El término “colaboración” está tan sobreutilizado que es probable que lo digan sin siquiera entender realmente qué es.
Pero eso no hace que sea un principio menos importante para los equipos modernos; solo significa que es necesario un poco de trabajo para depurar y determinar qué acciones tendrán un verdadero impacto para tu equipo frente a las tareas performativas que no son realmente eficaces.
Muchas herramientas afirman ayudar en la colaboración, por lo que es fácil adoptar una solución sin saber si es la mejor para ti o para tu equipo. Otros siguen recurriendo a lo que siempre han usado tan solo porque siempre lo han hecho así. O tal vez uses cualquier herramienta que esté disponible, sin cuestionar si hay una mejor manera de llevar a cabo tu tarea.
Estamos desafiando esta norma en nuestra serie que te ayudará a replantearte tus herramientas y a encontrar mejores soluciones para aprovechar la sinergia colaborativa de tu equipo. Si te acabas de unir a nosotros, asegúrate de revisar nuestro último artículo, en el que se desglosan las dificultades de las presentaciones de PowerPoint.
Tema de hoy: hojas de cálculo
Las hojas de cálculo han existido durante varias décadas y al principio se crearon como una alternativa a la contabilidad a mano. Siguen siendo excelentes para introducir y analizar grandes cantidades de datos, pero también han crecido para adaptarse a otros casos de uso. Y no siempre funcionan.
El problema es que casi todos tienen hojas de cálculo a su disposición, por lo que es lo único que piensa o sabe usar mucha gente. Y como dijo Nathan Rawlins, director financiero de Lucid, "Si lo único que tienes a tu disposición es una hoja de cálculo, necesitarás una larga y aburrida reunión para cada interacción".
Por qué las hojas de cálculo simplemente no son suficientes
Como ya mencionamos, las hojas de cálculo tienen su lugar: son buenas para el caso de uso individual de trabajar con datos. Muchas personas también intentan utilizarlas en presentaciones como una compleja ayuda visual proyectada en la pared de la sala de juntas o como un medio para colaborar en equipo, donde varios miembros del equipo trabajan de forma ineficaz en un solo documento.
Pero, a decir verdad, el hecho de que las hojas de cálculo sean una herramienta con la que todo el mundo está familiarizado no significa que sean la mejor herramienta para el trabajo. Aquí te explicamos por qué:
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Son difíciles de usar
Es bien sabido que las hojas de cálculo son notoriamente difíciles de manejar.
Es difícil llevar a cabo incluso tareas sencillas sin cierta capacitación. Algunos recursos sugieren un mínimo de 20 a 24 horas para aprender a usar Microsoft Excel (y hasta tres meses para adquirir un dominio de intermedio a avanzado). Hay literalmente cientos de talleres y cursos universitarios que enseñan los fundamentos y las funciones de la hoja de cálculo y, a menos que obtengas un alto nivel de competencia, no podrás optimizar la funcionalidad de ningún software de hoja de cálculo.
Una vez que haces todo eso (si es que lo haces), debes dedicar aún más tiempo a crear la hoja de cálculo en sí. Y, con más de 500 fórmulas y miles de filas y columnas (e igual número de oportunidades para cometer un error), se necesita una buena cantidad de delicadeza y paciencia para crear una hoja de cálculo que cualquiera considere útil.
En una época en la que el ahorro de tiempo lo es todo, ¿realmente tienes la disponibilidad para tomar un curso de nivel universitario para poder usar un software anticuado? Y se necesitará más tiempo aún para manipular la herramienta para casos de uso que vayan más allá de su propósito previsto.
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Son abrumadoras de ver
Las hojas de cálculo son excelentes para registrar datos, pero no para comprender los datos y ayudar a los equipos a tomar decisiones basadas en ellos. Tener que descifrar una hoja de cálculo compleja es frustrante y difícil. Sin contexto, es casi imposible.
Digamos las cosas como son: las hojas de cálculo son aburridas. Claro que puedes cambiar los colores de las líneas y del texto, pero no es suficiente para hacer que una hoja de cálculo sea realmente interesante. Esto supone un reto para cualquiera en un mundo acelerado, pero especialmente para los aprendices visuales que no pueden hacer su mejor trabajo solamente con números.
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Están aisladas
Lo que sucede en una hoja de cálculo se queda en una hoja de cálculo.
Fuera de enlazarse con otros documentos, las hojas de cálculo simplemente no funcionan bien con otras herramientas. A menos que desees imprimir físicamente tu hoja de cálculo o adjuntarla como documento en un correo electrónico, en realidad no hay una buena manera de mover todos tus datos y fórmulas a otro programa, por lo que a menudo permanecen ahí para siempre. Esto significa que también es difícil mantenerse al día, especialmente cuando la hoja de cálculo está llena de datos complejos. Todo esto equivale a una gran cantidad de tiempo manual dedicado a escribir números y a repetir el trabajo.
Además, las hojas de cálculo son terribles para usar en las reuniones. Como lo único que puedes hacer es compartir la pantalla y que una persona haga las actualizaciones, no hay una buena forma de recopilar opiniones e ideas dentro de la aplicación.
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Son incómodas para usarse en equipo
Las hojas de cálculo no solo están aisladas de otras herramientas; también aíslan a los miembros del equipo. Funcionan lo suficientemente bien para uso individual, pero cualquier equipo que haya intentado colaborar en una hoja de cálculo sabe lo complicado e ineficiente que es.
Hay una larga lista de funciones importantes para lograr una colaboración eficaz que la mayoría de las hojas de cálculo no ofrecen. Muchas no permiten que varios colaboradores se unan al documento a la vez, y las que sí, tienen funciones de rastreo deficientes. Esto hace que sea difícil ver lo que otros hacen y mantener límites para que el trabajo de una persona no afecte de manera negativa el de los demás. Es fácil anular accidentalmente el trabajo importante de otra persona, y la mayoría de los programas no ofrecen seguimiento de revisiones para recuperar los datos perdidos.
