar quais ações realmente causarão impacto para sua equipe em comparação a tarefas corriqueiras que não são de fato eficazes.
Muitas ferramentas prometem ajudar com a colaboração, por isso é fácil adotar uma solução sem saber se ela é a melhor para você ou sua equipe. Ou então, outras pessoas continuam usando o que sempre usaram simplesmente porque sempre foi assim. Ou ainda, talvez você use qualquer ferramenta que esteja prontamente disponível, nunca questionando se há uma maneira melhor de realizar sua tarefa.
Estamos desafiando essa norma em nossa série que ajudará você a parar e pensar sobre as ferramentas que usa e encontrar soluções melhores para aproveitar a sinergia colaborativa da sua equipe. Se você acabou de chegar, não deixe de conferir nosso último artigo, que detalhou as armadilhas das apresentações em PowerPoint.
Tópico de hoje: planilhas
As planilhas existem há várias décadas e foram originalmente criadas como uma alternativa à contabilidade manual. Elas ainda são ótimas opções para você inserir e analisar grandes quantidades de dados, mas também se expandiram para atender a outros casos de uso. Mas isso nem sempre funciona.
O problema é que quase todo mundo tem planilhas à disposição, então é só o que muitas pessoas pensam em (ou sabem) usar. Como disse Nathan Rawlins, CFO da Lucid, "Se tudo o que você tem à disposição é uma planilha, vai precisar de uma reunião longa e chata para cada interação."
Então por que as planilhas não estão dando conta do recado
Como já mencionamos, as planilhas têm o seu valor: elas são boas para o caso de uso específico de trabalhar com dados. Muitos também tentam usá-las em apresentações como um auxílio visual complexo projetado na parede da sala de reuniões ou como um meio de colaboração em equipe, com vários membros da equipe trabalhando de forma ineficiente em um único documento.
A verdade? Só porque as planilhas são uma ferramenta com a qual todos estão familiarizados não significa que elas sejam a melhor opção para o trabalho. Saiba por quê:
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Elas são difíceis de usar
Todos sabem que trabalhar com planilhas é notoriamente difícil.
Até mesmo tarefas simples ficam difíceis sem o devido treinamento. Alguns recursos sugerem um mínimo de 20 a 24 horas para aprender o Microsoft Excel (e até três meses para domínio intermediário ou avançado). Há literalmente centenas de workshops e cursos de universidades que ensinam os princípios e as funções das planilhas, e, a menos que você tenha um alto nível de proficiência, não será possível otimizar a funcionalidade de qualquer programa de planilha.
Depois de (e se) você passar por tudo isso, ainda tem que dedicar mais tempo para criar a planilha em si. E com mais de 500 fórmulas e milhares de linhas e colunas (e tantas oportunidades para cometer um erro), é preciso uma quantidade considerável tanto de requinte quanto de paciência para criar uma planilha que todos considerariam útil.
Em tempos em que a economia de tempo é tudo, você realmente tem a disponibilidade de fazer um curso universitário para começar a usar um programa ultrapassado? E levará ainda mais tempo para manipular o programa para um caso de uso que ultrapasse a utilização prevista dele.
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Olhar para elas é bem cansativo
As planilhas são ótimas para registrar dados, mas não são ótimas para explicar os dados e ajudar as equipes a tomar decisões com base neles. Ter que decifrar uma planilha complexa é frustrante e difícil. Sem contexto, isso é quase impossível.
E sejamos francos: planilhas são chatas. Claro, você pode alterar as cores das linhas e do texto, mas não é o suficiente para tornar qualquer planilha de fato interessante. Isso representa um desafio para qualquer pessoa em um mundo em ritmo acelerado, mas ainda mais para aprendizes visuais que não fazem um trabalho de excelência apenas com números.
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Elas ficam isoladas
O que acontece em uma planilha, fica na planilha.
Você pode compartilhar o link para um planilha em outros documentos, mas as planilhas não integram bem com outros programas além dessa função básica. A menos que você queira imprimir sua planilha ou anexá-la como um documento em um e-mail, não há uma maneira ideal de mover todos os seus dados e suas fórmulas para outro programa. Sendo assim, eles muitas vezes ficam lá para sempre. Isso significa que eles também são dificilmente atualizados, especialmente quando uma planilha está repleta de dados complexos. Tudo isso equivale a muito tempo manual gasto com digitação de números e repetição de trabalho.
Além disso, usar planilhas em reuniões é algo terrível. Como tudo o que você pode fazer é compartilhar a tela e ter uma pessoa para fazer as atualizações. Não há uma maneira ideal de coletar informações e ideias pelo programa.
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Não são adequadas para uso das equipes
As planilhas não apenas ficam isoladas de outros programas; elas também separam você dos membros da equipe. Elas funcionam bem o suficiente para indivíduos, mas qualquer equipe que já tenha tentado promover a colaboração usando uma delas sabe o quão complicado e ineficiente a tarefa é.
Há uma longa lista de recursos importantes para a colaboração eficaz que a maioria das planilhas não oferece. Muitas não permitem que vários colaboradores contribuam no documento de uma só vez, e mesmo aquelas que permitem, possuem recursos de controle de alterações ruins. Isso torna difícil ver o que todo mundo está fazendo e manter os limites para que o trabalho de um não afete negativamente o trabalho dos outros. Fica fácil substituir acidentalmente o trabalho importante de outra pessoa, e a maioria dos programas não oferece o controle de alterações para restaurar dados perdidos.
