Der Begriff „Kollaboration“ ist so überstrapaziert, dass viele ihn wahrscheinlich verwenden, ohne wirklich zu verstehen, was er bedeutet.

Aber das macht das Prinzip für moderne Teams nicht weniger wichtig – es bedeutet nur, dass ein wenig mehr Arbeit nötig ist, um die Spreu vom Weizen zu trennen und herauszufinden, welche Aktionen tatsächlich etwas für Ihr Team bewirken und welche Aufgaben nicht wirklich effektiv sind.

Viele Tools behaupten, die Kollaboration zu vereinfachen. Das macht es leicht, schnell eine Lösung einzuführen, ohne zu wissen, ob sie die beste für Sie oder Ihr Team ist. Andere Unternehmen verwenden einfach weiter die Software, die sie schon immer verwendet haben, einfach aus Gewohnheit. Vielleicht verwenden Sie auch irgendein Tool, das leicht verfügbar ist, und fragen sich nie, ob es bessere Möglichkeiten gibt, die jeweiligen Aufgaben zu erledigen.

In unserer Serie stellen wir diese Norm in Frage und helfen Ihnen dabei, Ihre Tools zu überdenken und bessere Lösungen zu finden, um die Synergieeffekte der Team-Kollaboration zu nutzen. Wenn Sie gerade erst in das Thema einsteigen, sollten Sie sich unseren letzten Artikel ansehen. Darin erläutern wir die gängigen Fallstricke von PowerPoint-Präsentationen.

Das heutige Thema: Tabellenkalkulationen

Tabellenkalkulationen gibt es schon seit mehreren Jahrzehnten und sie wurden ursprünglich als Alternative zur manuellen Buchhaltung entwickelt. Sie eignen sich immer noch hervorragend für die Eingabe und Analyse großer Datenmengen, sind aber mittlerweile auch für andere Anwendungsfälle nutzbar. Doch sie funktionieren nicht immer optimal.

Das Problem ist, dass Tabellenkalkulationen für fast alle verfügbar sind. Dadurch wissen viele gar nicht, dass es noch andere Tools gibt, die man für solche Aufgaben nutzen kann. Und wie Nathan Rawlins, CFO bei Lucid, sagt: „Wenn man nur Tabellenkalkulationen zur Verfügung hat, dann braucht man für jede Interaktion ein langatmiges und langweiliges Meeting.“

Warum Tabellenkalkulationen einfach nicht ausreichen

Wie bereits erwähnt, haben Tabellenkalkulationen ihre Berechtigung: Sie eignen sich für den individuellen Anwendungsfall der Arbeit mit Daten. Viele versuchen auch, sie in Präsentationen als komplexes visuelles Hilfsmittel zu verwenden, das an die Wand des Besprechungsraums projiziert wird. Oder sie nutzen sie als Mittel zur Kollaboration im Team, wobei sich mehrere Teammitglieder auf ineffiziente Weise durch ein einziges Dokument arbeiten. 

Die Wahrheit? Nur weil Tabellenkalkulationen ein Tool sind, mit dem alle vertraut sind, heißt das noch lange nicht, dass sie das beste Tool für die jeweilige Aufgabe sind. Und zwar aus den folgenden Gründen:

1. Sie sind schwierig zu verwenden

Es ist allgemein bekannt, dass die Arbeit mit Tabellenkalkulationen schwierig ist. 

Selbst einfache Aufgaben sind ohne Einweisung komplex. Oft wird empfohlen, mindestens 20 bis 24 Stunden zum Erlernen von Microsoft Excel einzuplanen (und bis zu drei Monate für mittlere bis fortgeschrittene Kenntnisse). Es gibt buchstäblich Hunderte von Workshops und Hochschulkursen, die die Prinzipien und Funktionen von Tabellenkalkulationen erläutern. Solange man keine guten Kenntnisse in diesen Programmen hat, kann man ihre Funktionen nicht optimal nutzen.

Sobald Sie das alles geschafft haben, müssen Sie noch mehr Zeit aufwenden, um die eigentliche Tabellenkalkulation zu erstellen. Und mit über 500 Formeln und Tausenden von Zeilen und Spalten (und genauso vielen Möglichkeiten, einen Fehler zu machen) erfordert es ein ordentliches Maß an Geschick und Geduld, um eine nützliche Tabellenkalkulation zu erstellen.

Haben Sie in einer Zeit, in der Zeitersparnis so wichtig ist, wirklich die Möglichkeit, einen Kurs auf Hochschulniveau zu belegen, bevor Sie eine veraltete Software benutzen können? Und es wird noch länger dauern, das Tool an den jeweiligen Anwendungsfall anzupassen, der über den ursprünglichen Zweck dieser Programme hinausgeht. 

2. Sie sind überfordernd

Tabellenkalkulationen eignen sich gut zum Erfassen von Daten, aber nicht dazu, diese zu verstehen und Teams bei der Entscheidungsfindung mit diesen Daten zu unterstützen. Es ist frustrierend und schwierig, eine komplexe Tabellenkalkulation zu entschlüsseln. Ohne Kontext ist es fast unmöglich. 

Und nennen wir die Dinge beim Namen: Tabellenkalkulationen sind schlichtweg langweilig. Natürlich können Sie die Linien- und Textfarben ändern, aber das reicht nicht aus, um eine Tabelle wirklich interessant zu machen. In unserer schnelllebigen Welt ist das immer ein Problem, aber besonders schwierig ist es für visuelle Lerntypen, die mit Zahlen allein nicht gut arbeiten können.

3. Sie bilden Silos

Was in einer Tabelle passiert, bleibt in der Tabelle.

Abgesehen von der Verknüpfung mit anderen Dokumenten lassen sich Tabellenkalkulationen kaum mit anderen Tools integrieren. Wenn Sie Ihre Tabellenkalkulation nicht ausdrucken oder als Dokument an eine E-Mail anhängen möchten, gibt es eigentlich keine guten Möglichkeiten, alle Daten und Formeln in ein anderes Programm zu übertragen. Also lässt man sie oft einfach in der Tabellenkalkulation. Dadurch wird es schwierig, sie aktuell zu halten, insbesondere wenn die Tabellenkalkulation relativ komplex ist. Das alles führt zu viel manueller Arbeit, also Eintippen von Zahlen und andere repetitive Arbeiten.

Außerdem sind Tabellenkalkulationen für Meetings nur begrenzt geeignet. Da Sie nur den Bildschirm teilen und die Aktualisierungen von einer Person durchführen lassen können, gibt es keinen Optionen, um in der Anwendung Vorschläge und Ideen zu sammeln. 

4. Für die Teamarbeit sind sie umständlich

Tabellenkalkulationen sind nicht nur von anderen Tools isoliert; Sie isolieren Sie auch von den Teammitgliedern. Sie funktionieren gut genug für Einzelpersonen, aber jedes Team, das schon einmal gemeinsam an einer Tabellenkalkulation gearbeitet hat, weiß, wie kompliziert und ineffizient das ist.

Es gibt eine lange Liste von Funktionen, die für eine effektive Zusammenarbeit wichtig sind, und die meisten Tabellenprogramme bieten diese nicht. In vielen Programmen ist es nicht mögliche, dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Und selbst bei denen, in denen es möglich ist, gibt es nur wenig Tracking-Funktionen. Das macht es schwierig, zu sehen, was die anderen tun, und die Grenzen zu wahren, damit die eigene Arbeit nicht die Arbeit der anderen beeinträchtigt. Leicht passiert es, dass man versehentlich die wichtige Arbeit eines anderen überschreibt, und die meisten Programme bieten keine Versionskontrolle, um verlorene Daten wiederherzustellen.

Kurz gefasst? Tabellenkalkulationen sind sehr fehleranfällig. Deshalb sollten Sie sich gut überlegen, ob Sie Ihre wichtigste Arbeit wirklich damit erledigen wollen.

Haben Sie zum Beispiel von dem Kaufmann gehört, der unter dem Namen The London Whale bekannt ist und 2012 für JPMorgan & Chase Co. 6,2 Milliarden Dollar verlor? Das Unternehmen berichtete, dass eine der Hauptursachen für das Debakel eine fehlerhafte Excel-Tabelle war, die manuell durch Kopieren und Einfügen von Daten ausgefüllt worden war.  

Oder denken Sie an den wirtschaftlichen Zeitraum 2007–2009 in den USA, der von einigen als „Excel-Depression“ bezeichnet wird, da ein Team von Forschenden der Wirtschaftswissenschaft aufgrund eines Programmierfehlers in einer Tabellenkalkulation falsche Schlussfolgerungen zog. 

Außerdem sind Tabellenkalkulationen nicht für die interne Kommunikation optimiert. Sie müssen also ein anderes Tool (Slack, E-Mail usw.) nutzen, um Fragen zu stellen oder erforderliche Änderungen zu kommunizieren. Es gibt keine Möglichkeit, Abhängigkeiten oder Warnmeldungen einzurichten.

Warum Lucid das besser macht

Wenn Sie seit Jahren Tabellenkalkulationen verwenden, haben Sie wahrscheinlich noch nicht über eine Alternative nachgedacht. Aber die dynamischen Funktionen und Tools von Lucid machen es zu einer viel besseren Wahl für die Zusammenarbeit im Team und für die Datenpräsentation. Lucid erfüllt alle Kriterien, die Tabellenkalkulationen nicht erfüllen können. Und zwar aus den folgenden Gründen:

1. Innovativ

Tabellenprogramme haben sich seit den 70er Jahren kaum verändert. Aber wenn Sie nicht immer noch Schlaghosen und Polyester tragen (und dafür sind wir immer zu haben), ist es wahrscheinlich an der Zeit, eine modernere Lösung für Ihre wichtigsten Daten und Arbeit zu finden. 

Die intelligenten Diagrammfunktionen von Lucid helfen dabei, Daten so zu nutzen, wie es mit Tabellen nicht geht. Das beschleunigt die Entscheidungsfindung und treibt Innovationen voran. Erstellen Sie ganz einfach Prozessmodelle und Benutzerabläufe, skalieren Sie Ihre Cloud-Infrastruktur, planen und organisieren Sie Scrum-Teams und bilden Sie Datenflüsse mithilfe einer gemeinsamen visuellen Sprache ab, die die Kommunikation fördert und Ihnen hilft, komplexe Ideen schnell zu veranschaulichen.

Lucid wird kontinuierlich erweitert, um weitere Funktionen und Produkte anzubieten, die Ihre Produktivität maximieren. Zum Beispiel haben wir vor kurzem die Veröffentlichung von Collaborative AI bekanntgegeben – damit können Sie schnell Ideen entwickeln, planen, entwerfen und realisieren. Und es kommt immer mehr dazu. Arbeiten Sie mit Zuversicht und in dem Wissen, dass Sie die innovativsten Lösungen zur Verfügung haben, die es derzeit auf dem Markt gibt.

2. Kollaborativ

Die kollaborativen Funktionen sind der Punkt, an dem Lucid wirklich glänzt. Als Gegenpol zu statischen, starren Tabellen bietet Lucid einen flexiblen Arbeitsbereich, in dem Sie einfach Ideen austauschen, Fragen stellen und in Echtzeit zusammenarbeiten können – genau wie im Besprechungsraum (nur besser, denn Sie können Ihren Schlafanzug anbehalten, wenn Sie möchten).

Verwenden Sie Post-its, Freihandzeichnungen, farbcodierte Cursor und eine Vielzahl von Formen und Linien auf einer unendlichen Arbeitsfläche, für unbegrenzte Ideen und Kreationen. Nutzen Sie Emojis und Abstimmungen, um die Reaktionen und Meinungen der Teilnehmenden in Echtzeit abzufragen. Mit integrierten Timern können Sie Diskussionen zeitlich eingrenzen und Ihren Plan einhalten. Dank Breakout-Boards können Sie die Arbeit in kleineren Gruppen vereinfachen, für nahtlose Synchronisation und Meetings. Gruppieren Sie Erkenntnisse nach Themen und Trends, stimmen Sie über Ideen ab und erstellen Sie Workflows und Projektdokumentationen. Und das ist erst der Anfang.

Tausende von Vorlagen und eine Vielzahl von Integrationen mit Ihren Lieblingsanwendungen machen den Einstieg zum Kinderspiel.

3. Es ist intuitiv

Sie müssen nicht stundenlang den Umgang mit Software und Formeln lernen und dann manuell Daten eingeben – Lucid nutzt die Arbeit, die Sie bereits geleistet haben, damit Sie Ihre Zeit für etwas verwenden können, das sich direkt auf Ihre Profite auswirkt, z. B. zum Lösen von Problemen oder zum interpretieren von Daten, um Entscheidungen zu treffen.

Mit dem Daten-Overlay, mit dem Daten über Ihren Diagrammen angezeigt werden, und den Funktionen zum Ersetzen von Daten können Sie ganz einfach Daten zwischen Diagrammen zusammenführen, übertragen und aktualisieren. So können Sie die Leistung von Prozessen, Systemen und mehr im Blick behalten. Mit intelligenten Containern (ähnlich wie Pivot-Tabellen oder das Filtern innerhalb einer Tabelle, aber viel benutzerfreundlicher) können Sie mit Ihrem Diagramm verknüpfte Datensätze nach eindeutigen Attributen gruppieren, anstatt eine Tabellenkalkulation durchsuchen zu müssen, um die benötigten Informationen zu finden. Mit dynamischen Formen können Sie Werte und Formeln hinzufügen, um Informationen wie Fortschritt, Prozentsätze und Bewertungen zu berechnen oder anzuzeigen.

Sie können Ihre Lucid-Dokumente auch mit bestehenden Daten verknüpfen, um sie in Echtzeit zu aktualisieren. So arbeiten Sie immer mit den aktuellsten Informationen und Ihr Dokument ist eine zuverlässige Informationsquelle für Ihr Team. 

4. Spannend 

Wenn Sie möchten, dass sich Ihre Teammitglieder in ein Projekt, eine Aufgabe oder eine Präsentation eingebunden fühlen, müssen Sie aktiv daran arbeiten, dass es möglichst nicht langweilig ist. Mit Hunderten von Farben, Bildern, Emojis, Symbolen, GIFs und vielem mehr ist Lucid alles andere als langweilig.

Wir glauben, dass Kollaboration am besten ist, wenn sie visuell erfolgt, und wir haben Zahlen, die das belegen. Laut unserer Studie glauben 30 % der Wissensarbeitenden, dass visuelle Elemente der Schlüssel zu besserer Koordination und schnellerer Erledigung von Aufgaben sind. Und 69 % sind der Meinung, dass visuelle Elemente für die Zusammenarbeit äußerst oder sehr wichtig sind.  

Ein Hinweis für Tabellen-Enthusiasten

Wenn Sie Ihr ganzes Leben lang mit Tabellenkalkulationen gearbeitet haben – und vor allem, wenn Sie zu denjenigen gehören, die viele Stunden damit verbracht haben, diese Programme zu meistern –, zögern Sie vielleicht, eine andere Lösung in Betracht zu ziehen. Sie können nach wie vor Tabellenkalkulationen für die Aufgaben verwenden, für die sie gedacht sind. Für Aufgaben, die eine intensivere Zusammenarbeit erfordern, können Sie dennoch eine bessere, zweckmäßigere Lösung nutzen. 

Sie profitieren trotzdem von der Integration von Lucid in Ihren Workflow. Fügen Sie ganz einfach Diagramme, Flussdiagramme, Whiteboards und mehr direkt neben Ihren Daten in einer Tabellenkalkulation hinzu. Erwecken Sie Ihre Daten visuell zum Leben, um mehr Klarheit und Kontext zu schaffen. 

Oder verknüpfen Sie die Tabellenkalkulationen in Ihren Lucid-Dokumenten als Miniaturansichten, die Sie leicht referenzieren, erweitern und bearbeiten können. Sie können sogar Zeilen aus Google-Tabellen als Lucid Cards importieren, die Sie dann in Lucidspark markieren, sammeln, sortieren, organisieren und zuweisen können, und vieles mehr.

Lucid: Viel besser als Tabellenkalkulationen

Tabellenkalkulationen eignen sich hervorragend für einen ganz bestimmten Anwendungsfall, aber wahrscheinlich verwenden Sie sie für Aufgaben, für die sie sich einfach nicht gut eignen – darunter leiden Ihre Produktivität und Effizienz. Um in der modernen Welt wirklich wettbewerbsfähig zu sein, müssen Sie Ihre technischen Lösungen bewusst einsetzen und sicherstellen, dass Sie die richtige Lösung für die jeweilige Aufgabe verwenden. 

Ziehen Sie Lucid als Alternative in Betracht. Unsere zahlreichen Integrationen, unzähligen Funktionen und Tausende von Vorlagen bieten Ihnen endlose Möglichkeiten, die Produktivität zu steigern und die Transparenz zu verbessern, damit Sie hervorragende Arbeit in weniger Zeit leisten können.