Der Begriff „Kollaboration“ ist so überstrapaziert, dass viele ihn wahrscheinlich verwenden, ohne wirklich zu verstehen, was er bedeutet.
Aber das macht das Prinzip für moderne Teams nicht weniger wichtig – es bedeutet nur, dass ein wenig mehr Arbeit nötig ist, um die Spreu vom Weizen zu trennen und herauszufinden, welche Aktionen tatsächlich etwas für Ihr Team bewirken und welche Aufgaben nicht wirklich effektiv sind.
Viele Tools behaupten, die Kollaboration zu vereinfachen. Das macht es leicht, schnell eine Lösung einzuführen, ohne zu wissen, ob sie die beste für Sie oder Ihr Team ist. Andere Unternehmen verwenden einfach weiter die Software, die sie schon immer verwendet haben, einfach aus Gewohnheit. Vielleicht verwenden Sie auch irgendein Tool, das leicht verfügbar ist, und fragen sich nie, ob es bessere Möglichkeiten gibt, die jeweiligen Aufgaben zu erledigen.
In unserer Serie stellen wir diese Norm in Frage und helfen Ihnen dabei, Ihre Tools zu überdenken und bessere Lösungen zu finden, um die Synergieeffekte der Team-Kollaboration zu nutzen. Wenn Sie gerade erst in das Thema einsteigen, sollten Sie sich unseren letzten Artikel ansehen. Darin erläutern wir die gängigen Fallstricke von PowerPoint-Präsentationen.
Das heutige Thema: Tabellenkalkulationen
Tabellenkalkulationen gibt es schon seit mehreren Jahrzehnten und sie wurden ursprünglich als Alternative zur manuellen Buchhaltung entwickelt. Sie eignen sich immer noch hervorragend für die Eingabe und Analyse großer Datenmengen, sind aber mittlerweile auch für andere Anwendungsfälle nutzbar. Doch sie funktionieren nicht immer optimal.
Das Problem ist, dass Tabellenkalkulationen für fast alle verfügbar sind. Dadurch wissen viele gar nicht, dass es noch andere Tools gibt, die man für solche Aufgaben nutzen kann. Und wie Nathan Rawlins, CFO bei Lucid, sagt: „Wenn man nur Tabellenkalkulationen zur Verfügung hat, dann braucht man für jede Interaktion ein langatmiges und langweiliges Meeting.“
Warum Tabellenkalkulationen einfach nicht ausreichen
Wie bereits erwähnt, haben Tabellenkalkulationen ihre Berechtigung: Sie eignen sich für den individuellen Anwendungsfall der Arbeit mit Daten. Viele versuchen auch, sie in Präsentationen als komplexes visuelles Hilfsmittel zu verwenden, das an die Wand des Besprechungsraums projiziert wird. Oder sie nutzen sie als Mittel zur Kollaboration im Team, wobei sich mehrere Teammitglieder auf ineffiziente Weise durch ein einziges Dokument arbeiten.
Die Wahrheit? Nur weil Tabellenkalkulationen ein Tool sind, mit dem alle vertraut sind, heißt das noch lange nicht, dass sie das beste Tool für die jeweilige Aufgabe sind. Und zwar aus den folgenden Gründen:
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Sie sind schwierig zu verwenden
Es ist allgemein bekannt, dass die Arbeit mit Tabellenkalkulationen schwierig ist.
Selbst einfache Aufgaben sind ohne Einweisung komplex. Oft wird empfohlen, mindestens 20 bis 24 Stunden zum Erlernen von Microsoft Excel einzuplanen (und bis zu drei Monate für mittlere bis fortgeschrittene Kenntnisse). Es gibt buchstäblich Hunderte von Workshops und Hochschulkursen, die die Prinzipien und Funktionen von Tabellenkalkulationen erläutern. Solange man keine guten Kenntnisse in diesen Programmen hat, kann man ihre Funktionen nicht optimal nutzen.
Sobald Sie das alles geschafft haben, müssen Sie noch mehr Zeit aufwenden, um die eigentliche Tabellenkalkulation zu erstellen. Und mit über 500 Formeln und Tausenden von Zeilen und Spalten (und genauso vielen Möglichkeiten, einen Fehler zu machen) erfordert es ein ordentliches Maß an Geschick und Geduld, um eine nützliche Tabellenkalkulation zu erstellen.
Haben Sie in einer Zeit, in der Zeitersparnis so wichtig ist, wirklich die Möglichkeit, einen Kurs auf Hochschulniveau zu belegen, bevor Sie eine veraltete Software benutzen können? Und es wird noch länger dauern, das Tool an den jeweiligen Anwendungsfall anzupassen, der über den ursprünglichen Zweck dieser Programme hinausgeht.
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Sie sind überfordernd
Tabellenkalkulationen eignen sich gut zum Erfassen von Daten, aber nicht dazu, diese zu verstehen und Teams bei der Entscheidungsfindung mit diesen Daten zu unterstützen. Es ist frustrierend und schwierig, eine komplexe Tabellenkalkulation zu entschlüsseln. Ohne Kontext ist es fast unmöglich.
Und nennen wir die Dinge beim Namen: Tabellenkalkulationen sind schlichtweg langweilig. Natürlich können Sie die Linien- und Textfarben ändern, aber das reicht nicht aus, um eine Tabelle wirklich interessant zu machen. In unserer schnelllebigen Welt ist das immer ein Problem, aber besonders schwierig ist es für visuelle Lerntypen, die mit Zahlen allein nicht gut arbeiten können.
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Sie bilden Silos
Was in einer Tabelle passiert, bleibt in der Tabelle.
Abgesehen von der Verknüpfung mit anderen Dokumenten lassen sich Tabellenkalkulationen kaum mit anderen Tools integrieren. Wenn Sie Ihre Tabellenkalkulation nicht ausdrucken oder als Dokument an eine E-Mail anhängen möchten, gibt es eigentlich keine guten Möglichkeiten, alle Daten und Formeln in ein anderes Programm zu übertragen. Also lässt man sie oft einfach in der Tabellenkalkulation. Dadurch wird es schwierig, sie aktuell zu halten, insbesondere wenn die Tabellenkalkulation relativ komplex ist. Das alles führt zu viel manueller Arbeit, also Eintippen von Zahlen und andere repetitive Arbeiten.
Außerdem sind Tabellenkalkulationen für Meetings nur begrenzt geeignet. Da Sie nur den Bildschirm teilen und die Aktualisierungen von einer Person durchführen lassen können, gibt es keinen Optionen, um in der Anwendung Vorschläge und Ideen zu sammeln.
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Für die Teamarbeit sind sie umständlich
Tabellenkalkulationen sind nicht nur von anderen Tools isoliert; Sie isolieren Sie auch von den Teammitgliedern. Sie funktionieren gut genug für Einzelpersonen, aber jedes Team, das schon einmal gemeinsam an einer Tabellenkalkulation gearbeitet hat, weiß, wie kompliziert und ineffizient das ist.
Es gibt eine lange Liste von Funktionen, die für eine effektive Zusammenarbeit wichtig sind, und die meisten Tabellenprogramme bieten diese nicht. In vielen Programmen ist es nicht mögliche, dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Und selbst bei denen, in denen es möglich ist, gibt es nur wenig Tracking-Funktionen. Das macht es schwierig, zu sehen, was die anderen tun, und die Grenzen zu wahren, damit die eigene Arbeit nicht die Arbeit der anderen beeinträchtigt. Leicht passiert es, dass man versehentlich die wichtige Arbeit eines anderen überschreibt, und die meisten Programme bieten keine Versionskontrolle, um verlorene Daten wiederherzustellen.
